Alston & Bird

Cuando una empresa figura en la lista de la revista Fortune de las «100 mejores empresas para trabajar» durante 22 años consecutivos, es evidente que se toma muy en serio la salud y el bienestar de sus abogados y de su personal. No es de extrañar, pues, que cuando el bufete de abogados Alston & Bird decidió actualizar su estrategia de preparación ante emergencias tras los atentados terroristas del 11 de septiembre, todos los miembros del equipo directivo se sumaran a la iniciativa.

El prestigioso bufete de abogados Alston & Bird, LLP, es consciente del valor de su equipo; también sabe lo valioso que es su tiempo. Crear un sistema de información, formación y comunicación que preparara a los empleados para situaciones de emergencia era una de sus prioridades tras el 11-S, pero la complejidad de convertirse en expertos fuera de su ámbito de especialización resultó ser demasiado ineficaz. Recurrieron a Mitratech Business Continuity Planning porque incluía todas las herramientas que necesitaban, especialmente un equipo completo de expertos del sector a su disposición.

El reto: una lista interminable de amenazas para las empresas y ninguna forma de mitigar su impacto

El equipo de Alston & Bird está formado por expertos en derecho, no en preparación para emergencias. Al analizar las numerosas situaciones de crisis que podrían afectar a sus nueve oficinas repartidas por todo el país, pronto quedó claro que necesitaban implementar una solución que protegiera a los empleados y a sus familias. También buscaban una solución capaz de protegerles frente a diferentes amenazas en distintas ciudades: por ejemplo, la preparación ante terremotos en Los Ángeles y la protección contra bombas sucias o ántrax en Washington D. C.

«Fue abrumador», afirmó Cathy Benton, directora de Recursos Humanos, que supervisó los aspectos relacionados con el personal en el proceso de preparación. «El número de posibles amenazas y respuestas adecuadas parecía interminable, y la necesidad de impartir formación en todas nuestras oficinas a lo largo y ancho de Estados Unidos complicaba aún más la situación. El equipo estaba desbordado».

Según la Sra. Benton, uno de los valores fundamentales declarados de la empresa es la atención a los empleados. «Cuando se planifican todas las hipótesis posibles, una cosa es establecer sedes redundantes por motivos tecnológicos y asegurarse de que existen soluciones financieras alternativas. Pero lo más importante —y lo más complicado— son las preguntas de los empleados: “¿Y yo qué?” y “¿Y mi familia?”. Hay muchísimos factores externos que influyen en las situaciones de emergencia», continuó. «Basta con pensar en la posibilidad de que se produzcan actos violentos por parte de los empleados. Con la economía en tan mala situación, cada vez más personas se ven obligadas a jubilarse anticipadamente y algunas incluso están perdiendo sus hogares. Si sumas todos estos factores de estrés, el riesgo de que se produzca un incidente aumenta considerablemente».

La solución: confiar en los profesionales para la preparación ante emergencias

Alston & Bird eligió Mitratech Business Continuity Planning para su programa de preparación ante emergencias centrado en la plantilla. «¿Por qué intentamos reinventar la rueda?», preguntó Terry Stevens, director de prestaciones y remuneración. «Mitratech ya tiene la rueda. Saben que “en esta situación, esto es lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer”. ¿Por qué deberíamos dedicar tanto tiempo a intentar estar al día de cuestiones que no forman parte de nuestra competencia principal?»

Mitratech ofrecía una amplia gama de soluciones, entre las que se incluían:

• Análisis y formación para preparar a cada oficina a fin de que pueda abordar las cuestiones específicas de su región
• Una base de conocimientos exhaustiva con plantillas para simulacros de mesa, vídeos de formación con certificaciones, listas de comprobación y descripciones de amenazas
• Una plataforma SaaS, que es una solución alojada, no requiere actualizaciones de software y permite acceder fácilmente a información coherente desde cualquier lugar.

El equipo de Alston & Bird comprendió al instante el valor que tenía.

Antes de Mitratech, cuando veían que se avecinaba una crisis, tenían que realizar una investigación exhaustiva para determinar los preparativos y las respuestas adecuadas. «Ahora, cuando vemos algo en el horizonte, como el H1N1, por ejemplo, no tenemos que empezar desde cero», continuó la Sra. Stevens. «Tenemos a alguien a quien llamar, o simplemente podemos acceder a nuestro portal y consultar rápidamente la información y las respuestas en un abrir y cerrar de ojos».

Alston & Bird ha comenzado a formar a los miembros del equipo de gestión de crisis y tiene previsto completar la formación en toda la empresa. Sin embargo, ya han aprendido a confiar en la formación de Mitratech y en el acceso a datos de expertos. «Cuando no se es experto, en determinadas situaciones de emergencia se podría pensar que lo mejor para ponerse a salvo es subir a la azotea de un edificio, pero en realidad lo más seguro es refugiarse en el sótano. No es algo instintivo. Hay que disponer de información precisa sobre cómo reaccionar y recuperarse».