Este caso práctico sobre automatización de flujos de trabajo describe cómo el equipo de operaciones jurídicas cuantificó el retorno de la inversión, aceleró el cumplimiento normativo y puso en marcha flujos de trabajo automatizados en cuestión de días.
Creación de un sólido argumento comercial para la automatización de flujos de trabajo en Bath & Body Works
Tras convertirse en una empresa pública independiente en agosto de 2021, Bath & Body Works entró en un periodo de rápidos cambios. Además de reorientarse como empresa especializada, sus líderes aprovecharon la nueva oportunidad para innovar. Entra en escena Julie Richer, la recién nombrada directora de Operaciones Jurídicas, a quien se le encomendó la tarea de aprovechar su experiencia jurídica y tecnológica para analizar las necesidades de las operaciones jurídicas de Bath & Body Works. Cuando se le pidió que compartiera su historia, Julie se mostró dispuesta a proporcionar a otras personas en su misma posición información que pudiera servirles de guía táctica y práctica. A continuación, se presenta la guía de Julie para el éxito a la hora de elaborar un caso de negocio para la automatización de los flujos de trabajo. Basando su enfoque en el análisis de procesos reales y en el ahorro de tiempo cuantificable, ayudó al equipo de Operaciones Jurídicas a crear un caso de negocio convincente para la automatización de los flujos de trabajo, del que ahora pueden beneficiarse otros equipos.
Haga su debida diligencia para encontrar los puntos débiles
Tan pronto como Julie se incorporó a Bath & Body Works, comenzó a identificar los procesos que requerían mucho tiempo o que no eran óptimos. En concreto, identificó las tareas administrativas que podían racionalizarse, liberando así a los abogados del Departamento Jurídico para que pudieran centrarse en iniciativas importantes.
Una oportunidad destacó:
Automatización del proceso de acuerdos del equipo de privacidad. Con las leyes de privacidad en constante cambio y los plazos cada vez más ajustados, el equipo quería ejecutar nuevos términos contractuales con los proveedores (con mayores protecciones de privacidad para los consumidores y empleados) en solo unos pocos meses, una tarea muy laboriosa que requiere la negociación y la ejecución de acuerdos con cada proveedor, pero a gran escala.
Bath & Body Works necesitaba una forma rápida y eficaz de automatizar al máximo el proceso de contratación, reduciendo la carga administrativa de sus abogados y acelerando la implementación. Tal y como estaba, el proceso de adenda de privacidad del equipo implicaba un proceso muy manual: (1) enviar por correo electrónico cada plantilla de acuerdo a múltiples proveedores, (2) negociar cada acuerdo y (3) ejecutar cada acuerdo con «firmas manuscritas».
Al mapear el estado actual y cuantificar los cuellos de botella, el equipo identificó dónde la automatización del flujo de trabajo podría generar un retorno de la inversión inmediato, especialmente en los procesos de privacidad y cumplimiento normativo que requerían actualizaciones repetitivas de documentos de gran volumen.
«Ve y observa»: realiza un análisis del estado actual.
En lugar de preguntar al equipo de privacidad cómo se hacía, Julie acudió a la fuente para ver el proceso en acción. Desglosó los pasos con el equipo para identificar dónde se necesitaban mejoras, pero también dónde obtendrían el retorno más rápido de sus esfuerzos de automatización.
Este es uno de mis temas favoritos: comprender el proceso empresarial y aprenderlo de la manera correcta antes de empezar es esencial. Hay que asegurarse de contar con las personas adecuadas y seguir sus pasos. Para tener éxito y poner en marcha los flujos de trabajo rápidamente, es necesario comprender la situación actual para llegar a la situación futura.
JULIE RICHER DIRECTORA DE OPERACIONES LEGALES BATH & BODY WORKS
Según Julie, la clave para garantizar la aceptación de una nueva solución tecnológica era evaluar el tiempo y los recursos necesarios para cada paso del proceso del equipo. Esto le permitió estimar el retorno de la inversión potencial de la solución y, en particular, el ahorro desde el punto de vista del tiempo. El equipo había identificado la fase de revisión de contratos como el punto débil desde el punto de vista del tiempo y los recursos. Ahí radicaba la oportunidad: las cifras del equipo mostraban que la optimización del proceso reduciría la participación de los abogados en 40 horas por cada nueva actualización de privacidad. Tras presentar la oportunidad al director jurídico de la empresa, este se preguntó qué oportunidades abriría el ahorro de tiempo.
Fui a ver al jefe del equipo de privacidad para saber qué harían con el tiempo que ahorrarían. La respuesta: les permitiría recuperar el trabajo de los asesores externos, lo que se traduciría en un ahorro de costes aún mayor. Cuanto más socialices y hables con la gente, más preparado estarás para presentar tu caso de negocio.
JULIE RICHER DIRECTORA DE OPERACIONES LEGALES BATH & BODY WORKS
Aunque la comunicación abierta es un paso fundamental, Julie aconseja realizar un análisis exhaustivo de la investigación (recopilar datos, mantener conversaciones con el equipo, hacer observaciones, poner a prueba las posibles soluciones, etc.) antes de presentar el caso de negocio para su revisión.
Este tipo de análisis del estado actual es fundamental a la hora de elaborar un caso de negocio para la automatización de los flujos de trabajo, ya que revela oportunidades cuantificables de ahorro de tiempo y reducción de costes.
Elige la solución adecuada, encuentra el equipo adecuado y sé audaz a la hora de solicitar financiación.
A la hora de seleccionar una plataforma de automatización de flujos de trabajo, Julie evaluó múltiples soluciones centrándose en el diseño sin código, la rapidez de obtención de valor y la escalabilidad en casos de uso legales y de cumplimiento normativo. TAP destacó como un software de automatización de flujos de trabajo flexible, capaz de dar soporte tanto a flujos de trabajo documentales como a procesos de aprobación complejos. Julie utilizó esta lista de verificación para seleccionar a los socios tecnológicos:
- Revisar múltiples opciones de software (también internamente).
- Habla con compañeros del sector • Obtén y comprueba referencias
- Solicite ayuda sobre el retorno de la inversión a un proveedor de servicios.
- Adapta el ROI a tu empresa/firma.
- Revise la solución con su equipo de seguridad interno.
El equipo de Julie eligió la solución de automatización de flujos de trabajo de Mitratech, TAP, para automatizar el proceso de adenda de privacidad. Parte de la elección de Mitratech se debió a su trabajo con KPLabs, un socio de automatización de flujos de trabajo conocido por crear flujos de trabajo rápidos, fluidos e impactantes. KPLabs y Julie se unieron para crear una prueba de concepto del flujo de trabajo, identificando a los miembros del equipo que participarían, las integraciones necesarias y el ahorro de costes, todos ellos elementos fundamentales para presentar un caso que el equipo directivo pudiera considerar.
Este fue un gran proyecto, en parte porque pudimos cumplir la visión de Julie y ponerlo en marcha en menos de 30 días, proporcionando automatización y visibilidad a un proceso crítico de cumplimiento normativo. TAP permitió al equipo obtener un increíble tiempo de valorización.
TARRYN PUZSAR DIRECTORA, AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES KP LABS
Armada con el ROI, una prueba de concepto, una solución tecnológica y un socio, Julie estaba lista para presentar su propuesta de financiación. Para aquellos que se preparan para hacer la presentación, ofrece los siguientes consejos:
¿Estás seguro? Si es así, lánzate a la piscina. Aquellos a quienes te presentes deben entender que no aprobarlo será peor para la empresa. Puede que tengas que gastar un poco para obtener grandes beneficios. Así que prepara tu plan de negocio, asóciate con las personas adecuadas y sé audaz.
JULIE RICHER DIRECTORA DE OPERACIONES LEGALES BATH & BODY WORKS
No lo compliques demasiado; simplemente empieza.
El equipo se puso manos a la obra para planificar y ejecutar el flujo de trabajo con el fin de aliviar los problemas, crear defensores de la adopción y recabar opiniones para seguir adelante.
Poco después de crear su prototipo, Bath & Body Works avanzó rápidamente en la mejora de los procesos y logró obtener varios resultados que impulsaron el retorno de la inversión, entre los que se incluyen:
- Lanzamiento de su primer flujo de trabajo en vivo dos días después de firmar su contrato TAP.
- Ahorro de 40 horas por cada actualización de la política de privacidad que requiere una adenda a todos los contratos existentes, gracias a la optimización del proceso de aprobación.
- Reducir significativamente el uso de asesores externos.
- Optimización de la gestión del trabajo de BBW mediante una cola que consolidaba numerosas solicitudes de trabajo.
Devolverle tiempo valioso al equipo le permitió dedicarlo donde era necesario: como socio estratégico del resto de la organización. Y para Julie Richer, la creación de este caso de negocio tuvo un impacto rotundo: pasó de ser líder jurídica a innovadora tecnológica a los pocos meses de incorporarse a la empresa. Cuando se le pregunta por su consejo para otras personas que quieran hacer lo mismo, especialmente sabiendo que muchas empresas se encuentran ahora mismo en plena temporada de presupuestos, Julie recomienda una preparación exhaustiva, alianzas estratégicas y un poco de audacia.
Si crees que necesitas una herramienta sofisticada para crear flujos de trabajo, no es así. Si tienes una pared y notas adhesivas, puedes optimizar cualquier proceso con un flujo de trabajo.
JULIE RICHER DIRECTORA DE OPERACIONES LEGALES BATH & BODY WORKS
Repetir y crecer
Tras el rápido éxito de su primer flujo de trabajo, Bath & Body Works ahora busca automatizar otros procesos fundamentales en rápida sucesión.
El diseñador de automatización de flujos de trabajo sin código de Mitratech facilitó al equipo jurídico de Bath & Body Works la propiedad, el diseño y la implementación de su primer flujo de trabajo. Esa propiedad también permite al equipo realizar actualizaciones rápidamente y publicar su siguiente versión, y la siguiente. A medida que el equipo encuentra nuevas formas de hacer las cosas, el flujo de trabajo respalda su crecimiento, sin frenarlo en ningún momento.
Para Julie Richer, automatizar los procesos con TAP para aumentar el retorno de la inversión es una iniciativa con un potencial ilimitado. Los proyectos futuros de la empresa incluyen la automatización de las contribuciones benéficas y la optimización de las solicitudes de los clientes para la recopilación de datos, el almacenamiento de información o los cambios de preferencias.
Tengo toda una lista de ideas de flujo de trabajo: las oportunidades son realmente infinitas. No puedes ir a un abogado y simplemente decirle «¿qué quieres automatizar?». Tienes que preguntarle: ¿qué cosas haces cada día que te dan ganas de darte cabezazos contra la mesa? ¿Qué tareas administrativas no quieres hacer? Ahí es donde encuentras el flujo de trabajo.
JULIE RICHER DIRECTORA DE OPERACIONES LEGALES BATH & BODY WORKS
Cómo ayuda Mitratech
¿Está listo para crear su propio caso de negocio de automatización de flujos de trabajo? Descubra cómo Mitratech TAP permite a los equipos jurídicos, de privacidad y de cumplimiento normativo automatizar procesos de gran volumen, reducir riesgos y acelerar los resultados.
Acerca de Bath & Body Works
Bath & Body Works, hogar de las fragancias favoritas de Estados Unidos®, es líder mundial en cuidado personal y fragancias para el hogar, incluyendo las colecciones más vendidas de brumas perfumadas, lociones y cremas corporales, velas de tres mechas, difusores de fragancias para el hogar y jabones líquidos para manos. Impulsada por la agilidad y la innovación, la cadena de suministro de la empresa, con sede principalmente en Estados Unidos, le permite ofrecer productos de lujo de calidad y a la última a precios asequibles. Bath & Body Works atiende y deleita a sus clientes dondequiera que quieran comprar, desde las acogedoras experiencias en las más de 1770 tiendas propias de Bath & Body Works en Estados Unidos y Canadá, y las más de 360 franquicias internacionales, hasta la tienda online en bathandbodyworks.com.
Para más información, póngase en contacto con:
Bath & Body Works, Inc.: Relaciones con los medios de comunicación
Relaciones con los inversores, Tammy Roberts Myers
Preguntas frecuentes
Bath & Body Works necesitaba optimizar un proceso de adendas de privacidad muy manual y de gran volumen. El equipo jurídico enviaba los acuerdos por correo electrónico a los proveedores uno por uno, negociaba individualmente y recopilaba firmas manuscritas, un proceso que consumía tiempo de los abogados y ralentizaba los esfuerzos de cumplimiento normativo. La automatización del flujo de trabajo ofrecía una forma más rápida y fiable de actualizar los contratos a gran escala.
El equipo de Operaciones Jurídicas llevó a cabo un análisis práctico «ir y ver»: siguió de cerca al equipo de privacidad, trazó cada paso y documentó dónde se estaban agotando el tiempo y los recursos. Este enfoque les permitió cuantificar los puntos débiles, validar las hipótesis y elaborar un caso de negocio basado en datos reales.
El equipo seleccionó Mitratech TAP por su rápida rentabilidad, su diseñador sin código y su perfecta colaboración con el socio de implementación KP Labs. El modelo de retorno de la inversión, las sólidas referencias de otros usuarios y una revisión de seguridad satisfactoria reforzaron la idea de que TAP era la plataforma más adecuada para automatizar y ampliar los procesos críticos.
TAP automatizó tareas clave como la distribución de acuerdos, el seguimiento de las respuestas de los proveedores, la gestión de aprobaciones y la eliminación de cadenas de correos electrónicos manuales y firmas manuscritas. Esto proporcionó al equipo una visibilidad centralizada, flujos de trabajo coherentes y la capacidad de gestionar actualizaciones de contratos de gran volumen con un esfuerzo administrativo mucho menor.
El equipo jurídico puso en marcha su primer flujo de trabajo en los dos días siguientes a la firma del contrato gracias a la configurabilidad sin código de Mitratech . Informaron de un ahorro de 40 horas por cada actualización de privacidad, una reducción significativa del gasto en asesoramiento externo y la consolidación de las solicitudes entrantes en una única cola organizada. TAP liberó a los abogados para que pudieran centrarse en el trabajo estratégico y de alto valor.
Comience por comprender en profundidad su proceso actual y recopilar opiniones de las personas que realizan el trabajo a diario. Cuantifique sus conclusiones, relacione el ahorro de tiempo con los resultados empresariales y no espere a alcanzar la perfección: incluso los flujos de trabajo más sencillos pueden generar un retorno de la inversión significativo y confianza en la organización.
Automatización del flujo de trabajo 
