Ce cas pratique sur l'automatisation des flux de travail décrit comment l'équipe chargée des opérations juridiques a quantifié le retour sur investissement, accéléré la mise en conformité et lancé des flux de travail automatisés en quelques jours.
Construire un dossier commercial solide pour l'automatisation des flux de travail chez Bath & Body Works
Après être devenue une société publique indépendante en août 2021, Bath & Body Works est entrée dans une période de changements rapides. En plus de se réorienter en tant qu'entreprise spécialisée, ses dirigeants ont saisi cette nouvelle opportunité pour innover. C'est là qu'est entrée en scène Julie Richer, récemment nommée directrice des opérations juridiques, qui a été chargée de mettre à profit son expertise juridique et technologique pour analyser les besoins de Bath & Body Works en matière d'opérations juridiques. Lorsqu'on lui a demandé de partager son expérience, Julie s'est empressée de fournir à ses homologues des informations pouvant leur servir de guide tactique et pratique. Voici le guide de Julie pour réussir la mise en place d'un business case pour l'automatisation des workflows. En fondant son approche sur une analyse réelle des processus et des gains de temps mesurables, elle a aidé l'équipe des opérations juridiques à créer un business case convaincant pour l'automatisation des workflows, dont d'autres équipes peuvent désormais bénéficier.
Faites preuve de diligence raisonnable pour identifier les points faibles
Dès son arrivée chez Bath & Body Works, Julie a commencé à identifier les processus qui prenaient trop de temps ou qui n'étaient pas optimaux. Plus précisément, elle a identifié les tâches administratives qui pouvaient être rationalisées, permettant ainsi aux avocats du service juridique de se concentrer sur des initiatives importantes.
Une opportunité s'est démarquée :
Automatisation du processus d'accord de l'équipe chargée de la confidentialité. Face à l'évolution rapide des lois sur la confidentialité et à l'approche des échéances, l'équipe souhaitait mettre en œuvre de nouvelles conditions contractuelles avec les fournisseurs (offrant une meilleure protection de la vie privée des consommateurs et des employés) en seulement quelques mois, une tâche très laborieuse qui nécessite des négociations et la signature d'accords avec chaque fournisseur, mais à grande échelle.
Bath & Body Works avait besoin d'un moyen rapide et efficace d'automatiser autant que possible le processus de passation de contrats, afin de réduire la charge administrative de ses avocats et d'accélérer la mise en œuvre. À l'époque, le processus d'ajout d'avenants relatifs à la confidentialité impliquait de nombreuses tâches manuelles : (1) envoyer chaque modèle de contrat par e-mail à plusieurs fournisseurs, (2) négocier chaque contrat et (3) signer chaque contrat à la main.
En cartographiant l'état actuel et en quantifiant les goulots d'étranglement, l'équipe a identifié les domaines dans lesquels l'automatisation des flux de travail pouvait générer un retour sur investissement immédiat, en particulier dans les processus de confidentialité et de conformité qui nécessitaient des mises à jour répétitives et volumineuses de documents.
« Allez voir » – Réalisez une analyse de la situation actuelle
Au lieu de demander à l'équipe chargée de la confidentialité comment cela se faisait, Julie s'est rendue à la source pour voir le processus en action. Elle a décomposé les étapes avec l'équipe afin d'identifier les points à améliorer, mais aussi ceux qui permettraient d'obtenir le retour sur investissement le plus rapide grâce à l'automatisation.
C'est un peu mon cheval de bataille : il est essentiel de comprendre le processus métier et d'
apprendre à le maîtriser correctement avant de se lancer. Vous devez vous assurer d'impliquer les bonnes personnes et les suivre de près. Pour réussir et déployer rapidement les workflows, vous devez comprendre votre situation actuelle afin d'atteindre votre objectif futur.
JULIE RICHER
DIRECTRICE DES OPÉRATIONS JURIDIQUES BATH & BODY WORKS
Selon Julie, la clé pour garantir l'adhésion à une nouvelle solution technologique consistait à évaluer le temps et les ressources nécessaires à chaque étape du processus de l'équipe. Cela a permis à Julie d'estimer le retour sur investissement potentiel d'une solution et, en particulier, les économies réalisées en termes de temps. L'équipe avait identifié la phase de révision des contrats comme le point faible du point de vue du temps et des ressources. C'est là que résidait l'opportunité : les chiffres de l'équipe montraient que la rationalisation du processus permettrait de réduire l'intervention des avocats de 40 heures par nouvelle mise à jour de la politique de confidentialité. Après avoir présenté cette opportunité au directeur juridique de l'entreprise, celui-ci s'est demandé quelles possibilités le gain de temps permettrait d'ouvrir.
Je suis allé voir le responsable de l'équipe chargée de la confidentialité pour savoir ce qu'ils feraient du temps ainsi gagné. La réponse : cela leur permettrait de récupérer du travail auprès de conseillers externes, ce qui se traduirait par des économies encore plus importantes. Plus vous socialisez et discutez avec les gens, plus vous serez prêt à présenter votre analyse de rentabilité.
JULIE RICHER
DIRECTRICE DES OPÉRATIONS JURIDIQUES BATH & BODY WORKS
Bien que la communication ouverte soit une étape cruciale, Julie conseille de mener une analyse approfondie (compilation des données, discussions avec l'équipe, observations, tests de résistance des solutions potentielles, etc.) avant de présenter votre analyse de rentabilité pour examen.
Ce type d'analyse de l'état actuel est fondamental lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour l'automatisation des flux de travail, car il révèle des gains de temps mesurables et des possibilités de réduction des coûts.
Choisissez la bonne solution, trouvez la bonne équipe et n'hésitez pas à demander des financements
Lorsqu'elle a sélectionné une plateforme d'automatisation des flux de travail, Julie a évalué plusieurs solutions en mettant l'accent sur la conception sans code, la rapidité de mise en œuvre et l'évolutivité dans le cadre d'utilisations juridiques et de conformité. TAP s'est distingué comme un logiciel d'automatisation des flux de travail flexible, capable de prendre en charge à la fois les flux de travail documentaires et les processus d'approbation complexes. Julie a utilisé cette liste de contrôle pour sélectionner ses partenaires technologiques :
- Examiner plusieurs options logicielles (y compris en interne)
- Discutez avec vos pairs du secteur • Obtenez ET vérifiez les références
- Demandez l'aide d'un prestataire de services pour le retour sur investissement
- Adaptez le retour sur investissement à votre entreprise/cabinet
- Vérifiez la solution avec votre équipe de sécurité interne.
L'équipe de Julie a choisi la solution d'automatisation des flux de travail de Mitratech, TAP, pour automatiser le processus d'ajout d'avenants relatifs à la confidentialité. Le choix de Mitratech s'est en partie basé sur leur collaboration avec KPLabs, un partenaire spécialisé dans l'automatisation des flux de travail, réputé pour créer des flux rapides, fluides et efficaces. KPLabs et Julie ont uni leurs forces pour élaborer une preuve de concept pour le flux de travail, en identifiant les membres de l'équipe à impliquer, les intégrations nécessaires et les économies réalisées, autant d'éléments essentiels pour convaincre la direction.
Ce projet a été formidable, en partie parce que nous avons pu concrétiser la vision de Julie et le mettre en œuvre en moins de 30 jours, en automatisant et en améliorant la visibilité d'un
processus critique de conformité réglementaire. TAP a permis à l'équipe de réaliser un retour sur investissement incroyablement rapide.
TARRYN PUZSAR
DIRECTRICE, AUTOMATISATION DES PROCESSUS MÉTIERS KP LABS
Forte du retour sur investissement, d'une preuve de concept, d'une solution technologique et d'un partenaire, Julie était prête à soumettre sa demande de financement. Elle offre les conseils suivants à ceux qui s'apprêtent à faire leur présentation :
Êtes-vous confiant ? Si oui, passez à l'action. Ceux à qui vous vous adressez doivent comprendre que ne pas approuver votre projet serait pire pour l'entreprise. Vous devrez peut-être dépenser un peu pour récolter de gros bénéfices. Alors, préparez votre dossier commercial, associez-vous aux bonnes personnes et soyez audacieux.
JULIE RICHER
DIRECTRICE DES OPÉRATIONS JURIDIQUES BATH & BODY WORKS
Ne compliquez pas les choses, lancez-vous simplement.
L'équipe s'est mise au travail pour planifier et mettre en œuvre le flux de travail afin d'atténuer les difficultés, de créer des champions de l'adoption et de recueillir des commentaires pour continuer à avancer.
Peu après avoir construit leur prototype, Bath & Body Works a rapidement amélioré ses processus et a pu enregistrer plusieurs résultats générateurs de retour sur investissement, notamment :
- Lancement de leur premier workflow en direct deux jours après la signature de leur contrat TAP
- Économie de 40 heures par mise à jour de la politique de confidentialité nécessitant un avenant à tous les contrats existants grâce à la rationalisation du processus d'approbation.
- Réduire considérablement le recours à des conseillers juridiques externes
- Rationalisation de la gestion du travail BBW grâce à une file d'attente qui regroupe de nombreuses demandes de travail.
En redonnant un temps précieux à l'équipe, celle-ci a pu consacrer son temps là où cela était nécessaire : en tant que partenaire stratégique du reste de l'organisation. Et pour Julie Richer, l'élaboration de ce dossier commercial a eu un impact retentissant : elle est passée de responsable juridique à innovatrice technologique en quelques mois seulement après avoir rejoint l'entreprise. Lorsqu'on lui demande quels conseils elle donnerait à d'autres personnes souhaitant faire de même, sachant notamment que de nombreuses entreprises sont actuellement en pleine période de budgétisation, Julie recommande une préparation approfondie, des partenariats stratégiques et un peu d'audace.
Si vous pensez avoir besoin d'un outil sophistiqué pour créer des flux de travail, détrompez-vous. Avec un
mur et des post-it, vous pouvez rationaliser n'importe quel processus grâce au workflow.
JULIE RICHER
DIRECTRICE DES OPÉRATIONS JURIDIQUES BATH & BODY WORKS
Itérer et grandir
Après le succès rapide de son premier workflow, Bath & Body Works cherche désormais à automatiser rapidement d'autres processus clés.
Le concepteur d'automatisation des flux de travail sans code de Mitratech a permis à l'équipe juridique de Bath & Body Works de posséder, concevoir et déployer facilement son premier flux de travail. Cette appropriation permet également à l'équipe d'effectuer rapidement des mises à jour et de publier la version suivante, puis la suivante. À mesure que l'équipe trouve de nouvelles façons de faire les choses, le flux de travail soutient sa croissance, sans jamais la freiner.
Pour Julie Richer, l'automatisation des processus avec TAP afin d'augmenter le retour sur investissement est une initiative au potentiel illimité. Les projets futurs de l'entreprise comprennent l'automatisation des dons caritatifs et la rationalisation des demandes des clients en matière de collecte de données, de stockage d'informations ou de modification des préférences.
J'ai toute une liste d'idées de flux de travail — les possibilités sont vraiment infinies. Vous ne pouvez pas aller voir un avocat et lui demander simplement « que voulez-vous automatiser ? ». Vous devez lui demander : quelles sont les tâches quotidiennes qui vous donnent envie de vous cogner la tête contre le bureau ? Quelles sont les tâches administratives que vous ne voulez pas faire ? C'est là que vous trouverez le flux de travail.
JULIE RICHER
DIRECTRICE DES OPÉRATIONS JURIDIQUES BATH & BODY WORKS
Comment Mitratech vous aide
Prêt à créer votre propre analyse de rentabilité pour l'automatisation des flux de travail? Découvrez comment Mitratech TAP permet aux équipes juridiques, chargées de la confidentialité et de la conformité d'automatiser les processus à haut volume, de réduire les risques et d'accélérer les résultats.
À propos de Bath & Body Works
Bath & Body Works, la marque préférée des Américains en matière de parfums (America’s Favorite Fragrances®), est un leader mondial dans le domaine des soins personnels et des parfums d'ambiance. Elle propose notamment les collections les plus vendues de brumes parfumées, de lotions et crèmes pour le corps, de bougies à trois mèches, de diffuseurs de parfum d'ambiance et de savons liquides pour les mains. Grâce à son agilité et à son esprit d'innovation, la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, principalement basée aux États-Unis, lui permet de proposer des produits de luxe tendance et de qualité à des prix abordables. Bath & Body Works satisfait et ravit ses clients où qu'ils se trouvent et quelle que soit leur façon de faire leurs achats, qu'il s'agisse d'une expérience accueillante en magasin dans l'un des plus de 1 770 points de vente Bath & Body Works gérés par l'entreprise aux États-Unis et au Canada, dans l'un des plus de 360 points de vente franchisés à l'international ou sur la boutique en ligne bathandbodyworks.com.
Pour plus d'informations, veuillez contacter :
Bath & Body Works, Inc. : Relations avec les médias
Relations avec les investisseurs, Tammy Roberts Myers
FAQ
Bath & Body Works avait besoin de rationaliser un processus d'ajout d'avenants de confidentialité très volumineux et hautement manuel. L'équipe juridique envoyait les accords par e-mail aux fournisseurs un par un, négociait individuellement et recueillait les signatures manuscrites, un processus qui prenait beaucoup de temps aux avocats et ralentissait les efforts de mise en conformité. L'automatisation des flux de travail offrait un moyen plus rapide et plus fiable de mettre à jour les contrats à grande échelle.
L'équipe des opérations juridiques a réalisé une analyse pratique « aller voir » : elle a suivi l'équipe chargée de la confidentialité, cartographié chaque étape et documenté les domaines dans lesquels le temps et les ressources étaient gaspillés. Cette approche lui a permis de quantifier les points faibles, de valider les hypothèses et d'élaborer une analyse de rentabilité fondée sur des données réelles.
L'équipe a choisi Mitratech TAP pour sa rapidité de mise en œuvre, son concepteur sans code et sa collaboration transparente avec le partenaire de mise en œuvre KP Labs. La modélisation du retour sur investissement, les références solides de ses pairs et une évaluation de sécurité réussie ont confirmé que TAP était la plateforme la mieux adaptée pour automatiser et faire évoluer les processus critiques.
TAP a automatisé des tâches clés telles que la distribution des contrats, le suivi des réponses des fournisseurs, la gestion des approbations et la suppression des chaînes d'e-mails manuelles et des signatures manuscrites. Cela a permis à l'équipe de bénéficier d'une visibilité centralisée, de workflows cohérents et de la possibilité de gérer un volume important de mises à jour de contrats avec beaucoup moins d'efforts administratifs.
Grâce à la configurabilité sans code de Mitratech , l'équipe juridique a lancé son premier flux de travail dans les deux jours suivant la signature du contrat . Elle a déclaré avoir gagné 40 heures par mise à jour de confidentialité, réduit considérablement les dépenses liées aux conseillers juridiques externes et regroupé les demandes entrantes dans une seule file d'attente organisée. TAP a permis aux avocats de se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée.
Commencez par bien comprendre votre processus actuel et recueillez les commentaires des personnes qui effectuent ce travail au quotidien. Quantifiez vos conclusions, reliez les gains de temps aux résultats commerciaux et n'attendez pas la perfection : même les flux de travail simples peuvent générer un retour sur investissement significatif et renforcer la confiance au sein de l'organisation.
Automatisation des flux de travail 
