Dieser Business Case zur Workflow-Automatisierung beschreibt, wie das Legal Operations Team den ROI quantifiziert, die Compliance beschleunigt und automatisierte Workflows innerhalb weniger Tage eingeführt hat.
Aufbau eines überzeugenden Business Case für die Workflow-Automatisierung bei Bath & Body Works
Nachdem Bath & Body Works im August 2021 zu einem eigenständigen börsennotierten Unternehmen geworden war, trat es in eine Phase rascher Veränderungen ein. Neben der Neuausrichtung als reines Online-Unternehmen nutzten die Führungskräfte die neu entstandenen Möglichkeiten für Innovationen. Hier kam Julie Richer ins Spiel, die kürzlich zur Director of Legal Operations ernannt worden war und die Aufgabe hatte, mit ihrem juristischen und technologischen Fachwissen die Anforderungen an die Rechtsabteilung von Bath & Body Works zu analysieren. Als sie gebeten wurde, ihre Geschichte zu erzählen, war Julie gerne bereit, anderen in ihrer Position Informationen zu geben, die sie als taktischen, praxisorientierten Leitfaden nutzen können. Hier ist Julies Leitfaden für den Erfolg bei der Erstellung eines Business Case für die Workflow-Automatisierung. Indem sie ihren Ansatz auf einer realen Prozessanalyse und messbaren Zeitersparnissen aufbaute, half sie dem Legal Operations Team, einen überzeugenden Business Case für die Workflow-Automatisierung zu erstellen, von dem nun auch andere Teams profitieren können.
Führen Sie Ihre Sorgfaltspflicht durch, um die Schwachstellen zu finden
Sobald Julie bei Bath & Body Works anfing, fing sie an, Prozesse zu identifizieren, die viel Zeit kosteten oder nicht optimal waren. Insbesondere fand sie Verwaltungsaufgaben, die man vereinfachen konnte, sodass die Anwälte der Rechtsabteilung sich auf wichtige Sachen konzentrieren konnten.
Eine Gelegenheit stach besonders hervor:
Automatisierung des Genehmigungsprozesses des Datenschutzteams. Angesichts sich schnell ändernder Datenschutzgesetze und drängender Fristen wollte das Team innerhalb weniger Monate neue Vertragsbedingungen mit Lieferanten (mit einem besseren Datenschutz für Verbraucher und Mitarbeiter) umsetzen – eine sehr arbeitsintensive Aufgabe, die Verhandlungen mit jedem einzelnen Lieferanten und die Umsetzung von Vereinbarungen erfordert, jedoch in großem Umfang.
Bath & Body Works benötigte eine schnelle und effektive Möglichkeit, den Vertragsprozess so weit wie möglich zu automatisieren, um den Verwaltungsaufwand für seine Anwälte zu reduzieren und die Umsetzung zu beschleunigen. Zu diesem Zeitpunkt war der Prozess zur Ergänzung der Datenschutzbestimmungen mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden: (1) Versenden jeder Vertragsvorlage per E-Mail an mehrere Lieferanten, (2) Aushandeln jedes Vertrags und (3) Unterzeichnen jedes Vertrags mit „nassen Unterschriften”.
Durch die Erfassung des aktuellen Zustands und die Quantifizierung von Engpässen konnte das Team ermitteln, wo die Automatisierung von Arbeitsabläufen einen sofortigen ROI erzielen könnte – insbesondere bei Datenschutz- und Compliance-Prozessen, die wiederholte Aktualisierungen großer Dokumentenmengen erforderten.
„Gehen und sehen“ – Führen Sie eine Analyse des aktuellen Zustands durch
Anstatt das Datenschutzteam zu fragen, wie das gemacht wird, ging Julie direkt zur Quelle, um sich den Prozess in der Praxis anzusehen. Sie analysierte gemeinsam mit dem Team die einzelnen Schritte, um festzustellen, wo Verbesserungen notwendig waren, aber auch, wo sich die Automatisierungsmaßnahmen am schnellsten auszahlen würden.
Das ist sozusagen mein Steckenpferd – es ist unerlässlich, den Geschäftsprozess zu verstehen und
ihn richtig zu erlernen, bevor man loslegt. Man muss
sicherstellen, dass man tatsächlich die richtigen Leute einbezieht, und man muss ihnen über die Schulter schauen.
Um erfolgreich zu sein und Arbeitsabläufe schnell einzuführen, muss man seinen aktuellen
Zustand verstehen, um seinen zukünftigen Zustand zu erreichen.
JULIE RICHER
LEITERIN DER RECHTSABTEILUNG BATH & BODY WORKS
Laut Julie war der Schlüssel zur Akzeptanz einer neuen Technologielösung die Bewertung des Zeit- und Ressourcenaufwands für jeden Schritt im Prozess des Teams. Auf diese Weise konnte Julie den potenziellen ROI einer Lösung und insbesondere die Einsparungen aus zeitlicher Sicht abschätzen. Das Team hatte die Vertragsprüfungsphase als den Schwachpunkt in Bezug auf Zeit und Ressourcen identifiziert. Hier lag die Chance: Die Zahlen des Teams zeigten, dass durch die Rationalisierung des Prozesses der Zeitaufwand für Anwälte um 40 Stunden pro neuer Datenschutzaktualisierung reduziert werden könnte. Nachdem Julie diese Chance dem Leiter der Rechtsabteilung des Unternehmens vorgestellt hatte, fragte er sich, welche Möglichkeiten die Zeitersparnis eröffnen würde.
Ich habe mich an den Leiter des Datenschutzteams gewandt, um zu erfahren, was
sie mit der gewonnenen Zeit anfangen würden. Die Antwort: Sie
könnten damit die Arbeit externer Berater zurückholen, was zu noch größeren Kosteneinsparungen führen würde.
Je mehr Sie sich mit Menschen austauschen und mit ihnen sprechen,
desto besser sind Sie darauf vorbereitet, Ihren Business Case zu erstellen.
JULIE RICHER
LEITERIN DER RECHTSABTEILUNG BATH & BODY WORKS
Obwohl offene Kommunikation ein wichtiger Schritt ist, rät Julie dazu, zunächst eine umfassende Recherche durchzuführen (Daten sammeln, Teamgespräche führen, Beobachtungen anstellen, mögliche Lösungen auf Herz und Nieren prüfen usw.), bevor Sie Ihren Business Case zur Überprüfung vorlegen.
Diese Art der Ist-Analyse ist grundlegend für die Erstellung eines Business Case für die Workflow-Automatisierung, da sie messbare Zeitersparnisse und Möglichkeiten zur Kostensenkung aufzeigt.
Wählen Sie die richtige Lösung, finden Sie das richtige Team und bitten Sie mutig um Finanzierung.
Bei der Auswahl einer Plattform zur Workflow-Automatisierung bewertete Julie mehrere Lösungen mit Schwerpunkt auf No-Code-Design, schneller Amortisation und Skalierbarkeit für Anwendungsfälle im Rechts- und Compliance-Bereich. TAP stach als flexible Software zur Workflow-Automatisierung hervor, die sowohl Dokumenten-Workflows als auch komplexe Genehmigungsprozesse unterstützen kann. Julie verwendete diese Checkliste, um Technologiepartner zu qualifizieren:
- Mehrere Softwareoptionen prüfen (auch intern)
- Sprechen Sie mit Branchenkollegen • Holen Sie Referenzen ein und überprüfen Sie diese
- Bitten Sie einen Dienstleister um Hilfe beim ROI.
- Passen Sie den ROI individuell an Ihr Unternehmen/Ihre Firma an.
- Überprüfen Sie die Lösung mit Ihrem internen Sicherheitsteam.
Julies Team entschied sich für die Workflow-Automatisierungslösung TAP von Mitratech, um den Prozess der Datenschutzzusätze zu automatisieren. Ein Grund für die Wahl von Mitratech war deren Zusammenarbeit mit KPLabs, einem Partner für Workflow-Automatisierung, der für die Erstellung schneller, nahtloser und wirkungsvoller Workflows bekannt ist. KPLabs und Julie entwickelten gemeinsam einen Proof of Concept für den Workflow und identifizierten die zu beteiligenden Teammitglieder, die erforderlichen Integrationen und die Kosteneinsparungen – alles wichtige Faktoren für die Erstellung eines Fallbeispiels zur Prüfung durch die Führungskräfte.
Dies war ein großartiges Projekt, auch weil wir Julies Vision umsetzen und in weniger als 30 Tagen live gehen konnten, wodurch wir einen kritischen Prozess zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften automatisiert und transparent gemacht haben. TAP ermöglichte dem Team eine unglaublich schnelle Amortisierung.
TARRYN PUZSAR
DIREKTORIN, GESCHÄFTSPROZESS-AUTOMATISIERUNG KP LABS
Mit dem ROI, einem Proof of Concept, einer Technologielösung und einem Partner war Julie bereit, ihren Antrag auf Finanzierung einzureichen. Für diejenigen, die sich auf ihre Präsentation vorbereiten, hat sie folgenden Rat:
Sind Sie zuversichtlich? Wenn ja, dann legen Sie los. Diejenigen, denen Sie Ihr Projekt vorstellen, sollten verstehen, dass eine Ablehnung für das Unternehmen schädlich wäre. Möglicherweise müssen Sie etwas investieren, um große Gewinne zu erzielen. Stellen Sie also Ihr Geschäftsmodell zusammen, suchen Sie sich die richtigen Partner und seien Sie mutig.
JULIE RICHER
LEITERIN DER RECHTSABTEILUNG BATH & BODY WORKS
Machen Sie es nicht zu kompliziert, legen Sie einfach los.
Das Team machte sich an die Arbeit, plante und führte den Arbeitsablauf durch, um die Probleme zu beheben, Fürsprecher für die Einführung zu gewinnen und Feedback zu sammeln, um weiterzumachen.
Kurz nach der Entwicklung ihres Prototyps machte Bath & Body Works schnelle Fortschritte bei der Prozessverbesserung und konnte mehrere ROI-steigernde Ergebnisse verzeichnen, darunter:
- Start ihres ersten Live-Workflows 2 Tage nach Unterzeichnung ihres TAP-Vertrags
- Durch die Optimierung des Genehmigungsprozesses lassen sich pro Datenschutzaktualisierung, die einen Nachtrag zu allen bestehenden Verträgen erfordert, 40 Stunden einsparen.
- Deutliche Reduzierung des Einsatzes externer Rechtsberater
- Optimierung der Verwaltung von BBW-Arbeiten durch eine Warteschlange, in der zahlreiche Arbeitsanfragen zusammengefasst wurden
Durch die Rückgewinnung wertvoller Zeit konnte das Team diese dort einsetzen, wo sie benötigt wurde: als strategischer Partner für den Rest des Unternehmens. Für Julie Richer hatte die Entwicklung dieses Business Case eine enorme Wirkung – innerhalb weniger Monate nach ihrem Eintritt in das Unternehmen stieg sie von der Leiterin der Rechtsabteilung zur Technologie-Innovatorin auf. Auf die Frage, welchen Rat sie anderen geben würde, die dasselbe vorhaben, insbesondere angesichts der Tatsache, dass viele Unternehmen derzeit ihre Budgets festlegen, empfiehlt Julie eine gründliche Vorbereitung, strategische Partnerschaften und ein wenig Mut.
Wenn Sie glauben, dass Sie ein ausgeklügeltes Tool benötigen, um Arbeitsabläufe zu erstellen, dann irren Sie sich. Mit einer
Wand und Haftnotizen können Sie jeden Prozess mit einem Arbeitsablauf optimieren.
JULIE RICHER
LEITERIN DER RECHTSABTEILUNG BATH & BODY WORKS
Iterieren und wachsen
Nach dem schnellen Erfolg ihres ersten Workflows möchte Bath & Body Works nun weitere Kernprozesse in schneller Folge automatisieren.
Der No-Code-Workflow-Automatisierungsdesigner von Mitratech machte es dem Rechtsteam von Bath & Body Works leicht, seinen ersten Workflow zu erstellen, zu gestalten und zu implementieren. Diese Eigenverantwortung ermöglicht es dem Team auch, schnell Aktualisierungen vorzunehmen und die nächste Version zu veröffentlichen, und die nächste. Wenn das Team neue Wege findet, Dinge zu erledigen, unterstützt der Workflow sein Wachstum – ohne es jemals zu behindern.
Für Julie Richer ist die Automatisierung von Prozessen mit TAP zur Steigerung der Kapitalrendite eine Initiative mit unbegrenztem Potenzial. Zu den zukünftigen Projekten des Unternehmens gehören die Automatisierung von Spenden für wohltätige Zwecke und die Optimierung von Kundenanfragen zur Datenerfassung, Informationsspeicherung oder Änderung von Präferenzen.
Ich habe eine ganze Liste von Ideen für Arbeitsabläufe – die Möglichkeiten sind wirklich unbegrenzt. Man kann nicht einfach zu einem Anwalt gehen und fragen: „Was möchten Sie automatisieren?“ Man muss fragen: Was sind die Dinge, die Sie jeden Tag tun und bei denen Sie sich am liebsten den Kopf gegen den Schreibtisch schlagen möchten? Welche Verwaltungsaufgaben möchten Sie nicht erledigen? Dort finden Sie den Arbeitsablauf.
JULIE RICHER
LEITERIN DER RECHTSABTEILUNG BATH & BODY WORKS
Wie Mitratech hilft
Sind Sie bereit, Ihren eigenen Business Case für die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu erstellen? Erfahren Sie, wie Mitratech TAP Rechts-, Datenschutz- und Compliance-Teams dabei unterstützt, umfangreiche Prozesse zu automatisieren, Risiken zu reduzieren und Ergebnisse zu beschleunigen.
Über Bath & Body Works
Bath & Body Works, die Heimat von Amerikas beliebtesten Düften®, ist ein weltweit führender Anbieter von Körperpflege- und Raumduftprodukten, darunter die meistverkauften Kollektionen für feine Duftsprays, Körperlotionen und Körpercremes, 3-Docht-Kerzen, Raumduftdiffusoren und flüssige Handseifen. Dank seiner Flexibilität und Innovationskraft ist das Unternehmen in der Lage, über seine überwiegend in den USA ansässige Lieferkette hochwertige, trendige Luxusprodukte zu erschwinglichen Preisen anzubieten. Bath & Body Works bedient und begeistert seine Kunden, wo und wie auch immer sie einkaufen möchten, von einladenden Einkaufserlebnissen in mehr als 1.770 firmeneigenen Bath & Body Works-Filialen in den USA und Kanada und mehr als 360 internationalen Franchise-Filialen bis hin zum Online-Shop unter bathandbodyworks.com.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
Bath & Body Works, Inc.: Medienarbeit
Investor Relations, Tammy Roberts Myers
Häufig gestellte Fragen
Bath & Body Works musste einen umfangreichen, weitgehend manuellen Prozess zur Ergänzung von Datenschutzbestimmungen rationalisieren. Die Rechtsabteilung versandte Vereinbarungen einzeln per E-Mail an Lieferanten, verhandelte individuell und sammelte handschriftliche Unterschriften – ein Prozess, der viel Zeit der Anwälte in Anspruch nahm und die Compliance-Bemühungen verlangsamte. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bot eine schnellere und zuverlässigere Möglichkeit, Verträge in großem Umfang zu aktualisieren.
Das Legal Operations Team führte eine praktische „Go and See“-Analyse durch – es begleitete das Datenschutzteam, dokumentierte jeden Schritt und hielt fest, wo Zeit und Ressourcen verschwendet wurden. Dieser Ansatz ermöglichte es ihnen, Schwachstellen zu quantifizieren, Annahmen zu validieren und einen auf realen Daten basierenden Business Case zu erstellen.
Das Team entschied sich für Mitratech TAP aufgrund seiner schnellen Amortisationszeit, seines No-Code-Designers und der nahtlosen Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner KP Labs. ROI-Modellierung, überzeugende Referenzen von Kollegen und eine erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung bestätigten TAP als die am besten geeignete Plattform zur Automatisierung und Skalierung kritischer Prozesse.
TAP automatisierte wichtige Aufgaben wie die Verteilung von Verträgen, die Nachverfolgung von Antworten von Lieferanten, die Verwaltung von Genehmigungen und die Eliminierung manueller E-Mail-Ketten und handschriftlicher Unterschriften. Dadurch erhielt das Team einen zentralen Überblick, einheitliche Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, umfangreiche Vertragsaktualisierungen mit deutlich weniger Verwaltungsaufwand zu verwalten.
Dank der No-Code-Konfigurierbarkeit von Mitratech konnte das Rechtsteam innerhalb von zwei Tagen nach Vertragsunterzeichnung seinen ersten Workflow starten . Das Team berichtete von einer Zeitersparnis von 40 Stunden pro Datenschutzaktualisierung, deutlich reduzierten Ausgaben für externe Rechtsberatung und einer Konsolidierung eingehender Anfragen in einer einzigen, übersichtlichen Warteschlange. TAP versetzte die Anwälte in die Lage, sich auf strategische, hochwertige Aufgaben zu konzentrieren.
Beginnen Sie damit, Ihren aktuellen Prozess genau zu verstehen und Feedback von den Mitarbeitern einzuholen, die diese Arbeit täglich ausführen. Quantifizieren Sie Ihre Ergebnisse, verbinden Sie Zeitersparnisse mit Geschäftsergebnissen und warten Sie nicht auf Perfektion – selbst einfache Arbeitsabläufe können einen bedeutenden ROI und Vertrauen in das Unternehmen schaffen.
Automatisierung von Arbeitsabläufen 
