Una mirada de cerca a los AAP de muestra - Lo que comunica la OFCCP y lo que tienen derecho a obtener

A new addition to OFCCP’s website is sample AAPs for Executive Order 11246, Section 503 and VEVRAA. OFCCP includes a disclaimer in the E.O. 11246 plan indicating that it is for illustrative purposes only constructed around a company with less than 150 employees. They stipulate this since job groups have been set up by EEO-1 categories (or as OFCCP refers to as OFCCP occupational categories) as authorized by 41 CFR 60-2.12(e). However, OFCCP says the samples may be used as a guide for larger employers also. In the E.O. 11246 AAP, they immediately inform the reader that “usually a separate AAP is required for each establishment;” however, “an establishment may include several facilities located at two or more sites if the facilities are in the same labor market or recruiting area.” I find this statement interesting and informative but I’m not sure where the guidance originates since it doesn’t appear in the regulations, Federal Contract Compliance Manual (FCCM) or any other source that I can find.
<br/ >Do the sample plans provide good guidance or do they steer government contractors up a slippery slope?

Creo que la intención de los planes de muestra es buena, pero en numerosos casos inducen al lector a creer que ciertos datos deben prepararse como parte del plan o como apoyo al mismo y, por lo tanto, infieren que deben proporcionarse a la OFCCP durante una revisión de cumplimiento. He identificado, para cada plan, las partes que no están respaldadas por requisitos legales para que sirvan de advertencia a los contratistas que utilicen estas muestras como guía para elaborar sus propios planes.

Observaciones entre planes

Cada plan tiene su propia declaración de política, pero la mayoría de las organizaciones fusionan todos los requisitos en una Declaración de Política de EEO-Acción Afirmativa que abarca las tres normativas. Aunque las políticas de muestra están firmadas y fechadas, no es obligatorio hacerlo.

E.O. 11246 AAP

• Análisis de utilización - Determinación de la disponibilidad §60-2.14 - es interesante cómo la muestra utiliza los datos del censo de 2000, y en el análisis de la muestra el motivo de la ponderación está en blanco. El análisis de la disponibilidad de la muestra es muy rudimentario y no ofrece orientación ni claridad sobre cómo realizar el análisis, calcular el factor uno o cómo identificar a los alimentadores. Es posible que los nuevos contratistas no sean conscientes de que necesitan tener en cuenta múltiples áreas de contratación razonables y/o categorías profesionales censales en función de su metodología de contratación y de los puestos dentro de los grupos de trabajo. No muestra un buen ejemplo cuando la OFCCP espera que los contratistas utilicen los datos del censo de 2010 y expliquen cómo llegaron a la ponderación del valor para los dos factores como se articula en el FCCM.El FCCM proporciona orientación adicional que no se ilustra en el plan de muestra, como sigue:
  1. Factor 1 - Para cada grupo de trabajo, el contratista debe identificar y proporcionar una breve explicación de la justificación de la selección de esa área de contratación. El contratista debe utilizar la información estadística más actual y discreta disponible para obtener las cifras de disponibilidad.
  2. Factor 2 - Para cada grupo de trabajo, el contratista debe identificar el grupo de empleados promocionables, transferibles y capacitables y proporcionar una breve explicación de la razón para la selección de ese grupo.

  <br/ >

• Identificación de áreas problemáticas §60-2.17(b) - la tabla de muestra consta de dos columnas: áreas de preocupación y acción correctiva. Yo diría que la normativa exige que se identifiquen las áreas de preocupación, pero no necesariamente que se identifiquen las medidas correctoras que va a adoptar el contratista. La sección 60-2.17(b) establece que el "contratista debe realizar análisis en profundidad de todo su proceso de empleo para determinar si existen impedimentos para la igualdad de oportunidades en el empleo y dónde".
•  
• Datos de apoyo - Actividad del personal §60-2.17(b)(2) - los datos de apoyo se presentan en forma de gráficos y hay numerosos motivos de preocupación basados en la forma en que se presentan los datos. También me parece interesante que los gráficos aparezcan después del Sistema de Auditoría Interna y Presentación de Informes y antes de las "Directrices sobre discriminación por motivos de religión u origen nacional". En mi opinión, esto hace que parezca que forman parte del plan en lugar de ser datos complementarios de apoyo:
  • • Actividad de personal: los gráficos de muestra informan sobre la siguiente actividad:
      • Contrataciones externas
      • Candidatos externos
      • Promociones - Into Job Group
      • Ascensos - Dentro del grupo de empleos
      • Bajas y jubilaciones voluntarias
      • Ceses involuntarios
      • Despidos
      • Llamadas a revisión

      En la columna del total, dice "contar cada persona una sola vez". Con respecto a los solicitantes, ¿significa esto que si un solicitante se presenta más de una vez para varios puestos sólo debe contarse una vez para uno de los puestos?

      La sección §60-2.17(b)(2) identifica la actividad de personal como "flujo de solicitantes, contrataciones, ceses, ascensos y otras acciones de personal para determinar si existen disparidades de selección". Los gráficos de muestra van mucho más allá de lo que se indica en la normativa. Aunque §60-2.32 establece que "el contratista debe poner a disposición de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales, previa solicitud, los registros mantenidos de conformidad con §60-1.12", no significa que los contratistas tengan que poner a disposición todos los datos en la sección de apoyo del PAA. El §60-1.12 sobre conservación de registros indica que "dichos registros incluyen, entre otros, los relativos a la contratación, asignación, ascenso, descenso, traslado, despido o rescisión, las tarifas salariales u otros términos de compensación, y la selección para formación o aprendizaje, etc.".

      Otras dos referencias de la OFCCP que respaldan la afirmación de no facilitar ningún dato más allá de los solicitantes, las contrataciones, los ascensos y los ceses incluyen:

      1. El FCCM (página 32 Revisión de los datos de apoyo para la aceptabilidad) - "Para cada grupo de trabajo o título de trabajo, los datos de apoyo en cada área principal de actividad de personal (por ejemplo, flujo de solicitantes, contrataciones, promociones y terminaciones) deben, al menos, incluir el número total de acciones, el número total de acciones para las mujeres y el número total de acciones para las minorías."
      2. Carta de programación de la auditoría - En el punto 18 se solicitan "datos sobre su actividad de empleo (solicitantes, contrataciones, ascensos y ceses)...". En cuanto a las promociones, la carta de programación pide a los contratistas que incluyan la definición de promociones y la base sobre la que se compilan y presentan los datos. Los contratistas no se limitan a presentar sus datos sobre promociones como se indica en el modelo de plan.

   

  • Registro de flujo de solicitantes: aunque la muestra es muy rudimentaria, los contratistas deben evitar suministrar esta información a toda costa. En ninguna parte de la normativa ni en ninguna otra referencia de la OFCCP se exige que se facilite el registro de flujo de solicitantes, a menos que se solicite como justificación de §60-1.12 durante una revisión.

   

• Cumplimiento de las Directrices sobre discriminación por razón de sexo §60.20 - irónicamente, esta sección falta en la muestra.

AAP para la Sección 503 y los veteranos protegidos - La muestra de la OFCCP identifica al contratista de la muestra como FCI. Dado que hay tanto solapamiento en estos dos planes, agrupé mis comentarios; sin embargo, señalé donde es aplicable a un plan específico solamente.

• • Revisión del Proceso de Personal §60-741-44(b) (sólo AAP de IWD) - el lenguaje de muestra en el AAP de IWDs indica que el contratista "proporciona el formulario de auto-identificación prescrito por OFCCP a todos los solicitantes junto con los formularios de solicitud en papel requeridos por FCI". Los formularios de solicitud no son obligatorios para los solicitantes.

• • Revisión de las cualificaciones físicas y mentales del puesto de trabajo §60-741-44(c) y §60-300.44(c) - "FCI también lleva a cabo una revisión periódica de todas las normas de cualificación del puesto de trabajo cada tres años (excepto de aquellas normas de cualificación que FCI haya revisado en los 12 meses anteriores) para garantizar que, en la medida en que dichos requisitos de cualificación tiendan a descartar a personas cualificadas con discapacidades, estén relacionados con el puesto de trabajo y sean coherentes con la necesidad empresarial." No hay ningún requisito específico para hacer esto cada tres años; sin embargo, se requiere que el contratista "se adhiera a un calendario para la revisión".

• • Sistema de auditoría y presentación de informes §60-741.44(h) y §60-300.44(h) - "El CEO también ha ordenado al Director de Recursos Humanos que presente un informe trimestral que documente los esfuerzos de FCI por cumplir con sus responsabilidades en materia de EEO/AAP..." No existe ningún requisito que establezca la forma y la frecuencia con la que debe facilitarse esta información. "Los siguientes documentos se conservan como componente del proceso de auditoría interna de FCI: (2) Datos resumidos de la actividad de personal, incluidas las ofertas de trabajo externas y las contrataciones, ascensos, dimisiones, ceses y despidos por grupo de trabajo relacionados con personas con discapacidades." La normativa dice que es necesaria la documentación de las medidas adoptadas para cumplir los requisitos de auditoría interna; sin embargo, no identifica específicamente este tipo de actividad de personal.

• • Responsabilidad de la aplicación del PAA §60-300.44(i) y §60-741.44(i) - El punto 7 establece "Proporcionar a los directores de departamento copias del Programa de Acción Afirmativa (menos los elementos cuya difusión se deniega por motivos de confidencialidad) y revisar el programa...". No existe ningún requisito que obligue a proporcionar a los directivos una copia del plan.

• • Datos de apoyo - La OFCCP proporciona varios cuadros a modo de ejemplo, pero los contratistas no están obligados a utilizar los cuadros tal como se muestran. Al igual que en el E.O. 11246 AAP, en el gráfico de actividad del personal, la OFCCP vuelve a ampliar los límites al identificar los despidos y las retiradas, además de incluir un registro de flujo de solicitantes.

• • Análisis de utilización §60-741.45(d) (sólo plan IWD) - También hay una nota a pie de página que dice: "Si el número de empleados en uno o más de los grupos de trabajo de un contratista es tan pequeño que la identidad de un empleado con una discapacidad sería fácilmente discernible, los datos para ese grupo(s) de trabajo deben omitirse de cualquier copia del AAP difundida o puesta a disposición para inspección pública, a fin de garantizar la confidencialidad". Dado que la OFCCP no identifica lo que entiende por "pequeño", esto deja potencialmente abierta la posibilidad de que los contratistas excluyan estos datos de su plan.

• Otros - El plan no incluye ningún texto que identifique la obligación del contratista de comunicar su política y el cartel EEO is the Law a los solicitantes externos. Normalmente, esto se consigue publicando la política y el cartel en la página de empleo de la empresa en su sitio web. El plan de muestra sí establece estas obligaciones para los empleados en la sección Difusión interna de la política.

Para resumir mis reflexiones, me gustaría terminar con una interesante historia real. Hace años se puso en contacto conmigo una empresa que utilizó el AAP de muestra de la OFCCP como guía para elaborar su AAP. Presentaron el plan a la OFCCP tras recibir una carta de programación. La OFCCP les dijo que el plan no era aceptable y que debían buscar un consultor que les ayudara a desarrollar un plan conforme.

No entender los requisitos legales y seguir al pie de la letra los planes de muestra puede exponerle a consecuencias irreparables durante una auditoría. En su lugar, siga el consejo de la OFCCP de adaptar los planes para que "reflejen la estructura organizativa, las políticas, las prácticas, los programas y los datos del contratista". Esto le permitirá la flexibilidad para desarrollar los planes y documentos de apoyo de la manera consistente con las regulaciones.

Este artículo no pretende ser asesoramiento jurídico. Póngase en contacto con un asesor profesional para obtener asistencia legal. Derechos de autor © Workplace Dynamics 2015

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.