Ein genauer Blick auf die Muster-AAPs – Was die OFCCP kommuniziert und worauf sie Anspruch hat

A new addition to OFCCP’s website is sample AAPs for Executive Order 11246, Section 503 and VEVRAA. OFCCP includes a disclaimer in the E.O. 11246 plan indicating that it is for illustrative purposes only constructed around a company with less than 150 employees. They stipulate this since job groups have been set up by EEO-1 categories (or as OFCCP refers to as OFCCP occupational categories) as authorized by 41 CFR 60-2.12(e). However, OFCCP says the samples may be used as a guide for larger employers also. In the E.O. 11246 AAP, they immediately inform the reader that “usually a separate AAP is required for each establishment;” however, “an establishment may include several facilities located at two or more sites if the facilities are in the same labor market or recruiting area.” I find this statement interesting and informative but I’m not sure where the guidance originates since it doesn’t appear in the regulations, Federal Contract Compliance Manual (FCCM) or any other source that I can find.
<br/ >Do the sample plans provide good guidance or do they steer government contractors up a slippery slope?

Ich halte die Absicht hinter den Musterplänen für gut, aber in zahlreichen Fällen verleiten sie den Leser zu der Annahme, dass bestimmte Daten als Teil des Plans oder zur Unterstützung des Plans vorbereitet werden müssen, und lassen somit den Schluss zu, dass sie der OFCCP bei einer Konformitätsprüfung vorgelegt werden müssen. Ich habe für jeden Plan die Teile identifiziert, die nicht durch gesetzliche Anforderungen gestützt sind, um Auftragnehmer, die diese Muster als Leitfaden für die Entwicklung ihrer eigenen Pläne verwenden, zu warnen.

Beobachtungen über Pläne hinweg

Jeder Plan hat seine eigene Grundsatzerklärung, aber die meisten Organisationen fassen alle Anforderungen in einer einzigen EEO-Affirmative Action-Grundsatzerklärung zusammen, die alle drei Vorschriften abdeckt. Auch wenn die Musterrichtlinien unterzeichnet und datiert sind, besteht keine Verpflichtung dazu.

E.O. 11246 AAP

Nutzungsanalyse – Ermittlung der Verfügbarkeit §60-2.14 – Es ist interessant, wie die Stichprobe die Daten der Volkszählung von 2000 verwendet, und in der Stichprobenanalyse ist der Grund für die Gewichtung leer. Die Analyse der Stichprobenverfügbarkeit ist sehr rudimentär und bietet keine Anleitung oder Klarheit darüber, wie die Analyse durchzuführen ist, wie Faktor eins zu berechnen ist oder wie Feeder zu identifizieren sind. Neue Auftragnehmer sind sich möglicherweise nicht bewusst, dass sie mehrere angemessene Rekrutierungsgebiete und/oder Berufskategorien der Volkszählung auf der Grundlage ihrer Rekrutierungsmethodik und ihrer Positionen innerhalb der Berufsgruppen berücksichtigen müssen. Es ist kein gutes Beispiel, wenn die OFCCP von Auftragnehmern erwartet, dass sie die Daten der Volkszählung von 2010 verwenden und erklären, wie sie zu dem in der FCCM formulierten Wertgewicht für die beiden Faktoren gekommen sind. Die FCCM bietet weitere Leitlinien, die im Beispielplan nicht dargestellt sind, wie folgt:
1. Faktor 1 – Für jede Berufsgruppe muss der Auftragnehmer die Gründe für die Auswahl dieses Einstellungsgebiets benennen und kurz erläutern. Der Auftragnehmer sollte die aktuellsten und diskretesten statistischen Informationen verwenden, um die Verfügbarkeitszahlen zu ermitteln.
2. Faktor 2 – Für jede Berufsgruppe muss der Auftragnehmer den Pool der beförderungsfähigen, versetzbaren und ausbildungsfähigen Mitarbeiter identifizieren und eine kurze Begründung für die Auswahl dieses Pools liefern.
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Identifizierung von Problembereichen §60-2.17(b) – Die Beispieltabelle besteht aus zwei Spalten: Problembereiche und Korrekturmaßnahmen. Ich würde argumentieren, dass die Vorschriften verlangen, dass Sie Problembereiche identifizieren, aber nicht unbedingt die Korrekturmaßnahmen, die der Auftragnehmer ergreifen wird. Abschnitt 60-2.17(b) besagt, dass „der Auftragnehmer eine eingehende Analyse seines gesamten Beschäftigungsprozesses durchführen muss, um festzustellen, ob und wo Hindernisse für die Chancengleichheit bei der Beschäftigung bestehen“.
Unterstützungsdaten – Personalaktivität §60-2.17(b)(2) – Die unterstützenden Daten werden in Form von Diagrammen dargestellt, und aufgrund der Art und Weise, wie die Daten präsentiert werden, gibt es zahlreiche Bereiche, die Anlass zur Sorge geben. Ich finde es auch interessant, dass die Diagramme nach dem Abschnitt „Internes Audit- und Berichtssystem” und vor dem Abschnitt „Richtlinien zur Diskriminierung aufgrund von Religion oder nationaler Herkunft” erscheinen. Für mich sieht es so aus, als seien sie Teil des Plans und nicht nur ergänzende unterstützende Daten. Die folgenden Diagramme sind enthalten:
- - Personalaktivität – die Beispielgrafiken berichten über folgende Aktivitäten:
    - Externe Einstellungen
    - Externe Bewerber
    - Beförderungen – In die Jobgruppe
    - Beförderungen – innerhalb der Berufsgruppe
    - Freiwillige Kündigungen und Pensionierungen
    - Unfreiwillige Kündigungen
    - Entlassungen
    - Rückrufe
    In der Spalte „Gesamt“ steht „Jede Person nur einmal zählen“. Bedeutet dies in Bezug auf Bewerber, dass ein Bewerber, der sich mehrmals auf verschiedene Stellen bewirbt, nur einmal für eine der Stellen gezählt werden sollte?
    
    Abschnitt §60-2.17(b)(2) definiert Personalaktivitäten als „Bewerberfluss, Einstellungen, Kündigungen, Beförderungen und andere Personalmaßnahmen, um festzustellen, ob es Auswahlunterschiede gibt“. Die Mustertabellen gehen weit über das in den Vorschriften aufgeführte Maß hinaus. Obwohl §60-2.32 besagt, dass „der Auftragnehmer dem Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen auf Anfrage die gemäß §60-1.12 geführten Aufzeichnungen zur Verfügung stellen muss“, bedeutet dies nicht, dass Auftragnehmer alle Daten im Abschnitt „Unterstützung“ des AAP zur Verfügung stellen müssen. Aufbewahrung von Unterlagen §60-1.12 besagt, dass „diese Unterlagen unter anderem Aufzeichnungen über Einstellungen, Zuweisungen, Beförderungen, Herabstufungen, Versetzungen, Entlassungen oder Kündigungen, Vergütungssätze oder andere Vergütungsbedingungen sowie die Auswahl für Schulungen oder Lehrstellen usw. umfassen“.
    
    Zwei weitere OFCCP-Referenzen, die die Aussage stützen, keine Daten über Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen hinaus bereitzustellen, sind:
    1. Die FCCM (Seite 32, Überprüfung der Unterstützungsdaten auf Akzeptanz) – „Für jede Berufsgruppe oder Berufsbezeichnung müssen die Unterstützungsdaten in jedem wichtigen Personalbereich (z. B. Bewerberfluss, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen) mindestens die Gesamtzahl der Maßnahmen, die Gesamtzahl der Maßnahmen für Frauen und die Gesamtzahl der Maßnahmen für Minderheiten umfassen.“
    2. Audit-Terminplanungsbrief – Punkt 18 fordert „Daten zu Ihrer Beschäftigungstätigkeit (Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen) ...“. Für Beförderungen bittet der Terminplanungsbrief Auftragnehmer, die Definition von Beförderungen und die Grundlage, auf der die Daten zusammengestellt und präsentiert werden, anzugeben. Auftragnehmer sind nicht darauf beschränkt, ihre Beförderungsdaten wie im Musterplan angegeben zu präsentieren.
- Bewerber-Flow-Protokoll – Auch wenn das Muster sehr rudimentär ist, sollten Auftragnehmer es unter allen Umständen vermeiden, diese Informationen bereitzustellen. Weder in den Vorschriften noch in anderen OFCCP-Referenzen gibt es eine Verpflichtung zur Bereitstellung des Bewerber-Flow-Protokolls, es sei denn, dies wird zur Unterstützung von §60-1.12 während einer Überprüfung verlangt.
Einhaltung der Richtlinien zur Diskriminierung aufgrund des Geschlechts §60.20 – ironischerweise fehlt dieser Abschnitt im Muster.

AAP für Abschnitt 503 und geschützte Veteranen – In der Stichprobe der OFCCP wird FCI als Stichprobenauftragnehmer genannt. Da sich diese beiden Pläne stark überschneiden, habe ich meine Kommentare zusammengefasst; ich habe jedoch vermerkt, wo sie nur für einen bestimmten Plan gelten.

- Überprüfung des Personalprozesses §60-741-44(b) (nur IWD AAP) – Der Mustertext im IWD AAP besagt, dass der Auftragnehmer „allen Bewerbern das von der OFCCP vorgeschriebene Formular zur Selbstidentifizierung zusammen mit den erforderlichen Bewerbungsformularen von FCI zur Verfügung stellt“. Bewerbungsformulare sind für Bewerber nicht verpflichtend.

- Überprüfung der körperlichen und geistigen Eignung für eine Tätigkeit §60-741-44(c) und §60-300.44(c) – „FCI führt außerdem alle drei Jahre eine regelmäßige Überprüfung aller beruflichen Qualifikationsstandards durch (mit Ausnahme der Qualifikationsstandards, die FCI in den vorangegangenen 12 Monaten überprüft hat), um sicherzustellen, dass diese Qualifikationsanforderungen, soweit sie dazu neigen, qualifizierte Personen mit Behinderungen auszuschließen, berufsbezogen und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar sind.“ Es gibt keine spezifische Verpflichtung, dies alle drei Jahre zu tun; der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, „einen Zeitplan für die Überprüfung einzuhalten“.

- Audit- und Berichtssystem §60-741.44(h) und §60—300.44(h) – „Der CEO hat außerdem den Leiter der Personalabteilung angewiesen, einen vierteljährlichen Bericht vorzulegen, in dem die Bemühungen von FCI zur Erfüllung seiner EEO/AAP-Verpflichtungen dokumentiert werden ...“ Es gibt keine Vorgaben hinsichtlich der Art und Weise und der Häufigkeit, in der diese Informationen bereitgestellt werden müssen.Die folgenden Dokumente werden als Bestandteil des internen Auditprozesses von FCI aufbewahrt: (2) Zusammenfassende Daten zu Personalaktivitäten, einschließlich externer Stellenangebote und Einstellungen, Beförderungen, Kündigungen, Entlassungen und Freisetzungen nach Berufsgruppen in Bezug auf Menschen mit Behinderungen.“ Die Vorschriften besagen, dass die Dokumentation der Maßnahmen, die zur Einhaltung der internen Audit-Anforderungen ergriffen wurden, erforderlich ist; jedoch wird diese Art von Personalaktivitäten nicht ausdrücklich genannt.

- Verantwortung für die Umsetzung von AAP §60-300.44(i) und §60-741.44(i) – Punkt 7 besagt: „Den Führungskräften auf Abteilungsebene Kopien des Affirmative Action Program (mit Ausnahme der aus Gründen der Vertraulichkeit von der Verbreitung ausgenommenen Punkte) zur Verfügung stellen und das Programm überprüfen ...“ Es besteht keine Verpflichtung, den Führungskräften eine Kopie des Plans zur Verfügung zu stellen.

- Unterstützende Daten – Die OFCCP stellt mehrere Diagramme als Beispiele zur Verfügung, aber Auftragnehmer sind nicht verpflichtet, die Diagramme wie abgebildet zu verwenden. Ähnlich wie beim AAP gemäß E.O. 11246 geht die OFCCP auch im Diagramm „Personalaktivitäten” wieder einen Schritt weiter, indem sie Entlassungen und Wiedereinstellungen identifiziert und ein Protokoll über den Bewerberfluss einbezieht.

- Nutzungsanalyse §60-741.45(d) (nur IWD-Plan) – Es gibt auch eine Fußnote mit dem Hinweis: „Wenn die Anzahl der Mitarbeiter in einer oder mehreren Berufsgruppen eines Auftragnehmers so gering ist, dass die Identität eines Mitarbeiters mit einer Behinderung leicht erkennbar wäre, sollten die Daten für diese Berufsgruppe(n) aus allen Kopien des AAP, die zur öffentlichen Einsichtnahme verbreitet oder zur Verfügung gestellt werden, weggelassen werden, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.“ Da die OFCCP nicht definiert, was unter „gering“ zu verstehen ist, bleibt Auftragnehmern möglicherweise die Möglichkeit, diese Daten aus ihrem Plan auszuschließen.

Sonstiges – Der Plan enthält keine Formulierung, die die Verpflichtung des Auftragnehmers festlegt, externe Bewerber über seine Richtlinien und das Poster „EEO is the Law” (Chancengleichheit am Arbeitsplatz ist gesetzlich vorgeschrieben) zu informieren. Dies geschieht in der Regel durch die Veröffentlichung der Richtlinien und des Posters auf der Karriereseite der Unternehmenswebsite. Der Musterplan enthält diese Verpflichtungen für Mitarbeiter im Abschnitt „Interne Verbreitung der Richtlinien”.

Um meine Gedanken zusammenzufassen, möchte ich mit einer interessanten wahren Geschichte schließen. Vor Jahren wurde ich von einem Unternehmen kontaktiert, das den OFCCP-Muster-AAP als Leitfaden für die Entwicklung seines AAP verwendete. Nach Erhalt eines Terminschreibens reichte das Unternehmen den Plan bei der OFCCP ein. Die OFCCP teilte dem Unternehmen mit, dass der Plan nicht akzeptabel sei und es einen Berater hinzuziehen solle, um einen konformen Plan zu entwickeln.

Wenn Sie die gesetzlichen Anforderungen nicht verstehen und sich strikt an die Musterpläne halten, kann dies bei einer Prüfung zu irreparablen Folgen führen. Befolgen Sie stattdessen den Rat der OFCCP, die Pläne so anzupassen, dass sie „die Organisationsstruktur, Richtlinien, Praktiken, Programme und Daten des Auftragnehmers widerspiegeln”. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, die Pläne und Begleitdokumente in Übereinstimmung mit den Vorschriften zu entwickeln.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.

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