El miércoles 2 de julio de 2014, The Washington Post publicó un artículo sobre la diferencia salarial entre hombres y mujeres que trabajan en la Casa Blanca. Según The Post, "[e]l empleado medio masculino de la Casa Blanca gana actualmente unos 88.600 dólares, mientras que la empleada media de la Casa Blanca gana unos 78.400 dólares, según datos de la Casa Blanca publicados el martes [1 de julio de 2014]. Esto supone una brecha del 13%". O, dicho de otro modo, las mujeres ganan 0,87 dólares de media por cada dólar que ganan los hombres que trabajan en la Casa Blanca.
La Casa Blanca explicó la diferencia salarial (sin hacer ningún análisis de regresión) haciendo que una portavoz femenina respondiera que "aunque las estadísticas agregadas muestren una diferencia, los hombres y las mujeres que desempeñan las mismas funciones en la Casa Blanca cobran cantidades similares". En la Casa Blanca, a igual trabajo, igual salario", dijo la portavoz de la Casa Blanca, Jessica Santillo. 'Hombres y mujeres en funciones equivalentes cobran salarios equivalentes, y más de la mitad de nuestros departamentos están dirigidos por mujeres'".
Cuando se comparan hombres y mujeres "en las mismas funciones", la mayoría de las empresas e instituciones pueden explicar también las diferencias en el salario medio.
Sin embargo, de acuerdo con el protocolo actual de la OFCCP, la diferencia salarial media del 13% observada en la Casa Blanca sería una diferencia suficiente para que el funcionario de cumplimiento asignado entrevistara a la persona responsable de establecer el sistema de retribución de la Casa Blanca y emitiera una solicitud de información sobre los datos de las partidas de cada persona que trabaja en la Casa Blanca.
Tras la presentación de los datos resumidos sobre retribución en respuesta al listado detallado 11, la OFCCP solicitará realizar una entrevista a la persona que pueda responder a las preguntas sobre las prácticas retributivas del contratista. Anteriormente, la OFCCP había sido criticada por emitir una solicitud de información sobre retribuciones de seguimiento que pedía las mismas variables a todos los contratistas, pero cuya solicitud de información no había sido aprobada mediante ningún proceso normativo. Al realizar una entrevista individualizada, supuestamente para comprender la filosofía de retribución y las prácticas salariales del contratista, la solicitud de información se adaptaría al contratista, sería ligeramente diferente en cada circunstancia y, por tanto, podría resistir una impugnación de la Ley de Reducción de Trámites.
Una entrevista típica comienza con una pregunta de la OFCCP sobre la raza y el sexo del testigo de la compensación, y las preguntas pasan a continuación a la indagación por parte del funcionario de cumplimiento de las bases de las diferencias de compensación. Algunos ejemplos de entrevistas reales son los siguientes:
- ¿Cuáles son los factores críticos que afectan a la remuneración de los empleados?
- ¿Tienen derecho a bonificaciones los trabajadores? ¿Cuáles son los criterios para las bonificaciones?
- ¿Hay algún empleado que reciba una remuneración distinta del salario normal, incluidos incentivos o comisiones?
- Describa la filosofía de la empresa en materia de retribución. ¿Existen categorías o rangos salariales? ¿Cómo determina la empresa el salario inicial de una persona?
- ¿Quién interviene en la fijación del salario inicial de un nuevo empleado?
- ¿Pueden los empleados negociar su salario inicial?
- ¿Qué papel desempeña el rendimiento en los aumentos salariales? ¿Cómo se controla?
El salario de un empleado rara vez depende de una sola variable y, sin embargo, muchos responsables de cumplimiento que realizan entrevistas sobre retribución intentarán orientar a un testigo de retribución para que identifique el factor "principal". Al preparar estas entrevistas, es importante identificar los tipos de puestos de trabajo en el lugar de trabajo de su empresa o institución y elaborar una lista lo más exhaustiva posible de las razones por las que existen diferencias. Si las variables que utiliza para fijar el salario inicial del trabajo de una persona no exenta por horas son diferentes de los factores que utilizaría para fijar el trabajo de un profesional o de un ejecutivo, es importante que explique esas diferencias al compliance officer.
Tenga en cuenta que después de describir los factores que influyen en el salario inicial y en los aumentos salariales, la OFCCP va a utilizar esas respuestas para emitir una solicitud de información. En al menos una entrevista de la que tenemos conocimiento, un testigo de compensación explicó que el mercado laboral tiene mucho que ver con la capacidad de la empresa para fijar el salario inicial, así como con la magnitud de cualquier aumento de los salarios de los empleados existentes. La solicitud de información de seguimiento del responsable de cumplimiento de la OFCCP pedía al contratista que incluyera una columna para el mercado laboral, como si esa información se hubiera registrado claramente para cada persona de la base de datos en un campo mantenido en el HRIS o en el sistema de nóminas. (Esto no quiere decir que las empresas deban ofrecer explicaciones sobre las diferencias salariales sólo si esas variables explicativas tienen los correspondientes campos de datos claramente registrados en su sistema de información sobre recursos humanos o en su sistema de nóminas durante una entrevista con la OFCCP. Por el contrario, como señalamos más adelante, disponer de grandes ejemplos de factores que influyen en la retribución o afectan a la misma, independientemente de que estén cuantificados, suele ser muy útil para que los funcionarios encargados del cumplimiento de la normativa lo aprecien).
Sin embargo, es más probable que se produzcan entrevistas como ésta en el futuro, ya que la OFCCP pronto va a tener acceso a datos resumidos de remuneración de todos los contratistas y, a menos que la OFCCP permita a los empleadores cargar datos por puesto de trabajo, la herramienta va a producir diferencias medias en la remuneración, al igual que la brecha salarial de la Casa Blanca, cuando se agrupa artificialmente a empleados en situaciones diferentes. La OFCCP publicará en breve su Notificación de Propuesta de Normativa (NPRM) sobre la herramienta de recopilación de datos de remuneración que el Presidente ordenó desarrollar al Secretario de Trabajo. El NPRM se publicará el 6 de agosto o antes.
Es probable que el NPRM genere cierta controversia. La OFCCP no ha sido transparente sobre el propósito para el que quiere recopilar los datos. Es de esperar que la OFCCP sea clara a este respecto en el NPRM. Utilizar los datos para decidir a quién se va a auditar es un uso completamente distinto del de llegar a una conclusión analítica sobre la remuneración justa a partir de una instantánea de los datos de remuneración tomados un día en el tiempo, pero ambos fines están plagados de problemas legales. Si la OFCCP utiliza los datos para seleccionar las empresas a auditar, parece ser incompatible con el requisito constitucional de la Cuarta Enmienda sobre la aleatoriedad de la lista de selección de auditorías que la OFCCP genera cada año en el marco del actual Sistema de Selección de Contratistas Federales (FCSS). En la actualidad, cuando el responsable del cumplimiento envía una carta de programación utilizando la lista del FCSS, no tiene acceso a ningún dato presentado previamente. No hay presunción de culpabilidad o inocencia, sólo neutralidad en el inicio del proceso. Si la OFCCP utiliza los datos de remuneración recopilados para seleccionar empresas para una auditoría, la mentalidad del responsable del cumplimiento dejará de ser neutral y pasará a ser una mentalidad que presume el incumplimiento.
Utilizarla como base jurídica para solicitar datos adicionales gravosos coloca a los contratistas públicos en una situación de desventaja competitiva en el mercado en comparación con sus homólogos no públicos, que no tienen ni de lejos la sobrecarga normativa.
Todavía no se sabe si los datos recopilados se utilizarán como herramienta de selección o como forma de afinar en la presunta discriminación salarial, o si serán evaluados por la Oficina Nacional o por estadísticos y economistas del trabajo, pero lo que hemos experimentado a lo largo del tiempo es que cuando los responsables de cumplimiento más reflexivos han afinado en ejemplos de empleados en situación similar que ganan cantidades diferentes, y han pedido al contratista que los explique -ya sea a través de datos o de la narración-, las empresas son capaces de explicar esas diferencias basándose en razones legítimas y no discriminatorias, y no por motivos de raza o sexo.
Con el tiempo, parece que las razones que más resuenan entre los responsables de cumplimiento más reflexivos y experimentados son las siguientes:
- Diferencias en las funciones
- Diferentes conjuntos de habilidades, títulos educativos, certificaciones
- Diferente experiencia pertinente, diferente experiencia total
- Rendimiento individual (ayuda disponer de esas evaluaciones) y rendimiento de la empresa
- Diferencias entre departamentos (o facultades y escuelas en el entorno académico)
Luego hay diferencias muy significativas que son más difíciles de cuantificar, que rara vez se mantienen en ninguna base de datos del SIRH, pero que a menudo desempeñan un papel fundamental en las explicaciones salariales:
- Mercado laboral, por ejemplo cuando la estructura interna de remuneración de los empleados con antigüedad no ha seguido el ritmo del mercado laboral externo para las nuevas contrataciones.
- Salarios de adquisición (estructura salarial preexistente establecida por una empresa predecesora o un vendedor que no se ha integrado completamente en el momento de la revisión de cumplimiento).
- El solicitante negoció un salario inicial más alto o la institución se encontró en una guerra de ofertas contra otras empresas o instituciones.
- Excedencias o lagunas en la continuidad de la plantilla
Por supuesto, hay muchos más ejemplos de razones plausibles y no discriminatorias para las diferencias salariales entre empleados en situación similar.
En los próximos dos o tres meses, será importante que los contratistas reflexionen sobre la base de las diferencias entre empleados en situación similar en sus propias plantillas, de modo que la OFCCP pueda aprovechar esa información en su proceso de elaboración de normas. Si los contratistas elaboran una lista de empleados en situación similar con diferencias salariales medias, y toman una muestra aleatoria de ellos, es probable que desarrollen algunos ejemplos muy sólidos de por qué una herramienta de talla única no va a ser significativa, ya sea como herramienta de selección o como herramienta analítica.
O eso, o podemos esperar que la OFCCP dé a los contratistas del gobierno un "pase" para las diferencias salariales medias de hasta el 13%, al igual que la diferencia media de la Casa Blanca en el pago. Eso encajaría sin duda en la advertencia del Presidente Obama al Secretario de Trabajo de no dirigir los recursos de ejecución de la OFCCP hacia entidades para las que los datos notificados no sugieran indicios de posibles violaciones salariales, pero no parece muy realista.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
