Herramientas para su caja de herramientas - Una visión general de la compensación simplificada

Sí, lo ha entendido bien. Un análisis de su retribución mientras realiza una autoauditoría, al menos una visión general como la que suele hacer en una auditoría documental la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP), puede ser relativamente sencillo. Esto no se debe a que la agencia carezca de los conocimientos necesarios para llevar a cabo análisis complejos de la remuneración, sino a que el gran número de auditorías que la agencia investiga cada año hace que la realización de análisis complejos de la remuneración o de regresión no sea práctica en cada auditoría documental.

Aunque es imperativo garantizar que la retribución de una empresa no es discriminatoria en ningún aspecto, para sobrevivir a una auditoría, como puede decirle cualquiera que haya pasado por este proceso, a menudo es necesario dar un paso preliminar adicional. Se trata de abordar el autoanálisis de la misma manera que un funcionario de cumplimiento de la OFCCP. Este paso es fundamental, pero no es en absoluto difícil. Esto le permite ver exactamente lo que el funcionario de cumplimiento es probable que vea, tomar cualquier acción correctiva antes de tiempo y presentar la información en la luz más favorable para su empresa.

¿Por qué es esto importante, cuando su análisis demostrará en última instancia que su empresa paga justamente a sus empleados? Porque ayuda a evitar llegar a un punto en el que usted está tratando de explicar cualquier cosa a la OFCCP. Siempre es mejor estar a la ofensiva que a la defensiva. Todo el mundo sabe que los equipos con más éxito llegan a conocer y entender a sus oponentes en un esfuerzo por predecir su comportamiento y ganar el partido. Aunque no se trata de un juego, el sentido común sugiere que la misma práctica aumentará las probabilidades de éxito en una auditoría.

Suponer que todo irá bien porque uno confía en que su empresa no discrimina es un error que se repite una y otra vez y del que a menudo se aprovecha la OFCCP. En el momento en que un contratista llega a esa posición defensiva, la agencia ha invertido tiempo y recursos en la auditoría, y es mucho menos probable que abandone el asunto.

Por lo tanto, es fundamental pensar en todos los análisis desde la perspectiva de un funcionario de cumplimiento de la OFCCP, incluso antes de que comience la auditoría. Al hacerlo, hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes. El auditor puede saber mucho, pero lo más probable es que sepa muy poco sobre su empresa, y aún menos sobre su sistema de remuneración. Los auditores investigan una amplia variedad de sectores, como la fabricación, la ingeniería, la tecnología, las finanzas y el transporte, por nombrar sólo algunos.

Entender cómo funcionan los sistemas de retribución puede ser todo un reto para el personal de nivel básico, como el de un servicio de asistencia informática o un representante de un centro de llamadas. Entender puestos complejos de nivel superior, como ingenieros mecánicos superiores, gestores de proyectos certificados o personal de ventas a comisión, suele ser muy problemático para la agencia, incluso entre personal experimentado, sobre todo porque los sistemas de retribución varían mucho de una empresa a otra.

Muestre a la OFCCP lo que quiere que vea y proporciónele lo que necesita para cerrar su auditoría.

Los responsables de cumplimiento que realizan auditorías rutinarias no sólo suelen saber poco sobre su empresa en particular o su estructura salarial concreta, a menos que usted se lo diga, sino que además no suelen estar especializados en el análisis de la remuneración. Recuerde que están investigando una amplia variedad de sectores para comprobar el cumplimiento de una serie de leyes y reglamentos, además de la retribución, por lo que convertirse en un experto en un área es menos probable para cualquier generalista.

Además, los datos de que dispone la OFCCP en respuesta a la carta de programación son muy limitados. No incluyen mucho más que datos salariales anualizados o reales, sexo, raza/etnia, fecha de contratación, cargo, categoría EEO-1 y grupo de trabajo. Por lo tanto, aproveche la oportunidad para autoauditarse y presentar sus datos de la manera más favorable para su empresa. Muestre a la OFCCP lo que quiere que vea y proporciónele lo que necesita para cerrar su auditoría.

Con el fin de clasificar los miles de auditorías que la agencia realiza cada año, la OFCCP necesita tener algún tipo de enfoque sistemático o práctico, a pesar de que las empresas auditadas son tan diferentes. Tienen que empezar por algún sitio en lo que respecta a la retribución, y suele ser con una visión general. Aunque, por supuesto, no hay manera de predecir exactamente lo que hará un funcionario de cumplimiento en cada caso, la naturaleza humana es tomar el camino de menor resistencia, y esto no es diferente para un empleado del gobierno. Por lo tanto, haga la misma prueba cuando vea un resumen de su remuneración en una autoauditoría que la que suele hacer un funcionario de cumplimiento en una auditoría documental. Este sencillo método es la forma en que la OFCCP podría encontrar una diferencia en la remuneración a primera vista. La OFCCP define lo que es una diferencia en sus FAQ:
 

Así que veamos los pasos a seguir para analizar y luego presentar su remuneración desde una perspectiva práctica, teniendo en cuenta la definición de la agencia de lo que constituye una "diferencia mensurable más pruebas suficientes". Utilizando los datos que tendrá el responsable del cumplimiento, empiece a comparar los salarios medios entre las agrupaciones salariales adecuadas en función de la raza, la etnia y el sexo (hablaremos de las agrupaciones salariales adecuadas dentro de un momento). Al hacerlo, podrá ver a quién se paga por encima y por debajo de la media en cada grupo por una diferencia del 2% o de 2.000 dólares, una "diferencia mensurable" utilizada a menudo por la agencia en las auditorías documentales. A continuación, puede empezar a investigar por qué ese empleado o esos empleados cobran más o menos que la media. He aquí un ejemplo. Si está examinando a todos sus profesionales por género, sumará los salarios de los hombres de este grupo de trabajo y los dividirá por el número de empleados masculinos en este grupo de trabajo, y luego hará lo mismo por separado para las mujeres. ¿Existe alguna diferencia que incumpla la norma de la OFCCP (2% o 2.000 $)? En el caso de los profesionales, probablemente sí.

En este punto hay varias cosas en las que pensar. ¿Qué agrupaciones utilizará probablemente la agencia? ¿Deberían considerar a todos sus profesionales juntos? En estos momentos, todo lo que tiene la OFCCP para elaborar agrupaciones salariales son los títulos de los puestos, los grupos de puestos y las categorías EEO-1. Pase lo que pase, cuando se utiliza una diferencia tan pequeña como comparador, es probable que haya diferencias del 2% o de 2.000 dólares en algún lugar de su plantilla. La primera pregunta que hay que hacerse al examinar un indicador es si los grupos comparativos deben analizarse juntos en primer lugar. En caso negativo, ¿por qué no? ¿Cómo puede presentar mejor estos datos a la agencia para que no se agrupe a estos empleados? Podría reconsiderar sus agrupaciones o denominaciones de puestos. Fíjese también en los patrones de sus datos. Si, sea cual sea el puesto, un grupo gana siempre un 2% o 2.000 dólares más, puede que haya un problema salarial que deba remediarse, independientemente de cómo estén agrupados los empleados. Sin embargo, si sólo hay un problema cuando los empleados están agrupados de una forma determinada, busque una razón que justifique por qué estos empleados no deben compararse entre sí. Es decir, es probable que exista una razón no discriminatoria para la diferencia de retribución.

La segunda pregunta que debe plantearse, si las agrupaciones son adecuadas, tiene dos partes. ¿Cuál es la razón no discriminatoria del impacto dentro de ese grupo y podrá encontrarla la OFCCP en su presentación? Cuando realice su análisis y tenga una disparidad salarial del 2% o de 2.000 dólares, eche un vistazo a sus valores atípicos y averigüe por qué están por encima o por debajo de la línea de la OFCCP. Este es el análisis de cohortes de la OFCCP.

Recuerde que la ausencia de pruebas suele ser "prueba suficiente" de discriminación.

Veamos algunos ejemplos comunes. Algunas industrias tienen grandes oleadas de despidos y recontrataciones, y podría ser beneficioso diferenciar a estos empleados en la presentación, ya que los recontratados suelen empezar con un salario más alto que los nuevos contratados. Otro ejemplo son las autorizaciones de seguridad. A menudo se buscan personas que ya dispongan de ciertas autorizaciones por su experiencia militar o policial. Tal vez se trate de una certificación especial, una habilidad, unas horas extraordinarias, un lugar de trabajo o un ascenso reciente desde otro puesto. Lo que suele ser difícil de demostrar es que se necesitaba un salario inicial elevado para atraer a una persona concreta de su último trabajo o para evitar que fuera cazada furtivamente. ¿Necesita hacer un seguimiento del salario anterior de sus empleados? Tal vez. ¿Y los aumentos por rendimiento? Piense en los registros que la OFCCP querría ver para justificar las diferencias salariales en los expedientes de personal. La clave final es si existe un apoyo no discriminatorio para las diferencias salariales de todos los empleados, es decir, no sólo por qué un empleado en particular es elegible para un salario más alto, sino por qué sus compañeros no lo son. Recuerde que la ausencia de pruebas suele ser "prueba suficiente" de discriminación.

Los ejemplos anteriores son sólo algunas de las cuestiones comunes que llegan a los escritorios del responsable de cumplimiento y que podrían explicarse fácilmente. Tal vez, si es consciente de ellos en su autoauditoría, pueda presentar los hechos a la agencia para que el auditor pueda hacerse una idea clara y precisa de por qué se paga a las personas de la forma en que se hace en su organización por adelantado. Aunque a menudo no se recomienda proporcionar a la agencia más información de la que ha solicitado, podría ser apropiado proporcionar alguna información para separar a un determinado grupo o explicar las diferencias salariales al principio para evitar preguntas adicionales más allá de la auditoría documental. Por supuesto, en algunas situaciones, no se pueden evitar las solicitudes adicionales y la OFCCP puede volver sobre los datos o ponerse en contacto con usted para solicitarle información adicional, independientemente de lo bien preparado que esté.

Es importante señalar que gran parte del éxito que ha tenido la OFCCP en la identificación de casos sistémicos o individuales de discriminación retributiva han sido en realidad una cuestión de colocaciones frente a una discrepancia real entre las retribuciones. Por ejemplo, se "canalizó" a las mujeres hacia empleos peor pagados, pero se les pagó adecuadamente por este trabajo. Esto queda fuera del ámbito de este artículo. Sin embargo, cuando realice su análisis de retribución de la manera descrita en este artículo, debería ser capaz de ver patrones manifiestos de canalización en su organización, si es que existen. ¿Hay comparadores, individuos de ambos sexos o de diferentes razas/etnias, en la agrupación? Si no es así, es muy posible que haya un problema de colocación. No necesariamente, pero sin duda es algo que hay que tener en cuenta.

Al realizar una autoauditoría, antes de recibir la carta de programación, habrá comparado los salarios medios por raza, etnia y sexo de los grupos apropiados de su plantilla, y habrá identificado y subsanado cualquier problema de conformidad con las leyes y reglamentos que aplica la agencia. Puede parecer abrumador al principio, pero ir paso a paso y pensar en ello de forma práctica desde una perspectiva humana debería simplificar esta tarea. Sabrá quiénes son los valores atípicos en sus datos de retribución y, por supuesto, tendrá listas las pruebas que respaldan sus decisiones en materia de retribución. Esta preparación ofrece una buena instantánea del estado de la retribución en su organización y le muestra lo que la OFCCP probablemente vería en una auditoría, lo que sitúa a su empresa por delante de muchas otras.

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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.