Tools für Ihren Werkzeugkasten - Ein Überblick über die Vergütung - einfach gemacht

Ja, Sie haben richtig gesehen. Eine Analyse Ihrer Vergütung im Rahmen einer Selbstprüfung, zumindest eine Übersicht, wie sie typischerweise bei einer Schreibtischprüfung durch das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) durchgeführt wird, kann relativ einfach sein. Das liegt nicht daran, dass die Behörde nicht über die Fähigkeiten verfügt, komplexe Vergütungsanalysen durchzuführen, sondern daran, dass die schiere Anzahl der Prüfungen, die die Behörde jedes Jahr durchführt, die Durchführung komplexer Vergütungs- oder Regressionsanalysen bei jeder Schreibtischprüfung unpraktisch macht.

Es ist zwar unerlässlich, sicherzustellen, dass die Vergütung eines Unternehmens in jeder Hinsicht diskriminierungsfrei ist, doch wie jeder, der diesen Prozess bereits durchlaufen hat, bestätigen kann, ist für das Bestehen einer Prüfung oft ein zusätzlicher, vorbereitender Schritt erforderlich. Das bedeutet, dass Sie Ihre Selbstanalyse auf die gleiche Weise angehen müssen wie ein OFCCP-Compliance-Beauftragter. Dieser Schritt ist entscheidend, aber keineswegs schwierig. So können Sie genau sehen, was der Compliance-Beauftragte wahrscheinlich sehen wird, rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen und die Informationen in einem für Ihr Unternehmen möglichst günstigen Licht präsentieren.

Warum ist das wichtig, wenn Ihre Analyse letztendlich zeigen wird, dass Ihr Unternehmen seine Mitarbeiter fair bezahlt? Weil es hilft, eine Situation zu vermeiden, in der Sie versuchen müssen, der OFCCP irgendetwas zu erklären. Es ist immer besser, in der Offensive zu sein als in der Defensive. Jeder weiß, dass die erfolgreichsten Teams ihre Gegner kennen und verstehen lernen, um deren Verhalten vorherzusagen und das Spiel zu gewinnen. Auch wenn es sich nicht um ein Spiel handelt, legt der gesunde Menschenverstand nahe, dass dieselbe Vorgehensweise die Erfolgswahrscheinlichkeit bei einer Prüfung erhöht.

Die Annahme, dass alles in Ordnung sein wird, weil man davon überzeugt ist, dass das eigene Unternehmen nicht diskriminiert, ist ein Fehler, der immer wieder begangen wird und oft von der OFCCP ausgenutzt wird. Wenn ein Auftragnehmer diese defensive Haltung einnimmt, hat die Behörde bereits Zeit und Ressourcen in die Prüfung investiert und wird die Angelegenheit mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mehr fallen lassen.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, alle Analysen aus der Perspektive eines OFCCP-Compliance-Beauftragten zu betrachten, noch bevor die Prüfung beginnt. Dabei sind einige wichtige Punkte zu beachten. Der Prüfer verfügt zwar über ein umfangreiches Wissen, weiß jedoch wahrscheinlich nur sehr wenig über Ihr Unternehmen und noch weniger über Ihr Vergütungssystem. Prüfer untersuchen eine Vielzahl von Branchen, darunter Fertigung, Ingenieurwesen, Technologie, Finanzen und Transportwesen, um nur einige zu nennen.

Es kann schon eine Herausforderung sein, zu verstehen, wie Vergütungssysteme für Einsteigerpositionen wie IT-Helpdesk-Mitarbeiter oder Callcenter-Agenten funktionieren. Das Verständnis komplexer, höherer Positionen wie leitende Maschinenbauingenieure, zertifizierte Projektmanager oder provisionsabhängige Vertriebsmitarbeiter ist für die Agentur oft sehr mühsam, selbst für erfahrene Mitarbeiter, zumal sich die Vergütungssysteme von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden.

Zeigen Sie der OFCCP, was Sie ihr zeigen möchten, und geben Sie ihr, was sie benötigt, um Ihre Prüfung abzuschließen.

Compliance-Beauftragte, die routinemäßige Schreibtischprüfungen durchführen, wissen oft wenig über Ihr Unternehmen oder Ihre Vergütungsstruktur, es sei denn, Sie informieren sie darüber. Außerdem sind sie in der Regel nicht auf Vergütungsanalysen spezialisiert. Denken Sie daran, dass sie eine Vielzahl von Branchen auf die Einhaltung einer Reihe von Gesetzen und Vorschriften überprüfen, die über die Vergütung hinausgehen. Daher ist es für Generalisten eher unwahrscheinlich, dass sie Experten auf einem bestimmten Gebiet werden.

Darüber hinaus sind die Daten, über die die OFCCP als Antwort auf das Terminschreiben verfügt, sehr begrenzt. Sie umfassen nicht viel mehr als annualisierte oder tatsächliche Gehaltsdaten, Geschlecht, Rasse/Ethnizität, Einstellungsdatum, Berufsbezeichnung, EEO-1-Kategorie und Berufsgruppe. Nutzen Sie daher die Gelegenheit, eine Selbstprüfung durchzuführen und Ihre Daten in einem für Ihr Unternehmen möglichst günstigen Licht zu präsentieren. Zeigen Sie der OFCCP, was Sie ihr zeigen möchten, und geben Sie ihr, was sie braucht, um Ihre Prüfung abzuschließen.

Um die Tausenden von Audits zu sortieren, die die Behörde jedes Jahr durchführt, benötigt die OFCCP einen systematischen oder praktischen Ansatz, auch wenn die geprüften Unternehmen sehr unterschiedlich sind. Sie müssen irgendwo mit der Bezahlung beginnen, und das geschieht in der Regel mit einem Überblick. Natürlich lässt sich nicht genau vorhersagen, wie ein Compliance-Beauftragter in jedem einzelnen Fall vorgehen wird, aber es liegt in der Natur des Menschen, den Weg des geringsten Widerstands zu wählen, und das gilt auch für einen Regierungsangestellten. Führen Sie daher bei der Selbstprüfung Ihrer Vergütung denselben Test durch, den ein Compliance-Beauftragter häufig bei einer Aktenprüfung durchführt. Mit dieser einfachen Methode kann die OFCCP auf den ersten Blick Unterschiede bei der Vergütung feststellen. Die OFCCP definiert in ihren FAQs, was ein Unterschied ist:
 

Lassen Sie uns also die Schritte zur Analyse und anschließenden Darstellung Ihrer Vergütung aus praktischer Sicht durchgehen, wobei wir die Definition der Agentur für eine „messbare Differenz plus ausreichende Beweise“ berücksichtigen, die zu einer Klage führen kann. Beginnen Sie anhand der Daten, über die der Compliance-Beauftragte verfügt, mit dem Vergleich der Durchschnittsgehälter zwischen geeigneten Vergütungsgruppen auf der Grundlage von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht (wir werden gleich auf geeignete Vergütungsgruppen eingehen). Auf diese Weise können Sie sehen, wer in jeder Gruppe um 2 % oder 2.000 $ über oder unter dem Durchschnitt liegt, was eine von der Behörde bei Dokumentenprüfungen häufig verwendete „messbare Differenz“ ist. Anschließend können Sie mit Ihrer Recherche beginnen, um zu verstehen, warum dieser oder diese Mitarbeiter mehr oder weniger als der Durchschnitt verdienen. Hier ein Beispiel. Wenn Sie alle Ihre Fachkräfte nach Geschlecht betrachten, addieren Sie die Gehälter der Männer in dieser Berufsgruppe und dividieren sie durch die Anzahl der männlichen Mitarbeiter in dieser Berufsgruppe. Anschließend wiederholen Sie diesen Vorgang separat für die Frauen. Gibt es eine Differenz, die den OFCCP-Standard (2 % oder 2.000 Dollar) nicht erfüllt? Bei Fachkräften ist dies wahrscheinlich der Fall.

An dieser Stelle gibt es mehrere Dinge zu bedenken. Welche Gruppierungen wird die Behörde wahrscheinlich verwenden? Sollten sie alle Ihre Fachkräfte zusammen betrachten? Derzeit verfügt die OFCCP nur über Stellenbezeichnungen, Berufsgruppen und EEO-1-Kategorien, um Lohngruppierungen zu entwickeln. Unabhängig davon wird es bei der Verwendung einer so geringen Differenz als Vergleichsgröße wahrscheinlich irgendwo in Ihrer Belegschaft Unterschiede von 2 % oder 2.000 Dollar geben. Die erste Frage, die Sie sich bei der Betrachtung eines Indikators stellen sollten, ist, ob die Vergleichsgruppen überhaupt zusammen analysiert werden sollten. Wenn nein, warum nicht? Wie können Sie diese Daten der Behörde besser präsentieren, damit diese Mitarbeiter nicht in einer Gruppe zusammengefasst werden? Sie könnten Ihre Berufsgruppen oder Berufsbezeichnungen noch einmal überprüfen. Sehen Sie sich auch die Muster in Ihren Daten an. Wenn eine Gruppe unabhängig von der Tätigkeit immer 2 % oder 2.000 Dollar mehr verdient, dann gibt es möglicherweise ein Problem mit der Bezahlung, das behoben werden muss, unabhängig davon, wie die Mitarbeiter gruppiert sind. Wenn es jedoch nur dann ein Problem gibt, wenn die Mitarbeiter auf eine bestimmte Weise gruppiert sind, dann finden Sie einen Grund, warum diese Mitarbeiter nicht miteinander verglichen werden sollten. Das heißt, es gibt wahrscheinlich einen nicht diskriminierenden Grund für den Unterschied in der Vergütung.

Die zweite Frage, die gestellt werden muss, wenn die Gruppierungen angemessen sind, besteht aus zwei Teilen. Was ist der nichtdiskriminierende Grund für die Auswirkungen innerhalb dieser Gruppe, und wird die OFCCP diesen in Ihrer Einreichung finden können? Wenn Sie Ihre Analyse durchführen und eine Lohnunterschiede von 2 % oder 2.000 Dollar feststellen, schauen Sie sich Ihre Ausreißer an und finden Sie heraus, warum sie über oder unter der Grenze der OFCCP liegen. Dies ist die Kohortenanalyse der OFCCP.

Denken Sie daran, dass das Fehlen von Beweisen sehr oft ein „ausreichender Beweis” für Diskriminierung ist.

Lassen Sie uns einige gängige Beispiele durchgehen. In einigen Branchen kommt es zu großen Entlassungs- und Wiedereinstellungswellen, und es könnte von Vorteil sein, diese Mitarbeiter in der Einreichung zu unterscheiden, da Wiedereinstellungen in der Regel mit einem höheren Gehalt beginnen als Neueinstellungen. Sicherheitsüberprüfungen sind ein weiteres Beispiel. Personen, die bereits über bestimmte Sicherheitsüberprüfungen aufgrund ihrer Erfahrung beim Militär oder bei der Strafverfolgung verfügen, sind oft sehr gefragt. Vielleicht handelt es sich um eine spezielle Zertifizierung, eine besondere Fähigkeit, Überstunden, den Standort oder darum, dass die Person erst kürzlich aus einer anderen Position befördert wurde. Oft ist es schwierig zu zeigen, dass ein hohes Einstiegsgehalt notwendig war, um eine bestimmte Person von ihrem letzten Arbeitsplatz abzuwerben oder um zu verhindern, dass sie abgeworben wird. Müssen Sie die früheren Gehälter Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen? Vielleicht. Wie sieht es mit Leistungssteigerungen aus? Denken Sie an die Unterlagen, die die OFCCP sehen möchte, um Gehaltsunterschiede in Personalakten zu begründen. Der entscheidende Punkt ist letztendlich, ob es eine nichtdiskriminierende Begründung für Gehaltsunterschiede für alle Mitarbeiter gibt, d. h. nicht nur, warum ein bestimmter Mitarbeiter Anspruch auf ein höheres Gehalt hat, sondern auch, warum seine Kollegen keinen Anspruch darauf haben. Denken Sie daran, dass das Fehlen von Beweisen sehr oft ein „ausreichender Beweis” für Diskriminierung ist.

Die oben genannten Beispiele sind nur einige der häufigsten Probleme, mit denen Compliance-Beauftragte konfrontiert werden und die leicht zu erklären sind. Wenn Sie sich dieser Probleme bei Ihrer Selbstprüfung bewusst sind, können Sie die Fakten der Behörde vorlegen, damit sich der Prüfer ein klares und genaues Bild davon machen kann, warum die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen so bezahlt werden, wie sie bezahlt werden. Obwohl es oft nicht empfehlenswert ist, der Behörde mehr Informationen zur Verfügung zu stellen, als sie angefordert hat, kann es sinnvoll sein, einige Informationen zur Abgrenzung einer bestimmten Gruppe oder zur Erklärung von Lohnunterschieden im Voraus bereitzustellen, um zusätzliche Fragen über die Schreibtischprüfung hinaus zu vermeiden. Natürlich lassen sich in manchen Situationen zusätzliche Anfragen nicht vermeiden, und die OFCCP kann die Daten zurückverfolgen oder Sie um zusätzliche Informationen bitten, unabhängig davon, wie gut Sie vorbereitet sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Großteil des Erfolgs, den die OFCCP bei der Identifizierung systemischer oder individueller Fälle von Lohndiskriminierung erzielt hat, in Wirklichkeit eine Frage der Stellenvergabe und nicht einer tatsächlichen Lohnunterschiede war. Beispielsweise wurden Frauen in schlechter bezahlte Jobs „gelenkt”, erhielten jedoch eine angemessene Bezahlung für diese Arbeit. Dies liegt außerhalb des Rahmens dieses Artikels. Wenn Sie jedoch Ihre Vergütungsanalyse wie in diesem Artikel beschrieben durchführen, sollten Sie in der Lage sein, offensichtliche Muster der Kanalisierung in Ihrem Unternehmen zu erkennen, sofern solche vorhanden sind. Gibt es in der Gruppe Vergleichspersonen, Personen beider Geschlechter oder verschiedener Rassen/Ethnien? Wenn nicht, könnte es sich durchaus um ein Problem der Stellenvergabe handeln. Das muss nicht unbedingt der Fall sein, aber es ist sicherlich etwas, das man sich genauer ansehen sollte.

Bei einer Selbstprüfung haben Sie, noch bevor Sie das Planungsschreiben erhalten, die Durchschnittsgehälter nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht der entsprechenden Gruppen in Ihrer Belegschaft verglichen und alle Probleme identifiziert und behoben, die mit den von der Behörde durchgesetzten Gesetzen und Vorschriften im Einklang stehen. Das mag zunächst überwältigend erscheinen, aber wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen und die Sache aus menschlicher Perspektive betrachten, sollte sich diese Aufgabe vereinfachen. Sie wissen dann, wer die Ausreißer in Ihren Vergütungsdaten sind, und natürlich haben Sie Ihre Belege bereit, um Ihre Vergütungsentscheidungen zu untermauern. Diese Vorbereitung gibt einen guten Überblick über die Vergütungssituation in Ihrem Unternehmen und zeigt Ihnen, was die OFCCP bei einer Prüfung wahrscheinlich feststellen würde, wodurch Ihr Unternehmen vielen anderen voraus ist.

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.