Para una amplia gama de empresas durante la crisis de la COVID-19, la carga de trabajo del departamento jurídico es mayor que nunca. Por ello, los profesionales de operaciones jurídicas se ven sometidos a una enorme presión para mantener el buen funcionamiento del ecosistema jurídico formado por el personal interno, los asesores externos, otros proveedores y los procesos que los vinculan.
Ese ecosistema es crucial, tal y como ha explicado en el pasado Gilead Sciences, una empresa que se encuentra en el centro de la lucha contra la COVID-19, al igual que otros expertos en operaciones jurídicas. ¿Mantenerlo intacto e incluso tomar medidas para optimizar su rendimiento en estas difíciles circunstancias? Puede parecer un reto abrumador.
Afortunadamente, hay líderes de operaciones jurídicas que pueden ofrecer lecciones y orientación sobre cómo ayudar a que ese ecosistema jurídico sobreviva. Y tal vez incluso prospere y se vuelva más eficaz y eficiente a medida que salimos de la pandemia.
A continuación, encontrarás sus opiniones y recomendaciones. Todas las personalidades destacadas del ámbito de las operaciones jurídicas que se mencionan también participarán como ponentes en nuestra Cumbre Virtual, Continuidad durante el coronavirus.
Por lo tanto, sus consejos, todos ellos positivos, pragmáticos y visionarios, ofrecen una muestra de lo que se está compartiendo con la comunidad de operaciones jurídicas en este evento en línea.
Gary Tully, Gilead Sciences
Como director de Operaciones Jurídicas de Gilead Sciences, donde se está llevando a cabo una investigación muy prometedora (y publicitada) sobre el tratamiento de la COVID-19, Gary compartió las experiencias de su equipo en el desarrollo de un ecosistema tecnológico jurídico en este seminario web y un acompañamiento estudio de caso. ¿Algunas de las cosas que mencionó entonces también se trataron durante su sesión inaugural en la Cumbre Virtual con el director ejecutivo de Mitratech, Mike Williams?
- Establecer prioridades es un primer paso esencial para añadir las nuevas herramientas necesarias al conjunto de tecnologías jurídicas con el fin de respaldar el ecosistema jurídico. Una parte inicial y fundamental del proceso de Gilead fue decidir qué herramientas debían ser las primeras en actualizarse o añadirse a su conjunto de tecnologías.
- Las personas y los procesos son fundamentales: «Al igual que con todas estas tecnologías», nos dijo, «hay más que el componente tecnológico que contribuye a su éxito. ¿Qué procesos tenemos implementados y están optimizados? ¿Las personas que realizan estas tareas tienen las funciones, responsabilidades y obligaciones adecuadas para llevar a cabo la tarea?».
- No se sorprenda cuando reciba apoyo de los abogados: En un momento dado, se consideraba que los abogados eran reacios a adoptar nuevas tecnologías o prácticas, pero esa expectativa ya estaba cambiando cuando Gary habló con nosotros. Las exigencias del COVID-19 en materia de continuidad empresarial pueden acelerar esa adopción.
Mike Russell, Tecnologías Trane
Mike es líder Lean – Operaciones legales en Trane Technologies, y aporta a su cargo una visión innovadora en la búsqueda de la optimización de procesos. ¿Cuál es la tarea de su panel durante la Cumbre Virtual? Profundizar en cómo las operaciones legales son la columna vertebral de la continuidad del negocio. Al ser pioneros en nuevas herramientas y procesos, pueden ayudar al resto de la organización a estar mejor preparada para hacer frente a futuras interrupciones.
- Aprovecha las redes de contactos: las asociaciones del sector (ACC, CLOC, ILTA) te mantendrán conectado en un mundo en constante cambio; hay muchos recursos a los que recurrir y mucha experiencia de otras personas.
- Desafíe el statu quo: si su organización no ha considerado proveedores de servicios que no sean bufetes de abogados, ¡no hay mejor momento que el presente! Los objetivos fáciles de alcanzar se pueden abordar de forma creativa, logrando realmente hacer más (trabajo) con menos (costos).
- Utilice la automatización sencilla: los formularios y los flujos de trabajo pueden ser de gran ayuda para que las personas realicen un seguimiento de las tareas que tradicionalmente se han realizado de forma manual y/o física (por ejemplo, el correo postal entrante).
Katrina Keiffer, Navistar
Como directora adjunta de Operaciones Jurídicas en Navistar, Katrina cuenta con un historial real de éxitos en la gestión de la evolución de un ecosistema jurídico y de los numerosos elementos que lo componen. Forma parte del panel de expertos de la Cumbre Virtual, en el que se analiza cómo las operaciones jurídicas pueden liderar el camino hacia un marco de continuidad empresarial más ágil y resistente para una empresa:
- Aprovecha la tecnología que tienes a tu disposición: firmas electrónicas, aplicaciones de escaneo, videoconferencias... Todo ello nos ayuda a seguir comunicándonos y funcionando con eficacia.
- Si los proyectos están en suspenso, dedíquese a algunas de esas áreas para las que no ha tenido tiempo: en el caso de Navistar, por ejemplo, estábamos en medio de una implementación de iManage que se ha «pausado» por ahora. Esto nos ha dado la oportunidad de centrarnos más detenidamente en una actualización de nuestro sistema de gestión de asuntos, eCounsel.
- Aprovecha esta oportunidad para centrarte en los planes de continuidad del negocio, tanto técnicos como funcionales: es un buen momento para revisar los planes de continuidad de los sistemas, así como los flujos de trabajo que no están automatizados.
Brian McGovern, Mitratech
Antes de convertirse en director general de Workflow Solutions para Mitratech, Brian dirigió la creación de la función de operaciones jurídicas para grandes empresas internacionales. Más recientemente, ha estado asesorando y recopilando información de empresas de la lista Fortune 500 de todo el mundo sobre las mejores prácticas para hacer realidad las operaciones jurídicas en sus departamentos legales. Su experiencia como profesional con cinturón negro en Lean Six Sigma le proporciona una perspectiva aún mayor sobre cómo afrontar los retos que se le presentan:
- El papel ha muerto: si aún no ha dejado atrás los procesos basados en papel, no hay excusa para seguir utilizándolos en un momento en el que los documentos y flujos de trabajo digitales inteligentes, seguros, rastreables y auditables son el sustituto obvio. El único papel que hoy en día es fundamental es el que se utiliza en el baño.
- Anote activamente «lo que funciona» y «lo que no funciona» durante este periodo: mientras su plantilla trabaje a distancia, recopile toda la información y los datos que pueda sobre el rendimiento de las diferentes estrategias y prácticas. No sabemos exactamente qué nos depara el futuro, ni siquiera con la COVID-19, ni cuándo se producirá la próxima gran perturbación empresarial. Por ejemplo, podríamos estar viviendo y trabajando en medio de otro brote en otoño/invierno de este año.
- Mejora la gestión del conocimiento: si aún no lo has hecho, asegurarte de que se recopilen los datos y metadatos correctos en tus registros, ya sea sobre disputas, contratos, incidentes o incluso solicitudes de asesoramiento y consejo, es una medida inteligente para sobrevivir. Si se producen cambios o interrupciones en el personal jurídico, ese mantenimiento de registros es lo que permitirá a otros asumir y completar el trabajo de manera eficiente. Incluso podría considerar la posibilidad de hacer un seguimiento de si el trabajo recibido por el departamento jurídico está relacionado con la COVID-19; eso podría ser muy útil para mencionarlo más adelante cuando informe sobre el rendimiento del departamento.
Connie Brenton, NetApp
Como jefa de personal/directora sénior de Operaciones Jurídicas en NetApp y fundadora de CLOC, Connie es una de las verdaderas pioneras y figuras destacadas en el avance de las operaciones jurídicas, y su sesión en la Cumbre Virtual con Justin Hectus, director de informática de Keesal Propulsion Labs, cerrará la conferencia con una nota visionaria, ya que ambos miran hacia el futuro de las operaciones jurídicas en un panorama pospandémico. Sus consejos no se alejan de los principios fundamentales que siempre ha defendido, y con razón: siguen siendo absolutamente válidos.
- Simplemente empieza: una herramienta como la automatización del flujo de trabajo legal tiene un efecto de interés compuesto. Si empiezas tarde, no podrás ponerte al día.
- Colaborar: La colaboración es más eficiente, más divertida y da lugar a una mayor creatividad e innovación.
- Sé resiliente: la transformación digital es difícil. Prepárate para cometer errores, levantarte y volver a intentarlo hasta que consigas una solución lo suficientemente buena (perfecta, en algunos casos concretos).
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