Pour un grand nombre d'entreprises, la crise du COVID-19 se traduit par une charge plus lourde que jamais pour le service juridique. De ce fait, les professionnels des opérations juridiques sont soumis à une pression énorme pour assurer le bon fonctionnement de l'écosystème juridique composé du personnel interne, des avocats externes, des autres fournisseurs et des processus qui les relient.
Cet écosystème est crucial, comme l'a expliqué par le passé Gilead Sciences - une entreprise au cœur de la lutte contre le COVID-19 - ainsi que d'autres experts des opérations juridiques. Le maintenir intact, et même prendre des mesures pour optimiser son fonctionnement dans ces circonstances difficiles ? Cela peut sembler un défi de taille.
Heureusement, certains responsables des opérations juridiques sont en mesure de proposer des leçons et des conseils sur la manière d'aider cet écosystème juridique à survivre. Et peut-être même à prospérer et à devenir plus efficace au sortir de la pandémie.
Vous trouverez ci-dessous leurs points de vue et leurs recommandations. Chacune des sommités des opérations juridiques mentionnées est également intervenue lors de notre sommet virtuel, La continuité pendant le coronavirus.
Leurs conseils - tous positifs, pragmatiques et visionnaires - donnent un avant-goût de ce qui sera partagé avec la communauté des services juridiques lors de cet événement en ligne.
Gary Tully, Gilead Sciences
En tant que responsable des opérations juridiques chez Gilead Sciences, où des recherches thérapeutiques très prometteuses (et rendues publiques) sont en cours sur le COVID-19, Gary a partagé l'expérience de son équipe dans le développement d'un écosystème de technologie juridique dans les pays de l'UE. ce webinaire et un document d'accompagnement étude de cas. Certains des sujets qu'il a évoqués à l'époque ont également été abordés lors de la session d'ouverture du sommet virtuel avec Mike Williams, PDG de Mitratech.
- L'établissement de priorités est une première étape essentielle dans l'ajout de nouveaux outils nécessaires à une pile de technologies juridiques pour soutenir l'écosystème juridique. L'une des premières étapes du processus de Gilead a été de décider quels outils devaient être mis à jour ou ajoutés en priorité à leur pile.
- Les personnes et les processus sont essentiels : "Comme pour toutes ces technologies, nous a-t-il dit, il n'y a pas que la composante technologique qui contribue à leur succès. Quels sont les processus en place et sont-ils optimisés ? Les personnes qui effectuent ces tâches ont-elles les rôles et les responsabilités adéquats et sont-elles tenues de rendre compte de l'accomplissement de la tâche ?
- Ne soyez pas surpris si vous obtenez le soutien de votre avocat : Il fut un temps où les avocats étaient considérés comme des convertis réticents aux nouvelles technologies ou aux nouvelles pratiques, mais cette attente était déjà en train de changer au moment où Gary s'est entretenu avec nous. Les exigences de COVID-19 en matière de continuité des activités pourraient accélérer cette évolution.
Mike Russell, Trane Technologies
Mike est Lean Leader - Legal Operations chez Trane Technologies, et apporte à son rôle son sens de l'innovation dans la poursuite de l'optimisation des processus. La tâche de son groupe pendant le sommet virtuel ? Approfondir la manière dont les opérations juridiques constituent l'épine dorsale de la continuité des activités. En mettant au point de nouveaux outils et processus, ils peuvent aider le reste de l'organisation à mieux s'équiper pour faire face à de futures perturbations.
- Tirez parti de la mise en réseau des pairs : Les associations sectorielles (ACC, CLOC, ILTA) vous permettront de rester en contact dans un monde en constante évolution ; vous pourrez y puiser de nombreuses ressources et profiter de l'expérience des autres.
- Remettez en question le statu quo : Si votre organisation n'a pas encore envisagé de faire appel à des prestataires de services autres que des cabinets d'avocats, c'est le moment ou jamais ! Il est possible de trouver des ressources de manière créative pour faire plus (de travail) avec moins (de coûts).
- Recourir à l'automatisation simple : Les formulaires et les flux de travail peuvent grandement contribuer à aider les gens à assurer le suivi de tâches traditionnellement manuelles et/ou physiques (par exemple, le courrier papier entrant).
Katrina Keiffer, Navistar
En tant que directrice adjointe des opérations juridiques chez Navistar, Katrina a réussi à gérer l'évolution d'un écosystème juridique et les nombreux éléments mobiles qui le composent. Elle fait partie du panel de haut niveau du Virtual Summit qui explore comment les opérations juridiques peuvent ouvrir la voie à un cadre de continuité des activités plus agile et plus résilient pour une entreprise :
- Tirez parti de la technologie dont vous disposez : signatures électroniques, applications de numérisation, vidéoconférences - tout cela nous aide à continuer à communiquer et à fonctionner efficacement.
- Si des projets sont en suspens, travaillez sur certains des domaines pour lesquels vous n'avez pas eu le temps : Pour Navistar, par exemple, nous étions au milieu d'une mise en œuvre d'iManage qui a été mise en "pause" pour le moment. Cela nous a permis de nous concentrer davantage sur la mise à niveau de notre système de gestion des dossiers, eCounsel.
- Profitez de cette occasion pour vous concentrer sur les plans de continuité des activités, tant techniques que fonctionnels : c'est le bon moment pour réviser les plans de continuité des systèmes, ainsi que les flux de travail qui ne sont pas automatisés.
Brian McGovern, Mitratech
Avant de devenir directeur général des solutions de flux de travail chez Mitratech, Brian a dirigé la mise en place de la fonction de gestion juridique pour de grandes entreprises internationales. Plus récemment, il a conseillé et recueilli les avis d'entreprises Fortune 500 du monde entier sur les meilleures pratiques à mettre en œuvre pour faire des opérations juridiques une réalité pour leurs services juridiques. Son expertise en tant que ceinture noire de Lean Six Sigma lui donne encore plus de recul sur la manière de relever les défis qui se présentent :
- Le papier est mort : si vous n'avez pas encore dépassé les processus basés sur le papier, vous n'avez aucune excuse pour vous y tenir à un moment où des documents et des flux de travail numériques intelligents, sécurisés, traçables et vérifiables constituent la solution de remplacement évidente. Le seul papier critique aujourd'hui est celui qui est utilisé dans les toilettes.
- Consignez activement "ce qui fonctionne" et "ce qui ne fonctionne pas" au cours de cette période : Pendant que votre personnel est à distance, recueillez autant d'informations et de mesures que possible sur les performances des différentes stratégies et pratiques. Nous ne savons pas exactement ce que l'avenir nous réserve, même avec COVID-19, ni quand arrivera la prochaine grande perturbation commerciale. Nous pourrions vivre et travailler avec une nouvelle épidémie en automne/hiver cette année, par exemple.
- Améliorer la gestion des connaissances : Si vous ne l'avez pas encore fait, vous assurer que les bonnes données et métadonnées sont saisies dans vos dossiers, qu'il s'agisse de litiges, de contrats, d'incidents ou même de demandes d'avis et de conseils, est une mesure de survie intelligente. En cas de changements ou de perturbations au sein du personnel juridique, c'est la tenue de ces dossiers qui permettra à d'autres personnes de reprendre et d'achever le travail de manière efficace. Vous pourriez même envisager de vérifier si le travail reçu par le service juridique est lié à COVID-19 ; cela pourrait être très utile à rappeler plus tard lorsque vous ferez un rapport sur les performances du service.
Connie Brenton, NetApp
En tant que chef du personnel/directeur principal des opérations juridiques chez NetApp et fondatrice du CLOC, Connie est l'une des véritables pionnières et guides de l'avancement des opérations juridiques. Sa session au sommet virtuel avec Justin Hectus, DSI de Keesal Propulsion Labs, clôturera la conférence sur une note visionnaire alors qu'ils se penchent sur l'avenir des opérations juridiques dans un paysage post-pandémique. Ses conseils ne s'écartent pas des principes fondamentaux qu'elle a toujours défendus, et ce pour de bonnes raisons : Ils sont toujours absolument valables.
- Il suffit de commencer : Un outil tel que l'automatisation du flux de travail juridique a un effet d'intérêt composé. Si vous commencez tard, vous ne pourrez pas vous rattraper.
- Collaborer : La collaboration est plus efficace, plus amusante et plus créative.
- Faire preuve de résilience : La transformation numérique est difficile. Prévoyez de faire des erreurs, de vous relever et d'essayer à nouveau, jusqu'à ce que vous ayez une solution suffisamment bonne (parfaite, dans certains cas particuliers).
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