Incorporación de proveedores

¿Cuántos departamentos de su organización se encargan de la incorporación de proveedores? Todos ellos. ¿Cuántos se aseguran de que los nuevos proveedores cumplan todas las directrices establecidas por sus equipos jurídicos y de seguridad? No tantos como debería.

Las empresas suelen trabajar con procesadores de texto o listas de verificación en hojas de cálculo para asegurarse de que los nuevos proveedores, socios y empresas externas cuenten con las autorizaciones internas necesarias para iniciar el proceso formal de incorporación. Mediante el uso de la automatización de ciclo completo, los departamentos de compras y jurídico pueden trabajar codo con codo para garantizar que se introduzca la información correcta sobre los proveedores, que se sincronice con los sistemas actuales de toda la empresa y que los protocolos de incorporación de los equipos estén completos y cuenten con un registro de auditoría verificado.

Diversidad e inclusión

El tema de la diversidad y la inclusión se ha convertido en una prioridad cada vez mayor entre muchos ejecutivos y departamentos jurídicos. No existe una única forma de abordar los nuevos requisitos de los estados, las asociaciones y las políticas cambiantes de las empresas. La mayoría de las empresas abordan la diversidad, la equidad y la inclusión desde dos perspectivas:

Internamente: ¿Qué están haciendo los equipos para garantizar que los empleados se sientan escuchados y comprendidos por la empresa? ¿Cómo se lleva a cabo actualmente la contratación y hay formas de abrirse y ser más inclusivos?

Externamente: ¿Quiénes son los proveedores y las empresas con los que decidimos hacer negocios y son diversos? ¿Cómo nos aseguramos de elegir los proveedores adecuados para nosotros en función de sus especialidades y conocimientos expertos?

La posibilidad de formular las preguntas necesarias para abordar los cambios en los valores empresariales de una manera eficiente y eficaz es la razón por la que muchas empresas están recurriendo a procesos automatizados. También ayuda el hecho de que un proceso automatizado puede proporcionar una funcionalidad 100 % anónima, lo que hace que las personas se sientan cómodas al responder.

Gestión de contratos

Desde el inicio de una solicitud, pasando por las aprobaciones y las firmas electrónicas, hasta el almacenamiento de los contratos completados, es importante contar con una gestión de contratos segura y virtual, que se ha vuelto más frecuente a medida que los empleados se dispersan.

Los procesos tradicionales, incluso antes de la pandemia, podían estar plagados de posibles errores y costes de tiempo en seguimientos, recordatorios y preguntas repetitivas.  La gestión automatizada de contratos, personalizable según los procesos de su organización, tiene la capacidad de eliminar o identificar los errores humanos y, por lo tanto, reducir los costes derivados. Si se carga un contrato incorrecto, un delegado se niega a firmar o es necesario modificar el texto, se notifica a las partes interesadas adecuadas, que pueden tomar las medidas oportunas de inmediato. Se acabaron los correos electrónicos perdidos o las solicitudes duplicadas de información.

Mesa de operaciones

Los equipos de ventas y servicios no se detienen ante nada. Cuando un acuerdo está listo, es difícil no pasar directamente a los contratos. Sin embargo, la mayoría de las empresas requieren un paso final en el que equipos multifuncionales deben reunirse para discutir el acuerdo, plantear preguntas y tomar decisiones, y finalmente aprobarlo (o rechazarlo). Esto puede ralentizar el ciclo de ventas, y eso es un gran no!

Asegúrate de cerrar tus acuerdos más rápido automatizando un proceso diseñado para recopilar la información adecuada para que cada parte interesada la revise, comente y añada preguntas, y notifique y escale automáticamente de manera oportuna. Antes, solo recopilar los requisitos podía llevar días; ahora, se puede optimizar en una experiencia integral mucho más rápida.

Acuerdos y acuerdos de confidencialidad de autoservicio

Independientemente del tipo de negocio que tenga, no puede evitar la creación, aprobación y ejecución de acuerdos. Normalmente, lo mejor es utilizar plantillas, pero ¿qué ocurre cuando ambas empresas quieren utilizar su propio acuerdo de confidencialidad? Se pueden pasar semanas, a veces meses, intercambiando versiones con correcciones. Hay otros acuerdos y contratos que requieren una atención más específica, y la automatización permite que este proceso sea mucho más rápido.

KP Labs, socio de Mitratech, descubrió que al optimizar el proceso de los acuerdos de confidencialidad, no solo el 44 % de los acuerdos no negociados se completaban en menos de una hora, sino que el 80 % de estos acuerdos se ejecutaban en un día.

No vivimos en un mundo perfecto en el que los acuerdos de confidencialidad no reciban correcciones y modificaciones solicitadas; KP Labs también descubrió que el 53 % de los acuerdos de confidencialidad negociados, cuando se automatizaron, se completaron en un plazo de 5 días, y el 71 % se ejecutaron en menos de 10 días. El ahorro de tiempo de sus asistentes jurídicos, abogados y asesores jurídicos por sí solo hace que la automatización sea una necesidad.

Denuncia anónima

Hay muchas razones para crear flujos de trabajo en los que los empleados y otras personas puedan realizar denuncias anónimas. Desde preocupaciones internas de la empresa hasta infracciones de propiedad intelectual o denuncias sobre otros asuntos, es muy probable que no esté recibiendo comentarios fundamentales sobre lo que podrían ser problemas costosos. Por lo tanto, permita que las personas se sientan cómodas al presentar denuncias y alertas en primer lugar, automatizando el proceso.

Selección de RFP

Las solicitudes de propuestas son algunos de los flujos de trabajo y formularios más importantes que utilizan su equipo de compras y otros departamentos. Son fundamentales y pueden ser procesos complejos y que requieren mucho tiempo, cuyo seguimiento se realiza principalmente en hojas de cálculo de diseño complejo para recopilar toda la información. ¿Qué hace cuando los proveedores no rellenan las celdas como se pretende o vuelven una y otra vez para solicitar más orientación sobre el proceso?

El diseño de un formulario inteligente en línea, inclusivo y basado en plantillas, que se adapte a las necesidades de la empresa y a los mandatos definidos por la normativa, agiliza y facilita los procesos de selección de proveedores y contratistas. La automatización de este proceso contribuirá enormemente cuando envíe solicitudes a múltiples proveedores potenciales.

Incorporación de empleados

Este proceso, y quiénes participan en él, varía en cada empresa. La visibilidad puede perderse a medida que avanza, desde la contratación hasta RR. HH. y otros muchos departamentos que participan en el proceso de incorporación de los empleados. También es un proceso que requiere mucho tiempo para hacer un seguimiento con los compañeros y el empleado.

Asegúrate de responder rápidamente y mantener tus acuerdos de nivel de servicio (SLA) de incorporación con un flujo de trabajo automatizado que incorpore todos los detalles que tu organización necesita gestionar, lo que se traduce en un primer día más fluido para el nuevo empleado. Esto, a su vez, les da una impresión inicial positiva de tu empresa, lo que contribuye a la retención.

Continuidad del regreso a la oficina

La llegada de la COVID-19 y el hecho de que todo el mundo haya tenido que adaptarse al teletrabajo ha cambiado la forma en que las empresas ven sus planes de resiliencia. Saber qué procesos y medidas hay que poner en marcha en respuesta a las condiciones actuales, o teniendo en cuenta la evolución futura, aliviará cualquier posible interrupción de la actividad habitual. La automatización de los flujos de trabajo ha sido fundamental para crear un entorno ágil capaz de gestionar cambios que pueden producirse casi al instante.

¿En el caso de la pandemia? Las empresas tienen que lidiar con la cuestión de quién solicita seguir trabajando a distancia y quién está dispuesto a volver a la oficina. Pero también tendrán que solicitar y canalizar de forma segura la información que ayudará a los responsables de RR. HH. y a los ejecutivos a tomar decisiones sobre los empleados y el personal que trabajará en la oficina y quiénes podrán seguir trabajando desde casa. La automatización de estos procesos facilitará mucho las cosas a todas las partes implicadas.