L'intégration des fournisseurs

Combien de départements de votre organisation sont en train d'intégrer des vendeurs ? Tous. Combien d'entre eux s'assurent que leurs nouveaux vendeurs ont passé toutes les directives que vos équipes juridiques et de sécurité ont mises en place ? Pas autant que vous le devriez.

Les entreprises travaillent souvent à partir de traitements de texte ou de listes de contrôle sur tableur pour s'assurer que tout nouveau fournisseur, partenaire ou entreprise extérieure dispose des autorisations internes nécessaires pour lancer le processus formel d'intégration. En utilisant l'automatisation du cycle complet, les services juridiques et d'approvisionnement peuvent travailler main dans la main pour s'assurer que les informations correctes sur les fournisseurs sont saisies, qu'elles sont synchronisées avec vos systèmes actuels dans toute l'entreprise et que les protocoles d'intégration des équipes sont complets et disposent d'une piste d'audit vérifiée.

Diversité et inclusion

Le thème de la diversité et de l'inclusion est de plus en plus une priorité pour de nombreux cadres et services juridiques. Il n'existe pas de solution unique pour répondre aux nouvelles exigences des États, des associations et de l'évolution des politiques d'entreprise. La plupart des entreprises envisagent la diversité, l'équité et l'inclusion sous deux angles :

En interne : Que font les équipes pour s'assurer que les employés se sentent entendus et compris par l'entreprise ? Comment le recrutement se fait-il actuellement et existe-t-il des moyens de s'ouvrir et de devenir plus inclusif ?

En externe : Qui sont les fournisseurs et les entreprises avec lesquels nous choisissons de travailler et sont-ils diversifiés ? Comment nous assurer que nous choisissons les fournisseurs qui nous conviennent en fonction de leurs spécialités et de leurs connaissances ?

C'est pour pouvoir poser les questions nécessaires à l'évolution des valeurs de l'entreprise de manière efficace et efficiente que de nombreuses entreprises se tournent vers des processus automatisés. Il est également utile qu'un processus automatisé puisse offrir une fonctionnalité 100 % anonyme pour que les gens se sentent bien dans leur réponse.

Gestion des contrats

De l'introduction d'une demande au stockage des contrats terminés, en passant par les approbations et les signatures électroniques, la gestion sécurisée et virtuelle des contrats revêt une importance de plus en plus grande à mesure que les employés sont dispersés.

Les processus traditionnels, même avant la pandémie, pouvaient être truffés d'erreurs potentielles et de pertes de temps en raison des suivis, des rappels et des questions posées. La gestion automatisée des contrats, qui peut être adaptée aux processus de votre organisation, a la capacité d'éliminer ou d'identifier les erreurs humaines et, par conséquent, de réduire les coûts qui en découlent. Si le mauvais contrat est téléchargé, si un délégué refuse de signer ou si la langue doit être modifiée, les bonnes parties prenantes en sont informées et peuvent prendre immédiatement les mesures qui s'imposent. Finis les courriels perdus ou les demandes d'information en double.

Bureau des offres

Les équipes de vente et de services ne s'arrêtent devant personne. Lorsqu'une affaire est prête, il est difficile de ne pas passer directement aux contrats. Cependant, la plupart des entreprises exigent une étape finale au cours de laquelle les équipes interfonctionnelles doivent se réunir pour discuter de l'accord, le remettre en question, prendre des décisions et, enfin, l'approuver (ou le rejeter). Cela peut ralentir le cycle de vente, et c'est un point cardinal. non !

Assurez-vous que vos affaires se concluent plus rapidement en automatisant un processus conçu pour collecter les bonnes informations afin que chaque partie prenante puisse les examiner, les commenter et ajouter des questions, puis les notifier automatiquement et les faire remonter en temps voulu. Autrefois, il fallait des jours pour simplement rassembler les exigences ; aujourd'hui, il est possible de rationaliser le processus en une expérience de bout en bout beaucoup plus rapide.

NDA et accords en libre-service

Quelle que soit votre activité, vous ne pouvez pas échapper à la création, à l'approbation et à l'exécution d'un accord. Les modèles sont généralement la solution, mais que se passe-t-il lorsque les deux entreprises souhaitent utiliser leur propre accord de confidentialité ? Des semaines, voire des mois, de révisions peuvent s'ensuivre. D'autres accords et contrats requièrent une attention plus soutenue et l'automatisation permet d'accélérer le processus.

KP Labs, un partenaire de Mitratech, a constaté qu' en rationalisant un processus d'accord de principe, non seulement 44 % des accords de principe non négociés ont été conclus en moins d'une heure, mais 80 % de ces accords ont été exécutés en moins d'un jour. un jour.

Nous ne vivons pas dans un monde parfait où les accords de confidentialité ne font pas l'objet de révisions et de demandes de modifications ; KP Labs a également constaté que 53 % des accords de confidentialité négociés, lorsqu'ils étaient automatisés, étaient achevés dans les cinq jours et que 71 % d'entre eux étaient exécutés en moins de dix jours. Le gain de temps de vos assistants juridiques, de vos avocats et de vos conseillers juridiques généraux suffit à faire de l'automatisation une nécessité.

Rapports anonymes

Il existe de nombreuses raisons de mettre en place des flux de travail permettant aux employés et à d'autres personnes de faire des signalements anonymes. Qu'il s'agisse de problèmes internes à l'entreprise, de violations de la propriété intellectuelle ou de dénonciations d'autres problèmes, il y a de fortes chances que vous ne receviez pas de retour d'informations cruciales sur des questions qui pourraient s'avérer coûteuses. L'automatisation du processus doit donc permettre aux gens de déposer des rapports et des alertes en toute tranquillité.

Sélection de l'appel d'offres

Les appels d'offres font partie des flux de travail et des formulaires les plus importants utilisés par votre équipe chargée des achats et d'autres services. Ils sont vitaux et peuvent constituer des processus complexes et chronophages, dont le suivi s'effectue le plus souvent à l'aide de feuilles de calcul conçues de manière complexe pour capturer toutes les informations. Que faire lorsque les fournisseurs ne ne remplissent pas les cellules comme prévu ou reviennent encore et encore pour demander plus d'informations sur le processus ?

La conception d'un formulaire intelligent en ligne, complet et modélisé, qui répond aux besoins de l'entreprise et aux exigences réglementaires, permet de rationaliser et de faciliter les processus de sélection des fournisseurs et des entrepreneurs. L'automatisation de ce processus immensément lorsque vous envoyez des offres à plusieurs fournisseurs potentiels.

Embarquement des employés

Ce processus et les personnes qui en font partie diffèrent d'une entreprise à l'autre. La visibilité peut être perdue lorsque le processus passe du recrutement aux ressources humaines et à une multitude d'autres départements qui sont impliqués dans le processus d'intégration des employés. Il s'agit également d'un processus qui nécessite beaucoup de temps pour assurer le suivi avec les collègues et l'employé.

Veillez à répondre rapidement et à respecter vos accords de niveau de service en matière d'intégration grâce à un flux de travail automatisé qui intègre tous les détails dont votre organisation a besoin pour être traitée, ce qui se traduit par une première journée plus harmonieuse pour le nouvel employé. Il en résultera un premier jour plus serein pour le nouvel employé, ce qui lui donnera une première impression positive de votre entreprise et contribuera à le fidéliser.

Continuité des activités de back-to-office

L'avènement du COVID-19 et le fait que tout le monde ait dû passer au travail à domicile ont changé la façon dont les entreprises envisagent leurs plans de résilience. Savoir quels processus et quelles actions mettre en place en réponse aux conditions actuelles, ou en prévision de développements futurs, atténuera toute perturbation potentielle du fonctionnement normal de l'entreprise. L'automatisation des flux de travail a joué un rôle essentiel dans la mise en place d'un environnement souple, capable de gérer des changements qui peuvent survenir presque instantanément.

En cas de pandémie ? Les entreprises doivent faire face à la question de savoir qui demande à rester à distance et qui est prêt à retourner au bureau. Mais elles devront également demander et acheminer en toute sécurité les informations qui aideront les RH et les cadres à prendre les décisions concernant les employés et le personnel au bureau et ceux qui pourront continuer à travailler dans leurs pantoufles. L'automatisation de ces processus facilitera grandement la tâche de toutes les parties concernées.