Programa de Gestión de Políticas
Un programa de gestión de políticas es el esfuerzo global para gestionar y mitigar estos riesgos mediante la comunicación eficaz de las políticas de la empresa sobre toda la gama de cuestiones éticas, de seguridad, de gobernanza y de comportamiento (código de conducta) a las que se enfrentan las organizaciones hoy en día.
Sistemas de automatización de la gestión de políticas
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones modernas -hasta las PYME- utilizan plataformas de software especializadas para gestionar sus programas de políticas. El software de gestión de políticas automatiza muchas de las funciones básicas que intervienen en la elaboración de políticas, su publicación en la organización, la recopilación de respuestas que documentan que los empleados comprenden las políticas (atestación) y la elaboración de informes sobre estos procesos con fines de auditoría.
Las plataformas de gestión de políticas y automatización de procesos de flujo de trabajo mejoran la eficiencia operativa y mitigan significativamente el riesgo al permitir que los equipos jurídicos y de políticas reduzcan sistemáticamente el potencial de daños a la reputación. En última instancia, las soluciones de gestión de políticas permiten a las organizaciones crear un programa de cumplimiento ético y defendible.
Automatización del flujo de trabajo Significado
La automatización del flujo de trabajo es un conjunto de software y servicios que permiten a los equipos de una organización trabajar juntos de forma más eficaz para acelerar los resultados positivos. En el contexto del cumplimiento normativo, la automatización del flujo de trabajo de gestión de políticas mejora la colaboración en grupo para acelerar el trabajo en equipo, incluso entre varios departamentos y recursos externos.
Un ejemplo de flujo de trabajo automatizado de gestión de políticas en acción sería disponer de funciones de cuestionario y firma electrónica integradas en el proceso de certificación de políticas. Una vez que un empleado haya recibido y leído un documento de política, se le pedirá que responda a una breve serie de preguntas y firme que ha entendido el material. La integración de la firma electrónica puede reducir el tiempo de entrega de un documento hasta en un 80%.
¿Qué impulsa la necesidad de automatizar los flujos de trabajo de gestión de políticas?
Muchas de las soluciones de software de gestión de políticas que existen actualmente en el mercado hacen un buen trabajo a la hora de garantizar que las políticas se gestionen y apliquen con eficacia, y se mantengan, distribuyan y certifiquen con precisión. Pero también es cierto que las herramientas dedicadas a la gestión de políticas a menudo se quedan cortas cuando se trata de abordar cuestiones como las excepciones, las divulgaciones y otros asuntos en los que entran en juego el contexto, los matices y la incertidumbre. ¿Qué queremos decir exactamente con esto?
Existen cuatro problemas comunes que todo equipo de cumplimiento de normativas debe tener en cuenta para el software de automatización de la gestión de políticas:
Información sobre regalos e invitaciones
Información sobre la naturaleza, el contexto y el valor de los regalos ofrecidos a los empleados.
Conflictos de intereses
Información sobre la detección y comunicación de posibles conflictos y su seguimiento a lo largo del tiempo.
Excepciones
Cuestiones relativas a las adaptaciones que pueden ser necesarias para las excepciones de asistencia sanitaria de los empleados, las necesidades de dispositivos, etc.
Cuestiones jurídicas
Cuestiones sobre cómo abordar las preocupaciones de los empleados que surgen cuando se ponen en marcha nuevas políticas o se modifican las existentes.
Hasta la fecha, las soluciones de gestión de políticas existentes eran en gran medida ineficaces para estos cuatro problemas de excepciones y divulgación. El hecho es que los sistemas convencionales de automatización de la gestión de políticas se crearon para la publicación, el seguimiento y la elaboración de informes. No se diseñaron para situaciones en las que las implicaciones políticas son inciertas, las circunstancias pueden cambiar con el tiempo, y en las que documentar y preservar complejos hilos de comunicación es esencial para cumplir con las auditorías y las investigaciones reglamentarias.
Dos grandes tecnologías que funcionan muy bien juntas
La combinación de la mejor tecnología de gestión de políticas con la automatización del flujo de trabajo resuelve eficazmente el problema de las excepciones y las divulgaciones. El enfoque combinado -automatización del flujo de trabajo de gestión de políticas- es una nueva categoría de tecnología de cumplimiento, un nuevo conjunto de herramientas para ayudar a los equipos de políticas y cumplimiento a alcanzar sus objetivos.
Ahora pueden disfrutar de una gestión de directivas y un seguimiento del cumplimiento de normativas completos y repletos de funciones, extensibles a toda la organización y configurables para hacer frente a cualquier reto en materia de directivas. Se ha demostrado que este enfoque combinado aporta valor en diversas áreas:
- Ahorro de costes - Impulsa un ROI significativo mediante la automatización de procesos manuales.
- Mejor visibilidad - Aumenta el conocimiento de los riesgos relacionados con las políticas mediante el registro automatizado, el procesamiento y la resolución de excepciones y divulgaciones.
- Informes más precisos - Promueve la granularidad requerida por los reguladores para un programa de cumplimiento eficaz.
- Eficacia de las políticas: mejora la comprensión de las políticas que son eficaces y las que no lo son, para que sepa a qué dedicar los recursos para impulsar los resultados de la gestión de riesgos empresariales.
- Coherencia - Aumenta la previsibilidad de los procesos de gestión de políticas, lo que es fundamental para garantizar que las solicitudes se atienden con prontitud, correctamente y de forma cuantificable.
- Adaptabilidad - Aumenta su capacidad para adaptarse rápidamente a medida que los procesos o los cambios organizativos modifican sus prioridades o su perfil de riesgo.
