Programme de gestion des politiques
Un programme de gestion des politiques est l'effort global pour gérer et atténuer ces risques en communiquant efficacement les politiques de l'entreprise sur l'ensemble des questions d'éthique, de sécurité, de gouvernance et de comportement (code de conduite) auxquelles les organisations sont confrontées aujourd'hui.
Systèmes d'automatisation de la gestion des politiques
De nos jours, la plupart des organisations modernes - jusqu'au niveau des PME - utilisent des plateformes logicielles dédiées pour gérer leurs programmes d'assurance. Les logiciels de gestion des politiques automatisent une grande partie des fonctions essentielles liées à l'élaboration des politiques, à leur publication au sein de l'organisation, à la collecte des réponses attestant que les employés comprennent les politiques (attestation) et à l'établissement de rapports sur ces processus à des fins d'audit.
Les plateformes de gestion des politiques et d'automatisation des processus de travail améliorent l'efficacité opérationnelle et réduisent considérablement les risques en permettant aux équipes chargées des politiques et des affaires juridiques de réduire systématiquement les risques d'atteinte à la réputation. En fin de compte, les solutions de gestion des politiques permettent aux organisations de mettre en place un programme de conformité éthique et défendable.
Signification de l'automatisation du flux de travail
L'automatisation des flux de travail est un ensemble de logiciels et de services qui permettent aux équipes d'une organisation de travailler ensemble plus efficacement afin d'accélérer les résultats positifs. Dans le contexte de la conformité, l'automatisation des processus de gestion des politiques améliore la collaboration au sein du groupe afin d'accélérer le travail d'équipe, même au sein de plusieurs départements et avec des ressources externes.
Un exemple de flux de travail automatisé de la gestion des politiques en action serait l'intégration de capacités de quiz et de signature électronique dans le processus d'attestation des politiques. Une fois qu'un employé a reçu et lu un document de politique, il doit répondre à une courte série de questions et signer pour attester qu'il a compris le contenu. L'intégration de la signature électronique peut réduire le temps d'exécution d'un document de 80 %.
Qu'est-ce qui motive le besoin d'automatisation des processus de gestion des politiques ?
De nombreuses solutions logicielles de gestion des politiques sur le marché aujourd'hui permettent de garantir que les politiques sont gérées et appliquées de manière efficace, et qu'elles sont maintenues, distribuées et attestées de manière précise. Mais il est également vrai que les outils dédiés à la gestion des politiques sont souvent insuffisants lorsqu'il s'agit de traiter des questions telles que les exceptions, les divulgations et d'autres sujets où le contexte, la nuance et l'incertitude entrent en jeu. Qu'entendons-nous exactement par là ?
Chaque équipe chargée de la conformité doit se pencher sur quatre questions communes concernant les logiciels d'automatisation de la gestion des politiques :
Cadeaux et divertissements
Divulgation de la nature, du contexte et de la valeur des cadeaux offerts aux employés.
Conflits d'intérêts
Les informations concernant la signalisation et la communication des conflits potentiels et le suivi de ces conflits dans le temps.
Exceptions à la politique
Les questions relatives aux aménagements qui peuvent être nécessaires pour les exceptions en matière de soins de santé des employés, les besoins en appareils, etc.
Questions juridiques
Les questions relatives à la manière de répondre aux préoccupations des employés lorsque de nouvelles politiques sont mises en place ou que des politiques existantes sont modifiées.
Jusqu'à présent, les solutions existantes de gestion des politiques étaient largement inefficaces pour ces quatre questions d'exception et de divulgation. Le fait est que les systèmes conventionnels d'automatisation de la gestion des politiques ont été conçus pour la publication, le suivi et l'établissement de rapports. Ils n' ont pas été conçus pour les situations où les implications politiques sont incertaines, où les circonstances peuvent changer au fil du temps et où la documentation et la préservation de fils de communication complexes sont essentielles pour se conformer aux audits et aux enquêtes réglementaires.
Deux grandes technologies qui fonctionnent parfaitement ensemble
L'association d'une technologie de gestion des politiques de premier ordre et de l'automatisation des flux de travail permet de résoudre efficacement le problème des exceptions et des divulgations. L'approche combinée - l'automatisation du flux de travail pour la gestion des politiques - est une nouvelle catégorie de technologie de conformité, un nouvel ensemble d'outils pour aider les équipes chargées des politiques et de la conformité à atteindre leurs objectifs.
Ils peuvent désormais bénéficier d'une gestion des politiques et d'un suivi de la conformité complets et riches en fonctionnalités, extensibles à l'ensemble de leur organisation et configurables pour répondre à n'importe quel défi en matière de politiques. L'approche combinée a prouvé sa valeur dans un certain nombre de domaines :
- Réduction des coûts - L'automatisation des processus manuels permet d'obtenir un retour sur investissement significatif.
- Meilleure visibilité - Amélioration de la visibilité des risques liés aux politiques grâce à l'automatisation de l'enregistrement, du traitement et de la résolution des exceptions et des divulgations.
- Des rapports plus précis - Favorise la granularité requise par les régulateurs pour un programme de conformité efficace.
- Efficacité des politiques - Améliorer la compréhension des politiques qui sont efficaces et de celles qui ne le sont pas, afin de savoir où consacrer les ressources pour améliorer les résultats de la gestion des risques de l'entreprise.
- Cohérence - Elle renforce la prévisibilité des processus de gestion des politiques, ce qui est essentiel pour s'assurer que les demandes sont traitées rapidement et correctement et qu'elles peuvent être mesurées.
- Adaptabilité - Améliore votre capacité à vous adapter rapidement lorsque les processus ou les changements organisationnels modifient vos priorités ou votre profil de risque.
