Il est surprenant que des mythes et des hypothèses erronées persistent en ce qui concerne l'adoption de l'automatisation des processus juridiques.
L'année 2020 a peut-être été un point d'inflexion pour le secteur juridique en ce qui concerne l'automatisation des processus juridiques et l'utilisation de la technologie pour rationaliser et accélérer les opérations juridiques. Mais certains acteurs du secteur juridique hésitent encore à envisager l'automatisation des processus juridiques. Souvent, c'est parce qu'ils ont cru à certaines faussetés à ce sujet.
Examinons donc quelques-uns des mythes qui reviennent sans cesse et expliquons pourquoi le contraire est vrai dans chaque cas.
"C'est trop cher !"
En un mot ? Non. Les chefs d'entreprise des PME pensent souvent que l'automatisation des flux de travail et des processus est trop coûteuse pour leur organisation, et leurs équipes juridiques internes peuvent être la proie de cette supposition erronée.
La réalité ? Il est trop coûteux de ne pas mettre en œuvre une solution d'automatisation du flux de travail juridique, en termes de gaspillage et d'opportunités perdues. Cela est dû au simple fait que les coûts d'exploitation des processus manuels sont beaucoup, beaucoup plus élevés que ceux d'un système automatisé.
L'utilisation d'un processus manuel pour des questions telles qu'un accord de confidentialité en est un exemple évident : Les heures passées par les avocats ou le personnel des services juridiques à traiter les accords de confidentialité sont des heures qui ne sont pas consacrées à des questions juridiques plus productives (et encore moins rentables).
Le traitement d'un accord de confidentialité ne devraitpas nécessiter d'intervention humaine lorsque vous disposez de formulaires en ligne en libre-service et d'un routage automatisé pour garantir un processus accéléré, précis et sans intervention humaine (sauf aux points que vous aurez désignés).
En outre, un système d'automatisation du flux de travail juridique basé sur SaaS n'implique pas d'investissements initiaux en matériel ou en maintenance récurrente et s'adapte aux besoins. Il est donc abordable et judicieux dès le départ. Et la facilité d'adoption (voir ci-dessous) des meilleurs systèmes signifie que vous obtiendrez un retour sur investissement presque immédiat.
"L'adoption est trop difficile.
Les meilleures solutions modernes d'automatisation du flux de travail juridique sont conçues "pour le reste d'entre nous". En d'autres termes, il s'agit de solutions sans code, intuitives et faciles à apprendre et à déployer, et qui ne nécessitent pas une grande implication des services informatiques, voire aucune.
De plus, une solution basée sur SaaS peut être opérationnelle en quelques heures ou quelques jours, et non en quelques semaines ou quelques mois. Les utilisateurs peuvent donc commencer à mettre en place des flux de travail et des formulaires à l'aide d'outils d'interface utilisateur de type "glisser-déposer" presque immédiatement.
Cette facilité d'adoption permet d'obtenir l'adhésion de tous beaucoup plus rapidement, de sorte que l'ensemble du service juridique peut passer à l'automatisation des processus en tant qu'équipe.
L'adoption d'une solution d'automatisation des processus juridiques est-elle plus complexe que, par exemple, l'inaction ? C'est possible. Mais les coûts de l'inaction, comme nous l'avons déjà vu, sont prohibitifs.
"Nous n'avons pas l'expertise nécessaire pour acheter le bon produit.
Personne n'aime se tromper, surtout lorsqu'il s'agit d'acheter un logiciel d'entreprise. Heureusement, le fait qu'une bonne solution d'automatisation des processus juridiques soit susceptible d'être un SaaS, ne nécessitant pas de coûts irrécupérables dans l'architecture sur site, atténue certaines de ces inquiétudes.
Quelles sont les bonnes méthodes pour trouver le bon produit, même si c'est la première fois que vous l'adoptez ? Tout d'abord, consultez vos pairs et les sites d'évaluation du secteur pour voir quelles sont les offres existantes et si des entreprises similaires à la vôtre ont utilisé une solution d'automatisation des processus juridiques. Ensuite, il existe des guides qui peuvent vous aider à rédiger un appel d'offres définissant précisément ce que vous attendez des fournisseurs potentiels.
Ce qu'il faut retenir, c'est que vous ne devriez pas avoir à adapter votre entreprise à la solution. Vous ne devriez pas avoir à adapter votre entreprise à la solution ; le bon logiciel sera suffisamment souple et personnalisable pour répondre à vos besoins.
"Nous perdrons le contrôle de notre travail.
L'argument semble être qu'une affaire ou un document juridique disparaît dans une sorte de trou noir lorsqu'il fait partie d'un processus juridique automatisé. Et que, d'une manière ou d'une autre, la possibilité de mettre littéralement la main à la pâte dans le cadre d'une procédure et d'un document est plus sûre ou plus rassurante.
Cet argument perd évidemment de sa crédibilité lorsque l'on fouille dans les classeurs à la recherche d'un contrat égaré. Les processus manuels, basés sur le papier, offrent moins moins de contrôle et sont absolument plus d'erreurs.
En réalité, une bonne solution d'automatisation des processus juridiques utilise des tableaux de bord capables de suivre chaque étape de chaque processus numérisé, ce qui vous permet de contrôler et de connaître précisément ce flux de travail et tous les documents et notifications qui y sont attachés.
Les processus manuels, basés sur le papier, offrent moins de contrôle et sont absolument plus sujets à l'erreur.
"Je vais perdre mon emploi !"
On peut raisonnablement s'attendre à ce que ce sophisme persiste, puisque l'idée reçue semble être que l'automatisation entraîne des pertes d'emplois. Mais cela ne s'est pas avéré vrai dans les secteurs de haute qualification et de production intellectuelle tels que les services juridiques.
Avez-vous déjà entendu l'argument des distributeurs automatiques de billets ? Lorsque les guichets automatiques ont été introduits en 1969, ils ont sonné le glas des guichets de banque. Mais les guichets automatiques ont rendu rentable la création d'un plus grand nombre d'établissements bancaires, de sorte que le nombre de guichetiers a en fait augmenté au fil des ans.
De même, la technologie juridique a permis aux cabinets d'avocats et aux services juridiques de s'attaquer à de nouvelles tâches juridiques et d'assumer un volume de travail beaucoup plus important qu'auparavant. Les juristes et le personnel peuvent désormais consacrer leur attention aux domaines à forte valeur ajoutée dans lesquels leurs compétences sont le mieux déployées, au lieu de s'enliser dans des tâches routinières et fastidieuses.
Vu sous cet angle ? Grâce à l'automatisation des processus juridiques, les compétences juridiques d'un individu deviendront encore plus précieuses pour l'entreprise, et non moins.
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