Votre nouvel employé ne s'est même pas encore connecté à son courriel qu'il remet déjà en question son rôle. C'est le danger d'une expérience d'intégration désorganisée ou impersonnelle.
En revanche, une expérience bien structurée peut conduire à une plus grande satisfaction au travail, à de meilleures performances et à une plus grande fidélisation des employés.De nombreuses entreprises pensent avoir mis en place un plan d'intégration solide : les documents administratifs, le calendrier d'orientation et l'agenda de la première semaine sont tous prévus. Mais y a-t-il des lacunes que vous ne voyez pas ? Des lacunes qui sapent silencieusement vos efforts et vous font perdre de précieux talents ?
Nous avons réuni quelques-uns des meilleurs cerveaux à Interact et discuté de ce sujet dans notre session "De l'intégration au succès continu". Il est maintenant temps de revoir ces idées, d'examiner attentivement votre processus d'intégration actuel et d'identifier les points à améliorer. Examinons quelques-unes des lacunes les plus courantes et les plus préjudiciables de l'expérience d'intégration.
Le trou noir de la pré-embarquement : là où les premières impressions se font (ou se défont)
La période qui s'écoule entre le moment où un candidat accepte votre offre et la date officielle de son entrée en fonction est l'une des phases les plus délicates du parcours de l'employé.
C'est ce que nous appelons le "pre-boarding", et c'est là que beaucoup d'entreprises échouent. Votre nouvel employé a pris une décision importante dans sa vie. Il a démissionné de son poste précédent et est rempli d'un mélange d'excitation et d'anxiété. C'est l'occasion rêvée de valider leur choix et de créer une dynamique.
Trop souvent, le pré-embarquement devient un trou noir de silence - une occasion manquée ponctuée seulement par une paperasserie occasionnelle.
Lacune 1 : lourdeur des formalités administratives manuelles
Pensez aux premières tâches administratives que vous envoyez à votre nouvel employé. Pour les organisations basées aux États-Unis, il s'agit du formulaire I-9.
Ce processus est-il une expérience numérique fluide ? Ou bien leur envoyez-vous un PDF à imprimer, à remplir à la main et à apporter le jour de leur arrivée ? Ce détail peut sembler anodin, mais il en dit long sur votre organisation. Un processus manuel, basé sur le papier, dans un monde numérique peut immédiatement signaler que les systèmes de votre entreprise sont obsolètes et inefficaces.
Plus qu'un simple inconvénient, il s'agit d'un risque de non-conformité. Les procédures I-9 manuelles sont sujettes aux erreurs et aux omissions, ce qui peut entraîner des amendes importantes et des maux de tête en cas d'audit.
Lacune 2 : La recherche d'antécédents
Dans un monde idéal, le processus de vérification des antécédents est mené à bien de manière transparente avant le premier jour de travail du nouvel employé. En réalité, il s'agit souvent d'une expérience décousue et stressante. Les retards, la mauvaise communication et le manque de transparence peuvent créer une anxiété inutile chez le candidat. Lorsqu'il ne sait pas où il en est dans le processus, sa confiance peut vaciller.
En outre, lorsque la vérification des antécédents n'est pas effectuée avant le premier jour, vous courez le risque d'avoir un nouvel employé qui n'est pas habilité, ce qui constitue une responsabilité importante pour votre organisation. Ce cafouillage de dernière minute place les RH, le responsable du recrutement et le nouvel employé dans une position délicate et non professionnelle.
Lacune 3 : le responsable du recrutement non préparé
Le responsable du recrutement est sans doute la personne la plus importante dans le parcours d'intégration d'un nouvel employé. Pourtant, il arrive trop souvent qu'il ne soit pas préparé ou qu'il se désengage du processus. Il se peut qu'il n'ait pas établi de plan précis pour la première semaine, qu'il n'ait pas communiqué l'arrivée du nouvel employé à l'équipe ou qu'il n'ait pas préparé l'équipement et l'accès nécessaires.
Lorsqu'un nouvel employé se présente à un manager non préparé, il envoie un message clair : "Vous n'êtes pas une priorité". Ce message peut être extrêmement démotivant et donner un ton négatif à l'ensemble de la relation de travail.
Lacune 4 : manque de liens avec les dirigeants
Votre processus d'intégration comprend-il une interaction avec la direction de l'entreprise ?
Pour de nombreux nouveaux employés, l'équipe dirigeante est un concept lointain et abstrait. Créer des occasions pour les nouveaux employés d'entrer en contact avec les dirigeants, ne serait-ce que pour un bref accueil ou une séance de questions-réponses, peut avoir un impact profond. Cela les aide à comprendre la vision et les valeurs de l'entreprise, du sommet à la base, et leur donne le sentiment de faire partie du tableau d'ensemble.
Lacune 5 : La falaise de l'après-accueil
De nombreux programmes d'intégration ont un début clair, mais pas de fin précise. Après l'effervescence initiale, les nouveaux embauchés sont souvent livrés à eux-mêmes. Ce "gouffre post-intégration" peut entraîner un désengagement et un sentiment de dérive.
En l'absence d'un plan structuré de développement continu et d'un retour d'information régulier, il est difficile pour les nouveaux embauchés de savoir s'ils sont sur la bonne voie. Il s'agit d'une période critique où, selon notre étude, 33 % des nouveaux employés commencent à chercher activement un nouveau poste en raison d'une mauvaise expérience d'intégration.
Il est temps de combler les lacunes
Votre processus d'intégration est le reflet direct de la marque et des valeurs de votre entreprise. Chaque lacune, chaque inefficacité et chaque interaction impersonnelle envoie un message à vos nouveaux employés. La question est de savoir s'il s'agit du bon message.
En adoptant une vision holistique du parcours d'intégration, de la pré-intégration au développement continu, et en tirant parti de la bonne technologie pour automatiser, rationaliser et connecter, vous pouvez combler les lacunes et créer une expérience qui non seulement retient les meilleurs talents, mais leur donne également les moyens de s'épanouir.
Par où commencer ? Il n'est pas nécessaire de tout régler en même temps
La lecture de toutes ces lacunes potentielles peut sembler accablante. La bonne nouvelle, c'est qu'il n'est pas nécessaire de remanier du jour au lendemain l'ensemble de votre processus d'intégration pour obtenir des résultats significatifs.
Un changement significatif commence souvent par une amélioration unique et ciblée. La clé est d'identifier le domaine qui vous permettra d'obtenir le meilleur retour sur investissement.
Mais par où commencer ? Posez-vous les questions suivantes, à vous et à votre équipe, pour identifier les points les plus douloureux de votre processus actuel :
- Le test technologique :
- Si un nouvel employé remplit ses formalités administratives sur un smartphone, l'expérience est-elle agréable ou frustrante ?
- Combien de temps votre équipe RH passe-t-elle à suivre manuellement les I-9 ou l'état des vérifications d'antécédents ?
- Avez-vous une vision claire et en temps réel de l'état d'avancement de chaque nouvel employé dans le processus de pré-intégration ?
- Le contrôle de la température du gestionnaire :
- Dans quelle mesure les responsables du recrutement sont-ils systématiquement préparés au premier jour de travail d'un nouvel employé ?
- Les managers disposent-ils d'une liste de contrôle claire et reproductible des tâches à accomplir avant l'arrivée d'un nouvel employé ?
- Quel est le retour d'information des nouveaux embauchés sur l'implication de leur manager au cours des premières semaines ?
- L'audit de connexion et de communication :
- Quel est le retour d'information le plus fréquent que vous recevez des nouveaux embauchés après 30, 60 et 90 jours ?
- Combien de temps faut-il généralement à un nouvel employé pour sentir qu'il fait vraiment partie de l'équipe ?
- Existe-t-il des opportunités formelles ou informelles permettant aux nouveaux employés d'entrer en contact avec des personnes extérieures à leur équipe immédiate, y compris avec la direction ?
Vos réponses à ces questions mettront en évidence les lacunes critiques de votre parcours d'intégration.
Combler les lacunes en matière d'intégration, de bout en bout, avec les solutions Mitratech
Chaque lacune dans le parcours d'intégration - qu'il s'agisse d'une lourdeur administrative, d'une mauvaise communication ou d'un manque de contact humain - envoie un message à vos nouveaux employés. La bonne technologie peut garantir qu'il s'agit du bon message.
C'est pourquoi la suite de solutions RH de Mitratech est conçue pour combler ces lacunes et créer une expérience d'intégration connectée, conforme et centrée sur l'humain.
Voici comment.
- Pré-embarquement sans faille
Numérisez la paperasserie et éliminez les risques dès le premier jour.
Nossolutions priméesde conformité I-9 et de vérification complète des antécédents permettent de remplir facilement toutes les exigences de pré-embauche, en toute sécurité et à distance. Les nouveaux embauchés bénéficient d'une expérience mobile conviviale, tandis que les équipes RH bénéficient d'une visibilité complète et d'une confiance en matière de conformité. - Des managers responsabilisés, des équipes préparées
Faites en sorte que chaque première impression compte.
Mitratech automatise les rappels aux managers, les listes de contrôle des tâches et les invites de configuration de l'espace de travail, afin de s'assurer que les responsables du recrutement sont prêts et engagés dès le premier jour. Cela renforce la responsabilisation et élimine la course de dernière minute. - Culture et leadership connectés
Aidez les nouvelles recrues à se sentir à leur place, plus rapidement.
Structurez des plans d'intégration qui incluent des présentations de leadership, des jumelages de mentorat et des points de contact interfonctionnels à l'aide de nos outils de gestion de la performance et de l'apprentissage. Ce lien précoce avec les valeurs de l'entreprise et les personnes renforce l'engagement à long terme. - De l'intégration au succès continu
Transformez les premières semaines en premières victoires.
La plateforme RH de Mitratech prend en charge des plans de développement structurés, des parcours d'apprentissage personnalisés et des boucles de rétroaction continues. Vous pouvez suivre les progrès des nouvelles recrues, détecter les risques de fuite et responsabiliser les employés du premier jour à la première année et au-delà.
Qu'il s'agisse de rationaliser l'accueil préalable à l'aide d'une meilleure technologie ou de donner à vos responsables de meilleurs outils et processus, le fait de commencer par un élément peut créer un effet d'entraînement et un changement positif dans l'ensemble de l'expérience de l'employé.
