Objectif et signification du formulaire I-9 : Il s'agit d'un document de deux pages imposé par le gouvernement fédéral et utilisé pour vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi des personnes embauchées aux États-Unis.
Alors, à quoi sert le formulaire I-9 ?Chaqueemployeur est tenu de s'assurer que leformulaire I-9est correctement rempli pour toutes les personnes embauchées aux États-Unis. Une fois remplis, les employeurs doivent conserver ces formulaires pendant une période déterminée afin de pouvoir les présenterlors d'éventuels contrôleseffectués par les autorités américaines.
Sections du formulaire I-9
À quoi ressemble un formulaire I-9 ? Le formulaire I-9 comporte trois sections :
Section 1 :À remplir parl'employéau plus tard le premier jour de travail (c'est-à-dire le premier jour de travail rémunéré) ; cela inclut la formation professionnelle. Dans la section 1, l'employé doit fournir des informations personnelles simples telles que sa date de naissance, son adresse et son statut de citoyenneté.
Section 2 :À remplir parl'employeurau plus tard le troisième jour ouvrable suivant le début du travail rémunéré de l'employé*. Dans la section 2, l'employeur doit vérifier l'identité du nouvel employé en examinant unepièce d'identité approuvée par l'USCIS. La section 2 doit être remplie en personne par l'employeur ou par un représentant agréé par l'employeur.
*Veuillez noter que si l'employé travaille trois jours ou moins, la section 2 doit être remplie au plus tard le premier jour de travail rémunéré.
Section 3 :À remplir parl'employeursi l'autorisation de travail de l'employé expire ou si l'employé est réembauché dans les trois ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 a été initialement rempli (un nouveau formulaire I-9 peut également être rempli à la place de cette section).*
3). Dans la section 3, l'employeur vérifie à nouveau l'autorisation de travail de l'employé afin qu'il puisse reprendre son travail rémunéré.
*Une fois la section 2 dûment remplie, l'employeur peut choisir ou être tenu de soumettre le formulaire I-9 dûment rempli àE-Verify.
Les employeurs doivent noter quele formulaire I-9 peutnécessiter des mises à jour non seulement en cas de réembauche, mais également lorsque l'autorisation de travail d'un employé actuel (ou les documents prouvant cette autorisation) expire. Cela s'applique spécifiquement aux employés qui ne sont pascitoyens américainsou ressortissants non citoyens. Dans ces cas, la section 3 est utilisée pour documenter la nouvelle vérification, garantissant ainsi le respect continu des exigences fédérales. N'oubliez pas que la miseà jourduformulaire I-9est une responsabilité permanente, et non une tâche ponctuelle.
Documents acceptables pour le formulaire I-9
Pour satisfaire aux exigences du formulaire I-9, les employés doivent fournir des documents attestant à la fois leur identité et leur autorisation de travail. Il existe trois listes de documents acceptables, et les règles sont les suivantes :
- Liste A :Présente les documents qui établissent à la fois l'identité et l'autorisation d'emploi. Un seul document de cette liste est requis.
- OU
- Liste B et liste C :si aucun document de la liste A n'est disponible, les employés doivent présenter un document de la liste B (prouvant leur identité)etun document de la liste C (prouvant leur autorisation de travail).
Exemples de documents acceptables
Liste A (identité et autorisation d'emploi)
- Passeport américain ou carte de passeport américain
- Carte de résident permanent ou carte de réception d'enregistrement d'étranger
- Carte d'autorisation d'emploi
- Certains passeports étrangers (munis des mentions appropriées)
Liste B (identité uniquement)
- Permis de conduire ou carte d'identité délivré(e) par un État américain ou un territoire d'outre-mer
- Carte d'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier de conscription
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
Remarque : Pour les personnes âgées de moins de 18 ans qui ne disposent pas des documents susmentionnés, un dossier scolaire, un bulletin scolaire, un dossier médical ou hospitalier, ou un dossier de garderie/crèche peut être présenté.
Liste C (autorisation d'emploi uniquement)
- Carte de sécurité sociale américaine
- Original ou copie certifiée conforme d'un acte de naissance délivré par une autorité étatique, départementale ou municipale américaine.
- Certificat de naissance à l'étranger ou rapport consulaire de naissance à l'étranger délivré par leDépartement d'État
- Carte d'identité américaine
- Carte d'identité pour usage des citoyens résidents
Les employeurs doivent examiner attentivement ces documents afin d'en vérifier l'authenticité et s'assurer que toute combinaison fournie satisfait aux exigences avant de remplir la section 2.
Documents acceptables pour le formulaire I-9 : listes A, B et C
Pour remplir la section 2 du formulaire I-9, les employés doivent présenter des documents prouvant leur identité et leur autorisation à travailler aux États-Unis. Les documents sont classés en trois catégories. Les employés peuvent fournir :
- Un document de la liste A(établissant à la fois l'identité et l'autorisation d'emploi),
- ouun document de la liste B (pièce d'identité uniquement)etun document de la liste C (autorisation de travail uniquement).
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de chaque liste :
Liste A : Documents établissant à la fois l'identité et l'autorisation d'emploi
Exemples :
- Passeport américain ou carte de passeport américain
- Carte de résident permanent (« carte verte ») ou carte d'enregistrement d'étranger (formulaire I-551)
- Document d'autorisation d'emploi avec photo (formulaire I-766)
- Passeport étranger avec un tampon temporaire I-551 ou une mention imprimée indiquant la résidence permanente
- Passeport étranger accompagné d'un formulaire I-94 ou I-94A indiquant l'autorisation de travailler
Liste B : Documents qui établissent uniquement l'identité
Articles généralement acceptés :
- Permis de conduire ou carte d'identité délivré par l'État avec une photo ou des informations d'identification
- Carte d'identité délivrée par des agences ou entités gouvernementales fédérales, étatiques ou locales, à condition qu'elle contienne une photographie ou des informations d'identification telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse.
- Carte d'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier de conscription
- Carte d'identité de personne à charge d'un militaire
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
Remarque : Pour les personnes âgées de moins de 18 ans qui ne sont pas en mesure de présenter les documents susmentionnés, d'autres documents peuvent être utilisés, tels que des dossiers scolaires, des bulletins scolaires, des dossiers médicaux ou hospitaliers, ou des dossiers de garderie.
Liste C : Documents qui établissent uniquement l'autorisation d'emploi
Les documents acceptables comprennent :
- Carte de sécurité sociale délivrée parl'administration de la sécurité sociale(sans la mention « Non valable pour l'emploi »)
- Certificat de naissance à l'étranger (formulaire FS-545) ou certificat de déclaration de naissance délivré par leDépartement d'État américain(formulaire DS-1350)
- Original ou copie certifiée conforme d'un acte de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire périphérique des États-Unis, portant un sceau officiel.
- Carte d'identité de citoyen américain (formulaire I-197)
- Carte d'identité pour les citoyens résidant aux États-Unis (formulaire I-179)
- Déclaration consulaire de naissance à l'étranger (formulaire FS-240)
Les employeurs doivent examiner ces documents en personne et s'assurer qu'ils semblent authentiques et qu'ils correspondent à l'employé qui les présente.
*Une fois la section 2 dûment remplie, l'employeur peut choisir ou être tenu de soumettre le formulaire I-9 rempli àE-Verify(https://mitratech.com/products/tracker-i-9-compliance/e-verify-laws-by-state/).
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Téléchargez le guide !Comment remplir le formulaire I-9
Maintenant que vous savez ce qu'est le formulaire I-9 et qui s'occupe de chaque section, passons en revue les étapes à suivre pour remplir correctement ce document essentiel.
Remplir la section 1 (Informations sur l'employé)
La première partie concerne uniquement l'employé, pas de pression ! Les nouveaux employés doivent la remplir au plus tard le jour de leur entrée en fonction (y compris lors des sessions de formation rémunérées). Voici ce dont vous avez besoin :
- Données personnelles :nom légal (et tout autre nom utilisé, tel que le nom de jeune fille), adresse et date de naissance.
- Statut de citoyenneté ou d'immigration :l'employé coche une case pour indiquer s'il est citoyen américain, ressortissant non citoyen, résident permanent légal ou autrement autorisé à travailler aux États-Unis.
- Documents supplémentaires :le cas échéant, des informations telles que le numéro A/USCIS, le numéro d'admission du formulaire I-94 ou le numéro de passeport étranger et la date d'expiration du permis de travail.
- Signature et date :L'employé doit signer et dater la section 1 le jourmêmeoù elle est remplie — aucune antidatation n'est autorisée.
Conseil de pro : si votre organisation utiliseE-Verify, rappelez à vos employés d'inclure leur numéro de sécurité sociale.
Une fois que l'employé a rempli cette section, l'employeur doit vérifier qu'il ne manque aucun champ ni aucune signature. Si des corrections sont nécessaires, l'employé doit mettre à jour le formulaire, apposer ses initiales et dater la modification.
Remplir la section 2 (Examen et vérification par l'employeur)
Dans les trois jours ouvrables suivant la date d'entrée en fonction de l'employé, l'employeur intervient pour la section 2. C'est à ce moment-là que vous confirmez l'identité de l'employé et son droit de travailler aux États-Unis. Vous devrez :
- Consulter les documents originaux en personne :les employés doivent apporter des documents acceptables (voir le document officiel) :
- Option 1 :un document de la liste A(prouvant à la fois l'identité et l'autorisation de travailler)
- Option 2 :un document de la liste B(prouvant l'identité)etun document de la liste C(prouvant l'autorisation)
- N'acceptez jamais de photocopies,sauf s'il s'agit d'une copie certifiée conforme d'un acte de naissance.
- Détails de l'enregistrement :type de document, autorité émettrice, numéro du document et date d'expiration (le cas échéant).
- Entrez la date de début :indiquez la date à laquelle l'employé a effectivement commencé à travailler contre rémunération.
- Remplissez et signez l'attestation :l'employeur ou son représentant autorisé doit signer et dater la section 2, attestant qu'il a examiné les documents en personne (ou, si cela est autorisé, via une procédure alternative approuvée par le DHS, telle qu'un examen vidéo en direct pour les participantsà E-Verify).
Si l'employé apporte les mauvais documents, vous pouvez lui demander d'autres documents, mais veillez à éviter toute apparence de discrimination.
Une fois ces étapes franchies, vous êtes prêt pour la section 2. Il est essentiel de la remplir correctement : les erreurs peuvent vous coûter cher si vous faites l'objet d'un audit.
Maintenant, remontons dans le temps et découvrons comment le formulaire I-9 a vu le jour et pourquoi il occupe une place si importante dans le processus d'intégration de chaque employeur américain.
Traitement des documents non conformes
Que se passe-t-il si un employé apporte des documents qui ne répondent pas aux exigences ? Les employeurs sont tenus de s'assurer que les documents présentés sont des originaux, qu'ils sont à jour (non périmés) et qu'ils figurent sur la liste des documents I-9 acceptables. Les photocopies ne sont pas acceptées, à l'exception des copies certifiées conformes des actes de naissance, qui constituent la seule exception à cette règle.
Si un employé fournit un document qui n'est pas acceptable (peut-être parce qu'il a expiré ou qu'il ne figure tout simplement pas sur la liste approuvée), l'employeur doit en informer poliment l'employé et lui demander un autre document valide figurant sur les listes I-9 appropriées. L'essentiel est d'offrir à l'employé une chance équitable de présenter d'autres documents admissibles, sans suggérer de documents spécifiques, qui répondront aux exigences. Cela permet de garantir la conformité et d'éviter le risque de discrimination fondée sur la citoyenneté ou l'origine nationale.
Différences clés entrele formulaire I-9etle formulaire W-9
Vous avez peut-être entendu parlerdes formulairesI-9etW-9dans le cadre du processus d'embauche, mais ils ont des objectifs très différents :
- Le formulaire I-9 concerne l'admissibilité à l'emploi. Chaque employeur doit l'utiliser pour confirmer l'identité et l'autorisation de travailler de chaque employé embauché auxÉtats-Unis, quelle que soit sa nationalité. Ce formulaire est obligatoire pour toute personne embauchée en tant qu'employé standard (W-2).
- Le formulaire W-9, en revanche, est lié aux impôts. Au lieu de l'autorisation d'emploi, il recueille les informations d'identification fiscale des entrepreneurs indépendants, des freelances ou des fournisseurs. Les employeurs utilisent les informations duformulaire W-9pour générer un formulaire 1099, qui rend compte des paiements versés à ces personnes à des fins fiscales.
En résumé, si vous embauchez un nouvel employé, vous aurez besoindu formulaire I-9pour vérifier son droit de travailler. Si vous engagez un entrepreneur ou un fournisseur externe, vous devrez demander unformulaire W-9à des fins fiscales. Chaque formulaire joue un rôle crucial mais distinct dans le paysage de la conformité sur le lieu de travail.
Le formulaireespagnolI-9 : qui peut l'utiliser ?
Si vous vous demandez si vous pouvez utiliser la versionespagnoledu formulaire I-9 auxÉtats-Unis, voici la réponse : les employeursbasés aux États-Unisnesont généralementpasautorisés à utiliser le formulaire I-9en espagnol pour les formalités officielles, sauf àPorto Rico. Sur lecontinent américain, le formulaireen espagnolest fourni uniquement à titre de référence ou d'outil de traduction afin d'aider les employéshispanophones à comprendre ou à remplir la version anglaise. Pour les employeurs dePorto Rico, cependant, l'utilisation de la versionespagnolecomme formulaire officiel est à la fois autorisée et reconnue par lesServices de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS).
En résumé :
- Les employeurs situés hors dePorto Ricodoivent remplir et conserver la version officielle en anglais.
- La versionespagnolepeut servir de guide utile pendant le processus.
- Les employeurs basés à Porto Rico peuvent utiliser le formulaireen espagnolpour satisfaire aux exigences fédérales.
Cette distinction permet de garantir que tous les documents sont conformes à la législation fédérale, quelle que soit la langue utilisée pour aider l'employé lors de son intégration.
Le formulaire I-9 équivaut-il à une vérification des antécédents ?
C'est une idée fausse courante, mais le formulaire I-9 n'est pas une vérification des antécédents. Alors que les employeurs procèdent fréquemment à des vérifications des antécédents (en examinant l'expérience professionnelle, la formation ou les antécédents judiciaires potentiels d'un candidat), le formulaireI-9a un objectif différent et très spécifique.
Le formulaireI-9fait strictement partie du processus d'intégration et sert uniquement à vérifier l'identité d'un employé et son autorisation à travailler aux États-Unis. Il ne s'agit pas d'une enquête approfondie sur vos antécédents personnels, ni d'une vérification de vos références ou d'une recherche dans votre casier judiciaire, mais simplement d'une vérification des documents prouvant que vous êtes autorisé à travailler.
Les employeurs remplissent le formulaireI-9pour chaque nouvelle embauche, qu'une vérification traditionnelle des antécédents soit effectuée ou non et quel que soit le type de poste.
Historique du formulaire I-9 : Qu'est-ce que la documentation I-9 ?
Le formulaire I-9 a été créé à la suite dela loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA)de 1986. Cette loi a été adoptée dans le but d'atteindre deux objectifs : empêcher l'emploi d'immigrants sans papiers ou d'autres personnes non autorisées à travailler aux États-Unis, et prévenir la discrimination sur le lieu de travail fondée sur la citoyenneté ou l'origine nationale.
Afin de se conformer à la législation fédérale, les employeurs basés aux États-Unis doivent vérifier l'identité et l'autorisation de travail de chaque personne qu'ils embauchent, remplir et conserver un formulaire I-9 pour chaque employé, et s'abstenir de toute discrimination fondée sur l'origine nationale ou la citoyenneté. La conformité au formulaire I-9 est obligatoire pour tous les employeurs et des amendes importantes peuvent être infligées en cas d'audit parl'Immigration and Customs Enforcement (ICE)ou d'autres organismes fédéraux.
En mai 2019, il existait13 versionsdu formulaire I-9. Le formulaire le plus récent a été révisé en juillet 2017 et est entré en vigueur le 18 septembre 2017. Bon nombre de ces révisions ajoutent ou suppriment des champs de données, modifient les exigences relatives aux documents requis dans les sections 2 et 3 et/ou incluent souvent des changements de règles qui ont une incidence sur le processus du formulaire I-9. Pour cette raison, il est impératif que les employeurs utilisent le formulaire le plus récemment révisé.
Le fait de ne pas utiliser la version la plus récente du formulaire I-9 peut facilement entraîner de lourdes sanctions en cas d'audit. Consultez l'historique complet desversions précédentes du formulaire I-9.
Comment les employeurs peuvent-ils rester en conformité avec la vérification I-9 ?
Rester à jour dans la vérification des formulaires I-9 peut ressembler à un exercice de jonglage : les délais sont stricts, les règles de conservation sont spécifiques et une seule erreur peut entraîner des complications par la suite. Pour garantir la conformité, les employeurs doivent :
-
Remplissez rapidement chaque formulaire I-9 :
La section 1 doit être remplie par l'employé au plus tard le premier jour de travail, tandis que la section 2 doit être remplie par l'employeur dans les trois jours ouvrables. Si nécessaire, programmez des rappels dans votre calendrier : personne ne souhaite que le retard dans la remise d'un formulaire vienne perturber le processus d'intégration.
-
Conservez les formulaires en toute sécurité :
Les formulaires I-9 doivent être conservés de manière à être facilement accessibles en cas d'inspection par l'Immigration and Customs Enforcement (ICE)ou une autre agence fédérale. Cela peut signifier les conserver séparément des dossiers généraux des employés et sauvegarder des copies électroniques si vous passez au numérique.
-
Vérifiez régulièrement vos dossiers :
Des contrôles internes périodiques permettent d'identifier les documents périmés, les signatures manquantes ou les formulaires obsolètes. Il est toujours préférable de repérer les erreurs avant l'auditeur !
-
Envisagez des solutions électroniques :
Les plateformes de vérification numérique I-9, telles que les outils compatibles avec E-Verify, simplifient le stockage, automatisent les rappels de revérification et centralisent la documentation, ce qui rationalise vos efforts de conformité et réduit le chaos administratif.
En adoptant ces bonnes pratiques, les employeurs peuvent plus facilement éviter les écueils liés à la conformité, libérer du temps pour d'autres questions RH et garder l'esprit tranquille à l'approche de la saison des audits.
Pourquoi les employeurs doivent-ils se préoccuper du formulaire I-9 ?
Comme tout document fédéral, le formulaire I-9 ne doit pas être pris à la légère. En fait, le formulaire I-9 est plus qu'un simple formulaire à remplir lors de l'embauche d'un nouvel employé : il s'agitd'un accord entre l'employeur, l'employé et le gouvernement américainqui atteste que l'employeur embauche effectivement un employé qui respecte les directives fédérales et étatiques en matière d'emploi légal au moment de remplir le formulaire I-9.
Les employeurs sont tenus par la loi de remplir le formulaire I-9 pour tous les employés W-2 dans les trois jours suivant la date d'entrée en fonction de l'employé. Le fait de ne pas remplir le formulaire I-9 peut entraîner des sanctions civiles ou pénales. Cette obligation légale n'est pas une simple formalité administrative : le non-respect de cette obligation peut avoir de graves conséquences.
La violation de cet accord - accidentelle ou intentionnelle - peut entraîner divers problèmes pour l'employeur et l'employé, y compris, mais sans s'y limiter, les suivants
- Avis de mise en garde
- Amendes pécuniaires
- Poursuites pénales
- Raids sur le lieu de travail
- Audiences du Bureau du responsable administratif des audiences(OCAHO)
- Règlements judiciaires
Les différents degrés de violations et de sanctions mentionnés ci-dessus sont administrés parl'Agence de contrôle de l'immigration et des douanes (ICE) après un avis d'inspection (NOI).
Les avis de recherche et le formulaire I-9
Unaudit ICEest lancé lorsqu'un agent ICE se présente dans une organisation pour signifier un avis d'inspection (NOI). La personne qui reçoit le NOI doit signer un document accusant réception. Nous avons aidé des entreprises à faire face à des dizaines d'audits I-9 et nous vous recommandons de prendre les NOItrèsau sérieux. Sivous recevez un avis d'audit, il est impératif d'agir immédiatement et de demander l'aide d'un professionnel de la conformité qui pourra vous guider tout au long du processus d'inspection de l'ICE.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu général de la procédure d'inspection I-9 et de ce à quoi vous pouvez vous attendre si vous recevez un avis de recherche.
Une fois la NOI reçue, l'employeur dispose de72 heures pourproduire les formulaires I-9 demandés et tout autre document requis dans l'assignation qui accompagne la NOI. Les documents supplémentaires exigés par l'ICE comprennent généralement les registres de paie et les déclarations fiscales, les listes des employés actifs et inactifs, les informations commerciales (numéros EIN, statuts constitutifs, licences commerciales, etc.), les informations E-Verify (numéros de dossier pour les formulaires I-9) et d'autres documents relatifs à l'emploi. Bien que l'employeur dispose généralement de 72 heures pour répondre à la NOI, des prolongations peuvent être accordées pour des raisons valables.
Dans un deuxième temps, les agents/auditeurs de l'ICE procèdent à une inspection des formulaires I-9 de l'employeur afin de vérifier leur conformité. Si aucune correction n'est nécessaire et que l'employeur est jugé conforme, l'agent de l'ICE informe l'organisation de son statut et clôt le dossier. Toutefois, si des violations techniques ou substantielles sont constatées, l'employeur dispose généralement de dix jours ouvrables pour corriger les formulaires I-9 non conformes. Les prolongations de délai sont rarement accordées et les employeurs peuvent recevoir unavis d'intention de sanction (NIF)pour toutes les violations substantielles et techniques non corrigées constatées dans les formulaires I-9.
Les employeurs qui ont sciemment embauché ou continué à employer des travailleurs non autorisés seront tenus de cesser toute activité illégale, s'exposent à une amende administrative et peuvent également faire l'objet de poursuites pénales. Les amendes pour avoir sciemment embauchédesemployésnon autorisés à travaillervont de 375 $ à 16 000 $ par infraction, les récidivistes se voyant infliger des sanctions plus sévères. Les sanctions pourles infractions substantielles vont de 216 $ à 2 156 $ par infraction.
Il est important de noter ici que l'ICE évalue les infractions par erreur ou omission, et non par formulaire I-9. Un seul formulaire I-9 peut facilementcontenir plusieurs infractions, chacune pouvant entraîner une amende.
Les principaux facteurs pris en compte par l'ICE pour déterminer le montant de la pénalité sont les suivants :
- Taille de l'entreprise
- Preuve de l'effort de bonne foi pour se conformer
- Gravité de l'infraction
- L'infraction a-t-elle impliqué des travailleurs non autorisés ?
- Antécédents d'infractions antérieures
Si un NIF est signifié, l'ICE fournira des documents d'accusation précisant toutes les infractions commises par l'employeur. L'employeur a alors la possibilité de négocier un règlement avec l'ICE ou de demander une audience devantl'Office of the Chief Administrative Hearing Officer (OCAHO)dans les 30 jours suivant la signification du NIF.
Selon l'ICE, un juge du droit administratif est affecté à l'affaire, mais de nombreuses affaires de l'OCAHO n'atteignent pas le stade de l'audience parce que les parties parviennent à un accord, que les parties se soumettent à l'approbation de l'ALJ ou que l'ALJ prend une décision sur le fond par le biais de décisions préalables à l'audience.
Exemple : En septembre 2017, Asplundh Tree Expert Co a été condamnée à payer la somme colossale de 95 millions de dollars en confiscations et en dommages-intérêts civils pour avoir sciemment employé des immigrants sans papiers. Bien qu'il s'agisse d'un exemple extrême, cette affaire montre que les contrevenants qui manipulent les lois sur l'embauche et acceptent des documents frauduleux lors du recrutement de nouveaux employés seront arrêtés et sanctionnés en conséquence.Pour en savoir plus sur cette affaire.
Le formulaire I-9 est en constante évolution et continue d'être mis à jour tous les deux ou trois ans. Il est impératifd'utiliserau minimumle formulaire I-9 le plus récent imposé par l'USCISet de s'assurer que toutes les sections du formulaire I-9 sont remplies de manière conforme et en temps opportun. Mitratech offre laseule solution de conformité I-9 qui affiche un bilan parfait depuis plus de 20 ans, avec zéro amende infligée à ses clients lors des audits fédéraux et de l'ICE.
Principales idées fausses sur l'I-9
1) La participation à E-Verify remplace le formulaire I-9. Il n'est pas nécessaire de faire les deux.
C'est faux. Le programme E-Verifyneremplacepasle formulaire I-9 et la participation à E-Verify ne dispense pas l'employeur de ses obligations de se conformer à la procédure I-9. Le formulaire I-9 est obligatoire pour tous les employeurs, tandis que E-Verify est obligatoire pour les employeurs qui sont des entrepreneurs fédéraux ou qui emploient des personnesdans certains États où la loi imposel'utilisation de E-Verify.
Autres différences entre le formulaire I-9 et E-Verify :
- Les I-9 sont utilisés pour vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi, tandis que E-Verify est un système basé sur Internet utilisé pour déterminer l'éligibilité à l'emploi.
- Les documents relatifs au numéro de sécurité sociale (SSN)nesontpasrequis pour le formulaire I-9, tandis que le système E-Verifyexigeun numéro SSN.
- Un formulaire I-9 doit être utilisé pour revérifier les autorisations d'emploi expirées, tandis que E-Verify ne peut pas être utilisé pour revérifier les autorisations d'emploi expirées.
- Le formulaire I-9 doit être rempli par l'employé et l'employeur, tandis que le formulaire E-Verify doit être rempli uniquement par l'employeur ou son représentant autorisé.
2) Si les I-9 sont dans un système électronique, cela signifie qu'ils sont entièrement conformes.
C'est faux. Que vous utilisiez un système électronique développé en interne, fourni en tant que système autonome, intégré à un package d'intégration ou relié à un SIRH/ATS/HCM, celui-ci doit toujours respecter et se conformer aux normes de conservation des documents exigées par l'ICE. En fin de compte, la responsabilité de remplir les formulaires I-9 incombe à l'employeur. Même avec un système électronique,des erreurs peuvent facilement se glisser dans le systèmejusqu'à ce qu'elles soient découvertes lors d'une inspection de l'ICE.
Lors de l'évaluation des fournisseurs I-9,il est essentiel de poser les bonnes questions. Voici quelques éléments à prendre en considération lors de l'évaluation des plateformes électroniques :
- Le fournisseur du formulaire I-9 dispose-t-ild'une équipe d'avocats dédiéequi informe des améliorations apportées au produit ? Ceci est crucial.
- Quelle est la clientèle actuelle ?Le fournisseur I-9 est-il en mesure de fournir des références dansle même secteur d'activité et avec un nombre d'employés similaire à celui de votre entreprise ?
- Depuis combien de temps le fournisseur est-il présent sur le marché etcombien de ses clients ont fait l'objet d'un audit ? Combien ont reçu des amendes ?
- Le fournisseurautorise-t-ildes tiers àauditer son système ?
- Le fournisseurdocumente-t-illes pistes d'audit ? Ceci est exigé par ICE.
La conformité étant l'aspect central du formulaire I-9, chaque fournisseur devrait être en mesure de présenter un historique d'assistance réussie à ses clients lors de multiples audits fédéraux. Comme l'a montré l'audit ICE d'Abercrombie & Fitch, la mise en place d'un système I-9 électronique ne garantit pas que l'ICE donnera raison à une entreprise en matière de conformité.
3) I-9 pour un employé à distance : La vérification de la section 2 de l'I-9 peut être effectuée par chat vidéo ou en envoyant la documentation de la section 2 par courrier électronique.
C'est faux. La vérification de la section 2 du formulaire I-9 doit être effectuée en personne par l'employeur ou son représentant. Il n'est pas conforme d'embaucher un employé sans que l'employeur ou son représentant ait examiné les documents en présence physique de l'employé.
S'ils utilisent uneplateforme électronique avancéede gestion des formulaires I-9, les employeurs peuvent choisir d'utiliser les fonctionnalités à distance de la section 2, telles queTracker's I-9 Remote, pour effectuer la vérification des documents en toute conformité partout aux États-Unis.
Mais en quoi consiste exactement la vérification « en personne » ?
La section 2 doit être remplie par l'employeur (ou un représentant autorisé) et nécessite la vérification des documents d'identité et d'autorisation de travail de l'employé. Avant de commencer la section 2, les employeurs doivent toujours vérifier l'exactitude de la section 1. En cas d'erreurs ou d'informations manquantes, l'employé doit apporter les corrections nécessaires, puis parapher et dater ces modifications avant de les soumettre à nouveau.
À des fins de vérification, les employés peuvent présenter soit :
- Un document de la liste A(qui prouve à la fois l'identité et l'autorisation de travailler),ou
- Un document de la liste B(preuve d'identité)etun document de la liste C(preuve d'autorisation d'emploi).
L'employeur (ou son représentant autorisé) doit ensuiteexaminer physiquement chaque document, en présence de l'employé, afin de déterminer s'il semble authentique et original. Les documents doivent être originaux, en cours de validité et figurer sur la liste des documents acceptables. Les photocopies ne sont pas autorisées (à l'exception des copies certifiées conformes des actes de naissance).
Remarque à l'attention des employeurs utilisantE-Verify: depuis août 2023,le DHS autorisecertains employeurs inscrits àE-Verify àutiliser une procédure à distance alternative, permettant l'examen des documents lors d'un appel vidéo en direct. Si vous remplissez les conditions requises et choisissez cette option, veillez à respecter toutesles exigences du DHSet à documenter le processus en conséquence.
Après avoir vérifié les documents, l'employeur inscrit le titre du document, l'autorité émettrice, le numéro du document et la date d'expiration (le cas échéant) sur le formulaire I-9, puis coche les cases appropriées concernant la participation àE-Verify ouà l'examen à distance.
Si un employé fournit des documents non acceptables, l'employeur doit lui demander de fournir d'autres documents figurant sur la liste des documents acceptables. N'oubliez pas que la conformité dépend du bon remplissage et de la vérification de la section 2. Prendre des raccourcis à ce stade peut entraîner des erreurs coûteuses.
4) Les formulaires I-9 ne sont plus nécessaires après le départ ou le licenciement d'un employé.
C'est faux. Il est absolument essentiel qu'un employeur conserve les formulaires I-9 de ses employés actuels et anciens. Larègle des trois ans s'applique: les formulaires I-9 doivent être conservés pendant trois ans à compter de la date d'embauche ou pendant un an à compter de la date de cessation d'emploi, la date la plus tardive étant retenue.
Erreurs courantes du formulaire I-9 :
- Le délai d'achèvement n'est pas pris en compte. L'USCIS applique des délaisstrictsqui ne peuvent être ignorés.
- Omission de remplir les deux côtés du formulaire I-9. Deux sections doivent être correctement remplies.
- Utilisation du blanc. Le blanc n'est jamais autorisé
Erreurs courantes commises par les employés :
- Omission d'indiquer le nom, la date de naissance oul'adresse.
- Absence d'inscription du premier jour de travail.
- Absence d'indication du statut de résident.
- Si l'employé choisit "Lawful Permanent Resident", il ne saisit pas le numéro USCIS.
- Si le formulaire I-9 a été rempli avec l'aide d'un traducteur, l'employé omet de faire signer le traducteur, d'imprimer son nom et de dater le formulaire.
Parmi les autres erreurs courantes, on peut citer le fait de ne pas remplir tous les champs obligatoires de la section 1, comme omettre d'autres noms de famille légaux utilisés (comme le nom de jeune fille), ne pas cocher la case appropriée pour la citoyenneté ou le statut d'immigration, ou ne pas fournir le numéro A/numéro USCIS, le numéro d'admission du formulaire I-94 ou le numéro de passeport étranger et la date d'expiration de l'autorisation de travail, le cas échéant. Les employés doivent signer et dater la section 1 à la date réelle de remplissage — l'antidatage n'est jamais acceptable. Pour les employeurs qui utilisentE-Verify, l'employé doit également fournir son numéro de sécurité sociale tel qu'il a été délivré parl'administration de la sécurité sociale. Une fois la section 1 remplie, l'employé doit présenter le formulaire accompagné de ses documents d'identité pour vérification.
Erreurs courantes commises par les employeurs :
- Omission d'inscrire la documentation approuvée sur le formulaire I-9.
- Non-transmission de la section 2 après le troisième jour ouvrable du premier emploi.
La section 2 du formulaire I-9 relève de la responsabilité de l'employeur et porte principalement sur la vérification de l'identité et du permis de travail de l'employé. Avant de passer à la section 2, les employeurs doivent vérifier l'exactitude de la section 1. En cas d'erreurs ou d'informations manquantes, l'employé doit corriger, parapher et dater ces modifications avant de poursuivre.
À des fins de vérification, les employés peuvent présenter soit :
- Un document de la liste A (prouvant à la fois l'identité et l'autorisation de travailler),ou
- Un document de la liste B (identité)etun document de la liste C (autorisation de travail).
Les employeurs (ou leurs représentants autorisés) doivent examiner physiquement chaque document en présence de l'employé (sauf s'ils utilisent une procédure à distanceautorisée par le DHS, telle que celles introduites pourles participants à E-Verifyen août 2023). Les documents doivent être des originaux et en cours de validité ; les photocopies ne sont pas acceptées, à l'exception des copies certifiées conformes des actes de naissance. Si un employé tente de fournir des documents non acceptables, l'employeur doit lui demander de fournir d'autres documents figurant sur les listes officielles.
Une fois les documents acceptés, les employeurs doivent :
- Entrez le titre du document, l'autorité émettrice, le numéro du document (le cas échéant) et la date d'expiration (le cas échéant).
- Enregistrez la date d'entrée en fonction de l'employé.
- Remplissez toutes les informations requises concernant l'employeur sur le formulaire.
- Si une procédure à distanceautorisée par le DHS a été utilisée, veuillez l'indiquer dans la section 2.
- Signez et datez le formulaire.
Le fait de sauter l'une de ces étapes ou de ne pas remplir la section 2 avec précision et dans les délais impartis peut rapidement faire figurer un employeur sur la « liste noire » d'un auditeur.
- Absence de saisie de la date initiale de début d'emploi.
- Ne pas indiquer le nom, l'adresse ou le titre de l'entreprise.
- Utilisation d'une version incorrecte ou périmée du formulaire I-9.
- Demander à l'employé des documents spécifiques sur la section 2 - il s'agit d'une discrimination.
- Copie de la documentation - l'employeur ne peut pas faire de discrimination ; si l'employeur souhaite conserver des copies, il doit en faire pour tous les employés.
- L'employeur soumet par erreur la section 3 alors que l'autorisation de travail de l'employé a expiré. Il doit demander la preuve documentée avec la date d'expiration indiquée.
Conservation du formulaire I-9
Les employeurs doivent être prêts à présentertousles formulaires I-9 en cas de NOI. Il n'existe aucune restriction légale spécifique quant à l'endroit et à la manière dont un employeur peut choisir de conserver ses formulaires I-9 ; toutefois, il est recommandé d'éviter de stocker les dossiers I-9 dans des lieux décentralisés en raison de la difficulté à les obtenir en cas d'audit soudain. Les solutions courantes consistent à centraliser le processus et à télécharger les formulaires I-9 vers unsystème I-9 sécurisébasé sur le cloud.
Gardez à l'esprit que lors d'une NOI, les dossiers I-9 demandés peuvent être ceux des employés actuellement en poste, ainsi que ceux des employés licenciés qui relèvent de la période de conservation prévue parla règle de l'USCIS: trois (3) ans à compter de la date d'embauche ou un (1) an à compter de la date de licenciement, la date la plus tardive étant retenue.
La règle d'or, par conséquent ?Ne détruisez pas un formulaire I-9 simplement parce qu'un employé n'est plus employé.
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