Qu'est-ce que le formulaire I-9 ?

Sections du formulaire I-9

À quoi ressemble un formulaire I-9 ? Le formulaire I-9 comporte trois sections :

Section 1 : remplie par le salarié au plus tard le premier jour de travail (c'est-à-dire le premier jour de travail rémunéré) ; cela inclut la formation professionnelle. Dans la section 1, l'employé doit fournir des informations personnelles simples telles que sa date de naissance, son adresse et son statut de citoyen.

Section 2 : remplie par l'employeur au plus tard le troisième jour ouvrable après que l'employé a commencé à travailler contre rémunération*. Dans la section 2, l'employeur doit vérifier l'identification du nouvel employé en examinant une pièce d'identité approuvée par l'USCIS. La section 2 doit être remplie par l'employeur ou son représentant agréé, en personne.

* Veuillez noter que si l'employé travaille trois jours ou moins, la section 2 doit être remplie au plus tard le premier jour de travail rémunéré.

Section 3 : remplie par l'employeur si l'autorisation de travail de l'employé expire ou si l'employé est réembauché dans les 3 ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 a été initialement rempli (un nouveau formulaire I-9 peut également être rempli au lieu de remplir la section).*
3). Dans la section 3, l'employeur vérifie à nouveau l'autorisation de travail de l'employé qui reprend un travail rémunéré.

*Une fois la section 2 correctement remplie, l'employeur peut choisir ou être tenu de soumettre le formulaire I-9 rempli à E-Verify.

Historique du formulaire I-9 : Qu'est-ce que la documentation I-9 ?

L'I-9 a été créé à la suite de la loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) de 1986. Cette loi a été établie pour accomplir deux choses : empêcher l'emploi d'immigrants sans papiers ou d'autres personnes non autorisées à travailler aux États-Unis, et empêcher la discrimination sur le lieu de travail fondée sur la citoyenneté ou l'origine nationale.

Afin de se conformer à la loi fédérale, les employeurs basés aux États-Unis doivent vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi de chaque personne qu'ils embauchent, remplir et conserver un formulaire I-9 pour chaque employé et s'abstenir de toute discrimination fondée sur l'origine nationale ou la citoyenneté. La conformité au formulaire I-9 est obligatoire pour tous les employeurs et des amendes importantes peuvent être infligées en cas d'audit par l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) ou d'autres organismes fédéraux.

En mai 2019, il y a eu 13 versions du formulaire I-9. Le formulaire le plus récent a été révisé en juillet 2017 et est entré en vigueur le 18 septembre 2017. Nombre de ces révisions ajoutent/suppriment des champs de données, modifient les exigences relatives à la documentation requise dans la section 2/section 3, et/ou incluent souvent des changements de règles qui ont un impact sur le processus du formulaire I-9. C'est pourquoi il est impératif que les employeurs utilisent le formulaire le plus récemment révisé.

Le fait de ne pas utiliser la version la plus récente du formulaire I-9 peut facilement conduire à des sanctions sévères en cas d'audit. Voir l'historique complet des versions précédentes du formulaire I-9.

Pourquoi les employeurs doivent-ils se préoccuper du formulaire I-9 ?

Comme tout document fédéral, le formulaire I-9 ne doit pas être pris à la légère. En fait, le formulaire I-9 est plus qu'un simple formulaire à remplir lors de l'embauche d'un nouveau salarié - il s'agit d'un engagement entre l'employeur, le salarié et le gouvernement américain, qui atteste que l'employeur embauche effectivement un salarié en conformité avec les directives fédérales et nationales relatives à l'emploi légal au moment où il remplit le formulaire I-9.

La violation de cet accord - accidentelle ou intentionnelle - peut entraîner divers problèmes pour l'employeur et l'employé, y compris, mais sans s'y limiter, les suivants

1. Avis de mise en garde
2. Amendes pécuniaires
3. Poursuites pénales
4. Raids sur le lieu de travail
5. Audiences de l'Office of Chief Administrative Hearing Officer (OCAHO)
6. Règlements judiciaires

Les différents degrés d'infractions et de sanctions mentionnés ci-dessus sont administrés par l'Agence de contrôle de l'immigration et des douanes (ICE) à la suite d'un avis d'inspection (NOI).

Une fois l'avis d'intention reçu, l'employeur dispose de 72 heures pour produire les formulaires I-9 demandés et tout autre document d'accompagnement exigé par l'assignation à comparaître qui accompagne l'avis d'intention. Les documents supplémentaires exigés par l'ICE comprennent généralement les fiches de paie et les déclarations fiscales, les listes d'employés actifs et inactifs, les informations relatives à l'entreprise (EIN, statuts, licences d'exploitation, etc.), les informations E-Verify (numéros de dossier pour les I-9) et d'autres documents relatifs à l'emploi. L'employeur dispose généralement de 72 heures pour répondre à la notification, mais des prolongations peuvent être accordées pour de bonnes raisons.

Dans un deuxième temps, les agents/auditeurs de l'ICE procèdent à une inspection des formulaires I-9 de l'employeur pour s'assurer de leur conformité. Si aucune correction n'est nécessaire et que l'employeur est jugé conforme, l'agent de l'ICE informe l'organisation de son statut et clôt le dossier. Toutefois, si des violations techniques ou substantielles sont constatées, l'employeur se voit généralement accorder dix jours ouvrables pour corriger les I-9 non conformes. Les prolongations de délai sont rarement accordées et les employeurs peuvent recevoir un avis d'intention d'infliger une amende (NIF) pour toutes les infractions techniques et de fond non corrigées constatées sur les formulaires I-9.

Les employeurs reconnus coupables d'avoir sciemment embauché ou continué d'employer des travailleurs non autorisés seront tenus de mettre fin à leurs activités illégales, pourront se voir infliger un FNI et pourront également faire l'objet de poursuites pénales. Les amendes pour l'embauche en connaissance de cause d'employés qui ne sont pas autorisés à travailler vont de 375 à 16 000 dollars par infraction, les récidivistes se voyant infliger des pénalités plus élevées. Les sanctions pour les violations substantielles vont de 216 à 2 156 dollars par infraction.

Il est important de noter que l'ICE évalue les infractions par erreur ou omission, et non par formulaire I-9. Un seul formulaire I-9 peut facilement contenir plusieurs infractions, chacune d'entre elles pouvant donner lieu à une amende.

Les principaux facteurs pris en compte par l'ICE pour déterminer le montant de la pénalité sont les suivants :

1. Taille de l'entreprise
2. Preuve de l'effort de bonne foi pour se conformer
3. Gravité de l'infraction
4. L'infraction a-t-elle impliqué des travailleurs non autorisés ?
5. Antécédents d'infractions antérieures

Si un FNI est signifié, l'ICE fournira des documents d'inculpation précisant toutes les infractions commises par l'employeur. L'employeur a alors la possibilité de négocier un règlement avec l'ICE ou de demander une audition devant l'Office of the Chief Administrative Hearing Officer (OCAHO) dans les 30 jours suivant la notification de la NIF.

Selon l'ICE, un juge du droit administratif est affecté à l'affaire, mais de nombreuses affaires de l'OCAHO n'atteignent pas le stade de l'audience parce que les parties parviennent à un accord, que les parties se soumettent à l'approbation de l'ALJ ou que l'ALJ prend une décision sur le fond par le biais de décisions préalables à l'audience.

Exemple : En septembre 2017, la société Asplundh Tree Expert Co a été condamnée à payer la somme colossale de 95 millions de dollars en confiscation et en actions civiles pour avoir sciemment employé des immigrés sans papiers. Bien qu'il s'agisse d'un exemple extrême, cette affaire montre que les contrevenants qui manipulent les lois sur l'embauche et soutiennent l'acceptation de documents frauduleux lors de l'embauche de nouveaux employés seront pris en flagrant délit et pénalisés en conséquence. Pour en savoir plus sur cette affaire.

Le formulaire I-9 est en constante évolution et continue d'être mis à jour tous les deux ou trois ans. Il est impératif d'utiliser au minimum le formulaire I-9 le plus récent exigé par l'USCIS et de s'assurer que toutes les sections de l'I-9 sont remplies de manière conforme et dans les délais impartis. Mitratech offre la seule solution de conformité I-9 à maintenir un bilan parfait de plus de 20 ans sans aucune amende pour les clients lors des audits fédéraux et de l'ICE.

Comment les pénalités du formulaire I-9 sont-elles calculées ?

En 2008, l'ICE a publié un mémorandum exigeant que les agents de l'ICE suivent des procédures spécifiques pour calculer les amendes liées à l'I-9. Ces procédures sont les suivantes :

• Utilisez le nombre d'infractions de chaque type (paperasserie, embauche ou maintien dans l'emploi) comme numérateur et le nombre total d'employés comme dénominateur. Par exemple, si vous avez 100 employés avec 10 infractions substantielles aux formalités administratives et 20 infractions à l'embauche ou au maintien dans l'emploi, vous aurez 10/100 = 10 % pour les formalités administratives et 20/100 = 20 % pour les infractions à l'embauche ou au maintien dans l'emploi, conduisant à une amende de 40 560 $ en utilisant les matrices de pénalités de 2017.
• Les amendes pourraient ensuite être ajustées à la hausse ou à la baisse de 5 % pour chacun des cinq facteurs suivants : taille de l'entreprise, bonne foi, gravité, emploi d'étrangers non autorisés et antécédents avec l'ICE.

En outre, l'ICE a commencé à ajouter le nombre d'infractions liées aux formalités administratives au nombre d'infractions liées à l'embauche ou à la poursuite de l'emploi en tant que numérateur, ce qui peut souvent augmenter le montant de l'amende.

Par exemple, si vous avez 100 employés avec 10 violations substantielles de la paperasserie et 20 violations de l'embauche ou de la poursuite de l'emploi, vous aurez 10 + 20 = 30 pour calculer 30 % de violations, conduisant à une amende de 60 270 $, en utilisant les matrices de pénalités de 2017, selon SHRM.

Erreurs courantes du formulaire I-9 :

• Le délai d'achèvement est ignoré. L'USCIS impose des délais stricts qui ne peuvent être ignorés.
• Omission de remplir les deux côtés du formulaire I-9. Deux sections doivent être correctement remplies.
• Utilisation du blanc. Le blanc n'est jamais autorisé

Erreurs courantes commises par les employés :

• Défaut d'inscription du nom, de la date de naissance ou de l'adresse.
• Absence d'inscription du premier jour de travail.
• Absence d'indication du statut de résident.
• Si l'employé choisit "Lawful Permanent Resident", il ne saisit pas le numéro USCIS.
• Si le formulaire I-9 a été rempli avec l'aide d'un traducteur, l'employé omet de faire signer le traducteur, d'imprimer son nom et de dater le formulaire.

Erreurs courantes commises par les employeurs :

• Omission d'inscrire la documentation approuvée sur le formulaire I-9.
• Non-transmission de la section 2 après le troisième jour ouvrable du premier emploi.
• Absence de saisie de la date initiale de début d'emploi.
• Ne pas indiquer le nom, l'adresse ou le titre de l'entreprise.
• Utilisation d'une version incorrecte ou périmée du formulaire I-9.
• Demander à l'employé des documents spécifiques sur la section 2 - il s'agit d'une discrimination.
• Copie de la documentation - l'employeur ne peut pas faire de discrimination ; si l'employeur souhaite conserver des copies, il doit en faire pour tous les employés.
• L'employeur soumet par erreur la section 3 alors que l'autorisation de travail de l'employé a expiré. Il doit demander la preuve documentée avec la date d'expiration indiquée.