![Relever le défi de la conformité des politiques de ressources humaines [Récapitulatif du webinaire] (en anglais)](https://mitratech.com/wp-content/uploads/LP-Banner-ClearLaw-Addressing-the-Challenges-of-Keeping-HR-Policies-Compliant-700x450.png)
Relever le défi de la conformité des politiques de ressources humaines [Récapitulatif du webinaire] (en anglais)
Mitratech et Clear Law Institute ont réuni un panel d'experts pour découvrir comment les entreprises d'aujourd'hui peuvent garder une longueur d'avance sur l'évolution de la réglementation et des politiques de ressources humaines.
Le mois dernier, les employeurs et les professionnels des RH et de la conformité de tous les secteurs d'activité ont assisté à un webinaire en direct avec Mitratech et Clear Law Institute, détaillant les récents changements apportés aux lois fédérales et d'État qui pourraient avoir un impact sur les politiques. Le 17 novembre, l'un des membres de Mitratech, M. Henry Umneydirecteur général de la stratégie GRC de Mitratech, a été rejoint par Michael JohnsonPDG de Clear Law Institute, pour une conversation sur le maintien de la conformité tout en progressant vers une plus grande efficacité des processus. Ce blog couvrira les principales conclusions de leur discussion, et vous pouvez également écouter l'enregistrement complet ici.
Maintenir vos politiques de ressources humaines à jour
Selon Michael Johnson, du Clear Law Institute, la première chose à faire en matière de conformité est de déterminer où vivent et travaillent vos employés. On croit souvent, à tort, qu'il suffit de se conformer à la législation de l'État où se trouve le siège de l'entreprise. en réalité, vous devez vous conformer à la législation de l'État où se trouvent tous vos employés et vous tenir au courant de tous les changements de politique dans les domaines concernés. Michael présente ci-dessous les six étapes à suivre pour rester à jour dans la gestion des politiques de ressources humaines :
- Identifiez toutes les politiques requises dans les États où vous avez des employés (n'oubliez pas les employés à distance !).
- Rédiger des politiques, en veillant à ce que le langage utilisé soit conforme.
- Suivre l'évolution de la législation dans tous les États
- Apporter les modifications nécessaires à vos politiques au fur et à mesure de l'évolution de la législation
- Fournir des politiques au moment de l'embauche et s'assurer que les employés en prennent connaissance
- Exiger une certification annuelle des employés
"Vous pouvez passer beaucoup de temps à rédiger une politique pour ensuite la modifier. C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place un système pour s'assurer que vous surveillez les changements de politique dans tous les États où vous avez des employés. La meilleure pratique consiste à remettre un manuel aux employés et à leur demander d'en prendre connaissance chaque année. - Michael Johnson, PDG de Clear Law Institute
Mises à jour récentes de la politique des ressources humaines aux niveaux national et fédéral
C'est un défi pour les employeurs, non seulement de maintenir les politiques à jour, mais aussi de s'assurer que les politiques, telles qu'elles sont rédigées, comprennent tout le contenu requis, qui peut varier d'un État à l'autre.
"Certains États ont des exigences très spécifiques en matière de politique. Et si vous vous retrouvez au milieu d'un procès, la première chose qu'ils chercheront à savoir, c'est si vous avez respecté toutes les exigences et recommandations en matière de contenu". - Michael Johnson, PDG de Clear Law Institute
Voici quelques exemples de politiques de ressources humaines exigées au niveau fédéral et au niveau de l'État :
- Politiques en matière de harcèlement sexuel et d'égalité des chances (caractéristiques protégées)
- Hébergement
- Salaires et heures de travail (y compris les heures supplémentaires et les pauses repas et repos)
Par exemple, New York a récemment mis en place un nouveau service d'assistance téléphonique en cas de harcèlement sexuel sur le lieu de travail. pour obtenir de l'aide et des conseils - un changement qui obligera les employeurs à mettre à jour leurs politiques pour inclure cette ressource. Washington, en revanche, a récemment adopté une mise à jour de sa politique qui ne concerne que les employés au pourboire. mise à jour de la politique qui ne concerne que les employés à pourboire.
Les lois sur les congés constituent un autre grand sujet de conversation. Les employeurs doivent être conscients des nuances dans les aménagements de congés requis dans chaque État, y compris les détails concernant les congés annuels ou les congés de maladie. Par exemple, il existe de nouvelles lois sur le deuil dans l'Illinois et à Washington pour couvrir les cas de perte d'enfant et de congé parental. D'autres cas sont à surveiller :
- Congé familial et médical et FMLA rémunéré par l'État
- Congés annuels et congés de maladie
- Congé du personnel électoral et de vote
- Congé pour violence domestique
- Congé de service pour les victimes et les témoins d'actes criminels
- Congé pour fonctions de juré
- Congé parental
- Congé pour le don d'organes, de moelle osseuse et de sang
- Congé pour activités scolaires
- Congé militaire
- Congé de service civil volontaire et d'intervention d'urgence
La technologie au service de l'efficacité et de la conformité dans les processus RH
Alors, comment les organisations d'aujourd'hui supervisent-elles et gèrent-elles les mises à jour de leurs politiques ? D'après l'enquête menée lors de notre webinaire en direct :
- 60% des participants utilisent encore des processus manuels
- 15% ont mis en place l'automatisation
Le nombre d'entreprises qui s'appuient sur la technologie pour gérer les mises à jour des politiques devrait augmenter, en particulier dans le contexte du travail à distance et du travail hybride.
Comme l'expliquent Michael et Henry, faire parvenir les informations aux bonnes personnes en temps voulu ne représente que la moitié de la bataille. L'autre moitié consiste à s'assurer que vous pouvez tester la compréhension d'un employé concernant un changement de politique et à maintenir une trace complète et accessible de vos informations sur la politique. La technologie peut vous aider en vous permettant de centraliser toutes les politiques de l'entreprise et les informations relatives aux ressources humaines, de stocker toutes vos politiques et de les communiquer à grande échelle dans l'ensemble de l'organisation pour une attestation instantanée.
Les principaux avantages de l'utilisation de la technologie à cette fin sont les suivants :
- Atténuer le risque opérationnel - réduire le nombre et le coût des incidents de non-conformité réglementaire
- Améliorer la résilience des entreprises - ajouter de l'agilité, de la flexibilité et de la précision à la gestion des politiques
- Réduction des coûts - une visibilité accrue conduira à des divulgations plus proactives des violations de la politique, ce qui vous permettra de trier et de répondre à ces incidents rapidement afin de réduire le coût de la non-conformité tout en protégeant l'environnement. rapidement afin de réduire le coût de la non-conformité tout en protégeant la la réputation de la marque et le chiffre d'affaires
- Augmentation de l'efficacité - suppression de l'examen manuel, de l'approbation et de l'attestation des politiques et des documents tout au long de leur cycle de vie. politiques et des documents tout au long de leur cycle de vie
Gestion de la politique RH - du début à la fin - avec PolicyHub & Clear Law Institute
S'assurer que les politiques de ressources humaines sont à jour et que le manuel de l'employé est actualisé et conforme constitue un défi de taille pour de nombreuses organisations.
Clear Law Institute et PolicyHub de Mitratech se sont associés pour offrir un service qui simplifie les complexités considérables de la gestion et de la communication des politiques et procédures RH. Grâce à ce partenariat, Clear Law Institute et Mitratech proposeront un service unique permettant aux professionnels des ressources humaines et de la conformité d'externaliser l'ensemble des processus liés aux politiques et aux manuels - de la création à la livraison.
Vous êtes un client actuel de Mitratech et vous souhaitez en savoir plus sur notre partenariat avec Clear Law? Contactez votre gestionnaire de compte dédié, ou contactez-nous ici.
Vous souhaitez faire partie de la famille Mitratech et découvrir comment PolicyHub et Clear Law peuvent soutenir vos processus RH ? Réservez une démonstration avec un expert ici.
