Comment déterminer le meilleur logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ?
En tant que développeurs de ContractRoom, que nous considérons comme le meilleur logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) actuellement disponible sur le marché, notre réaction instinctive est de dire "à nous". Nous comprenons toutefois que cette réponse ne soit pas la plus satisfaisante pour vous.
Il est sans doute plus urgent que jamais de trouver la bonne solution CLM. Voici donc nos réflexions sur la manière de déterminer quel est le meilleur logiciel de gestion du cycle de vie des contrats pour votre entreprise. En bref, cela dépend de trois variables contractuelles : le volume, la complexité et la variété.
Volume du contrat
Combien de contrats votre entreprise génère-t-elle par exemple en un an ? Avant que vous ne répondiez, nous entendons par là tous les contrats de toutes les composantes de votre entreprise : ventes, marketing, ressources humaines, achats, dépenses d'investissement, administration... tout le toutim. Et nous parlons de toutes sortes de contrats, des bons de commande aux accords de confidentialité, en passant par les contrats de travail et les accords de vente ou d'approvisionnement longs et compliqués.
Si votre réponse est moins de, disons, cinq contrats par an (et qu'ils ne sont pas particulièrement complexes - voir ci-dessous), il se peut que vous n'ayez pas du tout besoin d'un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats. Cela ne veut pas dire qu'il ne vous serait pas utile, mais il pourrait être superflu.
Il y a cependant de fortes chances que votre entreprise génère bien plus que cinq contrats par an. Si vous avez entre douze et vingt-quatre contrats par an, vous pourriez probablement bénéficier de solutions logicielles simples de gestion du cycle de vie des contrats. Il s'agit par exemple de plateformes de signature électronique de base et de logiciels de gestion du cycle de vie des contrats rudimentaires qui facilitent l'assemblage des documents et le partage des projets.
Au-delà, votre entreprise gagnerait probablement en efficacité et en avantages grâce à une solution logicielle de gestion du cycle de vie des contrats d'entreprise. Avec un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats de bout en bout qui gère toutes les facettes du cycle de vie des contrats, vous ne vous contentez pas de simplifier et de systématiser le processus de passation des contrats. Vous transformez également votre corpus de contrats en une ressource dont vous pouvez tirer des informations et stimuler la croissance.
Complexité du contrat
Tous les contrats ne sont pas identiques. Il existe une différence substantielle entre un accord d'achat et de vente d'une page et un contrat d'approvisionnement en matières premières de cinquante pages. Plus votre contrat type est complexe, plus vous avez besoin d'une solution logicielle complète de gestion du cycle de vie des contrats.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats simplifient le processus d'assemblage et de négociation de contrats complexes. Les parties prenantes ont accès à une plateforme d'édition unique qui suit les modifications proposées et permet une édition en temps réel par plusieurs parties.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats sont également dotés d'une fonction de recherche qui permet aux responsables de localiser et d'incorporer en un clin d'œil les clauses types d'accords antérieurs. L'époque où les versions étaient envoyées par courrier électronique est révolue, au risque de créer de la confusion et des erreurs de rédaction.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats permettent également à votre entreprise de suivre les multiples obligations de performance dans le cadre d'un accord complexe. Au lieu de réinventer la roue chaque fois que vous devez revenir sur un contrat pour vous rappeler ce qui doit être fait et à quel moment, le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats surveille les étapes et peut vous alerter sur les échéances et les obligations à venir.
Diversité des contrats
Il est rare qu'une entreprise ne passe qu'un seul type de contrat, mais cela arrive. S'il s'agit d'un contrat simple et de faible volume, un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats n'est peut-être pas nécessaire.
Mais la plupart des entreprises d'une certaine envergure ont des composantes diverses qui concluent des contrats de manière régulière. Dans ces entreprises, les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats répondent à un besoin à la fois substantiel et "structurel". Voici ce que nous entendons par là.
Gestion de la diversité contractuelle substantielle
D'après notre expérience, lorsqu'une organisation conclut des contrats couvrant une grande variété de sujets, chacun de ces "types" de contrat tend à acquérir ses propres particularités au sein de l'organisation. Il n'y a pas de raison unique à cela. Il s'agit plutôt de préférences différentes d'un gestionnaire à l'autre. Différents juristes peuvent conseiller différentes composantes de l'entreprise. Et, bien entendu, les différents sujets traités exigent des clauses contractuelles différentes.
Malheureusement, la diversité contractuelle peut être source d'inefficacité inutile. Comme le savent la plupart des juristes, un bon tiers des clauses de la plupart des contrats d'une entreprise peuvent être identiques sur le fond, même si l'objet de ces contrats varie considérablement.
Ces clauses, telles que celles relatives au droit régissant les litiges, à la manière dont le contrat peut être modifié ou cédé, ou encore à la manière dont le préavis doit être donné, ne doivent pas changer d'un contrat à l'autre et créent même souvent des problèmes pour l'organisation lorsqu'elles ne sont pas uniformes. De même, les deux autres tiers environ de chaque contrat qui peuvent varier sur le fond doivent toujours viser à utiliser une phraséologie et un formatage uniformes.
En outre, plus les contrats d'une entreprise sont diversifiés, plus le risque de conflit entre les clauses substantielles des contrats est élevé, ce qui crée des difficultés opérationnelles.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats contribuent à résoudre ces problèmes. Il permet à une entreprise de maintenir la cohérence des termes standard, ce qui accroît la prévisibilité et réduit le risque de faux pas. Il permet également aux utilisateurs de relier différents contrats entre eux afin de suivre les étapes de performance et de prévenir les conflits avant qu'ils ne surviennent.
Gestion de la diversité contractuelle structurelle
Les logiciels CLM s'attaquent également au problème de la diversité contractuelle "structurelle" à l'échelle de l'entreprise. Dans de nombreuses grandes entreprises aux activités verticales "cloisonnées", même les cadres supérieurs n'ont pas de visibilité sur l'ensemble des contrats de l'entreprise. Au lieu de cela, chaque secteur vertical conserve ses propres dossiers, ce qui rend difficile la visualisation de l'ensemble des contrats de l'entreprise.
Les meilleurs logiciels de gestion du cycle de vie des contrats regroupent les contrats dans un référentiel centralisé qui permet aux dirigeants d'avoir une vue d'ensemble de toutes les obligations contractuelles de l'entreprise en temps réel. Le logiciel permet également aux chefs d'entreprise d'interroger l'ensemble des contrats comme n'importe quelle autre source de "big data" afin de tirer des enseignements des méthodes contractuelles passées et présentes de l'entreprise.
[bctt tweet="Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats consolide les contrats dans un référentiel centralisé qui permet aux dirigeants d'avoir une vue d'ensemble de toutes les obligations contractuelles de l'entreprise en temps réel." via="yes"]
Quel est donc le meilleur logiciel CLM ?
En fin de compte, c'est à vous de décider. Répond-il à vos besoins précis ? Sera-t-il capable d'évoluer avec votre organisation ? Est-il soutenu par un fournisseur qui a fait ses preuves et dont la réputation n'est plus à faire ? Tous ces facteurs doivent faire partie de votre réflexion.
Et nous, bien sûr, sommes heureux de mettre notre chapeau dans l'arène si vous recherchez une solution CLM éprouvée. ContractRoom est le leader des solutions logicielles de gestion du cycle de vie des contrats pour les moyennes et grandes entreprises. Pour en savoir plus, découvrez comment transformer votre corpus de contrats d'un fardeau administratif en un atout commercial. Contactez-nous dès aujourd'hui.
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