Als Entwickler der unserer Meinung nach besten Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM), die derzeit auf dem Markt ist, nämlich ContractRoom, ist unsere instinktive Reaktion, "unsere!" zu sagen. Wir verstehen jedoch, warum das für Sie vielleicht nicht nach der befriedigendsten Antwort klingt.
Die Suche nach der richtigen CLM-Lösung ist wahrscheinlich dringender denn je. Im Folgenden finden Sie unsere Überlegungen dazu, wie Sie die beste Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus für Ihr Unternehmen ermitteln können. Kurz gesagt, es hängt von drei Vertragsvariablen ab: Volumen, Komplexität und Vielfalt.
Vertragsvolumen
Wie viele Verträge generiert Ihr Unternehmen in, sagen wir, einem Jahr? Bevor Sie antworten: Wir meinen alle Verträge in allen Bereichen Ihres Unternehmens: Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Beschaffung, Investitionsausgaben, Verwaltung ... das ganze Paket. Und damit meinen wir alle Arten von Verträgen, von Bestellungen über NDAs bis hin zu Arbeitsverträgen und langen, komplizierten Beschaffungs- oder Vertriebsvereinbarungen.
Wenn Sie weniger als, sagen wir, fünf Verträge pro Jahr abschließen (und diese nicht besonders komplex sind - siehe unten), dann brauchen Sie vielleicht gar keine Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus. Nicht, dass Sie sie nicht nützlich fänden, aber sie könnte zu viel des Guten sein.
Die Chancen stehen jedoch gut, dass Ihr Unternehmen weit mehr als fünf Verträge pro Jahr abschließt. Wenn Sie zwischen zwölf und vierundzwanzig Verträge pro Jahr abschließen, können Sie wahrscheinlich von einfachen Softwarelösungen zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus profitieren. Dazu gehören einfache eSignatur-Plattformen und einfache Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus, die bei der Zusammenstellung von Dokumenten und der gemeinsamen Nutzung von Entwürfen hilft.
Mehr als das, und Ihr Unternehmen würde wahrscheinlich erhebliche Vorteile und Effizienzsteigerungen durch eine Enterprise Contract Lifecycle Management-Softwarelösung erzielen. Mit einer End-to-End-Software für das Vertragsmanagement, die alle Aspekte des Vertragslebenszyklus abdeckt, vereinfachen und systematisieren Sie nicht nur den Vertragsprozess. Sie verwandeln auch Ihren Vertragsbestand in eine Ressource aus der Sie Erkenntnisse ableiten und Ihr Wachstum vorantreiben können.
Komplexität des Vertrags
Nicht alle Verträge sind gleich. Es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen einem einseitigen Kauf- und Verkaufsvertrag und einem fünfzigseitigen Rohstoffliefervertrag. Je komplizierter Ihr typischer Vertrag ist, desto größer ist Ihr Bedarf an einer umfassenden Softwarelösung für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus.
Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus vereinfacht die Erstellung und Verhandlung komplizierter Verträge. Die Beteiligten haben Zugang zu einer einzigen Bearbeitungsplattform, die vorgeschlagene Änderungen verfolgt und die Bearbeitung durch mehrere Parteien in Echtzeit ermöglicht.
Die Software für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen verfügt auch über Suchfunktionen, mit denen Manager im Handumdrehen Musterformulierungen aus früheren Verträgen finden und einfügen können. Vorbei sind die Zeiten, in denen Versionen per E-Mail hin- und hergeschickt wurden, was zu Verwirrung und Fehlern bei der Formulierung führen kann.
Software für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen gibt Ihrem Unternehmen auch die Möglichkeit, mehrere Leistungsverpflichtungen innerhalb einer komplexen Vereinbarung im Auge zu behalten. Anstatt das Rad jedes Mal neu zu erfinden, wenn Sie einen Vertrag durchgehen müssen, um sich daran zu erinnern, was wann zu tun ist, überwacht die Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus Meilensteine und kann Sie auf bevorstehende Fristen und Verpflichtungen hinweisen.
Vertragsvielfalt
Es ist selten, dass ein Unternehmen nur eine Art von Vertrag abschließt, aber es kommt vor. Wenn es sich dabei um einen einfachen Vertrag mit relativ geringem Volumen handelt, ist eine Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus möglicherweise nicht erforderlich.
Aber die meisten Unternehmen jeder Größenordnung haben verschiedene Komponenten, die routinemäßig Verträge abschließen. In diesen Unternehmen erfüllt die Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus sowohl einen inhaltlichen als auch einen "strukturellen" Bedarf. Hier ist, was wir meinen.
Umgang mit inhaltlicher Vertragsvielfalt
Unserer Erfahrung nach neigt eine Organisation, die Verträge über eine Vielzahl von Themen abschließt, mit der Zeit dazu, dass jede dieser "Arten" von Verträgen ihre eigenen Eigenheiten innerhalb der Organisation annimmt. Dafür gibt es keinen einzigen Grund. Vielmehr haben verschiedene Manager unterschiedliche Vorlieben. Verschiedene Anwälte raten möglicherweise zu verschiedenen Geschäftskomponenten. Und natürlich erfordern unterschiedliche Sachverhalte auch unterschiedliche Vertragsbedingungen.
Leider kann diese Vertragsvielfalt zu unnötiger Ineffizienz führen. Wie die meisten Anwälte wissen, kann ein gutes Drittel der Klauseln in den meisten Verträgen eines Unternehmens inhaltlich identisch sein, auch wenn der Gegenstand dieser Verträge sehr unterschiedlich ist.
Diese Bestimmungen, z. B. darüber, welches Recht auf Streitigkeiten anwendbar ist, wie der Vertrag geändert oder abgetreten werden kann oder wann eine Kündigung erfolgen muss, müssen sich nicht von einem Vertrag zum anderen ändern und verursachen sogar oft Probleme für das Unternehmen, wenn sie nicht einheitlich sind. Auch bei den anderen etwa zwei Dritteln jedes Vertrags, die inhaltlich variieren können, sollte eine einheitliche Formulierung und Formatierung angestrebt werden.
Je vielfältiger die Auftragsvergabe eines Unternehmens ist, desto größer ist das Risiko, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen miteinander in Konflikt geraten, was zu operativen Problemen führt.
Software für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen hilft, diese Probleme zu lösen. Sie ermöglicht es einem Unternehmen, die Konsistenz der Standardbedingungen aufrechtzuerhalten, was die Vorhersehbarkeit erhöht und das Risiko von Fehltritten verringert. Außerdem können Benutzer verschiedene Verträge miteinander verknüpfen, um Leistungsmeilensteine zu verfolgen und Konflikte zu vermeiden, bevor sie entstehen.
Umgang mit struktureller Vertragsvielfalt
CLM-Software löst auch das unternehmensweite Problem der so genannten "strukturellen" Vertragsvielfalt. In vielen großen Unternehmen mit "isolierten" Geschäftsbereichen haben selbst leitende Angestellte keinen Einblick in den gesamten Vertragsbestand des Unternehmens. Stattdessen bewahrt jede vertikale Abteilung ihre eigenen getrennten Aufzeichnungen auf, was es schwierig macht, das gesamte Spielfeld der Geschäftsverträge zu überblicken.
Die beste Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus konsolidiert die Vertragsabschlüsse in einem zentralen Repository, das den Führungskräften einen Überblick über alle vertraglichen Verpflichtungen des Unternehmens in Echtzeit bietet. Die Software ermöglicht es Führungskräften außerdem, den gesamten Vertragsbestand wie jede andere "Big Data"-Quelle abzufragen, um Einblicke in die vergangenen und aktuellen Vertragsmethoden des Unternehmens zu erhalten.
Was ist also die beste CLM-Software?
Letztendlich hängt das von Ihnen ab. Entspricht es genau Ihren Anforderungen? Kann es mit Ihrem Unternehmen skaliert werden? Wird sie von einem bewährten Anbieter mit einem ausgezeichneten Ruf unterstützt? All dies sind Faktoren, die in Ihre Überlegungen einfließen müssen.
Und natürlich werfen wir gerne unseren Hut in den Ring, wenn Sie eine bewährte CLM-Lösung suchen. ContractRoom ist der Branchenführer unter den Softwarelösungen für das Contract Lifecycle Management für mittlere und große Unternehmen. Finden Sie heraus, warum, und entdecken Sie, wie Sie Ihren Vertragsbestand von einer administrativen Belastung in einen Geschäftswert verwandeln können. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.
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