Les données sont peut-être la plus grande ressource inexploitée pour assurer le succès d'un service juridique. Chaque service juridique d'entreprise, quelle que soit sa taille, possède un trésor de données précieuses provenant de nombreuses sources et se présentant sous diverses formes.
Les dossiers, les factures, les enregistrements des résultats et des règlements, la correspondance numérique, les contrats, les notes de réunion et d'autres types de documents doivent être conservés. Nous pouvons même aller plus loin et considérer ce que les membres de l'équipe juridique archivent numériquement en termes d'anciens dossiers traités et de contacts périmés - vous voyez le tableau.
En tant que fournisseur de solutions de gestion juridique d'entreprise, Mitratech rencontre de nombreux services juridiques d'entreprises de différents secteurs et de différentes zones géographiques. Nous avons constaté que l'un des obstacles les plus courants à la prise de décision fondée sur les données est l'absence d'objectifs définis et de processus pour les atteindre.
Dans cet épisode d'une série en cours sur la prise de décision fondée sur les données, j'aborderai les indicateurs clés de performance (ICP), les éléments constitutifs de la définition, du suivi et de la mesure des objectifs.
Pour commencer
Cela semble évident, mais les indicateurs clés de performance doivent correspondre directement à des objectifs spécifiques. S'il n'y a pas d'alignement clair et convenu des objectifs et des indicateurs clés de performance au sein du service juridique, vous risquez de concevoir des stratégies et des tactiques qui peuvent être suivies et mesurées mais qui n'aboutissent pas à des résultats significatifs.
La réduction des dépenses juridiques liées aux conseils externes est un bon point de départ, et il existe de nombreuses voies stratégiques et tactiques pour y parvenir.
L'une des approches consiste à rationaliser le nombre de cabinets externes auxquels vous faites appel. Si vous êtes en mesure de regrouper le travail avec un seul cabinet d'avocats et de négocier de meilleurs prix ou taux, vous pouvez réaliser des économies sur les dépenses juridiques. Cela peut prendre la forme de meilleurs taux horaires ou d'une convention d'honoraires alternative. L'indicateur clé de performance que vous pourriez suivre à cet égard est le pourcentage des dépenses effectuées auprès de cabinets privilégiés, par rapport aux cabinets non privilégiés, et il existe de nombreuses façons de découper ces données.
Mais avant cela, vous devez collecter et analyser des données de base. Tout d'abord, examinez le nombre de cabinets avec lesquels vous travaillez, le nombre de dossiers que chaque cabinet traite pour vous, le montant et le taux de rémunération que vous leur versez et le temps nécessaire à chaque cabinet pour effectuer le travail.
Cela peut être intéressant au niveau macroéconomique, mais lorsque l'on veut vraiment parler de rationalisation des entreprises, il faut disposer d'un peu plus d'informations. Par exemple, il peut être nécessaire d'examiner les types de travaux effectués et le lieu où ils sont effectués. Les juridictions peuvent avoir une grande importance, car le droit immobilier diffère d'un endroit à l'autre.
Au cours de votre processus de rationalisation, il se peut que vous ayez besoin d'un niveau de détail très fin. Ce niveau d'analyse nécessite des outils sophistiqués et puissants qui vous permettent d'extraire des informations des données que vous avez collectées.
Équipé des bons outils, vous pouvez vous faire une idée de ce que vous payez actuellement, et donc consulter les données relatives à chaque entreprise, comparer les dépenses totales moyennes et les taux de facturation, voir comment elles se situent, où elles sont plus ou moins élevées et comment le travail qu'elles ont effectué pour vous se compare à votre profil idéal d'entreprises travaillant dans le domaine en question.
Analyser les indicateurs clés de performance pour comparer les performances
Une fois que vous avez établi vos profils d'indicateurs clés de performance, vous pouvez analyser leur évolution dans le temps. Vous voudrez tenir compte de facteurs tels que l'évolution des tarifs d'une année sur l'autre, la comparaison avec des cabinets extérieurs effectuant un travail similaire, la nature de ces augmentations et les cabinets qui ont contenu leurs dépenses par rapport à ceux dont les tarifs et le coût par affaire augmentent régulièrement. Avec cette analyse en main, vous pourrez avoir avec vos cabinets d'avocats des conversations basées sur des données et des relations constructives.
L'étape suivante de l'analyse consiste à descendre au niveau tactique des factures et à poser des questions telles que "Quels sont les types et les quantités de travail effectués par les associés par rapport aux collaborateurs ?" À ce niveau granulaire, facture par facture, les outils d'analyse des données vous permettent de déterminer si ce sont les bonnes personnes qui effectuent le travail et de repérer les anomalies de facturation nécessitant un examen plus approfondi (plutôt que de demander à des avocats d'effectuer ce travail).
À ce stade du processus, vous serez armé de suffisamment de données pour évaluer les performances de vos entreprises et commencer à prendre des décisions de rationalisation des dépenses externes basées sur des données, avec un haut niveau de confiance dans leur réussite.
Pour en savoir plus sur la manière de prendre des décisions fondées sur les données pour votre organisation juridique, ne manquez pas de regarder notre récent webinaire, qui explore la manière d'exploiter les données pour améliorer l'efficacité, réduire les coûts et assurer la conformité aux réglementations.
