Daten sind vielleicht die größte ungenutzte Ressource für den Erfolg einer Rechtsabteilung. Jede Rechtsabteilung eines Unternehmens, unabhängig von ihrer Größe, verfügt über einen Schatz an wertvollen Daten aus vielen Quellen und in vielen Formen.
Akten, Rechnungen, Aufzeichnungen über Ergebnisse und Vergleiche, digitale Korrespondenz, Verträge, Sitzungsnotizen und andere Arten von Material müssen aufbewahrt werden. Wir können dies sogar noch detaillierter betrachten und überlegen, was die einzelnen Mitglieder des Rechtsteams digital archivieren, z. B. frühere Akten, die bearbeitet wurden, und veraltete Kontakte - Sie verstehen schon.
Als Anbieter von Enterprise Legal Management trifft Mitratech auf viele verschiedene Rechtsabteilungen von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Geografien. Wir haben festgestellt, dass eines der häufigsten Hindernisse für eine datengestützte Entscheidungsfindung das Fehlen von definierten Zielen und Prozessen ist, um diese zu erreichen.
In diesem Teil einer fortlaufenden Serie über datengestützte Entscheidungsfindung gehe ich auf Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) ein, die Bausteine für die Festlegung, Verfolgung und Messung von Zielen.
Erste Schritte
Es klingt offensichtlich, aber KPIs sollten direkt mit spezifischen Zielen verknüpft werden. Wenn es in der gesamten Rechtsabteilung keine klare und vereinbarte Ausrichtung der Ziele und KPIs gibt, könnten Sie am Ende Strategien und Taktiken entwickeln, die zwar verfolgt und gemessen werden können, aber keine sinnvollen Ergebnisse erzielen.
Die Reduzierung der Ausgaben für externe Rechtsberater ist ein guter Anfang, und es gibt zahlreiche strategische und taktische Wege, die Sie zu diesem Ziel führen können.
Ein Ansatz besteht darin, die Anzahl der von Ihnen beauftragten externen Firmen zu rationalisieren. Wenn es Ihnen gelingt, die Arbeit mit einer einzigen Anwaltskanzlei zu bündeln und bessere Preise oder Sätze auszuhandeln, können Sie Einsparungen bei den Rechtskosten erzielen. Dies könnte in Form von besseren Stundensätzen oder einer alternativen Honorarvereinbarung geschehen. Der KPI, den Sie in diesem Zusammenhang verfolgen können, ist der prozentuale Anteil der Ausgaben für bevorzugte Kanzleien im Vergleich zu nicht bevorzugten Kanzleien, und es gibt viele Möglichkeiten, diese Daten aufzuschlüsseln.
Doch bevor Sie das tun können, müssen Sie Basisdaten sammeln und auswerten. Überlegen Sie zunächst, mit wie vielen Kanzleien Sie zusammenarbeiten, wie viele Angelegenheiten jede Kanzlei für Sie bearbeitet, wie viel Sie ihnen zahlen und zu welchen Sätzen, und wie lange die einzelnen Kanzleien brauchen, um die Arbeit zu erledigen.
Das kann auf der Makroebene interessant sein, aber wenn man wirklich über die Rationalisierung von Unternehmen sprechen will, braucht man ein bisschen mehr Informationen. Man muss zum Beispiel berücksichtigen, welche Art von Arbeit geleistet wird und wo. Die Gerichtsbarkeit kann eine große Rolle spielen, da sich das Immobilienrecht von Ort zu Ort unterscheidet.
Wenn Sie Ihren Rationalisierungsprozess durchlaufen, müssen Sie möglicherweise sehr detailliert vorgehen. Diese Analyseebene erfordert hochentwickelte, leistungsstarke Tools, mit denen Sie aus den gesammelten Daten Erkenntnisse gewinnen können.
Mit den richtigen Werkzeugen können Sie sich einen Überblick verschaffen, z. B. darüber, was Sie gegenwärtig bezahlen. So können Sie die Daten der einzelnen Unternehmen aufschlüsseln, die durchschnittlichen Gesamtausgaben und Abrechnungssätze vergleichen, sehen, wie sie im Vergleich abschneiden, wo sie höher oder niedriger sind und wie die Arbeit, die sie für Sie geleistet haben, mit Ihrem Idealprofil für Unternehmen in diesem Bereich übereinstimmt.
Analyse von KPIs für Leistungsvergleiche
Sobald Sie Ihre KPI-Profile festgelegt haben, können Sie analysieren, wie sie sich im Laufe der Zeit entwickelt haben. Dabei sollten Sie Faktoren berücksichtigen, wie sich die Sätze im Jahresvergleich verändert haben, wie sich die Situation im Vergleich zu externen Kanzleien darstellt, die ähnliche Arbeit leisten, wie diese Steigerungen aussehen und welche Kanzleien ihre Ausgaben im Vergleich zu Kanzleien, deren Sätze und Kosten pro Angelegenheit stetig steigen, zurückhalten. Mit dieser Analyse in der Hand können Sie datenbasierte, konstruktive Gespräche mit Ihren Anwaltskanzleien führen.
Der nächste Schritt in der Analyse geht bis auf die taktische Ebene der Rechnungen und stellt Fragen wie "Welche Arten und Mengen von Arbeit führen Partner im Vergleich zu Associates aus?" Auf dieser granularen Ebene, Rechnung für Rechnung, können Sie mit Hilfe von Datenanalysetools feststellen, ob die richtigen Leute die Arbeit erledigen und Abrechnungsanomalien erkennen, die einer genaueren Prüfung bedürfen (anstatt Anwälte diese Arbeit erledigen zu lassen).
An diesem Punkt des Prozesses verfügen Sie über genügend Daten, um die Leistung Ihrer Unternehmen zu bewerten und datengestützte Entscheidungen zur Rationalisierung externer Ausgaben mit einem hohen Maß an Vertrauen in deren Erfolg zu treffen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie datengestützte Entscheidungen für Ihre Rechtsabteilung treffen können, sehen Sie sich unser aktuelles Webinar an, in dem es darum geht, wie Sie Dateneinblicke nutzen können, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
