Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les entreprises ont dû s'adapter à une toute nouvelle façon de gérer les processus quotidiens. Alors que les employés quittent les bureaux pour travailler à domicile, comment les processus papier évoluent-ils pour permettre au personnel distant d'accéder aux informations dont il a besoin, de produire le contenu requis et de le mettre à la disposition d'autres personnes ?
Prenons l'exemple simple de l'envoi d'un relevé de compte à un client, un défi commun à de nombreuses entreprises. Le relevé est imprimé puis envoyé au client. Étant donné que de nombreuses entreprises emploient aujourd'hui du personnel travaillant à domicile, sans l'imprimante ou le papier nécessaires et sans moyen d'envoyer des relevés physiques, une nouvelle solution doit être trouvée.
Les utilisateurs des principaux outils de gestion de contenu d'entreprise (ECM), comme notre propre DataStore, ont pu résoudre ce problème en utilisant les capacités de superposition de la solution , en créant une version électronique du relevé qui reproduit le produit physique précédent. Leurs clients peuvent toujours recevoir les relevés dans le même format, mais beaucoup plus rapidement grâce à la version électronique.
Une fois le blocage COVID levé, cette entreprise devrait économiser de l'argent et du temps en créant des relevés sous forme numérique et en améliorant la rapidité de réponse aux demandes des clients.
Révision des processus internes autour de l'ECM
Les processus d'entreprise internes doivent également être réévalués. Un certain nombre d'utilisateurs d'ECM ont des processus qui sont basés sur le papier au début du processus et qui sont numérisés par lots par la suite. Certains processus impliquent même l'impression de courriers électroniques pour les numériser ensuite. Ces processus sont gérés par des équipes capables de numériser, d'indexer et de stocker les documents à l'aide de scanners puissants qui permettent de transformer rapidement le papier en contenu électronique.
Mais ces scanners ne sont disponibles que dans l'environnement bureautique et il n'existe actuellement aucun moyen simple de transmettre les documents à ces équipes pour qu'elles les traitent, même lorsque le verrouillage est en vigueur. Un système ECM de premier ordre dispose d'outils qui peuvent aider, avec des compléments Microsoft Office pour Word, Excel et Outlook pour capturer les documents à la source et les stocker à partir de l'application.
L'équipe de numérisation peut encore apporter une valeur ajoutée significative à ce processus, même après la mise en œuvre de l'ECM. Ses compétences en matière de vérification et de classement des documents peuvent être adaptées au contrôle de la qualité des documents électroniques ajoutés. Cela permet de garantir le maintien de la qualité et de la précision malgré un changement important dans la manière dont l'information est capturée.
L'élaboration de processus de gestion dans une solution de gestion des processus (telle que Document Routing ou DataStore Workflow de DataStore) peut fournir une structure formelle à ce processus, en créant une file d'attente de contenu à traiter et en générant automatiquement un audit complet qui serait très difficile à réaliser sur papier.
L'ECM peut favoriser la transformation de la continuité des activités
Bien que l'incertitude commerciale soit une conséquence évidente de cette pandémie, c'est le moment idéal pour les organisations de prendre du recul et de revoir leurs processus. Une fois le confinement levé, le personnel peut se sentir plus à l'aise et plus confiant pour continuer à travailler à domicile. de continuer à travailler à domicile.
Une solution ECM peut faire partie d'une stratégie tournée vers l'avenir pour ajouter de l'agilité, de la réactivité et de la sécurité à une organisation, faisant de la Business Continuity Transformation™ une réalité.
En adaptant et en modifiant les processus, votre entreprise peut devenir plus efficace, plus consciente de son contenu et de ses communications, tout en soutenant davantage ses collaborateurs et en étant mieux à même d'utiliser les compétences clés qu'ils ont acquises au fil des ans.
Pour mieux servir nos propres clients pendant cette période, nous avons enregistré un webinaire qui aborde un grand nombre de ces questions clés et propose des solutions relativement faciles à mettre en œuvre pour relever les défis que le travail à domicile a posés à certaines entreprises.
Si vous avez des questions, si vous avez besoin de conseils ou si vous cherchez désespérément une solution telle que l'ECM qui sera rapide à mettre en œuvre et aussi robuste et sûre que vous le souhaitez, n'hésitez pas à contacter.
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