Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie müssen sich die Unternehmen auf eine völlig neue Art der Verwaltung ihrer täglichen Prozesse einstellen. Wie lassen sich papiergestützte Prozesse so weiterentwickeln, dass Mitarbeiter von außerhalb des Büros auf die benötigten Informationen zugreifen, die erforderlichen Inhalte erstellen und sie anderen zur Verfügung stellen können, wenn die Mitarbeiter nicht mehr im Büro, sondern zu Hause arbeiten?
Nehmen wir den einfachen Prozess des Versands eines Kontoauszugs an einen Kunden, eine häufige Herausforderung für zahlreiche Unternehmen. Der Kontoauszug wird ausgedruckt und dann per Post an den Kunden geschickt. Da so viele Unternehmen heute Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten, ohne den nötigen Drucker oder Papier und ohne die Möglichkeit, physische Auszüge zu versenden, muss eine neue Lösung gefunden werden.
Benutzer führender ECM-Tools (Enterprise Content Management) wie DataStore konnten dieses Problem mit Hilfe der Overlay-Funktionen der Lösung lösen , indem sie eine elektronische Version des Auszugs erstellten, die das vorherige physische Produkt duplizierte. Ihre Kunden können die Auszüge immer noch im gleichen Format erhalten, aber jetzt viel schneller, weil sie elektronisch sind.
Sobald die COVID-Sperre aufgehoben ist, dürfte dieses Unternehmen durch die digitale Erstellung von Auszügen und die schnellere Beantwortung von Kundenanfragen Geld und Zeit sparen.
Überarbeitung der internen Prozesse rund um ECM
Auch die internen Geschäftsprozesse müssen neu bewertet werden. Eine Reihe von ECM-Anwendern haben Prozesse, die zu Beginn des Prozesses auf Papier basieren und später als Stapel eingescannt werden. Einige Prozesse beinhalten sogar Drucken von E-Mails zum späteren Scannen. Diese werden von Teams bearbeitet, die die Dokumente mit leistungsstarken Scannern scannen, indizieren und speichern können, um Papier schnell in elektronische Inhalte zu verwandeln.
Diese Scanner stehen jedoch nur in der Büroumgebung zur Verfügung, und es gibt derzeit keine einfache Möglichkeit, Papier zur Bearbeitung an diese Teams weiterzugeben, nicht solange die Sperre in Kraft ist. Ein erstklassiges ECM verfügt über Tools, die helfen können, mit Microsoft Office-Add-ins für Word, Excel und Outlook, um Dokumente als Quelle zu erfassen und sie innerhalb der Anwendung zu speichern.
Das Scanteam kann immer noch Auch nach der ECM-Implementierung kann das Scanteam einen wichtigen Beitrag zu diesem Prozess leisten. Ihre Fähigkeiten bei der Prüfung und Kategorisierung von Dokumenten können auf die Qualitätsprüfung der hinzukommenden elektronischen Dokumente übertragen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Qualität und Genauigkeit trotz einer erheblichen Änderung der Art und Weise, wie Informationen erfasst werden, beibehalten wird.
Die Entwicklung von Prozessen zur Verwaltung dieses Vorgangs in einer Prozessmanagementlösung (wie z. B. DataStore Document Routing oder DataStore Workflow) kann diesem Prozess eine formale Struktur verleihen, eine Warteschlange mit zu bearbeitenden Inhalten aufbauen und automatisch ein vollständiges Audit erstellen, was mit Papier sehr schwierig wäre.
ECM kann die Transformation der Geschäftskontinuität vorantreiben
Auch wenn die geschäftliche Unsicherheit eine offensichtliche Auswirkung dieser Pandemie ist, ist dies ein guter Zeitpunkt für Unternehmen, einen Schritt zurückzutreten und ihre Prozesse zu überprüfen. Sobald die Abriegelung aufgehoben ist, kann das Personal bequemer und zuversichtlicher sein und weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten.
Eine ECM-Lösung kann Teil einer zukunftsorientierten Strategie sein, die einem Unternehmen zu mehr Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Sicherheit verhilft und die Business Continuity Transformation™ Wirklichkeit werden lässt.
Durch die Anpassung und Änderung von Prozessen kann Ihr Unternehmen effizienter werden, ein besseres Bewusstsein für Ihre Inhalte und Ihre Kommunikation entwickeln und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter besser unterstützen und ihre im Laufe der Jahre erworbenen Schlüsselqualifikationen besser nutzen.
Um unseren eigenen Kunden in dieser Zeit besser helfen zu können, haben wir ein Webinar aufgezeichnet, das sich mit vielen dieser Schlüsselthemen befasst und einige recht einfach umzusetzende Lösungen für die Herausforderungen bietet, die die Arbeit von zu Hause aus für einige Unternehmen darstellt.
Wenn Sie Fragen haben, eine Anleitung benötigen oder dringend eine Lösung wie ECM suchen, die schnell implementiert werden kann und so robust und sicher ist, wie Sie es brauchen, dann kontaktieren Sie uns.
