La gouvernance, la gestion des risques et la conformité (GRC) est une catégorie technologique complexe qui comporte de nombreuses facettes. L'une d'entre elles est l'automatisation des processus, une méthode qui consiste à codifier les meilleures pratiques afin d'éviter les erreurs majeures.
Une agence gouvernementale, responsable d'un budget de plusieurs milliards de dollars pour la construction de routes, était confrontée à un problème GRC de taille. Chaque fois qu'une route était construite ou entretenue, l'agence devait créer ce qu'elle appelait un accord de coopération, un contrat volumineux d'environ 100 pages, comportant des milliers de variables et une logique métier ultra-complexe contrôlant l'inclusion/exclusion de blocs de texte. Non seulement le processus manuel de préparation des documents prenait en moyenne trois mois-personnes, mais il était également sujet à des erreurs humaines. Ces erreurs entraînaient régulièrement des risques juridiques qui, dans certains cas, conduisaient à des altercations.
L'approche GRC choisie par cette agence consistait à automatiser les processus, plus précisément à transformer son accord de coopération en une application de processus avec HotDocs, la plateforme leader pour la modélisation de processus complexes de génération de documents. Désormais, chaque fois que l'agence doit générer un nouvel accord de coopération, un membre du personnel se connecte au système HotDocs, répond aux questions du questionnaire HotDocs et génère le document. Grâce à l'application de processus HotDocs, ce qui prenait auparavant trois mois à l'agence ne prend désormais plus que trois heures en moyenne.
Non seulement l'agence a économisé plus de 95 % du temps nécessaire à l'utilisation de son ancienne méthode (avec une diminution correspondante des frais de préparation des documents), mais les problèmes juridiques liés à des documents incorrects ont pratiquement disparu. L'agence se conforme davantage à sa politique interne et aux lois en vigueur. Elle est donc moins exposée aux risques.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
