Aufbau eines Legal-Tech-Ökosystems: Gilead Sciences
Beim Aufbau eines Legal-Tech-Stacks zur Unterstützung eines globalen juristischen Ökosystems sollten sich Leiter der Rechtsabteilung und CTOs/CIOs nicht von der Herausforderung abschrecken lassen. Wie Gilead Sciences erklärt, braucht es nur eine klare Vision, gute Planung und die richtigen Leute.
Gilead Sciences ist ein US-amerikanisches Biotechnologieunternehmen mit globaler Reichweite, das Medikamente erforscht, entwickelt und vermarktet und sowohl im NASDAQ Biotechnology Index als auch im S&P 500 vertreten ist. Wie Sie sich vorstellen können, war die Anpassung der Rechtstechnologie an die Anforderungen eines solchen Unternehmens kein geringes Unterfangen.
In einem neuen Webinar wurden Gary Tully, Global Head of Legal Operations, und Greg Bennett, Manager of Legal Operations bei Gilead Sciences, von Mitratech-CEO Jason Parkman zu einem solchen Projekt befragt. Beide sprachen ausführlich darüber, wie der Aufbau eines aktuellen, effizienten und nahtlos integrierten Technologiepakets für den Erfolg ihrer Rechtsabteilung entscheidend war. Die Art und Weise, wie sie dies taten, bietet anderen Führungskräften im Bereich Legal Ops eine gute Orientierungshilfe.
Die Festlegung von Prioritäten war ein erster Schritt
Bei Gilead Sciences begann der Übergang zu Legal-Tech-Lösungen mit einer soliden Planung. Ein früher und entscheidender Teil des Prozesses? Die Entscheidung darüber, welche Tools als erstes aktualisiert oder in den Legal-Tech-Stack aufgenommen werden sollten.
"Da wir für eine ganze Menge verantwortlich sind, können wir nicht alle Technologien auf einmal einführen", erklärt Gary Tully. "Wir nehmen uns also Zeit und setzen Prioritäten im Führungsteam der Rechtsabteilung, machen uns ein Bild davon, was wir für das globale Rechtsteam für wichtig halten, und suchen nach Technologien, die wir entweder aktualisieren oder komplett austauschen können.
Die richtige Technologie mit den richtigen Leuten zusammenbringen
Das richtige Team für die Umstellung der Rechtstechnologie ist genauso wichtig wie die Software und Hardware, betont Gary. "Unsere Prioritäten liegen in der Modernisierung der Rechtstechnologien bei Gilead; natürlich ist es wichtig, die richtigen Leute in die Organisation zu holen. Als er Greg Bennett für Gilead rekrutierte, suchte er nach Personen, die bereit waren, diese Modernisierung voranzutreiben.
Sie waren sich einig, dass sich die Einstellung zur Rechtstechnologie geändert hat. Jason fügte hinzu: "Früher war es in Mode, Anwälte als Nachzügler zu bezeichnen, wenn es um Technologie ging, aber ich glaube nicht, dass das heute noch der Fall ist... die Erwartung ist, dass Technologie Probleme löst und Effizienz schafft, und sie erwarten, dass es technologische Lösungen für Dinge gibt, die früher menschen- oder (manuell) prozessorientiert waren."
Der menschliche Faktor ist von zentraler Bedeutung für Tagesgeschäftauch nach der Umstellung auf die richtige Technologie. "Als ich eingestellt wurde, war ich der einzige Mitarbeiter der Rechtsabteilung", erinnert sich Gary, und eine seiner ersten Aufgaben bestand darin, Probleme bei der Bezahlung externer Anwälte zu lösen. "Offenbar blieben die Rechnungen im Prozess stecken", sagt er.
Als er ankündigte, die damals aktuelle Technologie zu ersetzen, um das Problem zu beheben, "gab es einen Jubel im Publikum... das hat mich überrascht, weil ich nicht dachte, dass die Technologie an sich das Problem war, aber sie war nicht da, wo Gilead rechtlich hingehört."
Das geht aber über die Technik hinaus. "Wie bei allen diesen Technologien", sagt er, "trägt mehr als nur die technologische Komponente zum Erfolg bei. Welche Prozesse gibt es, und sind sie optimiert? Haben die Mitarbeiter, die diese Aufgaben ausführen, die richtigen Rollen und Verantwortlichkeiten und sind sie für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich?"
Nutzung der besten Rechtstechnologien - und des richtigen Anbieters
In einer weitreichenden Diskussion über alles, was Gilead Science unternimmt, um Legal Tech zu nutzen, um eine breite Palette strategischer Herausforderungen zu bewältigen, wurde eine Überlegung angesprochen? Der Erfolg ist nicht immer das Ergebnis eines einzelnen Anbieters, sondern "der Höhepunkt der Synergien zwischen den Anwendungen, die nicht unbedingt maßgeschneidert sind, sondern sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln", so Greg Bennett. Rechtsabteilungen, fährt er fort, verstehen diese Synergien nicht unbedingt. Und auch nicht die Möglichkeiten der Vernetzung, die Lösungen wie TAP bieten, um sie zu schaffen.
Greg erzählt eine Anekdote über eine der ersten Anwendungen von TAP: "Wir hatten ein (Onboarding-)Formular in Papierform, das alle neuen Mitarbeiter ausfüllen, unterschreiben und einscannen und dann an mich weiterleiten mussten. Das war also der erste (Prozess), den wir in TAP einführten, und wir hatten ihn innerhalb von zwei Tagen in Produktion innerhalb von zwei Tagen - So einfach war das."
Diese Fähigkeit, das gesamte Legal-Tech-Stack und Legal-Ops-Ökosystem zu vereinen und weiterzuentwickeln ? Das ist eine der Stärken, die Gilead Sciences nach eigenen Angaben dazu bewogen haben, sich für Mitratech-Produkte wie TAP und TeamConnect und den dahinter stehenden co-innovativen Kundensupport zu entscheiden.
