Combien de temps devez-vous conserver les formulaires I-9 ?
La documentation relative à l'emploi est une tâche redoutable pour les responsables des ressources humaines et les chefs d'entreprise. Cependant, il existe peu de documents qui causent autant de confusion que le formulaire I-9.
Pourquoi ce formulaire est-il une source de confusion pour tant de dirigeants ? Les exigences changent toujours ! Cependant, une question qui nous est souvent posée est la suivante : combien de temps conservez-vous les formulaires I-9 ?
Il est essentiel de bien comprendre cette question pour rester en conformité. En les conservant suffisamment longtemps, vous vous assurez d'être en phase avec les réglementations et d'éviter les pénalités potentielles.
Examinons les tenants et les aboutissants des formulaires I-9, leur durée de conservation et les meilleures pratiques en matière de stockage.
L'objectif des formulaires I-9
Lorsqu'ils recrutent aux États-Unis, les employeurs doivent vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi. Ils doivent le faire pour chaque employé.
C'est là que le formulaire I-9 entre en jeu.
Le formulaire I-9 permet aux employeurs et aux employés de s'acquitter des obligations légales qui leur incombent en vertu de la législation sur l'immigration. Pourquoi devons-nous faire cela ? Pour des raisons de sécurité :
- S'assurer que les employeurs ont vérifié l'éligibilité d'une personne à travailler aux États-Unis.
- Permet d'éviter que des personnes non autorisées soient employées
- Protège contre la discrimination en veillant à ce que tous les employés fournissent les mêmes documents.
Les employeurs doivent remplir le formulaire I-9 pour chaque nouvel employé dans les trois jours suivant son entrée en fonction. Ce faisant, ils contribuent à une main-d'œuvre plus inclusive et légale tout en respectant les réglementations fédérales visant à maintenir un environnement de travail équitable pour tous les employés.
Combien de temps devez-vous conserver les formulaires I-9 ?
Lorsqu'il s'agit des formulaires I-9, une question fréquente se pose : combien de temps doivent-ils être conservés ? Après tout, il peut être difficile d'organiser tous ces éléments sans un système de gestion I-9.
Pour être en règle, vous devez comprendre les exigences de conservation de ces formulaires. La règle générale est que les entreprises doivent conserver les formulaires I-9 pendant trois ans après la date d'embauche ou un an après la fin de l'emploi de l'employé, la date la plus tardive étant retenue.
Cela signifie que même si un employé quitte votre organisation, vous devez conserver son formulaire I-9. Des dossiers I-9 à jour ne font pas que garantir la conformité. Ils protègent également votre entreprise en cas d'audit. Le fait de ne pas produire ces documents lors d'un audit peut entraîner des amendes et des pénalités importantes.
Voici d'autres bonnes pratiques pour le stockage des formulaires I-9 :
- Les séparer des dossiers du personnel
- Assurer l'accessibilité pour les audits
- Préserver la confidentialité des données des employés
- Soyez proactif dans la gestion de votre documentation afin d'éviter d'éventuelles conséquences juridiques.
Si vous souhaitez vous tenir au courant des règles et réglementations applicables aux employés actuels et aux personnes recrutées, il existe trois organisations à suivre :
- ICE - Service de l'immigration et des douanes des États-Unis (U.S. Immigration and Customs Enforcement)
USCIS - United States Citizenship and Immigration Services (Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis) - DHS - Département de la sécurité intérieure
- Vous pouvez également suivre les entreprises qui disposent d'un logiciel e-verify et I-9, comme Mitratech.
Conséquences de la non-conservation des formulaires I-9
Le fait de ne pas conserver les formulaires I-9 peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise. Le non-respect de la réglementation peut entraîner de lourdes amendes et des sanctions juridiques.
L'ICE effectue régulièrement des audits pour s'assurer que les employeurs respectent les règles. Les employeurs qui ne disposent pas des documents nécessaires peuvent se voir infliger des amendes d'un montant de plusieurs milliers de dollars - PAR VIOLATION.. Si le problème persiste, des poursuites pénales peuvent être engagées. Ces accusations viseraient les responsables de l'entreprise chargés de la tenue des dossiers I-9.
Mais ce ne sont pas les seules préoccupations !
Le manque de précision dans la tenue des dossiers ouvre également la voie à des plaintes pour discrimination. Si certains employés ont été choisis pour être vérifiés alors que d'autres ne l'ont pas été, cela pourrait conduire à des allégations de pratiques discriminatoires au sein de votre organisation. Pour éviter ces conséquences négatives, il est essentiel de rester à jour en ce qui concerne la conformité à la norme I-9.
Bonnes pratiques pour le stockage et la conservation des formulaires I-9
Lorsqu'il s'agit de stocker et de conserver les formulaires I-9, il est essentiel de tenir des registres organisés.
Voici un guide des meilleures pratiques, étape par étape :
- Créez un système de classement pour ces formulaires afin d'y accéder facilement en cas de besoin.
- Envisagez d'utiliser des solutions de stockage électronique offrant un cryptage sécurisé pour protéger les informations sensibles.
- Contrôlez régulièrement vos documents pour vérifier qu'ils sont conformes aux exigences en matière de conservation.
- Élaborez une politique claire décrivant les procédures de stockage et d'élimination des formulaires I-9. Veillez à ce que cette politique soit conforme aux directives légales.
- Former le personnel aux bonnes pratiques de tenue des dossiers afin de minimiser les erreurs et d'assurer l'exactitude des données.
- Envisagez de nommer une personne ou une équipe chargée de superviser le stockage et la conservation des formulaires I-9.
En établissant des responsabilités et des protocoles clairs, vous pouvez améliorer l'efficacité et réduire le risque de problèmes de non-conformité à l'avenir.
Exceptions au délai de conservation
Il existe des exceptions spécifiques à la période de conservation standard des formulaires I-9 que les employeurs doivent connaître. Elles sont les suivantes :
- Si un employé a été embauché puis licencié dans les trois ans qui suivent la date d'embauche, son formulaire I-9 doit être conservé pendant un an après le licenciement OU trois ans après la date d'embauche. Dans ce cas, son formulaire I-9 doit être conservé pendant un an après le licenciement OU trois ans après la date d'embauche - selon la période la plus longue.
- Une autre exception concerne les entreprises publiques ayant des contrats couverts. Dans ce cas, les employeurs doivent conserver les formulaires I-9 pendant un an après la fin du contrat.
Comprendre ces nuances peut permettre d'éviter d'éventuelles sanctions ou problèmes juridiques. Cela permet également de s'assurer que l'on connaît parfaitement les lois, ce qui favorise la confiance dans la prise de décision.
Dois-je conserver des copies des documents I-9 ?
Oui, vous devez conserver des copies de vos documents I-9 pour vérifier l'éligibilité des employés. Cela facilitera également les choses en cas de revérification, d'audit I-9, de collaboration avec des recruteurs, de délivrance d'une autorisation de travail et d'intégration de nouveaux employés.
Combien de temps devez-vous conserver le formulaire I-9 ?
Il est essentiel de savoir combien de temps vous devez conserver les formulaires I-9 pour vous conformer aux réglementations fédérales. En suivant les lignes directrices et les meilleures pratiques en matière de stockage et de conservation de ces formulaires, vous éviterez des pénalités et des amendes potentielles.
N'oubliez pas que la tenue de registres organisés des formulaires I-9 garantit non seulement le respect de la législation, mais favorise également un fonctionnement harmonieux au sein de votre organisation. Restez informé de toute mise à jour ou modification de la réglementation afin de ne pas perdre de vue vos responsabilités en matière d'archivage.
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