Une banque internationale comptant 140 000 employés et plus de 700 succursales avait un problème d'efficacité. De l'origination à la clôture, il lui fallait en moyenne trois jours pour finaliser un prêt commercial, y compris pour générer le contrat et les documents de garantie. Ce processus était non seulement lent, coûteux et fastidieux, mais il exposait également la banque à des risques de non-conformité et d'erreur humaine. Pour résoudre ce problème, la banque a déployé un BPM propriétaire, qu'elle a intégré à une puissante application de processus HotDocs. Ensemble, ces deux technologies ont permis de réduire le temps nécessaire pour générer des contrats de prêts commerciaux et des garanties à environ une heure, tout en améliorant le processus d'approbation et la qualité globale des documents de prêt.
Le processus de prêt commence par l'interrogation des différentes bases de données de la banque pour obtenir des informations sur le client qui fait la demande de prêt. Toutes les données pertinentes sont intégrées dans une séquence de collecte de données HotDocs à l'aide de formulaires interactifs (un entretien). Un chargé de relations saisit toutes les autres données nécessaires et soumet l'entretien au comité d'examen des prêts.
Sur la base des analyses commerciales intégrées à l'entretien HotDocs, le comité d'examen des prêts voit une version codée par couleur du fichier de réponses. Les réponses conformes aux meilleures pratiques de prêt de la banque sont codées en vert. Les réponses limites sont codées en orange. Les réponses qui ne respectent pas les lignes directrices de la banque en matière de prêt sont codées en rouge.
Grâce à ce code couleur, le comité d'examen des prêts peut porter un jugement de valeur sur la qualité d'un prêt et déterminer si l'approbation est justifiée. Les points de données douteux peuvent être renvoyés à un chargé de clientèle pour clarification. Lorsqu'un prêt est approuvé, le chargé de clientèle peut saisir les données supplémentaires requises dans l'entretien, et le contrat de prêt commercial complexe, ainsi que les documents de garantie, peuvent être instantanément générés et exécutés, et les versions électroniques peuvent être profilées dans l'ECM de la banque.
Compte tenu de l'amélioration de l'efficacité apportée par le nouveau système de flux de travail, la banque a pu réaffecter plusieurs centaines d'employés de bureau qui passaient auparavant leur temps à éditer et à relire les documents. En outre, les incidents juridiques résultant d'erreurs humaines dans les documents ont pratiquement disparu.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
