L'automatisation juridique peut être bénéfique ou désastreuse pour les services juridiques. L'un des facteurs qui fait la différence ? Le fait qu'un produit d'automatisation permette ou non aux utilisateurs de concevoir leurs propres solutions.
Qu'il s'agisse d'automatisation des processus, d'analyse prédictive ou de facturation électronique, toute solution d'automatisation juridique ne peut réussir que si les besoins et l'expérience des utilisateurs sont prioritaires. Dans son livre Dreaming in Code : Two Dozen Programmers, Three Years, 4,732 Bugs, and One Quest for Transcendent Software (Deux douzaines de programmeurs, trois ans, 4 732 bogues et une quête pour un logiciel transcendant)Scott Rosenberg a inventé une citation digne d'un mème sur le rôle du développement de logiciels dans la perturbation : "La révolution doit être personnalisée.
C'était à l'époque pré-SaaS, et il écrivait sur le travail des programmeurs et des architectes logiciels, pas sur celui des utilisateurs finaux. Mais la remarque est toujours valable aujourd'hui, tout comme une autre observation qu'il a faite :
"Les logiciels sont faciles à créer, sauf quand on veut qu'ils fassent quelque chose de nouveau. Et alors, bien sûr, il y a un corollaire : Le seul logiciel qui vaille la peine d'être créé est celui qui fait quelque chose de nouveau."
Dans l'environnement actuel des opérations juridiques et de l'informatique juridique, nous ferions une petite modification importante :
Le seul logiciel qui vaille la peine d'être créé est celui qui permet à l'utilisateur de faire quelque chose de nouveau.
Automatisation juridique des flux de travail : La personnalisation est la clé
L'automatisation du flux de travail juridique s'avère déjà être une pierre angulaire des écosystèmes technologiques juridiques, et ce pour de nombreuses raisons. La capacité d'une solution particulière à permettre la personnalisation des processus par l'utilisateur pour répondre aux besoins des services juridiques est l'une d'entre elles.
L'adoption d'une solution de flux de travail peut commencer à petite échelle avec un cas d'utilisation pilote. Sa capacité à créer un flux de travail personnalisé, que ce soit à partir de zéro ou en modifiant un modèle existant, est la clé de la réussite de ce projet pilote en tant que validation de principe.
Une fois qu'il a fait ses preuves, l'utilisateur cherchera invariablement d'autres cas où l'automatisation juridique peut être appliquée. Le processus pilote peut être adapté à d'autres flux de travail, tandis que de tout nouveaux flux de travail sont conçus.
Notre propre Emily Bogin, gestionnaire de compte ayant une longue expérience de travail avec les utilisateurs de notre produit TAP Workflow Automation, a vu cela en action :
"Les flux de travail évoluent souvent avec les départements juridiques. Un département juridique peut commencer par un flux de travail NDA et, après trois mois de pilotage, décider de l'étendre à d'autres types de contrats. Il peut aussi décider d'étendre la NDA à d'autres langues. Ou encore, il modifiera le processus d'approbation ou le libellé des notifications".
Comme l'explique Ben Bogin, gestionnaire principal de produits pour TAP,
"Il est facile de commencer par ce qui est le plus facile à atteindre, et au fur et à mesure que de plus en plus de personnes utilisent un produit qui a fait ses preuves, il suffit d'ajouter d'autres cas d'utilisation. Nous avons même vu des équipes juridiques offrir des flux de travail à d'autres équipes. C'est un excellent moyen de montrer aux autres les avantages de l'automatisation juridique, et c'est un cadeau qui ne s'arrête jamais.
Un autre avantage de cette expansion ? Si la solution d'automatisation juridique est vraiment facile à apprendre et à utiliser, davantage d'utilisateurs collaboreront et co-innoveront entre eux ou avec l'équipe d'assistance du fournisseur. Le résultat, d'après notre expérience ? De nouveaux cas d'utilisation où l'inventivité de ces utilisateurs amène le produit bien au-delà de ce que ses gestionnaires de produits et programmeurs initiaux auraient pu imaginer.
C'est l'une des raisons pour lesquelles un fournisseur de solutions devrait lancer un centre de co-innovation communautaire où les utilisateurs d'opérations juridiques peuvent partager leurs propres cas d'utilisation du flux de travail ou consulter le travail des autres. Cela aide les utilisateurs individuels et favorise la croissance et les compétences de l'ensemble de la communauté des opérations juridiques.
Un échantillonneur de cas d'utilisation
Voici quelques-uns des cas d'utilisation du flux de travail juridique où l'automatisation juridique a permis une exécution plus rapide et plus précise et des gains d'efficacité rapides.
Portail de demande de services juridiques
Un flux de travail conçu comme un "front-end" pour les utilisateurs qui souhaitent avoir des interactions avec le service juridique, et qui peut intégrer des formulaires en ligne en libre-service, des FAQ, des exemples, etc.
Demande de NDA en libre-service
Un flux de travail autonome qui permet à un employé ou à un autre utilisateur final de demander un accord de confidentialité ad hoc. La NDA peut être approuvée ou rejetée par le biais d'un routage automatique vers plusieurs approbateurs et réviseurs.
Soumission de cadeaux et de divertissements
Un flux de travail (qui peut être lié à une solution de gestion des politiques telle que PolicyHub) permettant à un utilisateur de divulguer un cadeau qu'il a reçu. La politique de l'entreprise est intégrée dans le flux de travail, ce qui permet à l'utilisateur de mieux comprendre ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas.
Conflit d'intérêts
Dans ce flux de travail, un utilisateur peut divulguer toute situation ou information susceptible d'être signalée comme un conflit d'intérêts. Différents circuits d'approbation pour différents types de conflits potentiels garantissent une couverture adéquate pour décider de l'existence d'un conflit.
Demande de renseignements sur la politique
Un flux de travail simple qui permet à un utilisateur de poser des questions sur une politique spécifique et de savoir si elle s'applique ou non à un employé.
Processus de passation de marchés
Conçu pour un processus d'achat générique ou adapté aux besoins particuliers d'un département ou d'une entreprise.
Politique d'exception
Flux de travail permettant à un employé de déclarer qu'une police particulière ne s'applique pas à lui. Par exemple : Un employé qui s'est cassé le bras peut soumettre une réclamation au service de conformité sur le fait qu'une politique relative aux équipements de protection individuelle ne s'applique pas à lui pendant la durée de sa blessure.
Engagement des conseillers externes
Permettre au service juridique d'obtenir en temps utile des mises à jour et de la documentation de la part des avocats externes sur les affaires en cours.
Demande de nouveau contrat
Automatisation juridique des étapes de la création d'un contrat juridique, qu'il s'agisse de tâches simples ou d'un flux de travail complexe de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).
Gestion de la matière Accueil
Les utilisateurs peuvent concevoir, suivre et gérer un flux de travail de gestion des dossiers ; les meilleures pratiques juridiques et d'entreprise peuvent y être intégrées afin de garantir la conformité et de minimiser les risques, et les responsables peuvent bénéficier d'une visibilité centralisée sur l'ensemble des processus de gestion des dossiers.
Prêt à découvrir les dernières innovations en matière de technologie juridique ?
Les dirigeants de Mitratech seront présents pour vous présenter les nouveautés lors du salon CLOC Vegas 2019, qui se tiendra du 14 au 16 mai.
