Les vraies lignes directrices d'un gestionnaire de risques pour les employés travaillant à domicile

Pendant la crise du coronavirus qui a forcé tant d'entreprises à devenir brusquement légères à bien des égards, il est important qu'elles mettent en place des politiques et des procédures adéquates à l'intention de leur main-d'œuvre travaillant à domicile, qui est soudain beaucoup plus nombreuse.

Une étude Gallup réalisée en 2017 a révélé que 43 % des employés américains travaillaient déjà à domicile plus ou moins fréquemment, de sorte que de nombreux services RH et gestionnaires de risques connaissent déjà les ficelles du métier dans ce domaine.

Une personne ici à Mitratech qui a dû relever ce défi ? Carly Franks est notre analyste principale de la conformité et des risques en matière de sécurité informatique chez Mitratech, et une experte résidente des politiques et procédures qui s'appliquent à nous tous. C'est aussi l'une des personnes les plus sympathiques avec lesquelles vous pourrez travailler, ce qui est une qualité merveilleuse pour une personne chargée de faire respecter les règles. Et dans une période comme celle-ci, ces règles restent importantes - et dans certains cas, elles le sont plus que jamais.

Pour certains, une seule chose change

Comme le souligne Carly, dès qu'une personne commence à sortir du filet de sécurité de l'infrastructure de son entreprise, il faut lui rappeler, ainsi qu'à tous les autres, les politiques spécifiques qui s'appliquent encore. Chez Mitratech, nous suivons une norme d'utilisation acceptable et une norme d'environnement de travail, et nous fournissons à chacun des pratiques de sensibilisation à la sécurité.

Dans de nombreux cas, la seule chose qui a changé pour un employé est sa situation géographique et le fait qu'il travaille "en pyjama plutôt qu'avec ce qu'il porterait au bureau", explique Carly.

Sur la base de nos propres politiques, voici une liste des règles de base que les employés d'une entreprise classique devraient respecter lorsqu'ils commencent à travailler à distance.

Ce qu'il faut faire et ne pas faire en matière de politique du personnel dans le cadre du travail à distance

Tout d'abord ? Ils doivent être conscients de l'endroit où ils travailleront, ainsi que des personnes et des objets qui peuvent les entourer dans cet environnement :

• Des personnes pourront-elles voir par-dessus l'épaule de l'employé ou écouter les conversations ? L'employé doit se positionner de manière à ce que cela ne soit pas possible.
• Leur service Internet est-il un WiFi public ? Il peut être déconseillé d'utiliser le WiFi public pour les activités de l'entreprise si des contrôles de sécurité supplémentaires ne sont pas mis en place.
• Comment leur ordinateur portable et toutes les données de l'entreprise, qu'elles soient sous forme de documents ou sous forme électronique, seront-ils protégés contre les accès non autorisés, la perte ou le vol ?

Ils doivent être prudents quant à l'utilisation du courrier électronique :

• S'il ne provient pas d'un expéditeur familier et vérifiable, ou s'il ne correspond pas à vos habitudes en matière de courrier électronique, remettez-le en question. Même s'il semble correspondre, soyez attentif à toute anomalie qui pourrait indiquer qu'il n'est pas ce qu'il semble être.
• S'ils reçoivent un courriel d'un contact connu demandant à l'employé de faire quelque chose, ils n'hésitent pas à contacter l'expéditeur pour vérification en lui envoyant un SMS, en l'appelant ou en lui envoyant un courriel à une seconde adresse connue de lui.

Ils devraient faire attention à l'impression, ou à tout ce qui est imprimé :

• Ils ne doivent pas jeter à la poubelle les papiers ou documents contenant des informations commerciales de l'entreprise ; ils doivent les rapporter au bureau pour qu'ils soient correctement détruits.
• S'il utilise une photocopieuse utilisée par d'autres, le travailleur à distance doit se rappeler de ne pas laisser les originaux des documents sur la vitre ou dans un bac, et s'il doit sortir quelque chose à l'aide d'une imprimante à laquelle d'autres personnes ont accès ? Il doit s'assurer que la mémoire tampon est vidée de toute donnée lorsqu'il a terminé.

Et, bien sûr, observez une sécurité numérique raisonnable:

• Un employé doit conduire les affaires de l'entreprise en utilisant des appareils fournis par l'entreprise, sauf autorisation contraire.
• La protection par mot de passe est obligatoire pour tout travail lié à l'activité de l'entreprise, y compris tout support amovible contenant des données liées à l'activité de l'entreprise ou de ses clients.
• Ils doivent veiller à ce que tout travail effectué à distance soit sauvegardé sur le système de l'entreprise ou y soit transféré le plus rapidement possible.
• Voir le conseil relatif à l'imprimante ci-dessus : s'ils doivent utiliser un appareil informatique tiers pour le travail de l'entreprise, ils doivent s'assurer que leurs fichiers ou données sont effacés.
• En cas de perte ou de vol d'un ordinateur portable, d'une tablette, d'un téléphone mobile, d'une clé USB ou de tout autre appareil portable contenant des données de l'entreprise, les employés doivent immédiatement le signaler au service informatique.