Le guide complet de l'intégration des employés

Que vous ayez déjà suivi ou non un processus d'intégration formel, vous connaissez probablement toutes les questions qui se posent lorsqu'on commence un nouvel emploi. Le premier jour est à la fois source d'excitation et d'incertitude. Vous arrivez sur votre lieu de travail avec plein de questions en tête : Où dois-je aller ? Par quoi dois-je commencer ? Comment vais-je être payé ? Comment s'appelle cette personne et que fait-elle ?

Un programme d'intégration efficace répond à toutes les questions qui trottent dans la tête des nouveaux employés, ainsi qu'à celles auxquelles ils n'ont pas pensé. Ce processus les aide à s'adapter à votre lieu de travail, à vos politiques, à vos procédures opérationnelles et à votre culture. Il comprend également un volet personnalisé et spécifique à chaque poste, qui leur permet de comprendre comment leur fonction s'intègre dans le service et dans l'organisation au sens large. L'expérience d'intégration fournit aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin.

Mais cela ne se limite pas à une présentation d'orientation et à la paperasse liée à l'embauche. L'intégration est également un excellent moyen d'accueillir chaleureusement votre nouveau collaborateur. Vous le mettez à l'aise et l'aidez à surmonter l'anxiété sociale liée au fait d'être nouveau sur le lieu de travail. L'objectif est qu'il revienne le deuxième jour, et chaque jour suivant, avec moins d'incertitude et plus d'enthousiasme.

Pour résumer, voici les objectifs généraux de l'intégration des nouveaux employés :

Effectuez toutes les tâches requises pour intégrer un nouvel employé au personnel.
Apportez des réponses aux questions courantes que se posent les nouveaux employés lorsqu'ils rejoignent votre organisation.
Expliquez au nouvel employé en quoi son rôle soutient son équipe et l'organisation dans son ensemble.
Accueillez les nouveaux employés et aidez-les à se sentir à l'aise.

Comme vous allez le découvrir, la réalisation de ces quatre objectifs demande beaucoup de travail. Cet article de blog vous apprendra tout ce que vous devez savoir pour mettre en œuvre un programme d'intégration réussi. Vous comprendrez pourquoi il est indispensable pour les organisations en pleine croissance et tout ce que le processus doit inclure.

Pourquoi l'intégration des employés est-elle importante ?

Il est facile de comprendre pourquoi vos nouvelles recrues apprécient que vous répondiez à leurs questions et que vous leur réserviez un accueil chaleureux. Mais quels avantages l'intégration vous apporte-t-elle, à vous, l'employeur ?

Augmente la productivité – En cochant toutes les cases de la liste de contrôle d'intégration, le nouvel employé peut se mettre immédiatement au travail sans avoir de questions ou d'inquiétudes en tête.
Favorise la collaboration – Les bonnes idées naissent lorsque les gens commencent à discuter. Encourager les relations entre les nouveaux employés et leurs collègues favorise un environnement de travail collaboratif.
Renforce votre culture – La culture d'entreprise se résume trop souvent à une série de valeurs organisationnelles vagues énumérées dans le manuel de l'employé. L'intégration offre l'occasion de présenter votre culture de manière concrète à tous les nouveaux membres de votre personnel.
Réduit le taux de rotation des nouveaux employés – Dans certains cas, un nouvel employé peut démissionner avant même d'avoir commencé. Commencer l'intégration immédiatement après la signature de la lettre d'offre contribue grandement à maintenir son engagement.

Avant tout, l'intégration est la bonne chose à faire. Au lieu de laisser le nouvel employé se débrouiller seul pour tout comprendre, vous êtes là pour le soutenir, le rassurer et lui montrer que vous êtes heureux qu'il ait rejoint votre équipe. En bref, l'intégration est bénéfique tant pour votre organisation que pour votre nouvelle recrue.

Pré-intégration : prenez une longueur d'avance sur l'intégration des nouveaux employés

Nous considérons généralement l'intégration comme une activité qui commence le premier jour de l'employé. Au lieu de se mettre au travail, celui-ci passe la majeure partie de sa première semaine à suivre une formation d'orientation et à remplir les formalités administratives liées à son embauche.

Cependant, revenons sur le point « réduit le taux de rotation des nouveaux employés » de la section précédente. Dans le marché de l'emploi concurrentiel actuel, le risque que les nouveaux employés démissionnent entre le moment où ils acceptent une offre et leur premier jour de travail est élevé. Tant de choses peuvent se passer pendant cette période sans que vous en soyez conscient. Le nouvel employé peut remettre en question sa décision et décider de conserver son emploi actuel et le confort qu'il lui procure. Il peut également utiliser votre offre pour demander une augmentation à son employeur actuel ou une meilleure rémunération à une autre entreprise avec laquelle il passe un entretien.

Une petite communication de votre part pendant cette période calme contribue grandement à réaffirmer l'engagement du nouvel employé envers votre organisation et allège la charge des activités d'intégration lorsqu'il arrive enfin sur le lieu de travail. Ce processus, appelé « pré-intégration », consiste à accomplir certaines tâches d'intégration simples avant la date d'entrée en fonction de l'employé.

Par exemple, vous pouvez leur envoyer par e-mail un PDF du manuel de l'employé et les documents relatifs à leur inscription aux avantages sociaux. Mais plus encore, vous pouvez les rassurer en leur disant que vous êtes ravi qu'ils rejoignent l'équipe et que vous attendez leur arrivée avec impatience. Cela peut être aussi simple que de prendre contact avec eux quelques jours avant leur entrée en fonction, de leur faire savoir que leur espace de travail est prêt et de leur demander s'ils ont des questions. Nous aborderons en détail les étapes de pré-intégration dans une section ultérieure. En attendant, consultez nos autres ressources sur le sujet :

Combien de temps doit durer un programme d'intégration ?

Maintenant que vous savez quand l'intégration doit commencer, parlons de quand elle doit se terminer. Certains disent qu'elle se termine lorsque l'employé quitte l'organisation, car il continue toujours d'apprendre et d'évoluer. D'autres ont un point de vue plus pratique, estimant que l'intégration est terminée une fois que toutes les activités liées à l'embauche sont achevées et que l'employé s'est installé dans une routine quotidienne.

La durée idéale de l'intégration dépend de vous et de l'équipe de direction de votre organisation. Cependant, nous recommandons généralement de faire le point avec un nouvel employé après quelques mois de travail. À ce stade, il aura une bonne compréhension de son rôle et vous serez en mesure d'évaluer avec précision ses performances. Il pourra s'asseoir avec son responsable et avoir une conversation franche sur son expérience jusqu'à présent.

Si votre organisation prévoit une période d'essai pour les nouveaux employés, il est tout à fait logique de la faire coïncider avec la fin de l'intégration.

Étapes d'intégration : à partir de l'acceptation de l'offre

Jusqu'à présent, nous avons expliqué pourquoi l'intégration est importante et quand elle doit commencer et se terminer. Passons maintenant aux détails pratiques et examinons les mesures que votre programme d'intégration doit inclure, quand elles doivent être mises en œuvre et qui, dans votre organisation, en est responsable.

Étape 1 : Une fois que le candidat a accepté verbalement l'offre d'emploi

La première étape consiste uniquement en des activités de pré-intégration, car le nouvel employé n'a pas encore officiellement rejoint votre personnel. Elle met fin au processus de recrutement pour le poste et marque le début de la relation employé-employeur.

Informer les RH de la décision d'embauche.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé/recruteur
Obtenez une lettre d'offre signée par le nouvel employé et convenez d'une date d'entrée en fonction. Renvoyez une copie signée par le PDG/propriétaire (ou le membre compétent de l'équipe de direction) au nouvel employé pour qu'il la conserve dans ses dossiers.
Responsabilité: Responsable/recruteur de l'employé et PDG/propriétaire (signature)
Envoyez un document expliquant les conditions d'emploi (rémunération, période d'essai, etc.). Faites-le cosigner par le nouvel employé et remettez-lui une copie.
Responsabilité : Ressourceshumaines et PDG/propriétaire (signature)

Étape 2 : Une ou deux semaines avant la date d'entrée en fonction de l'employé

Toutes les activités de recrutement sont désormais terminées et vous pouvez passer à d'autres tâches de pré-intégration. À ce stade, il reste encore du temps avant la date d'entrée en fonction de l'employé, mais vous restez en contact avec lui et cochez les tâches d'intégration faciles à accomplir.

Envoyez par e-mail au nouvel employé un fichier PDF contenant le manuel de l'employé et un formulaire de reconnaissance. Demandez-lui de lire l'intégralité du document, puis de signer et renvoyer le formulaire confirmant qu'il comprend les politiques de l'organisation.
Responsabilité : Ressourceshumaines
Envoyez les formulaires relatifs à la paie, au virement automatique et à la retenue d'impôt. Demandez au nouvel employé de vous renvoyer les formulaires remplis et signés, accompagnés des pièces justificatives requises (par exemple, photocopies d'une pièce d'identité officielle et de la carte de sécurité sociale).
Responsabilité: Ressources humaines
Envoyez les formulaires d'inscription aux avantages sociaux (par exemple, assurance et épargne-retraite). Demandez-leur de renvoyer les formulaires remplis/signés.
Responsabilité : Ressources humaines

Remarque concernant cette étape : remplir les documents administratifs relatifs à l'embauche avant le premier jour de travail de l'employé rend le processus d'intégration plus efficace. Cela réduit la quantité de tâches administratives à accomplir à son arrivée au bureau et donne au service des ressources humaines le temps de l'ajouter aux systèmes avant qu'il ne soit officiellement intégré au personnel.

Cependant, ces formalités administratives peuvent être complexes et doivent être remplies correctement. Rassurez le nouvel employé en lui indiquant qu'il ne doit pas hésiter à poser des questions. De plus, certaines personnes peuvent se sentir mal à l'aise à l'idée d'envoyer des informations sensibles, telles que leur numéro de sécurité sociale, par Internet. Si le nouvel employé exprime ces préoccupations, proposez-lui de remettre ses documents en main propre le premier jour.

Étape 3 : Une semaine avant la date d'entrée en fonction de l'employé

Le premier jour de l'employé approche à grands pas et les dernières activités de pré-intégration vont maintenant être menées à bien. La plupart des points de cette étape consistent à préparer l'arrivée du nouvel employé sur le lieu de travail et à prendre contact avec lui pour lui faire savoir que tout le monde se réjouit de ce grand jour.

Aménagez l'espace de travail du nouvel employé. Vous pouvez prendre une photo de l'espace et la lui envoyer par e-mail pour lui montrer que vous vous préparez à son arrivée.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé/responsable administratif
Configurez l'ordinateur du nouvel employé et installez les logiciels requis. Créez un compte de messagerie électronique et les autres identifiants nécessaires.
Responsabilité: service informatique
Envisagez d'envoyer un e-mail au nouvel employé pour lui demander s'il a des demandes particulières en matière de logiciels ou d'équipements (en fonction de son poste).
Responsabilité : Service informatique/Responsable hiérarchiquede l'employé
Envoyez par e-mail au nouvel employé son emploi du temps prévu pour son premier jour. Indiquez-lui l'heure d'arrivée appropriée et donnez-lui des instructions pour accéder au lieu de travail.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé/ressources humaines
Commandez des cartes de visite, des uniformes, des badges nominatifs et tout autre matériel personnalisé pour les employés.
Responsabilité: Responsable administratif

Étape 4 : Premier jour de travail de l'employé

Le grand jour est enfin arrivé : c'est le premier jour officiel de l'employé au sein de votre organisation. Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup d'étapes d'intégration à couvrir en une seule journée de travail. Grâce au pré-boarding, vous êtes déjà bien avancé dans le processus d'intégration, ce qui réduit le risque que certaines tâches se prolongent jusqu'au deuxième ou troisième jour.

Envoyez un e-mail à l'ensemble de l'organisation pour annoncer l'arrivée du nouvel employé et lui souhaiter publiquement la bienvenue dans l'équipe.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé
Désignez une personne chargée d'accueillir le nouvel employé à son arrivée afin qu'il ne se demande pas où aller.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé/ressources humaines
Faites visiter le lieu de travail au nouvel employé et expliquez-lui les procédures en matière de santé et de sécurité.
Responsabilité: responsable administratif/ressources humaines/responsable hiérarchique du nouvel employé
Présentez le nouvel employé aux membres de son équipe immédiate, aux dirigeants de l'organisation et à toute autre personne qu'il est amené à rencontrer au cours de sa visite.
Responsabilité: responsable administratif/ressources humaines/responsable du nouvel employé
Organisez une réunion d'orientation avec le nouvel employé. Présentez-lui l'organigramme, donnez-lui un aperçu des valeurs de l'entreprise et récapitulez les politiques importantes décrites dans le manuel de l'employé.
Responsabilité: Ressources humaines
Montrez à l'employé son espace de travail et son équipement. Formez-le aux meilleures pratiques en matière de logiciels et informez-le de la politique relative aux technologies/équipements.
Responsabilité: Informatique
Expliquez au nouvel employé les objectifs à long terme de son équipe, le rôle de chaque collègue et la place qu'il occupe dans cette équipe. Décrivez ses responsabilités et définissez les indicateurs/objectifs qui seront utilisés pour évaluer ses performances.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé
Inscrivez le nouvel employé à tous les programmes de formation obligatoires.
Responsabilité : responsable hiérarchique de l'employé /ressources humaines
Ajoutez l'employé aux réunions récurrentes. Prévoyez également des réunions de bilan à la fin de sa première semaine, de son premier mois et de ses trois premiers mois de travail.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé
Invitez le nouvel employé à déjeuner avec son équipe immédiate ou organisez une réunion informelle pour tout le monde. L'objectif est de l'aider à faire connaissance avec ses futurs collègues dans un cadre décontracté.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé

Étape 5 : Fin de la première semaine de travail de l'employé

À ce stade, la plupart des tâches ponctuelles liées à l'intégration ont été accomplies. L'employé est inscrit sur la liste de paie, connaît le fonctionnement de l'organisation, a retroussé ses manches et s'est mis au travail. Vous devez maintenant vous assurer qu'il se sent bien dans son environnement et qu'il a pris un bon départ.

Rencontrez le nouvel employé et demandez-lui son avis/ses commentaires sur sa première semaine. Assurez-vous qu'il comprend ses responsabilités et qu'il travaille sur des tâches pertinentes et hautement prioritaires.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé
Partager leur emploi du temps pour la deuxième semaine et leurs tâches quotidiennes types pour la suite.
Responsabilité : responsable hiérarchiquede l'employé
Assurez-vous qu'ils ont rempli tous les documents nécessaires à leur embauche et qu'ils disposent des outils nécessaires pour être productifs.
Responsabilité: Ressources humaines/Informatique

Étape 6 : Fin du premier mois de l'employé

À ce stade, l'intégration est presque terminée. L'employé devrait avoir pris ses marques dans son quotidien et surmonté son trac lié à son nouveau poste. L'objectif est désormais de s'assurer qu'il atteint les résultats que vous attendiez de lui lorsque vous l'avez embauché.

Rencontrez le nouvel employé et demandez-lui son avis/ses commentaires sur ses premières semaines.
Responsabilité : responsable hiérarchiquede l'employé
Demandez l'avis des collègues directs de l'employé ou de toute personne avec laquelle il a travaillé étroitement jusqu'à présent.
Responsabilité : responsable hiérarchiquede l'employé
Discutez du travail qu'ils ont accompli jusqu'à présent et donnez-leur vos premières impressions. Discutez de leurs indicateurs de performance, s'il y a suffisamment de données pour le faire.
Responsabilité : responsable hiérarchiquede l'employé
Conclure tout programme de formation auquel ils ont participé et les inscrire à un cours avancé, si nécessaire.
Responsabilité : responsable hiérarchique de l'employé /ressources humaines

Étape 7 : Fin des trois premiers mois de l'employé

Cette dernière étape du processus d'intégration est recommandée, mais pas obligatoire. Après quelques mois, la phase de lune de miel est terminée et le nouvel employé a une vision réaliste de son travail, ce qui rend idéal un dernier entretien de suivi.

Rencontrez le nouvel employé et demandez-lui s'il comprend et se sent à l'aise avec tout ce que le poste implique.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé
Demandez-leur quels projets ou initiatives, selon eux, aideront l'équipe à atteindre ses objectifs. Maintenant qu'ils connaissent bien votre organisation, ils devraient commencer à apporter leurs idées.
Responsabilité: responsable hiérarchique de l'employé
Une fois encore, fournissez au nouvel employé un premier retour d'information. Cependant, à ce stade, le responsable et l'employé devraient avoir prévu des entretiens individuels réguliers.
Responsabilité: responsable de l'employé
Demandez-leur de remplir un questionnaire d'engagement des nouveaux employés. Découvrez les points forts et les points faibles de votre organisation en matière d'intégration.
Responsabilité : Ressourceshumaines
Informez le nouvel employé que son intégration est terminée.
Responsabilité : Ressourceshumaines

Remarque concernant cette étape : si votre entreprise impose une période d'essai aux nouveaux employés, envisagez de la faire coïncider avec la fin de la phase d'intégration.

L'intégration est terminée !

Bien que cette liste puisse sembler excessive à première vue, la plupart de ces mesures s'appliquent à toute organisation qui embauche un nouvel employé. En accomplissant systématiquement toutes ces tâches dans un délai raisonnable, les nouveaux employés n'auront plus de questions en suspens lorsqu'ils prendront leurs fonctions.

Nous espérons que cette liste vous aura été utile ! Si vous avez besoin d'une version facilement accessible, téléchargez-la au format PDF!

Ressources supplémentaires pour l'intégration :

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.