La fondation Verland Inc. a été créée pour fournir les meilleurs soins aux personnes souffrant de déficiences intellectuelles. En tant qu'organisation ayant pour mission de servir sa communauté, il était essentiel pour l'équipe de maintenir une communication ininterrompue entre le personnel, les résidents et les parents.
Le défi
La structure générale d'une entreprise commence à s'effriter sans une communication efficace. La communication vers l'extérieur étant cruciale pour les entreprises de toutes tailles en cas d'urgence, il est indispensable de trouver une solution qui réponde à ces besoins et de veiller à ce que les entreprises puissent communiquer efficacement avec leurs employés.
Pour Verland, il s'agissait d'abord de se conformer aux réglementations de l'État. Pour s'assurer que son plan d'intervention d'urgence est conforme, il s'est inscrit à notre plate-forme de messagerie d'urgence Preparis. Cependant, il était également important de s'assurer que les parents sentaient que le programme permettait une communication rapide et efficace avec leurs enfants. Mais comme l'année a présenté de nombreux autres défis inattendus, l'équipe de Verland a procédé à quelques changements stratégiques dans la manière dont elle utilisait Preparis.
La solution
Il n'est pas facile de maintenir une communication rapide et efficace avec les résidents et le corps enseignant du campus. L'équipe de Verland a été ravie de découvrir qu'avec Preparis, elle pouvait envoyer des alertes à tout le monde sur le campus et précharger tous les plans d'urgence dans le portail Preparis sous forme de fichiers, accessibles depuis n'importe quel appareil.
Au fur et à mesure qu'ils se sont familiarisés avec Preparis, ils ont élargi leur base de communication aux autres campus de Verland et aux parents des personnes qu'ils servent.
Lorsque nous avons découvert la facilité avec laquelle nous pouvions créer différents groupes et départements, il est devenu évident que cela nous permettrait de l'utiliser pour d'autres moyens de communication avec nos employés.
Jerry Lehberger, Directeur des systèmes d'information
L'équipe de Verland a utilisé Preparis pour avertir ses employés d'autres problèmes opérationnels tels que les interruptions de réseau et les mises à jour du système téléphonique. L'équipe savait également qu'en cas d'urgence sur l'un des sites de Verland, Preparis mettrait à profit ses fonctions de notification d'urgence pour tenir tout le monde informé et en sécurité. Mais la pandémie est arrivée.
Les résultats
Aujourd'hui, alors qu'il y a beaucoup d'inconnu et que l'inattendu peut survenir à tout moment, les entreprises doivent s'assurer que leur personnel est en sécurité et en bonne santé, car les personnes sont l'atout le plus précieux de toute organisation.
La réponse gouvernementale au COVID 19 n'a cessé d'évoluer au fur et à mesure des recherches et des découvertes. Verland travaillant avec des personnes présentant un risque plus élevé de symptômes graves liés au COVID 19, ces circonstances ont rendu extrêmement vitale la mise en place et le fonctionnement du système Preparis de la manière la plus efficace possible. Avec l'aide de Preparis, l'équipe de Verland reste connectée et informée de tout changement opérationnel par le biais d'e-mails et de messages opportuns.
La facilité d'utilisation et la flexibilité du portail Preparis en ont fait un outil précieux pour Verland, en particulier pendant cette pandémie.
Jerry Lehberger, Directeur des systèmes d'information
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
