Voir les blogs précédents de Circa sur les exigences en matière de rémunération et la réglementation proposée. Ce blog résume la directive 2022-02 et place ses changements à la lumière des autres initiatives récentes de l'OFCCP, en particulier les changements proposés à la règle PDN. [1]
La directive 2022-02 poursuit le resserrement croissant des exigences de l'OFCCP à l'égard des entrepreneurs fédéraux et l'assouplissement (création d'une "flexibilité") des normes de l'OFCCP énoncées dans la directive 2022-01 et les modifications proposées aux règles du PDN. Entre autres choses, la directive stipule que l'OFCCP :
- Limitera la prolongation de la soumission d'un audit documentaire au-delà de 30 jours à des circonstances extraordinaires ("décès dans la famille immédiate d'un membre du personnel clé"...).
- peut procéder à des examens d'établissements "multiples" si les examens simultanément ouverts d'un contractant présentent des problèmes similaires (l'examen de l'OFCCP a généralement été limité au lieu de travail spécifique identifié dans une lettre d'ordonnancement).
- Peut demander des données supplémentaires au stade de l'audit documentaire si "l'OFCCP identifie des questions qui justifient une analyse plus approfondie". (La directive 2018-08 annulée limitait la portée des demandes d'informations à ce stade pour "répondre, et si nécessaire clarifier, les demandes de données requises par la lettre de programmation et la liste détaillée").
- Peut demander des documents pour des périodes postérieures à l'émission de la lettre de programmation (cette question a été controversée avec les entrepreneurs dans le passé).
- ne partagera pas les données statistiques avec les contractants au cours de la phase d'audit documentaire (de nombreux experts considèrent que le partage des modèles statistiques est une pratique courante et utile).
L'Agence soutient que la directive 2022-02 est nécessaire pour annuler les directives et politiques de l'administration précédente qui ont "causé des malentendus et des retards". Ceci est ironique puisque l'administration précédente a institué les directives et les pratiques aujourd'hui en question au nom de la "transparence" et de "l'efficacité". Les taux élevés de clôture des dossiers et de recouvrement de l'administration précédente prouvent que son programme fonctionne.
La directive 2022-02 élargissant l'autorité de l'OFCCP en matière d'audit s'aligne sur l'objectif déclaré de l'Agence pour les changements de règles PDN proposés : annuler les exigences techniques que l'administration précédente soutenait être des "garde-fous" nécessaires pour assurer la cohérence et l'efficacité de l'examen d'audit de l'Agence. L'OFCCP d'aujourd'hui les considère comme des "normes de preuve rigides" qui privent l'agence de la "flexibilité" nécessaire à une mise en œuvre réussie de la conformité.
L'histoire se répète-t-elle ?
L'Agence déclare que les directives remplacées "allaient à l'encontre de l'objectif de l'OFCCP de mener des évaluations de conformitécomplètes.... " (Il faut donc s'attendre à des audits approfondis, comme le prévoit le blog de Circa " The OFCCP in 2022 - What's in Store ?".
La "flexibilité" peut ralentir l'Agence. Il faut s'attendre à ce que certains agents de conformité émettent demande d'information après demande d'information, car ils testent différentes théories afin de trouver quelque chose qui "cloche" dans un audit. La dernière fois que l'OFCCP a combiné des audits approfondis avec des normes d'examen flexibles, c'était sous l'administration Obama. Le travail d'audit de l'OFCCP s'est alors ralenti. Cela pourrait se reproduire.
Une lueur d'espoir ?
Dans sa demande de modification des règles PDN, l'OFCCP maintient qu'elle reste favorable à la transparence :
"L'OFCCP reste déterminée à avertir les entrepreneurs lorsque l'agence détecte des indicateurs préliminaires de discrimination au cours d'une évaluation de conformité, car cette notification est mutuellement bénéfique pour l'OFCCP et l'entrepreneur examiné, car elle donne à ce dernier l'occasion de répondre et de travailler à la résolution des problèmes".
La directive 2022-02 indique également que l'Agence annule les directives de l'administration précédente parce que leurs dispositions se trouvent dans la version actualisée du Federal Contract Compliance Manual (FCCM) :
"L'OFCCP continuera également à communiquer régulièrement avec les entrepreneurs à chaque phase d'une évaluation de conformité.... Par exemple, des procédures telles que la prise de contact avec l'entrepreneur dans les 15 jours suivant l'envoi de la lettre de programmation, la fourniture d'un résumé de haut niveau de tout indicateur préliminaire de discrimination dans la lettre de confirmation de visite, et l'adoption d'une approche collaborative avec les entrepreneurs au cours de l'échange d'informations afin de promouvoir une compréhension commune des problèmes et de favoriser leur résolution, sont incorporées dans le FCCM.
N'hésitez pas à rappeler ces pépites à l'OFCCP si les choses se gâtent lors d'un audit.
Enfin, pour justifier les modifications qu'elle propose d'apporter aux règles relatives aux PDN, l'Agence indique que l'OFCCP peut "... publier des orientations appropriées à l'intention du personnel sur le terrain concernant l'utilisation des procédures. L'OFCCP continuera à assurer la transparence en partageant ces orientations avec le public". Des orientations, élaborées de manière appropriée, contribueraient à garantir des pratiques d'audit cohérentes, ce qui est une bonne chose pour l'Agence comme pour les entrepreneurs fédéraux.
L'OFCCP élaborera-t-elle de telles orientations ? Demandera-t-elle l'avis des entrepreneurs sur le contenu de ces orientations ? L'avenir nous le dira.
[1] Ce blog fait suite aux "Modifications proposées à la 'règle PDN' - Blog #1".
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
