Rédiger et envoyer des accords de confidentialité pré-approuvés en quelques clics grâce à l'automatisation du flux de travail.
Les responsables juridiques se retrouvent souvent pris dans une boucle sans fin d'allers-retours avec les signataires, élaborant minutieusement des accords de non-divulgation. accords de non-divulgation (NDA) et assurent le suivi lorsque des questions se posent ou que des lignes rouges apparaissent. Non seulement cette situation est frustrante, mais elle peut ralentir le cycle de vente au moment précis où vous souhaitez l'accélérer - lorsque les choses vont bien et que le prospect est prêt pour une démonstration ou une vente - ou, tout aussi souvent, lors de l'entrée d'une tierce partie sur le terrain de l'entreprise. Il est essentiel que le processus d'accord de confidentialité se déroule sans heurts pour qu'il soit amical et rationalisé - un signe de l'hospitalité de l'entreprise.
Imaginez donc un monde dans lequel les responsables juridiques ne sont jamais impliqués dans le processus de l'accord de confidentialité - que ce soit en tant que créateurs de contrats ou en tant que réviseurs juridiques. Les commerciaux pourraient demander et exécuter eux-mêmes des accords de confidentialité standard sans que la demande ne soit jamais transmise au service juridique, ce qui soulagerait les responsables juridiques de ce cycle chronophage et leur permettrait de récupérer ces heures. Entrer dans l'automatisation des flux de travail - une solution qui change la donne et qui rationalise les processus de NDA en permettant aux responsables d'envoyer sans effort des modèles de NDA sur le papier de l'entreprise en quelques clics seulement.
Un flux de travail NDA en libre-service peut être jusqu'à 7 fois plus rapide et 15 fois plus efficace qu'un processus manuel, avec une conformité à 100 % et un retour sur investissement pouvant atteindre 400 %. - mais seulement s'il est mis en œuvre correctement. Sans plus attendre, voici le pourquoi et le comment de l'automatisation des flux de travail des accords de confidentialité.
Pourquoi automatiser le processus de l'accord de confidentialité ?
Sans automatisation, les accords de confidentialité créent des goulets d'étranglement dans les processus de vente, ralentissant les délais de démonstration et même de conclusion, et créant une expérience frustrante non seulement pour votre équipe juridique, mais aussi pour votre prospect. Les deux principaux défis d'un processus d'accord de confidentialité géré manuellement sont le langage approuvé et les révisions juridiques. Mais avec l'automatisation des flux de travail, ces deux défis peuvent être rationalisés et surmontés grâce à une logique rationalisée et à des bibliothèques de modèles robustes.
Lorsque les vendeurs demandent des accords de confidentialité et qu'il n'y a pas d'automatisation en place, les responsables juridiques doivent passer la demande au peigne fin et créer un accord de confidentialité qui couvrira leurs bases - en partant de zéro. Mais avec une bibliothèque de clauses, lorsque le vendeur fait la demande, le backend du processus de flux de travail peut automatiquement construire un accord de confidentialité en utilisant un langage pré-approuvé qui est stocké dans la bibliothèque de clauses.
En d'autres termes, les plateformes d'automatisation des flux de travail peuvent fournir une bibliothèque qui ne contient que des clauses préapprouvées, puis générer automatiquement des contrats en fonction des besoins particuliers de la demande. Grâce à cette fonction de génération de documents en arrière-plan, les vendeurs peuvent recevoir automatiquement un accord de confidentialité pré-approuvé, et les responsables juridiques n'ont pas besoin de l'examiner.
Exploiter les modèles et les bibliothèques de clauses
Grâce à l'automatisation du flux de travail, ce processus laborieux appartient au passé. En utilisant des modèles préformatés ou des accords de confidentialité personnalisés, les responsables juridiques peuvent envoyer sans effort des accords qui reflètent la marque et le style de leur entreprise, sans compromettre la conformité. Les systèmes d'automatisation des flux de travail contiennent une collection complète de modèles de NDA, et ces modèles et clauses peuvent être automatisés - non seulement en demandant aux responsables juridiques de sélectionner les plus pertinents, mais aussi en permettant au demandeur d'identifier ce dont il a besoin dans sa demande. dans sa demande. La plupart du temps, l'accord de confidentialité peut être généré automatiquement à partir d'une liste de clauses validées, vérifiées et conformes aux règles de l'art, et envoyé immédiatement pour signature, sans qu'un responsable juridique ne soit impliqué dans la création de l'accord de confidentialité. Un processus qui nécessitait autrefois des allers-retours incessants devient un processus qui ne nécessite plus d'allers-retours du tout - juste un formulaire simple, automatisé et immédiat.
Les retours sur investissement sont énormes. Lors d'un récent webinaire sur l'automatisation des flux de travail, Tarryn Puzasar, directrice de l'automatisation des processus d'entreprise chez KP Labs, a expliqué que "les accords de confidentialité en libre-service sont sans aucun doute l'un des flux de travail qui peuvent apporter le plus de gains - non seulement en termes de retour sur investissement, mais aussi en interne. Il s'agit tout simplement d'un flux de travail à volume élevé - et les mesures que vous pouvez en tirer sont phénoménales".
Automatiser les approbations et rationaliser les signatures - même dans des circonstances inhabituelles
Dans les très rares cas où un accord de confidentialité ne peut pas être créé automatiquement à partir de la bibliothèque de clauses, l'automatisation du flux de travail peut déclencher un processus d'examen automatisé qui fait intervenir les bonnes parties prenantes. Avec les accords de confidentialité en libre-service, les responsables juridiques s'attendent à ce que presque tous les accords de confidentialité puissent être envoyés immédiatement à la contrepartie pour signature, mais il arrive parfois qu'une véritable exception se produise - et l'automatisation du flux de travail peut également gérer cette situation. Lorsque certaines questions ou clauses sont cochées dans la demande initiale, la logique du back-end peut déterminer si un examen juridique est nécessaire ou non, puis faire intervenir les bonnes parties prenantes.
La bonne plateforme d'automatisation du flux de travail (et le bon processus automatisé de NDA) s'intégrera à votre plateforme d'esignature, de sorte que les utilisateurs n'auront pas besoin de se connecter à leur fournisseur de signature numérique (comme DocuSign) pour donner à la NDA son sceau d'approbation final. Si vos accords de confidentialité sont actuellement signés à la main, l'automatisation du flux de travail va révolutionner votre service - et si vous êtes déjà équipé d'une plateforme de signature électronique, l'automatisation du flux de travail peut garantir qu'il est facile d'envoyer des documents pour signature sans avoir à compter sur les "administrateurs" de signature électronique pour tout gérer au cas par cas.
L'époque où l'on s'inquiétait de savoir si les bonnes personnes avaient signé un accord de confidentialité est révolue. L'automatisation du flux de travail intègre les exigences en matière d'autorisation de signature dans le processus, ce qui permet aux responsables juridiques de mettre en place des outils d'e-signature sécurisés pour une expérience de signature fluide et conforme à la loi. Au fur et à mesure que les accords circulent dans le système, les signataires peuvent facilement réviser, signer et renvoyer les accords de confidentialité, sans devoir recourir à des traces écrites encombrantes ou à des signatures manuelles.
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