Le CSAL est une notification « de courtoisie » émise par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Elle indique que votre entreprise a été sélectionnée pour une prochaine évaluation de conformité.
Bien que le CSAL soit un avertissement officiel, votre évaluation de conformité ne commence réellement qu'une fois que votre organisation a reçu la lettre de planification approuvée par l'OFCCP. Vous avez le temps d'agir, mais vous devez vous y prendre rapidement.
Rappel : l'objectif du CSAL est d'informer le prestataire afin qu'il puisse se préparer à l'évaluation de conformité. Il sert également à encourager les prestataires à profiter des offres d'aide à la conformité proposées par l'OFCCP.
Une fois que vous aurez reçu la lettre de planification, vous disposerez de 30 jours à compter de cette date pour soumettre le(s) programme(s) d'action positive et les données justificatives détaillées.
Que signifie faire partie du CSAL ?
La première chose à faire est de comprendre ce qu'est le CSAL et ce qu'il signifie pour votre organisation. Comme expliqué précédemment, le CSAL est une notification de l'OFCCP indiquant que votre entreprise a été sélectionnée pour faire l'objet d'une évaluation de conformité.
Voici ce que cela signifie à court terme :
- Contrôle accru : Le fait d'être inscrit au CSAL signifie que votre entreprise est surveillée par l'OFCCP pour d'éventuels problèmes de conformité.
- Possibilité de se préparer : Le CSAL vous offre la possibilité de revoir de manière proactive votre plan d'action positive (AAP) et vos procédures de conformité. Cela montre que l'OFCCP ne souhaite pas que vous échouiez à cet audit.
Êtes-vous prêt pour réussir votre audit ? Si ce n'est pas le cas, vous devez faire appel à un système d'assistance. Mitratech Circa peut vous aider à mettre en œuvre votre AAP de manière adéquate.
Mesures à prendre après l'annonce du calendrier
Vous avez appris que votre entreprise figure sur la liste CSAL, alors quelles sont les prochaines étapes ?
Comment pouvez-vous vous assurer que votre organisation passe cet audit sans infraction technique ou financière ?
Chaque organisation prendra des mesures différentes en fonction de sa préparation, mais voici un guide général :
- Pas de panique : Même si le CSAL peut être alarmant, il est essentiel de rester calme et organisé. Cette notification de courtoisie vous donne en fait plus de temps pour vous préparer !
- Évaluez votre AAP : Vérifiez votre AAP pour vous assurer qu'il est à jour, exact et conforme aux réglementations de l'OFCCP.
- Rassembler la documentation : Compilez les documents nécessaires, notamment les descriptions de poste, les données relatives à l'embauche, les dossiers de promotion et les informations sur la rémunération.
- Demandez conseil à un expert : Envisagez de consulter un avocat spécialisé en droit du travail ou un consultant en conformité afin d'évaluer si votre entreprise est prête à faire l'objet d'un éventuel audit. Demandez à votre consultant AAP de réaliser un pré-audit. (Idéalement, cela doit être fait AVANT de recevoir une lettre de planification !) Cela vous permet de rechercher de manière proactive les problèmes et de les résoudre AVANT de soumettre les données.
- Élaborez un plan d'action en matière de conformité : Élaborez un plan pour combler les lacunes identifiées en matière de conformité et améliorer votre programme global d'action positive.
Préparation à un audit de l'OFCCP
Maintenant que vous êtes prêt, vous devez vous assurer que tout le monde l'est également. Même s'il est préférable d'avoir pris ces mesures avant d'être inscrit sur la liste, il n'est peut-être pas trop tard si vous agissez rapidement.
Voici ce que vous pouvez faire dès maintenant :
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- Former les employés : Organisez des sessions de formation sur les réglementations de l'OFCCP et le plan d'action pour l'égalité des chances (AAP) de l'entreprise.
- Réviser les pratiques d'embauche et de promotion : Veiller à ce que des pratiques justes et équitables soient mises en place.
- Mise à jour des dossiers : Conservez des dossiers d'emploi précis et complets.
- Vérifiez vos données : Collaborez avec vos fournisseurs et votre prestataire AAP pour extraire toutes vos données dès que possible. Les trois infractions les plus courantes à l'OFCCP concernent la tenue des registres, les offres d'emploi et les erreurs de recrutement.
- Préparez-vous à fournir les documents demandés : Soyez prêt à fournir rapidement et efficacement les documents demandés.
Tirer parti du CSAL comme opportunité
Bien que faire partie du CSAL puisse être stressant, cela représente également une opportunité d'améliorer la conformité de votre entreprise. En traitant les problèmes potentiels et en renforçant votre programme d'action positive, vous pouvez améliorer vos chances de réussir l'audit et démontrer votre engagement en faveur de l'égalité des chances en matière d'emploi.
N'oubliez pas : Le CSAL est une notification, pas une condamnation. En prenant des mesures proactives, vous pouvez transformer ce défi potentiel en une opportunité de renforcer le programme de conformité de votre entreprise.
Comment Mitratech Circa peut rationaliser les exigences obligatoires en matière d'offres d'emploi et les efforts de sensibilisation de bonne foi pour votre AAP
Mitratech Circa est un outil puissant conçu pour simplifier le monde complexe de la conformité, en particulier en ce qui concerne les exigences obligatoires en matière d'offres d'emploi et la mise en œuvre d'efforts de sensibilisation de bonne foi pour votre plan d'action positive (AAP).
Obligation de publication des offres d'emploi
Lorsqu'un entrepreneur atteint le seuil minimum fixé par la loi VEVRAA avec un contrat de 150 000 dollars, il doit publier toutes ses offres d'emploi auprès de la banque d'emplois de l'agence pour l'emploi de l'État (également appelée « système de prestation de services d'emploi ») où les postes sont à pourvoir. Ce processus peut être long et source d'erreurs.
Mitratech Circa simplifie ce processus en :
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- Plateforme centralisée : Mise à disposition d'une plateforme unique et d'une équipe interne chargée de la conformité pour créer, gérer et utiliser tous les comptes de la banque d'emplois de l'État en votre nom.
- Publication automatisée : Automatisation du processus de publication et de republication des offres d'emploi, permettant ainsi de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs dans toutes les banques d'emplois publiques.
- Suivi de la conformité : Garantir la conformité aux réglementations et aux délais spécifiques à chaque État. Rapports électroniques à la demande avec les preuves documentaires les plus fiables disponibles.
- Au-delà des attentes : Augmentez la visibilité des anciens combattants grâce à des recommandations prioritaires et à des actions de sensibilisation ciblées au niveau local afin de vous assurer que vos offres d'emploi parviennent aux anciens combattants !
En tirant parti de Circa, les organisations peuvent remplir efficacement leurs obligations en matière d'inscription sur la bourse de l'emploi de l'État tout en minimisant les charges administratives et en allant au-delà de la simple vérification de la conformité.
Action de sensibilisation de bonne foi pour l'AAP
La communication de bonne foi est un élément essentiel d'un AAP efficace. Un programme d'efforts de bonne foi définit des objectifs quantitatifs en fonction de la disponibilité des candidats qualifiés ciblés.
Il s'agit de rechercher de manière proactive des candidats qualifiés issus de groupes sous-représentés qui appartiennent généralement à un ou plusieurs des quatre groupes reconnus comme étant confrontés à des obstacles importants à l'emploi, notamment les femmes, les minorités, les anciens combattants et les personnes handicapées.
Mitratech Circa soutient ces efforts en :
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- Sensibilisation locale automatisée : Fournir des services clés en main de mise en relation des compétences à un vaste réseau de plus de 15 000 talents diversifiés et d'organisations communautaires.
- Plateforme de sensibilisation : Permettre aux employeurs de créer et de gérer de manière proactive des actions de sensibilisation directes et significatives auprès des organisations communautaires afin de suivre les efforts ciblés et d'en mesurer l'efficacité.
- Messagerie ciblée : Possibilité de créer des modèles de messages et des flux d'e-mails ciblés afin d'éviter les tâches manuelles consistant à envoyer des offres d'emploi ouvertes aux contacts de la communauté.
- Documentation : Génération de rapports et de documentation à la demande pour démontrer la conformité aux exigences AAP.
Notre plateforme permet aux organisations de mettre en œuvre des stratégies de communication solides et de bonne foi, d'améliorer les initiatives en matière de diversité et d'inclusion, et d'atténuer les risques liés à la conformité.
En combinant ces fonctionnalités, Mitratech Circa offre une solution complète pour gérer les offres d'emploi obligatoires et mener des actions de sensibilisation efficaces et de bonne foi, aidant ainsi les organisations à constituer une main-d'œuvre plus diversifiée et plus inclusive. Cliquez ici pour demander une démonstration.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
