Quelle que soit la direction prise par l'administration Trump concernant l'OFCCP, il semble probable que les mesures significatives en faveur des anciens combattants et des personnes handicapées resteront une priorité. Les entrepreneurs publics doivent être conscients des exigences réglementaires en matière d'évaluation de ces mesures, des preuves que l'OFCCP est susceptible de demander lors d'un audit et de la manière dont les entrepreneurs peuvent remplir ces obligations.
Contexte et introduction des exigences en matière d'évaluation
L'une des sections réglementaires que l'OFCCP a renforcée dans ses révisions de 2014 des réglementations relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées était celle concernant la diffusion externe et la sensibilisation. Avant mars 2014, la réglementation relative aux anciens combattants (41 CFR Section 60-300.44(f)) et celle relative aux personnes handicapées (41 CFR Section 60-741.44(f)) ne contenaient aucune exigence imposant à un entrepreneur d'évaluer ses efforts de sensibilisation. Lors des contrôles de conformité effectués dans l'ancien cadre, l'OFCCP demandait souvent au contractant de démontrer qu'il avait mené des actions de sensibilisation, et il était relativement facile de fournir à l'OFCCP une liste des sites web sur lesquels les offres d'emploi avaient été diffusées, ou une liste des salons de l'emploi destinés aux anciens combattants ou aux personnes handicapées auxquels l'employeur avait participé. Le responsable de la conformité pouvait demander une preuve ou une vérification que l'employeur avait effectivement mené de telles actions de sensibilisation, sous la forme de copies d'e-mails ou de documents prouvant que l'employeur s'était inscrit pour participer au salon de l'emploi, etc. Cette preuve était unidirectionnelle. Elle exigeait simplement que le contractant garde une trace de ses propres communications vers l'extérieur ; elle n'exigeait aucune évaluation des résultats de ces actions de sensibilisation.
Cette obligation réglementaire a changé lorsque les réglementations révisées de l'OFCCP relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées sont entrées en vigueur au printemps 2014, et s'est poursuivie tout au long de l'année 2015, car de plus en plus de cycles de données AAP des entrepreneurs gouvernementaux les obligeaient à se conformer aux nouvelles réglementations. Rappelons que l'obligation de sensibilisation relève de la « sous-partie C » des réglementations de l'OFCCP et que, par conséquent, la mise en conformité n'a pas été immédiate le 24 mars 2014. À mesure que le cycle de données AAP des entrepreneurs était renouvelé, ceux-ci étaient tenus de se conformer aux nouvelles réglementations. Ainsi, tous les employeurs n'ont pas commencé à se conformer en 2014. Certains n'ont dû se conformer qu'à partir de mars 2015. C'est pourquoi l'OFCCP n'a pris que peu de mesures coercitives à ce sujet au cours de l'année civile 2015. L'OFCCP a tenu sa promesse faite à la communauté des entrepreneurs de donner aux employeurs la possibilité de se mettre à niveau et de se conformer à ces nouvelles réglementations en matière de sensibilisation et d'évaluation, et s'est concentré sur l'aide à la conformité pendant cette période.
Sans surprise, l'année civile 2016 a vu une augmentation du nombre de questions posées par l'OFCCP lors des évaluations de conformité concernant le respect par les entrepreneurs de la nouvelle réglementation en matière d'évaluation. Cet article a pour but d'aider les entrepreneurs à remplir leurs obligations réglementaires en leur fournissant des conseils et des outils pour évaluer efficacement leurs actions de sensibilisation.
Que prévoit le règlement ?
Étant donné que les réglementations de l'OFCCP relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées sont identiques, nous ne citerons ici que la réglementation relative aux anciens combattants, connue sous le nom abrégé de (f)(3) :
Cette réglementation est très dense, nous allons donc la décomposer en plusieurs parties, en incluant une explication de certaines autres sections de la réglementation qui font l'objet de renvois.
- L'obligation d'auto-évaluation est annuelle. Elle suppose que le contractant a conservé un registre précis de chaque initiative prise au cours des 12 derniers mois. Il serait donc judicieux de développer un outil interne pour aider les recruteurs, qui sont en première ligne, à suivre leurs activités au fur et à mesure. Il est toujours plus facile de le faire au fur et à mesure que d'essayer de se souvenir de ce que l'on a fait il y a un an. (Nous disposons d'un outil, si vous le souhaitez). De plus, si les recruteurs ne suivent pas leurs actions au fur et à mesure, et qu'ils démissionnent ou sont licenciés, vous vous retrouvez avec un problème.
- Vous devez définir les critères que vous utiliserez pour évaluer l'efficacité, et les données que vous collectez sur les candidats et les personnes embauchées (référence au paragraphe (k)) ne constituent qu'un de ces critères ; mais comme l'OFCCP considère ces données comme un critère important, elles méritent une attention particulière :
- Pour pouvoir collecter les données visées au paragraphe (k) concernant les personnes qui se sont identifiées comme anciens combattants protégés ou personnes handicapées, vous devez d'abord inviter les candidats à s'identifier.
- Ensuite, en plus de les inviter à s'identifier comme candidats, vous devez leur poser à nouveau la question d'auto-identification après l'offre d'emploi/au moment de l'embauche (avant que la personne ne commence effectivement à travailler).
- Si vous avez fait les deux et que les candidats et les employés répondent aux invitations à s'identifier, vous devriez disposer de données sur le nombre total de candidats, le nombre de candidats qui se sont identifiés comme anciens combattants protégés et personnes handicapées, le nombre total d'embauches que vous avez effectuées au cours de l'année et le nombre total d'embauches qui se sont identifiées comme anciens combattants protégés et personnes handicapées, ce qui vous permettra de faire des comparaisons ou des analyses de tendances.
- Il est important que vous demandiez également sur le formulaire de candidature, puis à nouveau au moment de l'embauche, « Comment avez-vous entendu parler de nous ? » ou, d'une manière ou d'une autre, que vous sollicitiez la source de recrutement. Si la personne s'est identifiée comme handicapée, mais ne vous dit pas quelle source de communication elle a utilisée pour entrer en contact avec vous, cela ne vous aide pas à évaluer l'efficacité de chaque initiative de communication.
- Mais ce n'est pas parce que vous n'avez pas embauché cette personne que votre démarche a été inefficace, et l'OFCCP l'a clairement indiqué dans ses commentaires adressés à la communauté des entrepreneurs publics lorsqu'il a publié sa règle définitive :
« En ce qui concerne le commentaire suggérant que le nombre d'anciens combattants embauchés était le « seul » critère permettant d'analyser l'efficacité des mesures de sensibilisation, l'OFCCP n'est pas d'accord. La règle proposée indique clairement que le nombre d'anciens combattants embauchés doit être un facteur primordial à prendre en compte, étant donné l'objectif déclaré de la VEVRAA qui est « d'employer et de promouvoir dans l'emploi » les anciens combattants protégés, mais il est loin d'être le seul indicateur utilisé pour analyser les efforts de sensibilisation et de recrutement externes. Au contraire, la règle proposée exigeait que le contractant tienne compte de tous les indicateurs requis par l'article 60-300.44(k) (qui comprend les données relatives aux candidats et aux embauches), mais autorisait également clairement le contractant à prendre en considération tout autre critère, y compris « un certain nombre de facteurs propres à un établissement contractant particulier », pour déterminer l'efficacité de ses efforts de sensibilisation, à condition que ces critères, quels qu'ils soient, soient raisonnables et documentés afin que les agents de conformité de l'OFCCP puissent les comprendre. L'objectif de l'auto-évaluation est simplement de s'assurer que le contractant réfléchit de manière critique à la manière d'évaluer et d'améliorer ses efforts de recrutement et de sensibilisation afin de maximiser ses liens avec les anciens combattants protégés à la recherche d'un emploi. »
- Ne perdez pas de vue certaines questions macroéconomiques lorsque vous procédez à votre auto-évaluation.
- Le pourcentage d'employés qui s'identifient eux-mêmes a son importance. Si vous invitez les candidats et les employés à s'identifier eux-mêmes comme personnes handicapées ou anciens combattants, mais que seulement 10 % d'entre eux choisissent de répondre à cette identification volontaire, il devient plus difficile d'évaluer l'efficacité de votre action. Envisagez d'inclure le taux de réponse à l'enquête dans votre évaluation.
- Invitez-vous les anciens combattants à s'identifier uniquement comme anciens combattants protégés, ou sollicitez-vous des informations sur toutes les catégories d'anciens combattants ? Même si vous ne déclarez que les anciens combattants protégés dans vos formulaires VETS-4212, le fait d'inviter tous les anciens combattants à s'identifier peut vous permettre d'évaluer l'efficacité de vos efforts de sensibilisation auprès de tous les anciens combattants de votre AAP, et pas seulement auprès des anciens combattants protégés. (Le critère de référence de l'OFCCP en matière d'embauche d'anciens combattants a été établi à partir de données portant sur un ensemble d'anciens combattants plus large que celui des seuls anciens combattants protégés).
- Demandez-vous si votre secteur d'activité est susceptible d'attirer des anciens combattants et des personnes handicapées.
- Ainsi, indépendamment du fait que vous ayez embauché ou non le candidat, et que vos candidats et vos employés répondent ou non aux formulaires d'auto-identification, nous vous proposons d'autres suggestions que nos clients ont prises en considération afin de vous aider à évaluer l'efficacité de « tout autre critère », y compris les facteurs qui peuvent être propres à votre établissement :
- Salons de l'emploi
- Combien d'employeurs ont participé au total ?
- Était-ce la première fois que vous essayiez cela, ou aviez-vous déjà participé à ce même salon de l'emploi auparavant ?
- Les organisateurs du salon de l'emploi ont-ils accepté les inscriptions en ligne ou ont-ils compté le nombre total de personnes présentes ?
- Avez-vous dû payer pour avoir une table ou une cabine ?
- Combien de personnes diriez-vous qui se sont arrêtées à la table ?
- À combien de personnes avez-vous parlé ?
- Avez-vous collecté des CV ? (Attention ! Si vous envisagez réellement de recruter des candidats pour des postes vacants, l'OFCCP s'attendra à ce que vous demandiez des informations sur l'origine ethnique, le sexe, le handicap et le statut d'ancien combattant lors du salon de l'emploi. S'il s'agit uniquement d'une démarche informative et que les candidats ne sont pas pris en considération pour un poste vacant particulier, vous n'êtes peut-être pas encore tenu de demander ces informations).
- Avez-vous une idée du nombre de personnes que vous avez rencontrées pour la première fois lors du salon de l'emploi et qui ont effectivement postulé ou postulé en ligne à une offre d'emploi concrète ?
- Sites Web consacrés à la diversité
- Le site Web peut-il suivre le nombre de « clics » générés par vos offres d'emploi ?
- Les propriétaires du site web peuvent-ils vous dire si vos offres d'emploi génèrent plus, moins ou environ autant de trafic que celles des autres employeurs qui utilisent leur site web ?
- Pouvez-vous retracer l'un de vos candidats ou employés jusqu'à son premier contact sur l'un de ces sites Web ?
- Conseillers en réadaptation professionnelle/agences de replacement des anciens combattants
- Votre lieu de travail est-il proche ou éloigné des bâtiments physiques où travaillent les représentants de l'État ou locaux et où ils effectuent leurs tâches de référence ? (Autrement dit, est-il pratique pour eux de venir visiter votre lieu de travail ?)
- Les avez-vous déjà invités à venir visiter votre lieu de travail ?
- Ont-ils déjà accepté cette invitation ?
- Vous ont-ils déjà envoyé des candidats qualifiés ?
- Recrutement universitaire
- Avez-vous obtenu la liste des clubs universitaires avant votre visite ?
- Avez-vous identifié des organisations qui semblent plus susceptibles de compter parmi leurs membres des personnes handicapées ou des anciens combattants ? Des groupes militaires ou ROTC ?
- Les avez-vous contactés ? Par e-mail ? Par téléphone ?
- Ont-ils répondu à votre prise de contact ? Ont-ils donné suite ?
- Lorsque vous êtes arrivé sur le campus, avez-vous essayé de rencontrer des représentants de leur organisation ?
- L'avez-vous trouvé utile ou intéressant ?
- Que fait, le cas échéant, le bureau des services d'orientation professionnelle de l'université pour sensibiliser ses propres communautés d'anciens combattants et de personnes handicapées avant la visite ?
- Cabinet de recrutement de cadres/agences de recrutement tierces
- Tout d'abord, l'obligation de mener cette campagne d'information incombe (à tout moment) à vous, l'employeur sous contrat avec le gouvernement. Si vous choisissez de faire appel à un agent tiers pour vous aider dans cette initiative, c'est votre droit. Mais si vous comptez vous en remettre à lui pour mener votre campagne d'information à votre place, vous devriez le préciser clairement dès le départ. « Nous avons oublié de leur dire » ou « L'agence d'intérim ne nous communique pas ses dossiers » ne sont pas des excuses valables.
- Avez-vous clairement indiqué, dans le cadre de votre engagement auprès d'eux, quelles sont vos obligations en matière de sensibilisation vis-à-vis des communautés protégées des anciens combattants et des personnes handicapées, et donc ce que vous attendez d'eux ?
- Savent-ils que vous allez leur demander leurs dossiers pour vous aider à prouver que vous avez mené les actions de sensibilisation requises par leur intermédiaire ?
- Savez-vous quels dossiers ils conservent à votre sujet et quels types de dossiers ils ne sont pas disposés à partager avec vous ? Vous ne voulez pas vous lancer dans un audit avec l'OFCCP et découvrir à mi-parcours de l'examen de conformité que votre agence d'intérim estime que ses sources de recrutement sont exclusives et confidentielles, et qu'elle ne peut ou ne veut pas les partager avec vous.
- Revenir à l'argument « propriétaire et confidentiel » : pourraient-ils rédiger un résumé de certaines des actions de sensibilisation qu'ils mènent auprès des organisations d'anciens combattants et de personnes handicapées sans révéler les noms et adresses électroniques des contacts du réseau propriétaire qu'ils ont mis des années et beaucoup d'argent à construire ?
- Salons de l'emploi
En résumé, pour chaque initiative de sensibilisation menée au cours des 12 derniers mois, le contractant doit l'évaluer comme « efficace » ou « inefficace » : la referiez-vous ou devez-vous trouver une autre solution efficace ? Gardez à l'esprit que si le contractant la qualifie d'« inefficace », la réglementation exige qu'il « identifie et mette en œuvre les mesures alternatives énumérées aux paragraphes (f)(1) ou (f)(2) de la présente section afin de remplir ses obligations ». La réglementation utilise le mot « doit » (obligatoire), et non « devrait » ou « peut » (facultatif). La liste des sources énumérées dans la section (f)(2) relative aux anciens combattants comprend :
(B) Le bureau régional du ministère des Anciens Combattants le plus proche de l'établissement du contractant ;
(C) Les conseillers et coordinateurs pour les anciens combattants (« Vet-Reps ») sur les campus universitaires ;
(D) Les agents des groupes nationaux d'anciens combattants actifs dans la région où se trouve l'établissement du contractant ;
(E) Les groupes locaux d'anciens combattants et les centres de services aux anciens combattants situés à proximité de l'établissement du contractant ;
(F) Le programme d'aide à la transition (TAP) du ministère de la Défense, ou tout programme ultérieur qui, en tout ou en partie, pourrait remplacer le TAP ; et
(G) Toute organisation répertoriée dans la section « Employer Resources » (Ressources pour les employeurs) du National Resource Directory (http://www.nationalresourcedirectory.gov/), ou tout service futur qui le remplace ou le complète.
La liste des sources d'invalidité énumérées dans la section invalidité (f)(2) comprend :
(B) Le centre d'emploi et de carrière One-Stop (One-Stop) ou l'American Job Center le plus proche de l'établissement du contractant ;
(C) Le bureau régional du ministère des Anciens combattants le plus proche de l'établissement du contractant (www.va.gov) ;
(D) Les entités financées par le ministère du Travail qui fournissent des services de recrutement ou de formation aux personnes handicapées, tels que les services actuellement fournis par le réseau d'aide et de ressources aux employeurs (Employer Assistance and Resource Network, EARN) [www.askearn.org] ;
(E) Les organisations du réseau local pour l'emploi (EN) (autres que le contractant, si celui-ci est un EN) répertoriées dans le répertoire du réseau pour l'emploi Ticket to Work de l'administration de la sécurité sociale (www.yourtickettowork.com/endir) ;
(F) Les groupes locaux de personnes handicapées, les organisations ou les centres pour la vie autonome (CIL) situés à proximité de l'établissement du contractant ;
(G) Les bureaux de placement ou d'orientation professionnelle des établissements d'enseignement spécialisés dans le placement des personnes handicapées ; et
(H) Les sources de recrutement privées, telles que les organisations professionnelles ou les services de placement spécialisés dans le placement des personnes handicapées.
Il semble donc y avoir une incitation à rechercher des sources de sensibilisation efficaces.
Audit interne, rapports et tenue des registres
Nous manquerions également à notre devoir si nous ne mentionnions pas que l'évaluation de ces obligations de sensibilisation ne peut être considérée isolément sur le plan réglementaire. Il existe également (1) des obligations correspondantes en matière d'audit interne et de reporting et (2) des obligations plus longues en matière de conservation des documents. Non seulement l'OFCCP a renforcé la notion d'engagement dans une sensibilisation significative en rédigeant une nouvelle section (f)(3) traitant de l'efficacité de la sensibilisation, mais il a également (a) renforcé les réglementations relatives à l'audit interne périodique afin de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas , et (b) prolongé à trois ans l'obligation de conservation des documents relatifs à la sensibilisation et au nombre de candidats et d'embauches en vertu de la section (k).
En vertu de l'obligation de politique d'égalité en matière d'emploi, en identifiant le plus haut responsable américain du contractant gouvernemental dans cette politique, celui-ci a accepté que son organisation procède à un audit interne annuel de l'efficacité du programme d'action positive. Ce qui soulève la question suivante : quelles preuves l'organisation produit-elle afin de satisfaire à cette obligation d'audit interne ? S'il doit y avoir des preuves d'un audit interne mesurant l'efficacité de l'ensemble du programme d'action positive du contractant, il semblerait que l'évaluation par le contractant de la sensibilisation au titre du paragraphe (f)(3) contribuerait également à remplir son obligation au titre de l'audit interne et de l'obligation de rapport (paragraphe (h)). En d'autres termes, si le contractant ne procède pas à cette évaluation, l'OFCCP peut lui reprocher trois violations (sensibilisation, audit interne et tenue de registres), et non une seule.
En ce qui concerne l'obligation de conservation des documents, le règlement (connu sous le nom de (f)(4)) stipule : « Le contractant doit documenter toutes les activités qu'il entreprend pour se conformer aux obligations de la présente section et conserver ces documents pendant une période de trois (3) ans. »
Conclusion
En conclusion, nous recommandons aux entrepreneurs (a) de mettre au point un outil qui les aide à suivre leurs activités de sensibilisation ; (b) de former les recruteurs à l'importance de remplir cet outil en temps réel, parallèlement à l'activité, en utilisant certains des critères qui leur permettent d'évaluer l'efficacité ; (c) évaluent l'efficacité d'une manière qui réponde également aux exigences réglementaires en matière d'audit interne et de reporting ; et (d) veillent à ce que ces registres soient conservés pendant au moins trois ans à compter de leur création ou de la décision relative au personnel en question.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
