Les règlements d'application du décret 13706, qui oblige les employeurs concernés à accorder à certains employés jusqu'à 56 heures de congé maladie payé par an, sont entrés en vigueur le 1er janvier 2017. Même s'il reste à voir si l'administration Trump retirera ou modifiera le décret et ses règlements d'application, celui-ci est en vigueur depuis plus de trois mois maintenant. Malgré la date d'entrée en vigueur, de nombreux entrepreneurs et sous-traitants du gouvernement ne sont pas soumis au décret et aux règlements, et beaucoup d'autres qui pourraient l'être ne sont actuellement pas concernés. Examinons quels contrats/sous-contrats ne sont pas couverts. Pour ceux qui le sont, voyons quels employés sont soumis à l'obligation d'accumulation et d'utilisation, et quels sont les paramètres d'accumulation et d'utilisation des congés.
Couverture
Il existe de nombreuses exclusions concernant certains accords et contrats entre le gouvernement fédéral et les employeurs. Par exemple, les subventions et les accords de coopération ne sont pas soumis à ces exigences. Les contrats conclus avec un organisme de réglementation indépendant du gouvernement fédéral (par exemple, la Federal Deposit Insurance Corporation, la Securities and Exchange Commission et la Federal Communications Commission) ne sont pas concernés. De même, les contrats ou sous-contrats liés à la fabrication et/ou à la fourniture de matériaux, contrats normalement couverts par la loi Walsh-Healey sur les marchés publics, ne sont pas concernés. Enfin, les contrats de service et les contrats de sous-traitance qui sont exemptés de la couverture en vertu de la loi sur les contrats de service (SCA) ne sont pas non plus couverts (par exemple, de nombreux contrats de transport de marchandises, les contrats de services d'entretien de véhicules, les contrats avec des hôtels/motels pour des conférences, les contrats de services immobiliers et les contrats de transport de personnes par transporteur public, s'ils répondent à certains critères).
Bien que la plupart des contrats/sous-contrats fédéraux pour des services, des travaux de construction ou des concessions soient couverts, il est important de rappeler que si une entreprise n'a pas effectué une ou plusieurs des actions suivantes à compter du 1er janvier 2017, elle n'a actuellement aucune obligation en matière d'accumulation de congés maladie en vertu de la réglementation : 1) conclu un nouveau contrat/sous-contrat pour lequel des appels d'offres ont été lancés à compter du 1er janvier 2017 ; 2) pour un contrat attribué en dehors du processus d'appel d'offres, conclu un nouveau contrat/sous-contrat ; 3) renouvelé un contrat par le biais d'une négociation bilatérale ; 4) prolongé un contrat existant (sauf dans le cas d'une prolongation à court terme prévue dans le contrat) ; ou 5) modifié un contrat existant. Lorsqu'une entreprise effectue l'une des opérations ci-dessus, l'accumulation de congés de maladie s'applique, mais uniquement aux employés travaillant dans le cadre du nouveau contrat, du contrat renouvelé, prolongé ou modifié, et non aux employés travaillant dans le cadre de contrats/sous-contrats préexistants.
Même si (ou lorsque) les employés d'un entrepreneur ou d'un sous-traitant sont soumis à la réglementation, tous les employés ne seront pas concernés. Alors que les employés travaillant sur des contrats couverts seront toujours soumis à l'accumulation de congés maladie, les employés travaillant dans le cadre de contrats couverts n'accumuleront des congés maladie que s'ils consacrent 20 % ou plus de leurs heures de travail hebdomadaires à des contrats couverts. De plus, si le travail couvert est soumis à une convention collective (CBA) ratifiée avant le 30 septembre 2016 et qu'elle prévoit l'accumulation de congés de maladie, les exigences ne s'appliqueront pas avant l'expiration de la CBA ou le 1er janvier 2020, selon la date la plus proche. (Si les termes du contrat prévoient moins de 56 heures d'accumulation annuelle, la réglementation exige l'accumulation de la différence).
Enfin, les employeurs ne doivent autoriser l'utilisation des congés maladie accumulés que pendant les périodes où l'employé travaille sur ou en relation avec des contrats couverts. Cependant, limiter l'utilisation à ces cas précis est probablement plus contraignant sur le plan administratif que cela n'en vaut la peine.
Utilisation des congés maladie payés
Les employés ont la possibilité d'utiliser leurs congés maladie payés à des fins très diverses. À l'instar de la loi sur le congé familial et médical (FMLA), ils peuvent prendre des congés pour leur propre maladie ou d'autres besoins médicaux, y compris les soins préventifs, ainsi que pour s'occuper d'un membre de leur famille ou d'un proche malade ou nécessitant des soins médicaux, y compris des soins préventifs. Les congés maladie payés élargissent toutefois la définition de la « famille » pour inclure également les personnes qui ont une relation familiale avec l'employé, telles qu'un voisin de longue date ou un ami proche. Les congés payés peuvent également être utilisés pour des problèmes liés à la violence domestique, aux agressions sexuelles ou au harcèlement dont l'employé, un membre de sa famille ou un proche est victime (par exemple, pour obtenir des conseils, chercher un nouveau logement, recevoir l'aide d'une organisation d'aide aux victimes ou intenter une action en justice).
La norme permettant de déterminer si une maladie, une blessure ou tout autre événement est couvert par cette règle est très large. En ce qui concerne les blessures ou les maladies, la règle stipule expressément qu'elle peut inclure une grande variété de situations telles que le rhume, les maux d'estomac, les maux de tête, les entorses de la cheville et autres affections similaires, bien au-delà des problèmes de santé graves couverts par la FMLA.
Le congé maladie payé peut être demandé verbalement par l'employé. Si le congé demandé est de trois jours consécutifs ou plus, les employeurs peuvent exiger qu'un certificat soit délivré par un professionnel de santé, mais uniquement si le congé est motivé par une maladie physique ou mentale, une blessure ou un problème de santé de l'employé ; l'obtention d'un diagnostic, de soins ou de soins préventifs auprès d'un professionnel de santé par l'employé ; ou la prise en charge de l'enfant, du parent, du conjoint, du partenaire domestique ou de toute autre personne liée par le sang ou par alliance de l'employé. Il n'est pas nécessaire que l'employé ou la personne prise en charge ait été examiné par le professionnel de santé pour que le certificat soit valide. Si le congé maladie rémunéré est utilisé pour une absence résultant de violence domestique, d'agression sexuelle ou de harcèlement, les documents ou certificats acceptables peuvent provenir de plusieurs sources. Ils peuvent être délivrés par un professionnel de santé, un conseiller, un représentant d'une organisation d'aide aux victimes, un avocat, un membre du clergé, un membre de la famille ou même un ami proche. En fait, l'autocertification est également autorisée.
Quel que soit le niveau de certification obtenu, l'employeur doit savoir que tous les dossiers médicaux qu'il reçoit doivent être conservés de manière confidentielle. En outre, il est interdit aux employeurs de divulguer toute information vérifiée, et ils sont également tenus de préserver la confidentialité des informations relatives à la violence domestique, aux agressions sexuelles ou au harcèlement, sauf si l'employé y consent ou si la divulgation est requise par la loi.
Taux d'accumulation
Les employeurs doivent accorder une heure de congé maladie pour chaque tranche de 30 heures de travail couvertes, dans la limite de 56 heures par an. La règle finale offre aux employeurs la possibilité d'accorder à leurs employés au moins 56 heures de congé maladie rémunéré au début de chaque année d'accumulation, plutôt que de leur permettre d'accumuler des congés en fonction des heures travaillées. Il peut être plus facile, sur le plan administratif, d'accorder la totalité des 56 heures au début de l'année d'accumulation. De cette façon, les employeurs n'ont pas à se soucier du suivi des fractions d'heures et il est également plus facile de fournir le solde des congés requis par la réglementation. L'octroi du congé en une seule fois signifie également que l'employeur n'a pas besoin de consacrer du temps et de l'énergie à suivre les heures travaillées dans le cadre des contrats spécifiques qui donneraient droit au congé à l'employé. Cependant, l'employeur risque d'autoriser un employé à prendre des congés avant d'avoir effectivement accumulé la totalité des congés pris, puis de le licencier avant la fin de son contrat. Cela donne également lieu à plus de congés payés que ce qui serait nécessaire pour les employés travaillant moins de 80 % du temps sur ou en relation avec des contrats couverts. Néanmoins, de nombreux employeurs choisiront probablement l'option consistant à accorder les 56 heures de congés maladie payés au début de l'année d'accumulation.
Bien que les certificats FMLA puissent satisfaire aux exigences en matière de certificats de congé maladie rémunéré, le congé maladie rémunéré est disponible dans des circonstances où la FMLA ne l'est pas.
Un entrepreneur ne peut pas utiliser les congés maladie payés requis par la réglementation pour remplir ses obligations au titre de la SCA ou de la loi Davis Bacon. En outre, les obligations d'un entrepreneur n'ont aucune incidence sur ses obligations de se conformer à la FMLA ou sur sa capacité à agir conformément à celle-ci. Les congés maladie payés peuvent se substituer (c'est-à-dire être pris en même temps) aux congés FMLA non payés, et toutes les notifications et certifications qui satisfont aux exigences de la FMLA satisferont aux exigences en matière de demande de congé et de certification prévues par les nouvelles règles. Bien que les certifications FMLA puissent satisfaire aux certifications de congés maladie payés, les congés maladie payés sont disponibles dans des circonstances où la FMLA ne l'est pas. Par conséquent, les employeurs ne peuvent pas se contenter de s'appuyer sur le processus de certification de la FMLA et doivent mettre en place de nouvelles procédures pour certifier les congés maladie payés s'ils ont l'intention d'exiger des certifications pour les congés maladie qui ne relèvent pas de la FMLA.
La politique actuelle d'un employeur en matière de congés payés (PTO) peut satisfaire aux exigences réglementaires en matière de congés maladie payés, à condition qu'elle accorde aux employés au moins les mêmes droits et avantages que ceux prévus par la réglementation. En d'autres termes, si un employeur accorde 56 heures de congés payés qui répondent aux exigences décrites dans la réglementation et que les employés peuvent utiliser ces congés à toutes les fins prévues par la réglementation, l'employeur n'est pas tenu d'accorder des congés maladie payés distincts, même si un employé utilise la totalité de son temps pour prendre des vacances. Si une politique existante en matière de congés payés prévoit plus de 56 heures de congés, l'employeur peut choisir soit de permettre que tous les congés payés soient utilisés à des fins conformes aux exigences de la réglementation, soit de suivre et de conserver des registres indiquant le nombre d'heures de congés payés qu'un employé utilise aux fins décrites dans la réglementation. Dans ce cas, l'employeur doit uniquement accorder, pour chaque année d'accumulation, jusqu'à 56 heures de congés payés que l'employé demande d'utiliser à des fins conformes aux exigences réglementaires.
Mesures à prendre
Vous devez examiner attentivement vos politiques en matière de congés payés afin de vérifier si les congés peuvent être utilisés aux fins prévues par la réglementation sur les congés maladie payés. Si ce n'est pas le cas, les motifs couverts par les congés maladie payés doivent être ajoutés à vos politiques.
Il sera important de former les responsables et les superviseurs de première ligne afin qu'ils sachent que les congés maladie payés peuvent être demandés verbalement. De plus, bien que certaines certifications FMLA soient similaires, la certification pour les congés maladie payés n'est pas identique, pas plus que les exigences en matière de certification. Si les certifications FMLA sont conformes aux exigences en matière de congés maladie payés, elles ne devraient toutefois pas être exigées, sauf pour une raison admissible au titre de la FMLA. Il est facile d'imaginer un scénario dans lequel un responsable ou un superviseur sans formation adéquate entend une demande verbale de congé maladie et répond à l'employé qu'il doit remplir un formulaire de certification FMLA. Cela serait conforme à la FMLA, mais pas nécessairement au congé maladie rémunéré, sauf si le congé est de 3 jours ouvrables consécutifs ou plus et pour une raison admissible au titre de la FMLA.
Vous devez déterminer si vous souhaitez attribuer les 56 heures au début de l'année d'accumulation, ce qui est une option, ou si vous préférez autoriser l'accumulation d'une heure pour chaque tranche de 30 heures travaillées dans le cadre ou en relation avec des contrats couverts, comme le prévoient les règlements, ce qui constitue une autre option. Une troisième option consisterait à autoriser l'accumulation pour toutes les heures travaillées, qu'elles soient ou non liées à des contrats couverts, afin de faciliter la tenue des registres. Si la première option peut être plus simple d'un point de vue administratif, elle peut également donner lieu à des abus. La troisième option permettra une accumulation plus rapide pour les employés qui travaillent sur plus que des contrats couverts, tout en étant plus facile à gérer sur le plan administratif.
Enfin, si vous ne le faites pas déjà, vous devriez envisager d'accorder des congés maladie payés aux employés qui ne travaillent pas dans le cadre ou en relation avec des contrats couverts, dans l'intérêt des relations avec les employés, en mettant en balance cet intérêt et le coût lié à l'octroi de congés maladie payés supplémentaires à ces travailleurs qui n'y ont pas nécessairement droit en vertu de la nouvelle réglementation.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
