Vous avez fait appel à une agence de recrutement pour vous fournir des travailleurs débutants afin de fabriquer des vis dans le cadre d'un contrat gouvernemental de trois mois que vous venez de remporter. Vous ne recruterez, n'embaucherez, ne licencierez, ne superviserez ni ne sanctionnerez les employés. Il pourrait y avoir une opportunité à plus long terme pour eux après les trois mois si le contrat est prolongé. Bien que cette solution réponde à vos préoccupations en matière d'approvisionnement en main-d'œuvre, vous devez également tenir compte d'autres questions de conformité. Par exemple, que devez-vous faire en ce qui concerne votre plan annuel d'action positive (AAP) ? Ces travailleurs doivent-ils être inclus dans votre AAP ?
Pour prendre cette décision, vous devrez déterminer si ces travailleurs sont considérés comme des « employés », car les réglementations de l'OFCCP stipulent que tous les employés doivent être inclus dans le programme AAP d'un entrepreneur couvert. L'OFCCP s'appuie sur le critère de « l'agence de droit commun » pour déterminer qui est un employé dans le cadre des programmes de l'OFCCP, sauf indication contraire dans les réglementations ou les rapports de l'agence. Le manuel de conformité des entrepreneurs fédéraux de l'OFCCP comprend l'explication suivante :
Compte tenu de cette définition, vous pouvez faire valoir que les travailleurs temporaires que vous employez ne sont peut-être pas vos employés dans ce cas précis et qu'il est donc possible que vous n'ayez pas à les inclure dans votre AAP annuel tant qu'ils sont employés par l'agence de travail temporaire.
Rien n'est aussi simple dans les ressources humaines, alors voyons ce qui se passe si vous les embauchez directement après trois mois parce que le contrat est prolongé de deux ans supplémentaires. Même si ce n'est peut-être pas la réponse que vous souhaitez entendre, l'idéal serait de recruter pour ces postes permanents de la même manière que pour tout autre poste vacant, même si les employés temporaires actuels sont formidables et que vous souhaitez simplement les embaucher tous. Vous devez publier ces offres d'emploi auprès du système public de placement (banque d'emplois de l'État), mener des activités de sensibilisation et de recrutement appropriées, suivre le flux de candidats et inclure toutes les décisions de sélection dans vos analyses de données AAP.
…les entrepreneurs doivent être proactifs et discuter dès le départ de ces obligations avec les agences de recrutement.
Sans vouloir compliquer davantage les choses, que devez-vous faire si vous êtes responsable du recrutement, de l'embauche, du licenciement, de la supervision ou de la discipline des employés temporaires dès le début ? Dans ce cas, selon le critère de l'agence de droit commun sur lequel s'appuie l'OFCCP, les travailleurs peuvent devoir être inclus dans votre AAP, même s'ils sont rémunérés par quelqu'un d'autre. En effet, vous exercez un contrôle plus important sur les travailleurs que dans l'exemple initial. Dans cette situation, vous devrez déterminer si l'offre d'emploi temporaire est publiée auprès du service public de l'emploi de l'État, qui est chargé de collecter et de conserver les données sur le flux de candidats, et quel accès vous aurez à ces données si l'OFCCP vous les demande lors d'un contrôle de conformité. Pour se conformer à la réglementation dans cet exemple, les entrepreneurs doivent être proactifs et discuter dès le départ de ces obligations avec les agences de recrutement. Il est également judicieux de confirmer la solution dans un accord écrit avec l'agence de recrutement.
L'embauche d'employés temporaires, dans le respect des réglementations de l'OFCCP, demande plus de travail que la plupart des organisations ne le pensent, mais en adoptant une approche proactive, vous pouvez vous conformer à toutes les exigences.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
