Plusieurs articles de l'édition d'août 2013 de The OFCCP Digest traiteront de ce qui a été appris lors de la récente conférence du National Industry Liaison Group (NILG) qui s'est tenue en juillet à Indianapolis. Bien que la conférence ait été utile et intéressante, elle a eu très peu d'effet sur le principe de base de cette série d'articles en deux parties. Dans la première partie de cette série, nous avons suggéré que les entreprises devraient accorder une attention particulière aux situations dans lesquelles l'OFCCP pourrait constater une discrimination, et en particulier aux situations concernant l'embauche de débutants, dans lesquelles l'OFCCP a historiquement été le plus susceptible de constater une discrimination. Nous avons également suggéré que l'OFCCP s'intéresse actuellement à la manière dont les employés sont rémunérés et aux questions concernant les anciens combattants et les personnes handicapées. Dans cet article, nous aborderons un certain nombre de points spécifiques qui devraient constituer des priorités pour tous les contractants et sous-traitants fédéraux.

Pendant la conférence du NILG, l'OFCCP a remis à l'Office of Management and Budget (OMB) une version finale des révisions apportées par l'OFCCP à ses règlements concernant les anciens combattants et les personnes handicapées. Nous ne savons pas quand (ou si) l'OMB publiera ces réglementations et nous n'avons aucune idée de la manière dont la version finale des réglementations diffère des propositions émises par l'OFCCP en 2011. Toutefois, si ces règlements sont publiés par l'OMB, il est possible qu'ils aient un impact sur la manière dont les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux doivent fixer leurs priorités. Ceci est conforme à l'idée que nous avons exprimée dans la première partie de cette série, à savoir que les entreprises doivent rester au courant des domaines d'intérêt actuels de l'OFCCP. D'autre part, même si la réglementation relative aux anciens combattants et aux personnes handicapées subit des changements radicaux, les entreprises doivent continuer à accorder la priorité absolue aux questions liées à l'embauche jusqu'à ce que nous sachions avec certitude que l'OFCCP ne se concentrera plus aussi intensément sur cette question.

Points spécifiques à examiner en ce qui concerne l'embauche

L'attention portée aux questions relatives à l'embauche doit généralement être la priorité absolue d'une entreprise lorsqu'elle se prépare à un examen de l'OFCCP. Toutefois, de nombreux éléments associés au processus d'embauche peuvent nécessiter une attention particulière. Voici quelques-uns des éléments clés qui doivent figurer parmi les priorités de l'entreprise.

• Les entreprises doivent examiner régulièrement et attentivement les rapports statistiques concernant les candidats et les embauches. Les entreprises doivent comparer les candidats et les embauches par groupe d'emploi, titre de poste et demande d'emploi avant de soumettre des informations à l'OFCCP afin de déterminer où l'OFCCP peut trouver des disparités statistiques.
• Les entreprises doivent s'assurer que tous les candidats devant figurer dans les rapports statistiques soumis à l'OFCCP ont fait l'objet d'un traitement approprié. Une élimination correcte peut aider l'entreprise en limitant le nombre de candidats inclus dans les données sur les candidats à soumettre à l'OFCCP. Elle permet également à l'entreprise et à l'OFCCP de comparer des groupes de candidats qui auraient pu être embauchés à des personnes qui l'ont effectivement été.
• Les entreprises doivent être en mesure d'expliquer efficacement le fonctionnement de leur processus de prise en considération. L'OFCCP attend de chaque entreprise qu'elle mette en place un processus permettant de déterminer quels sont les candidats les plus qualifiés. Les entreprises doivent être en mesure d'expliquer à l'OFCCP les étapes du processus d'examen, les personnes impliquées dans chaque étape et les garanties mises en place pour s'assurer que les candidats les plus qualifiés sont finalement embauchés.
• Les entreprises doivent disposer un mécanisme efficace d'enquête auprès des candidats concernant la race/l'ethnie et le sexe. Bien qu'il n'y ait pas de délai spécifique pour cette enquête dans les règlements sur l'action positive, l'OFCCP s'attend à ce que tous les candidats qui sont des "candidats Internet" se voient proposer une telle enquête.

Autres priorités

Si les questions relatives à l'embauche sont les plus importantes pour une entreprise qui se prépare à un contrôle de l'OFCCP, d'autres points devraient également retenir l'attention. Sur la base des domaines d'intérêt actuels de l'OFCCP et du comportement de l'agence lors des contrôles de conformité, nous pensons que les points suivants devraient figurer parmi les prochaines priorités d'une entreprise.

• Les entreprises devraient revoir leurs systèmes, pratiques et décisions en matière de rémunération. Les entreprises devraient examiner les salaires de chaque employé pour vérifier s'ils sont conformes aux paramètres des systèmes de rémunération établis par l'entreprise. Les entreprises doivent également rechercher les disparités évidentes entre les salariés occupant des postes identiques ou similaires, puis déterminer si ces disparités s'expliquent par des mesures objectives telles que l'ancienneté dans le poste, l'ancienneté dans l'entreprise ou les performances attestées. (Il convient de noter que tout examen approfondi de la rémunération doit être effectué sous le sceau du secret professionnel afin de s'assurer que les résultats de cet examen ne sont pas facilement accessibles à l'OFCCP).
• Les entreprises doivent s'assurer qu'elles peuvent fournir des documents prouvant que les postes ouverts ont été répertoriés auprès de l'agence nationale pour l'emploi. Cette exigence fait partie de la réglementation actuelle sur les anciens combattants et l'OFCCP demande régulièrement la preuve de cette inscription lors des contrôles de conformité.
• Les entreprises doivent tenir un registre des efforts de sensibilisation déployés pour trouver des minorités, des femmes, des anciens combattants et des personnes handicapées. L'OFCCP s'attend à ce que les entreprises disposent de dossiers spécifiques sur les mesures prises pour trouver des membres de ces groupes pour chaque poste à pourvoir.
• Les entreprises doivent conserver des dossiers sur les aménagements apportés aux personnes handicapées. La plupart des entreprises reçoivent très peu de demandes spécifiques d'aménagements de la part d'employés ayant indiqué dans une enquête qu'ils sont des personnes handicapées. Toutefois, toute demande de ce type doit être soigneusement examinée et documentée. Les documents relatifs au refus d'une telle demande doivent inclure les raisons de ce refus.

Il n'est pas simple de fixer des priorités dans le cadre de la préparation d'un contrôle de conformité de l'OFCCP. La situation de chaque entreprise est différente et chaque contrôle de conformité a ses propres caractéristiques. Toutefois, en comprenant les domaines d'intérêt de l'OFCCP et en les utilisant pour établir des priorités, les entreprises ont de meilleures chances de réussir leur contrôle de conformité.

Pour plus d'informations sur la manière d'établir des priorités en vue d'un contrôle de conformité en matière d'action positive, contactez Bill Osterndorf à l'adresse suivante : [email protected].

Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2013

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.