Le directeur par intérim de l'OFCCP s'adresse à la conférence nationale 2018 de l'ILG

Au cours de la dernière semaine de juillet 2018, le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère du Travail a connu un changement de direction. Le directeur Ondray Harris a démissionné après un bref mandat au sein de l'agence, et le conseiller principal Craig Leen a été nommé directeur par intérim de l'OFCCP. Depuis lors, le directeur par intérim Leen a mis en place un certain nombre de priorités et d'initiatives pour l'agence.

Au cours de sa première semaine complète dans ses nouvelles fonctions, le directeur par intérim Leen a pris la parole lors de la conférence nationale 2018 du groupe Industry Liaison (ILG). La conférence nationale de l'ILG s'est tenue à Anaheim, en Californie, du 31 juillet au 3 août. Elle offre aux employeurs l'occasion de discuter entre eux et avec les représentants des agences fédérales de réglementation qui supervisent les initiatives dans ces domaines, des questions d'égalité des chances, de discrimination positive et de diversité. Le directeur de l'OFCCP a traditionnellement l'occasion de prendre la parole lors de la séance d'ouverture de la conférence, et M. Leen a profité de cette occasion pour présenter ses attentes concernant l'OFCCP et les organisations qui doivent se conformer aux lois que l'OFCCP applique. De manière inattendue, M. Leen a également fait une présentation lors d'une session sur les meilleures pratiques concernant les personnes handicapées, puis a clôturé la conférence 2018 par des remarques sur ce qu'il avait observé pendant la conférence.

Dans son discours liminaire prononcé lors de la journée d'ouverture de la conférence, M. Leen a exposé sa vision d'un partenariat entre l'OFCCP et la communauté des entrepreneurs fédéraux. Il a exprimé sa conviction que les entrepreneurs souhaitent se conformer aux lois et réglementations appliquées par l'OFCCP, et que l'OFCCP a la responsabilité de clarifier ce qu'elle attend des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Il a déclaré que l'agence a la responsabilité d'aider la communauté des entrepreneurs à atteindre une conformité totale et qu'elle doit mener ses activités de manière raisonnable. Il a également souligné qu'un partenariat doit être réciproque. L'un des aspects de ce partenariat est que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui atteignent les seuils juridictionnels pertinents doivent préparer leurs plans d'action positive annuels. Les entrepreneurs et sous-traitants doivent également respecter leurs obligations en matière de sensibilisation à la diversité des candidats lors du recrutement et doivent prévenir toute discrimination à l'emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, le statut de vétéran protégé et le handicap.

M. Leen a déclaré que les mesures prises ou qui seront prises par l'agence reposent sur l'un des principes fondamentaux suivants : transparence, certitude, efficacité et reconnaissance. Ces principes s'appuient en partie sur une série de recommandations émises par le Government Accounting Office (GAO) en septembre 2016. L'OFCCP a organisé des séances d'écoute dans plusieurs villes afin d'évaluer les réactions au rapport du GAO et tente d'intégrer les recommandations du GAO dans sa mission globale.

Principe 1 : Transparence

Le directeur par intérim Leen a clairement indiqué que l'OFCCP avait l'intention de rendre plus transparentes les raisons qui motivent les décisions et les actions de l'agence. Concernant ce thème de la transparence, M. Leen a abordé les points suivants :

• L'OFCCP a publié en février 2018 une directive concernant l'utilisation des avis de prédétermination (PDN). Les PDN sont émis par l'OFCCP afin d'informer les organisations des conclusions initiales de l'agence en matière de discrimination à l'emploi lors d'un contrôle de conformité à la politique d'action positive. La directive impose la délivrance de PDN dans tous les cas où l'agence estime avoir découvert une discrimination individuelle et/ou systémique. Cela permet à une organisation de répondre aux conclusions de l'agence avant que des procédures d'exécution officielles ne soient engagées.
• En avril 2018, l'OFCCP a publié la méthodologie utilisée pour établir sa dernière liste d'organisations qui feraient l'objet d'un contrôle de conformité en matière d'action positive. L'OFCCP n'avait jamais publié ces informations auparavant. Le document fourni par l'OFCCP détaillait les mesures que l'agence prendrait pour déterminer les établissements susceptibles de faire l'objet d'un contrôle de conformité.
• Pendant le séjour de M. Leen à Anaheim, l'OFCCP a publié un document intitulé « Ce à quoi les entrepreneurs peuvent s'attendre ». Ce document donne aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux une idée de la manière dont leurs interactions avec l'OFCCP devraient se dérouler. Le directeur par intérim Leen a qualifié à plusieurs reprises ce document de « Charte des droits des entrepreneurs » pendant la conférence.
• L'agence envisage de créer un poste de médiateur afin d'assurer un examen indépendant des préoccupations que les organisations pourraient soulever au sujet de leurs interactions avec l'OFCCP.

Principe 2 : Certitude

Le directeur par intérim Leen a discuté de l'engagement de l'agence à offrir davantage de certitude quant aux résultats de ses examens réglementaires. Concernant le thème de la certitude, M. Leen a abordé les points suivants :

• L'agence est en train de réviser la directive 2013-03 (anciennement connue sous le nom de directive 307), qui donne des instructions aux responsables de la conformité sur la manière d'évaluer les systèmes, les politiques et les décisions d'une organisation en matière de rémunération. La directive actuelle donne à l'OFCCP une grande latitude pour mener des analyses de rémunération comme elle le juge approprié en fonction des circonstances de chaque examen de conformité. Cette marge de manœuvre est si large que l'OFCCP a le droit de regrouper des emplois apparemment dissemblables afin de déterminer s'il existe des disparités en matière de rémunération. Le directeur par intérim, M. Leen, a déclaré que l'OFCCP doit aider les organisations à comprendre comment elle évalue la rémunération afin que celles-ci puissent effectuer des analyses similaires à celles qu'elle réalise. Par exemple, l'agence doit fournir davantage d'indications sur la manière dont les postes sont regroupés afin que les organisations puissent reproduire les résultats des analyses de l'OFCCP.
• L'agence envisage de publier des avis, similaires à ceux publiés par d'autres agences gouvernementales. Ces avis permettraient à l'OFCCP de fournir publiquement des conseils à la communauté des entrepreneurs sur la base d'un ensemble spécifique de faits ou d'une partie spécifique de la réglementation fédérale.
• M. Leen a déclaré que la directive PDN susmentionnée s'inscrivait dans le cadre des efforts déployés par l'agence pour rassurer les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux susceptibles de faire l'objet d'une évaluation pour discrimination à l'emploi.

Principe 3 : Efficacité

Le directeur par intérim Leen a déclaré qu'il souhaitait que l'OFCCP soit plus efficace. Il a indiqué que l'agence avait un nombre important de « dossiers anciens » et qu'il n'était pas acceptable que les contrôles de conformité durent plusieurs années. En ce qui concerne le thème de l'efficacité, M. Leen a abordé les points suivants :

• M. Leen a déclaré que l'agence s'efforçait de clore les examens de conformité ouverts depuis de nombreuses années et pour lesquels aucune mesure n'avait été prise récemment par l'agence. Il a déclaré que les cas ne présentant aucun signe de discrimination devaient être clos rapidement.
• L'objectif de M. Leen pour l'agence est que la partie « audit documentaire » des contrôles de conformité soit achevée dans les 45 jours suivant la soumission des informations par un entrepreneur ou un sous-traitant fédéral. M. Leen a déclaré que l'agence collaborera avec les organisations pour faire avancer les dossiers et qu'il s'attend à ce que même les cas les plus difficiles soient traités dans un délai d'un an.
• En matière d'efficacité, M. Leen a exprimé sa frustration face aux situations dans lesquelles l'OFCCP s'est vu refuser l'accès à des informations qu'il peut demander en vertu de la réglementation fédérale sur la discrimination positive. Il a indiqué que l'OFCCP ferait preuve de raison dans ses demandes d'informations supplémentaires, mais que les organisations ne pouvaient pas refuser l'accès à des informations que l'OFCCP a le droit d'examiner. Si une organisation estime que l'OFCCP a formulé une demande déraisonnable, elle doit contacter le bureau régional ou de district compétent afin de faire part de ses préoccupations à l'agence.

Principe 4 : Reconnaissance

Le directeur par intérim Leen a déclaré que l'OFCCP envisageait de mettre en place des programmes visant à récompenser les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux pour leurs efforts exemplaires dans la mise en œuvre des lois fédérales sur la discrimination positive. Il a ajouté que l'agence pourrait envisager de rétablir les programmes que l'OFCCP utilisait auparavant pour récompenser les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Cette récompense pourrait se traduire par une exemption des futurs contrôles de conformité dans les sites récompensés. M. Leen a également déclaré que l'agence souhaitait promouvoir l'utilisation des programmes d'apprentissage et reconnaître les organisations qui disposent de programmes d'apprentissage efficaces.

 Afin de remédier à ce problème de « resquillage », l'agence envisage de mettre en place un processus dans le cadre duquel les organisations seraient tenues de certifier chaque année qu'elles respectent leurs plans d'action positive.

Certification, examens ciblés et initiatives en matière de handicap

Au cours de son discours d'ouverture et des présentations qui ont suivi, M. Leen a clairement indiqué que l'agence comptait établir des contacts avec la communauté des entrepreneurs. Cependant, M. Leen a également clairement indiqué que l'agence attendait une conformité totale avec les lois fédérales sur la discrimination positive, en particulier en ce qui concerne la préparation des plans annuels de discrimination positive des organisations. Il s'est dit préoccupé par le nombre trop important de « profiteurs » qui tiraient parti de l'incapacité de l'agence à effectuer des contrôles de conformité auprès de tous les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux en ne préparant des plans de discrimination positive que lorsqu'ils étaient contactés par l'OFCCP. Afin de remédier à ce problème de « profiteurs », l'agence envisage de mettre en place un processus dans le cadre duquel les organisations seraient tenues de certifier qu'elles réalisent leurs plans d'action positive sur une base annuelle. Cette certification pourrait être aussi simple que de cocher une case sur un formulaire soumis à l'OFCCP, ou pourrait impliquer la soumission annuelle de certains éléments des AAP d'une organisation.

M. Leen a également déclaré que l'agence prévoit de mener des examens ciblés dans le cadre desquels l'OFCCP se limiterait à vérifier la conformité à l'une des lois qu'elle applique. Par exemple, l'agence pourrait se limiter à vérifier la conformité aux règlements d'application de l'article 503 de la loi sur la réadaptation, en se concentrant uniquement sur les questions relatives au handicap. L'agence prévoit que ces examens ciblés comprendront une composante sur place, où un agent chargé de la conformité pourra en apprendre davantage sur les efforts et les résultats d'une organisation.

Lors de la conférence nationale de l'ILG, le directeur par intérim Leen a évoqué son intérêt pour les programmes destinés aux personnes handicapées. M. Leen a supervisé des programmes destinés aux personnes handicapées dans divers contextes au cours de sa carrière, et il a indiqué que l'application des réglementations de l'OFCCP concernant les personnes handicapées serait un domaine d'action prioritaire. Il a fait part de son inquiétude quant au manque de respect dont font l'objet les personnes handicapées. Il a notamment encouragé les employeurs à trouver des moyens d'inciter les personnes handicapées à se déclarer elles-mêmes.

Résumé

Les présentations de Craig Leen lors de la conférence nationale 2018 de l'ILG ont reçu un soutien massif de la part des participants. La présence de M. Leen à la conférence a permis de brosser un tableau clair de la nature changeante de l'OFCCP et de ses attentes. Voici quelques points clés à retenir :

• L'idée selon laquelle l'OFCCP et la communauté des entrepreneurs doivent travailler ensemble en tant que partenaires constituait un changement rafraîchissant par rapport à l'idée de l'administration précédente, selon laquelle l'OFCCP devait mettre au jour la discrimination supposée généralisée qui sévissait parmi les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux.
• L'OFCCP a déjà pris des mesures pour améliorer la transparence de ses décisions et initiatives, et semble prêt à mettre davantage d'informations à la disposition des entrepreneurs.
• L'OFCCP a l'intention de travailler à la clôture des dossiers de manière plus efficace et se montre ouvert aux préoccupations des employeurs concernant les demandes d'informations trop lourdes.
• Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent savoir que l'OFCCP attend d'eux qu'ils s'engagent dans un partenariat visant à respecter à 100 % les lois et réglementations en matière d'action positive. Les organisations seront probablement invitées à certifier qu'elles respectent ces dispositions, et celles qui ne le feront pas ou qui ne prendront pas les mesures nécessaires après avoir certifié leur conformité risquent de se retrouver dans une situation difficile.
• L'OFCCP a l'intention de formuler des demandes d'informations raisonnables et attend des organisations qu'elles lui donnent accès à ces informations lorsqu'elles en font la demande.

Il convient de noter que depuis la conférence nationale 2018 de l'ILG, l'OFCCP a publié plusieurs documents importants qui correspondent à la vision de M. Leen pour l'agence. Au cours de la conférence, l'OFCCP a publié son document intitulé « What Federal Contractors Can Expect » (Ce à quoi les entrepreneurs fédéraux peuvent s'attendre). Par la suite, l'OFCCP a publié une directive concernant les examens ciblés qui traite de l'intention de l'agence de mettre en œuvre ce type d'examen à partir de l'exercice fiscal fédéral 2019 (qui commence en octobre 2018). Ces documents sont disponibles sur le site web de l'OFCCP à l'adresse https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dirindex.htm.

Le nouveau directeur par intérim Craig Leen va transformer l'OFCCP. L'agence sera plus réceptive aux commentaires et aux préoccupations des organisations qu'elle supervise et offrira davantage d'incitations pour aider ces organisations à se mettre en conformité. Cependant, l'OFCCP a également des attentes envers les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui pourraient s'avérer problématiques pour les organisations qui ne satisfont pas aux exigences réglementaires de base.

Remarque : Aucune partie de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils d'un professionnel concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © HR Analytical Services Inc. 2018.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.