De plus en plus de petites entreprises s'engagent dans des contrats de « services et fournitures » avec le gouvernement américain. Il peut être difficile pour ceux qui découvrent le processus des contrats gouvernementaux de s'y retrouver parmi les exigences et les réglementations. Les exigences et les réglementations exactes qui s'appliquent dépendent des caractéristiques de votre entreprise, des types de contrats qui vous ont été attribués, etc. Un conseiller juridique est le mieux placé pour vous informer de vos obligations, et toute question d'ordre juridique ou réglementaire doit être posée à votre avocat. Cependant, il existe six exigences en matière d'égalité des chances en matière d'emploi que les prestataires de services et de fournitures fédéraux doivent respecter.
Ne faites pas de discrimination : il est interdit aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de pratiquer la discrimination dans l'emploi sur le lieu de travail en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe ou de l'origine nationale. La discrimination dans l'emploi prend différentes formes. La discrimination dans l'emploi est illégale et se produit généralement lorsqu'une personne est traitée différemment (généralement de manière moins favorable) en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe ou de son origine nationale. En outre, la discrimination dans l'emploi peut résulter d'une politique ou d'une pratique neutre qui a un impact négatif sur les membres d'une race, d'un sexe ou d'un groupe ethnique donné, et qui n'est pas liée à l'emploi ou requise par les nécessités de l'entreprise.
Affiches EEO : les entrepreneurs fédéraux sont tenus d'afficher l'affiche « Equal Employment Opportunity » (Égalité des chances en matière d'emploi) de l'OFCCP dans un endroit bien visible. Un bon endroit pour l'afficher est un casier, une salle de pause ou un endroit où les employés peuvent prendre leurs pauses. Vous pouvez obtenir l'affiche « Equal Employment Opportunity » en contactant le bureau OFCCP le plus proche.
Inclure la mention EEO dans les offres d'emploi : les prestataires fédéraux sont tenus d'indiquer dans toutes leurs offres d'emploi ou annonces que tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe ou d'origine nationale.
Conserver les dossiers : les entrepreneurs fédéraux sont tenus de conserver tous les dossiers relatifs au personnel ou à l'emploi créés ou conservés par l'entrepreneur. Voici quelques exemples de dossiers qui doivent être conservés :
- descriptions de poste
- offres d'emploi et annonces
- liste des offres d'emploi
- candidatures et CV
- notes d'entretien
- tests et résultats des tests
- politiques et procédures écrites en matière d'emploi
- dossiers du personnel
Les entrepreneurs fédéraux doivent conserver ces dossiers pendant une période de deux ans à compter de la date de la mesure administrative ou de la création du dossier personnel, selon la date la plus tardive. Si les entrepreneurs comptent moins de 150 employés ou ont un contrat d'une valeur inférieure à 150 000 dollars, les dossiers ne doivent être conservés que pendant un an.
Autoriser l'OFCCP à accéder aux livres et registres lors d'une enquête sur une plainte ou d'une enquête de conformité : lorsqu'une plainte est déposée contre un entrepreneur fédéral ou lorsqu'un entrepreneur fédéral est sélectionné pour faire l'objet d'une évaluation de conformité, l'entrepreneur est tenu d'autoriser l'OFCCP à accéder à ses locaux afin de mener une enquête sur place. Le contractant doit autoriser l'OFCCP à inspecter et à copier les livres et registres qui peuvent être pertinents pour l'affaire faisant l'objet de l'enquête et pour la conformité aux exigences du décret 11246.
Déposer un rapport EEO-1 annuel : le formulaire standard 100, rapport d'identification de l'employeur (rapport EEO-1), exige que les employeurs déclarent le nombre d'employés par race, origine ethnique et sexe, par catégorie d'emploi. Le rapport EEO-1 doit être déposé chaque année par les entrepreneurs qui répondent à l'un des critères suivants : 1. Tous les employeurs privés soumis au titre VII et comptant 100 employés ou plus. 2. Tous les entrepreneurs fédéraux comptant 50 employés ou plus qui :
- un contrat, un contrat de sous-traitance ou un bon de commande d'une valeur égale ou supérieure à 50 000 dollars
- servir de dépositaire des fonds publics, quel qu'en soit le montant
- une institution financière qui agit en tant qu'agent émetteur et payeur des bons d'épargne et des billets d'épargne américains
Ces six exigences en matière d'égalité des chances en matière d'emploi s'appliquent à tous les prestataires fédéraux de « fournitures et services ». Pour plus d'informations sur vos obligations en tant que prestataire fédéral, consultez votre conseiller juridique.* Le ministère américain du Travail a élaboré un guide destiné à aider les petites entreprises à se conformer aux exigences de l'OFCCP. Les informations résumées dans cet article sont tirées du « Guide de l'OFCCP à l'intention des petites entreprises ayant des contrats fédéraux » ; la version PDF de ce guide est disponible ici.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
