Immer mehr kleine Unternehmen schließen Verträge über „Dienstleistungen und Lieferungen“ mit der US-Regierung ab. Für diejenigen, die noch keine Erfahrung mit dem Prozess der Vergabe öffentlicher Aufträge haben, kann es schwierig sein, sich in den Anforderungen und Vorschriften zurechtzufinden. Die genauen Anforderungen und Vorschriften hängen von den Merkmalen Ihres Unternehmens, der Art der Aufträge, die Sie erhalten haben, usw. ab. Ein Rechtsberater ist am besten in der Lage, Sie über Ihre Verpflichtungen zu informieren, und alle rechtlichen oder regulatorischen Fragen sollten Sie Ihrem Anwalt stellen. Es gibt jedoch sechs Anforderungen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung, die Auftragnehmer des Bundes im Bereich „Lieferung und Dienstleistung” erfüllen müssen.
Keine Diskriminierung: Bundesauftragnehmern und Subunternehmern ist es untersagt, am Arbeitsplatz Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder nationaler Herkunft zu betreiben. Diskriminierung am Arbeitsplatz kann verschiedene Formen annehmen. Diskriminierung am Arbeitsplatz ist illegal und liegt in der Regel vor, wenn eine Person aufgrund ihrer Rasse, Hautfarbe, Religion, ihres Geschlechts oder ihrer nationalen Herkunft unterschiedlich (in der Regel weniger günstig) behandelt wird. Darüber hinaus kann Diskriminierung am Arbeitsplatz vorliegen, wenn eine neutrale Richtlinie oder Praxis negative Auswirkungen auf Angehörige einer bestimmten Rasse, eines bestimmten Geschlechts oder einer bestimmten ethnischen Gruppe hat und diese Richtlinie oder Praxis nicht arbeitsbezogen ist oder aus geschäftlichen Gründen erforderlich ist.
EEO-Poster aushängen: Bundesauftragnehmer sind verpflichtet, das Poster zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz der OFCCP an einer gut sichtbaren Stelle auszuhängen. Ein geeigneter Ort dafür ist ein Schließfach, eine Kantine oder ein Bereich, in dem die Mitarbeiter ihre Pausen verbringen können. Das Poster zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz erhalten Sie bei der nächstgelegenen OFCCP-Niederlassung.
Fügen Sie den EEO-Slogan in Stellenanzeigen ein: Bundesauftragnehmer sind verpflichtet, in allen Ausschreibungen oder Stellenanzeigen anzugeben, dass alle qualifizierten Bewerber unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder nationaler Herkunft für eine Anstellung berücksichtigt werden.
Aufbewahrung von Unterlagen: Auftragnehmer des Bundes sind verpflichtet, alle vom Auftragnehmer erstellten oder aufbewahrten Personal- oder Beschäftigungsunterlagen aufzubewahren. Beispiele für Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, sind:
- Stellenbeschreibungen
- Stellenanzeigen und Inserate
- Aufzeichnung von Stellenangeboten
- Bewerbungen und Lebensläufe
- Interviewnotizen
- Tests und Testergebnisse
- schriftliche Beschäftigungsrichtlinien und -verfahren
- Personalakten
Bundesauftragnehmer müssen diese Unterlagen für einen Zeitraum von zwei Jahren ab dem Datum der Personalmaßnahme oder der Erstellung der Personalakte aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Wenn Auftragnehmer weniger als 150 Mitarbeiter beschäftigen oder einen Auftrag von weniger als 150.000 US-Dollar haben, müssen die Unterlagen nur ein Jahr lang aufbewahrt werden.
Gewähren Sie der OFCCP während einer Beschwerdeuntersuchung oder einer Compliance-Untersuchung Zugang zu Büchern und Aufzeichnungen: Wenn eine Beschwerde gegen einen Auftragnehmer der Bundesregierung eingereicht wird oder wenn ein Auftragnehmer der Bundesregierung für eine Compliance-Bewertung ausgewählt wird, ist der Auftragnehmer verpflichtet, der OFCCP Zugang zu seinen Räumlichkeiten zu gewähren, damit diese eine Untersuchung vor Ort durchführen kann. Der Auftragnehmer muss der OFCCP gestatten, die Bücher und Unterlagen zu prüfen und zu kopieren, die für den untersuchten Sachverhalt relevant und für die Einhaltung der Anforderungen der Executive Order 11246 von Bedeutung sein könnten.
Einreichen eines jährlichen EEO-1-Berichts: Das Standardformular 100, Arbeitgeberidentifikationsbericht (EEO-1-Bericht), verlangt von Arbeitgebern, die Anzahl ihrer Beschäftigten nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht sowie nach Berufsgruppe anzugeben. Der EEO-1-Bericht muss jährlich von Auftragnehmern eingereicht werden, die eines der folgenden Kriterien erfüllen: 1. Alle privaten Arbeitgeber, die Titel VII unterliegen und 100 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen. 2. Alle Auftragnehmer des Bundes mit 50 oder mehr Mitarbeitern, die entweder:
- ein Vertrag, Untervertrag oder eine Bestellung im Wert von 50.000 Dollar oder mehr
- als Verwahrstelle für staatliche Gelder in beliebiger Höhe dienen
- ein Finanzinstitut, das als Emissions- und Zahlstelle für US-Sparbriefe und Sparanleihen fungiert
Diese sechs Anforderungen zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz gelten für alle Auftragnehmer des Bundes, die Lieferungen und Dienstleistungen erbringen. Weitere Informationen zu Ihren Verpflichtungen als Auftragnehmer des Bundes erhalten Sie von Ihrem Rechtsbeistand.* Das US-Arbeitsministerium hat einen Leitfaden erstellt, um kleine Unternehmen bei der Einhaltung der OFCCP-Vorschriften zu unterstützen. Die in diesem Beitrag zusammengefassten Informationen stammen aus dem „OFCCP-Leitfaden für kleine Unternehmen mit Bundesaufträgen”; die PDF-Version dieses Leitfadens finden Sie hier.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
