En janvier 2011, l'OFCCP a mis en œuvre sa nouvelle stratégie d'audit qui a déplacé la philosophie des évaluations de conformité de la gestion à l'application. Le directeur Shiu a mis fin à la précédente stratégie d'évaluation de la conformité, à savoir la gestion active des dossiers (ACM), et a entamé la nouvelle année avec une nouvelle directive, l'application active des dossiers (ACE). Le passage à l'ACE fait partie du plan de l'OFCCP visant à accroître continuellement les efforts pour faire respecter les lois et règlements qu'elle supervise.
Bien que ce changement entraîne une augmentation de la portée des évaluations de conformité, la procédure de sélection reste inchangée. L'OFCCP continuera à utiliser le Federal Contractor Selection System (FCCS) pour sélectionner les établissements devant faire l'objet d'une évaluation de conformité.
Vous trouverez ci-dessous les points essentiels de la FAQ du site web de l'OFCCP sur les FCCS.
Comment l'OFCCP sélectionne-t-elle les établissements des contractants en vue d'une évaluation de la conformité ?
Le Federal Contractor Selection System (FCSS) de l'OFCCP est un système de sélection administrativement neutre qui utilise de multiples sources d'information et des procédures analytiques pour identifier les établissements des entrepreneurs fédéraux à évaluer.
- Le processus peut inclure : l'utilisation des rapports EEO-1 ; le développement d'exigences de seuil ; et un modèle mathématique, basé sur une recherche externe, qui classe les établissements des entrepreneurs fédéraux sur la base d'un indicateur de discrimination potentielle sur le lieu de travail.
- Des évaluations sont également programmées sur la base de facteurs tels que les avis d'attribution de marché, les examens dirigés, le suivi des accords de conciliation, les plaintes individuelles ou collectives, ou dans le cadre de l'évaluation de la conformité de la gestion d'entreprise (CMCE) ou des initiatives du plan fonctionnel d'action positive (FAAP) de l'agence.
Comment l'OFCCP prévoit-il de répartir les évaluations entre les établissements sélectionnés ?
Une fois identifiés par le FCSS, les établissements sélectionnés apparaissent sur une liste informatisée élaborée et maintenue par le bureau national de l'OFCCP avec les établissements contractuels que chaque bureau régional/district doit programmer pendant le cycle de programmation en cours.
- Le bureau régional/district accède au système informatique du bureau national de l'OFCCP et les noms des établissements sont publiés un par un dans l'ordre déterminé par le bureau national.
- Afin de garantir une application cohérente et équitable de la procédure de sélection neutre de l'OFCCP, un bureau n'a qu'un accès séquentiel à la liste et ne peut programmer un établissement avant d'avoir pris des mesures à l'égard des candidats précédents (programmation de l'évaluation ou prise en compte du motif du rejet).
Quel cycle de programmation l'OFCCP utilise-t-il pour le FCSS ?
Depuis plusieurs années, le cycle de programmation de l'OFCCP est basé sur son année fiscale (du 1er octobre au 30 septembre).
Chaque cycle de programmation du FCSS comprend généralement deux lancements de listes de programmation :
- Début de l'exercice fiscal de l'OFCCP ; et
- Fin du deuxième trimestre/début du troisième trimestre de l'année fiscale (en fonction de la charge de travail des bureaux régionaux).
Y a-t-il une limite au nombre d'évaluations de la conformité des établissements qui peuvent être programmées par contractant ?
Non. À partir de l'exercice fiscal 2010, il n'y a pas de limite au nombre d'évaluations de conformité FCSS que l'OFCCP peut programmer ou réaliser par contractant au cours d'un exercice fiscal.
Qu'est-il advenu du plafond de 25 établissements fixé par l'OFCCP pour les évaluations de conformité des FCSS ?
Le plafond de 25 établissements pour l'évaluation de la conformité du FCSS a été supprimé à partir de l'exercice 2010.
Un établissement contractant qui ne figure pas sur la liste du FCSS peut-il être programmé pour une évaluation de la conformité ?
La liste des établissements fournie avec la lettre d'annonce de programmation d'entreprise (LPAE) n'est pas exhaustive pour diverses raisons, notamment :
- Les établissements de l'entreprise qui ne sont pas clairement associés à l'organisation mère par le biais des rapports EEO-1, tels que ceux qui ont été acquis à la suite de fusions récentes ;
- Le siège de l'entreprise ou tout FAAP agréé ;
- Évaluations de conformité préalables à l'attribution des marchés ;
- Évaluations de la conformité sur la base d'un rapport faisant état d'une violation présumée de la loi ou de la réglementation appliquée par l'OFCCP
Un établissement contractant ayant fait l'objet d'une évaluation récente peut-il être programmé pour une nouvelle évaluation ?
Un établissement contractant qui a fait l'objet d'une évaluation de conformité au cours des 24 mois précédant l'élaboration de la liste FCSS et qui est toujours soumis à des obligations de rapport découlant de l'évaluation de conformité précédente ne doit pas être programmé. En cas de programmation, un représentant doit contacter le bureau local de l'OFCCP qui a délivré la lettre de programmation.
L'OFCCP peut toutefois programmer une évaluation de suivi de la conformité dans les cas suivants :
- Il semble que l'établissement ne respecte pas les exigences en matière de rapports ou les mesures convenues à la suite d'un accord de conciliation en vigueur ;
- L'OFCCP reçoit une plainte individuelle ou collective ; ou
- L'OFCCP reçoit un rapport crédible faisant état d'une violation présumée de la loi ou de la réglementation qu'elle applique.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
