Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux à travers les États-Unis se préparent à mettre en œuvre les réglementations révisées publiées par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail en ce qui concerne les vétérans protégés et les personnes handicapées. Ces réglementations révisées ont été publiées le 24 septembre 2013. Certaines des exigences de ces réglementations révisées doivent être mises en œuvre d'ici le 24 mars 2014, tandis que d'autres exigences doivent être mises en œuvre lors de la prochaine mise à jour des plans d'action positive des entreprises en faveur des anciens combattants et des personnes handicapées.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les dispositions des règlements révisés qui doivent être mises en œuvre avant le 24 mars. Bien que ces dispositions ne soient pas les plus onéreuses du règlement révisé, elles ne bénéficient pas de la même flexibilité en ce qui concerne la date de mise en œuvre que d'autres parties du règlement révisé.

Sous-parties du règlement révisé

Les règlements révisés pour les anciens combattants protégés et les personnes handicapées sont divisés en cinq grandes parties.

• La sous-partie A contient des questions préliminaires et, plus important encore, la clause d'égalité des chances dont certaines dispositions doivent être mises en œuvre d'ici le 24 mars 2014.
• La sous-partie B contient des informations sur la discrimination et certaines actions interdites par le règlement. La sous-partie B contient également quelques dispositions qui doivent être mises en œuvre avant le 24 mars.
• La sous-partie C contient des dispositions relatives au programme d'action positive d'une entreprise. La sous-partie C comprend les mesures de données, les exigences en matière d'enquête et de nombreuses autres dispositions qui préoccupent le plus les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux. Toutefois, ces dispositions ne doivent pas être mises en œuvre avant la première mise à jour des plans d'action positive d'une entreprise après le 24 mars 2014.
• La sous-partie D contient des informations sur l'application des règlements et sur les procédures de plainte.
• La sous-partie E contient diverses questions annexes, notamment des informations sur la tenue des registres et le droit d'accès de l'OFCCP à ces registres.

Entreprises couvertes par les sous-parties A et B

Certaines entreprises susceptibles d'être couvertes par les sous-parties A, B, D et E des règlements révisés ne sont pas couvertes par la sous-partie C des règlements. Les sous-parties A et B sont les parties des règlements révisés qui contiennent des dispositions qui doivent être mises en œuvre d'ici le 24 mars 2014.

• Pour être couverte par les sous-parties A et B des règlements révisés concernant les personnes handicapées, une entreprise doit avoir un contrat ou un contrat de sous-traitance fédéral unique d'une valeur de 10 000 dollars ou plus. Le seuil plus élevé de 50 000 dollars ne s'applique qu'à la sous-partie C des règlements relatifs aux personnes handicapées. De même, l'exigence selon laquelle une organisation doit avoir 50 employés ou plus est un autre seuil uniquement associé à la sous-partie C des règlements révisés.
• Pour être couverte par les sous-parties A et B des règlements révisés concernant les vétérans protégés, une entreprise doit avoir un contrat ou un contrat de sous-traitance fédéral unique d'une valeur de 100 000 dollars ou plus. Si ce seuil est le même que pour la sous-partie C des règlements révisés relatifs aux anciens combattants, il n'est pas nécessaire que les entreprises comptent 50 employés ou plus pour être couvertes par les sous-parties A et B.

En raison des différents seuils associés à la couverture des règlements pour les vétérans protégés et les personnes handicapées, toutes les entreprises n'ont pas les mêmes exigences en vertu de ces règlements. Par exemple, une entreprise qui compte moins de 50 employés et dont le contrat fédéral s'élève à 10 000 dollars n'est pas tenue d'élaborer un plan d'action positive et n'a aucune responsabilité au titre de la réglementation relative aux anciens combattants, mais elle doit se conformer aux exigences des sous-parties A et B de la réglementation révisée concernant les personnes handicapées. Autre exemple, une entreprise comptant moins de 50 employés et dont le contrat fédéral s'élève à 100 000 dollars n'est pas tenue d'élaborer un plan d'action positive pour les anciens combattants ou les personnes handicapées, mais elle doit se conformer aux exigences énoncées dans les sous-parties A et B des règlements révisés concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées.

Nouvelles exigences à mettre en œuvre d'ici le 24 mars 2014

Vous trouverez ci-dessous un résumé des principales nouvelles exigences des règlements révisés qui doivent être mises en œuvre d'ici le 24 mars 2014. Nous allons également fournir une évaluation de base de la difficulté qu'il peut y avoir pour une petite entreprise à site unique à mettre en œuvre ces exigences, de la difficulté qu'il peut y avoir pour une grande entreprise à sites multiples à mettre en œuvre ces exigences, et des personnes qui peuvent avoir besoin d'être impliquées dans les activités de mise en œuvre. Veuillez noter que la difficulté réelle de mise en œuvre d'une exigence particulière ainsi que les personnes à impliquer dans la mise en œuvre varieront d'une entreprise à l'autre.

• Les entreprises doivent mettre un avis à la disposition de tous les employés - L'OFCCP mettra à la disposition des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux un avis qui doit être envoyé à tous les employés concernant leurs droits en vertu des lois fédérales sur l'action positive en faveur des anciens combattants et des personnes handicapées. Cette notice doit être fournie sous une forme accessible et compréhensible pour les employés handicapés. Si une entreprise a des employés dans des endroits éloignés, la notification peut être publiée sous forme électronique dans certaines circonstances. Une version électronique de la notification peut être publiée sur le site intranet de l'entreprise ou envoyée par l'intermédiaire de
  par courrier électronique aux employés. Toutefois, l'entreprise doit s'assurer que tous les employés ont accès à la notification.

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : relativement facile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : relativement difficile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines, service informatique de l'entreprise
  -NOTE : Au 20 janvier 2014, cet avis n'a pas été mis à disposition par l'OFCCP.

• Les entreprises doivent afficher un avis à la disposition des demandeurs - L'OFCCP mettra à disposition un avis qui doit être accessible aux candidats concernant leurs droits en vertu des lois sur les anciens combattants et les personnes handicapées. Cet avis doit être fourni sous une forme accessible et compréhensible pour les candidats handicapés. Pour les entreprises qui utilisent un processus de candidature électronique, un avis électronique doit être publié pour informer les candidats de leurs droits. Lorsqu'un avis électronique est utilisé, il doit être "stocké de manière visible avec l'application électronique ou en faire partie". (Cette citation est tirée des règlements fédéraux).

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : assez difficile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : difficile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines, service informatique de l'entreprise, fournisseur du système de suivi des candidatures (ATS)
  -NOTE : Au 20 janvier 2014, cet avis n'a pas été mis à disposition par l'OFCCP.

• Les entreprises doivent indiquer dans toutes les offres d'emploi que les anciens combattants protégés et les personnes handicapées seront pris en considération pour l'emploi. - L'OFCCP exigera une déclaration dans toutes les annonces du type "Equal Opportunity Employer of Protected Veterans and Individuals with Disabilities" (employeur d'opportunités égales pour les vétérans protégés et les personnes handicapées). Les entreprises ne peuvent PAS utiliser de déclarations abrégées telles que "EOE-M/F/D/V".

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : relativement facile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : relativement facile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines (en particulier le recrutement), vendeurs externes utilisés pour la publicité.

• Nouvelles exigences en matière d'inscription des emplois auprès des bureaux des systèmes de prestation de services de l'emploi (ESDS) de l'État - Les contractants et sous-traitants fédéraux doivent indiquer les postes à pourvoir auprès du bureau du système de prestation de services d'emploi (Employment Service Delivery System - ESDS) compétent. L'entreprise doit informer le bureau ESDS de chaque État où elle possède des établissements de son statut de contractant ou de sous-traitant fédéral et doit demander que les anciens combattants protégés soient orientés en priorité. Les informations doivent être fournies au bureau ESDS de "toute manière et dans tout format autorisés" par le bureau. Les entreprises doivent fournir le nom et le lieu de chaque site d'embauche dans un État, ainsi que le nom d'un "responsable de l'entreprise" pour chaque site. Le "responsable de l'entreprise" peut être un contact des ressources humaines, un contact de la direction ou un autre employé qui peut vérifier les informations concernant le site. Les entreprises doivent également fournir les coordonnées de tout "organisme externe de recherche d'emploi" utilisé pour "aider à l'embauche". Les entreprises doivent fournir les informations susmentionnées sur les sites, les représentants des entrepreneurs et les organismes de recherche d'emploi externes "en même temps que la première liste d'emplois de [l'employeur] sur chaque [SDEC]" après le 24 mars 2014. Enfin, les entreprises doivent mettre à jour toute modification des informations susmentionnées auprès du bureau de la SEDS concerné au moment de l'inscription à l'offre d'emploi suivante.

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : modérément difficile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : très difficile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines (en particulier les recruteurs), service informatique de l'entreprise, fournisseurs externes utilisés pour le recrutement, fournisseurs externes utilisés pour répertorier les postes.

• Les entreprises doivent inclure une clause spécifique sur l'égalité des chances dans tous les contrats de sous-traitance et les bons de commande. - Les contractants et sous-traitants fédéraux doivent inclure un paragraphe concernant les anciens combattants ET un paragraphe concernant les personnes handicapées dans les contrats de sous-traitance et les bons de commande. La clause relative aux vétérans protégés doit faire référence à 41 CFR 60-300.5(a), doit être rédigée en français et en anglais, et doit être accompagnée d'une clause de confidentialité. BOLD et doit se lire, sans modification, comme suit :
  • Ce contractant et ce sous-traitant doivent se conformer aux exigences du 41 CFR 60-300.5(a). Ce règlement interdit la discrimination à l'encontre des vétérans protégés qualifiés et exige des mesures positives de la part des maîtres d'œuvre et des sous-traitants concernés pour employer et faire progresser dans l'emploi les vétérans protégés qualifiés.

  La clause relative aux personnes handicapées doit faire référence à 41 CFR 60-741.5(a), doit être en caractères gras et doit être libellée, sans modification, comme suit :

  • Ce contractant et ce sous-traitant doivent se conformer aux exigences du 41 CFR 60-741.5(a). Ce règlement interdit la discrimination à l'encontre des personnes qualifiées sur la base d'un handicap et exige des mesures positives de la part des maîtres d'œuvre et des sous-traitants concernés pour employer et faire progresser dans l'emploi les personnes qualifiées handicapées.

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : modérément difficile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : modérément difficile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines, achats, ventes

• Les entreprises doivent veiller à ce que leurs systèmes de candidature en ligne soient accessibles aux personnes handicapées. - Les entreprises doivent proposer aux personnes handicapées qui ne sont pas en mesure d'utiliser leurs systèmes de candidature en ligne des aménagements raisonnables pour postuler à des postes vacants.

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : modérément difficile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : modérément difficile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines, vendeurs externes utilisés pour la publicité.

• Notification de l'Union - Un entrepreneur ou un sous-traitant fédéral doit informer les groupes d'employés avec lesquels il a conclu une convention collective que l'entreprise est liée par les lois fédérales d'action positive protégeant certaines catégories de vétérans, et qu'elle prendra des mesures positives et évitera toute discrimination à l'encontre des vétérans protégés.

  Difficulté de mise en œuvre pour les petites entreprises à site unique : facile
  - Difficulté de mise en œuvre pour les grandes entreprises à sites multiples : assez facile
  -Qui peut être impliqué dans la mise en œuvre : ressources humaines (en particulier les relations de travail), conseillers juridiques.

Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent consulter le site web de l'OFCCP à l'adresse http://www.dol.gov/ofccp pour savoir quand l'avis aux employés et aux candidats décrit ci-dessus sera disponible. Les entreprises soumises à toutes les exigences susmentionnées doivent commencer à planifier dès maintenant la manière dont elles mettront en œuvre ces diverses exigences. Lors des contrôles de conformité en matière d'action positive qui débuteront à la fin du mois de mars, les agents de conformité de l'OFCCP auront le droit de demander des documents démontrant que ces exigences ont été respectées.

Pour plus d'informations sur les réglementations révisées de l'OFCCP concernant les vétérans protégés et les personnes handicapées, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.