Véritable dialogue lors de la 32e conférence nationale annuelle de l'ILG

La 32e conférence nationale annuelle de l'ILG à Washington, DC, a célébré les 50 ans des droits civiques. Pour ceux d'entre nous qui y ont assisté, elle a également été l'occasion d'écouter une nouvelle fois les excellentes présentations des conférenciers principaux, de revoir de vieux amis et de rencontrer de nouveaux collègues.

Le 50e anniversaire du mouvement des droits civiques a été mis en avant tout au long de la conférence, à commencer par le premier conférencier principal, Martin Luther King III. M. King a partagé ses souvenirs d'enfance, lorsqu'il voyageait avec son père et était témoin direct du racisme dans le sud des États-Unis. Bien qu'il ait partagé de nombreuses réflexions sur le mouvement des droits civiques, celle qui m'a le plus marquée est l'importance de l'action non violente. Ce thème a été abordé tout au long de la conférence et a culminé lors du gala avec une présentation retraçant les années qui ont précédé le mouvement des droits civiques.

En ce qui concerne l'application des droits civils sur le lieu de travail aujourd'hui, nous avons accueilli de nombreux intervenants de l'EEOC, du DOL – OFCCP, de l'ODEP et du DOJ. Dans un esprit de collaboration, l'OFCCP et l'EEOC ont participé aux sessions aux côtés d'avocats et de consultants. Beaucoup d'entre nous espéraient, voire s'attendaient, à des étincelles de la part de ce syndicat, mais cela ne s'est pas produit. Bien qu'il y ait eu un véritable dialogue au cours de ces sessions, c'était presque comme si chaque partie avait livré son discours et était passée au sujet suivant, laissant le public en suspens.

En tant que participant chevronné à la conférence, j'attends avec impatience les sujets et les discussions controversés, car ils sont extrêmement stimulants et captivants. Je comprends la nécessité d'être cordial et respectueux dans ce genre de contexte, mais j'aurais aimé en avoir davantage. Les années précédentes, l'avocat/consultant présentait seul, mais il était bien conscient que les représentants du gouvernement étaient assis au fond de la salle, prêts à bondir en cas de désaccord. La seule différence cette année est qu'ils étaient tous deux assis ensemble à la table des intervenants ; cependant, cette dynamique a semblé avoir un impact sur la présentation du contenu. En tant que participant, je serais tenté de supposer que les intervenants n'ont pas communiqué leurs intentions l'un à l'autre avant la présentation en direct, ce qui a créé un décalage qui a semé la confusion et la frustration parmi le public.

Le gouvernement avait-il le dessus lors de ces sessions ? Je dirais sans hésiter que les représentants de l'OFCCP se sont montrés plus ouverts dans la communication de leurs idées que les intervenants non gouvernementaux. Il était évident que les représentants du gouvernement appréciaient pleinement leur place à la table des discussions. L'une des nouvelles recrues de l'OFCCP, Janette Wipper, directrice régionale pour la région Pacifique, a clairement exposé sa position en matière de litiges. En tant qu'ancienne avocate, il n'est pas surprenant qu'elle se concentre sur les litiges, mais personne ne sait comment cela se traduira dans ses nouvelles fonctions. Quoi qu'il en soit, lors de la session intitulée « Recent Significant OFCCP Developments » ( Développements récents importants de l'OFCCP), avec John Fox (associé chez Fox, Wang & Morgan PC), Melissa Speer (directrice régionale de l'OFCCP pour les régions du sud-ouest et des Rocheuses) et Janette Wipper, un léger désaccord est apparu quant à l'efficacité des efforts de l'OFCCP pour détecter les discriminations salariales. John Fox a déclaré que « l'OFCCP a relevé moins de 200 violations en matière de rémunération sur plus de 15 millions de décisions salariales auditées depuis 2008 ». D'autre part, lors de cette session ainsi que de plusieurs autres auxquelles j'ai assisté, l'OFCCP a évoqué les accords conclus dans les affaires G&K Services Co. (265 983 dollars pour 59 femmes orientées vers des emplois moins bien rémunérés) et Metronics (290 000 dollars pour 78 travailleurs hispaniques débutants rémunérés moins que leurs homologues blancs) comme exemples de leurs succès. Voici un résumé des autres informations fournies lors de cette session.

• Commentaires de John Fox
  • Les entrepreneurs consacrent beaucoup de temps et d'argent à déterminer qui se trouve dans une situation similaire aux fins de rémunération. Les entrepreneurs devraient réviser les groupes d'emplois en fonction des emplois similaires et ceux-ci devraient être similaires dans toutes leurs fonctions essentielles.
  • Lorsqu'ils répondent à la question n° 11 lors d'un contrôle de conformité, les entrepreneurs doivent profiter de l'occasion pour expliquer deux choses : (1) comment ils ont déterminé qui se trouvait dans une situation similaire et (2) les disparités salariales. Il estime que cela doit être fait rapidement et dès le début du processus de contrôle.
• Commentaires de l'OFCCP
  • L'OFCCP a clos 21 affaires de discrimination salariale, récupérant 1,2 million de dollars pour 965 travailleurs.
  • Exercice 2013 jusqu'en juin 2014 – L'OFCCP a résolu 101 cas de discrimination, dont 32 concernaient la rémunération.
  • L'OFCCP va au-delà du salaire de base et s'intéresse à un éventail plus large de rémunérations et de pratiques RH/rémunération.
  • Les auto-audits doivent porter à la fois sur les rémunérations et sur les politiques.

La question du caractère privilégié des auto-audits en matière de rémunération a été soulevée lors de plusieurs sessions. Les directeurs régionaux de l'OFCCP ont déclaré que les auto-audits ne sont généralement pas privilégiés et que l'OFCCP assurera un suivi et exigera la preuve du caractère privilégié. Ils ont, à leur tour, averti les entrepreneurs de partager les résultats des auto-audits. À l'opposé, de nombreux avocats ont évoqué la nécessité de garantir le caractère privilégié de tout auto-audit proactif. Voici un résumé des conseils prodigués par plusieurs avocats lors de différentes sessions.

• Il est préférable de faire appel à un avocat externe.
• Définissez comment vous effectuez correctement l'analyse pour la communication et les conseils de l'avocat.
• Exprimez clairement la relation par écrit et identifiez les règles d'engagement.
• Dans la lettre de mission, identifiez les travaux protégés par le secret professionnel et la nécessité de fournir des conseils juridiques.
• Pour conserver ce privilège, veillez à ne pas partager d'informations avec des personnes qui ne font pas partie du groupe de contrôle initial.

Au cours de la session intitulée « Steering: The New Frontier » (Orientation : la nouvelle frontière), Matthew Camardella et Michelle Duncan (avocats chez Jackson Lewis) ont partagé la tribune avec Diana Sen (directrice régionale de l'OFCCP pour le Nord-Est). Ils ont définil'« orientation »comme les domaines de concentration qui conduisent à des différences dans les conditions d'emploi. Les conditions d'emploi peuvent inclure les salaires, les possibilités de promotion, l'attribution des quarts de travail, les conditions de travail, etc. La question de l'orientation recoupe les cas d'embauche et de rémunération. Si des personnes sont orientées vers des postes moins bien rémunérés ou offrant moins d'opportunités, cela apparaîtra dans l'analyse des activités d'embauche ainsi que dans les pratiques salariales. La question a été soulevée de savoir quel degré de différence doit être constaté pour que cela soit considéré comme un signal d'alarme. Mme Sen a déclaré que l'OFCCP procéderait à une analyse au cas par cas afin de déterminer si les personnes ont accès à tous les emplois ou s'il existe des obstacles. Pour déterminer si une orientation a lieu au stade du recrutement, il a été suggéré de réaliser une analyse du ratio d'impact par intitulé de poste. Pour étayer l'argument contre l'orientation, il est essentiel que tous les candidats choisissent eux-mêmes le poste pour lequel ils souhaitent être pris en considération. Ne permettez pas aux responsables de recruter une personne pour un poste puis de l'embaucher à un autre poste, car cela pourrait être considéré comme une orientation.

Cette année, la session plénière avec les dirigeants du bureau national de l'OFCCP et les directeurs régionaux a pris une autre tournure, mais celle-ci a profité aux entrepreneurs. Au cours des années précédentes, les dirigeants de l'OFCCP présentaient soit un aperçu de ce qui se passait dans leur région, soit répondaient simplement à des questions préétablies posées par le public. Dans les deux cas, les participants repartaient rarement avec beaucoup de nouvelles connaissances. Cette année, Michelle Hodge, directrice régionale de l'OFCCP pour la région Mid-Atlantic, a décidé de changer les choses. Elle a déclaré qu'ils accepteraient les questions, commentaires, plaintes, suggestions ou tout ce que le public souhaitait leur dire. Ils voulaient avoir un dialogue ouvert avec les entrepreneurs fédéraux, et cela a fonctionné. Après les plaintes attendues concernant le fait que toutes les nouvelles réglementations imposaient une charge aux entrepreneurs, plusieurs points clés ont été soulevés et ont fait l'objet de discussions.

Le forum ouvert a permis aux entrepreneurs d'exprimer leurs préoccupations qui avaient été soulevées et qui n'avaient pas été traitées de manière adéquate lors des premières sessions. L'OFCCP a accepté de prendre tous les commentaires au sérieux et de fournir des conseils aux entrepreneurs à une date ultérieure. Deux points importants ont été abordés :

1. Section 503 Formulaires d'auto-identification – Debra Carr (directrice de la division des politiques et du développement des programmes de l'OFCCP) a déclaré que les entrepreneurs doivent conserver des captures d'écran de tous les formulaires remplis afin de pouvoir fournir des preuves lors des audits. Cela a donné lieu à une discussion animée mais constructive sur le fonctionnement des systèmes de suivi des candidats et des ressources humaines. Les entrepreneurs ont expliqué qu'il n'y avait pas de formulaire physique à conserver (sous forme de capture d'écran) et que les données issues du formulaire informatisé étaient saisies dans les champs des systèmes de données. Les responsables de l'OFCCP ont reconnu qu'ils ne savaient pas comment fonctionnaient ces systèmes et ont admis la nécessité d'en discuter plus en détail avec des professionnels de l'informatique.
2. Activité de recrutement – Debra Carr a déclaré aux entrepreneurs que les placements internes compétitifs (promotions ou transferts) devaient être comptabilisés comme des embauches. Cela a suscité une vive réaction de la part de la plupart des entrepreneurs, qui n'étaient pas d'accord avec cette méthode de déclaration des embauches. L'OFCCP a déclaré qu'il allait réexaminer cette question et fournir des conseils... Restez à l'écoute pour une nouvelle FAQ !

Même si le NPRM a été publié pendant la conférence sur le rapport annuel sur l'égalité salariale, la seule discussion à ce sujet a porté sur la demande de l'OFCCP invitant les entrepreneurs, petits et grands, à lire la règle proposée et à faire part de leurs commentaires dans un délai de 90 jours (avant le 6 novembre 2014).

En vertu de la règle proposée, les entreprises comptant plus de 100 employés et détenant des contrats/sous-contrats fédéraux d'une valeur supérieure à 50 000 dollars devraient soumettre chaque année un rapport sur l'égalité salariale à l'OFCCP. Ce rapport fournirait « des données récapitulatives sur la rémunération versée aux employés par sexe, race, origine ethnique, catégories d'emploi spécifiques et autres critères pertinents ». Ces données seront utilisées par l'OFCCP pour « orienter ses ressources chargées de l'application de la loi vers les entrepreneurs dont les données récapitulatives sur la rémunération suggèrent des violations potentielles en matière de rémunération ».

Il ressort clairement de toutes ces sessions que, même si aucune n'a attiré un public nombreux, elles ont toutes donné lieu à un dialogue ouvert et constructif sur de nombreux sujets d'actualité dans le domaine des contrats.

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus d'informations sur la conférence, veuillez contacter Debra Milstein Gardner à l'adresse [email protected] ou au 410-581-4970. Nous préparerons des mises à jour sur la conformité concernant ces sujets et d'autres thèmes d'actualité. Pour vous inscrire à nos mises à jour sur la conformité et à nos newsletters, rendez-vous sur www.workplace-dynamics.com.