Les règlements révisés publiés par le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail concernant les anciens combattants et les personnes handicapées protégés sont désormais en vigueur. Les entreprises étaient tenues de mettre en œuvre certaines des dispositions de ces règlements révisés avant le 24 mars 2014. Les règlements révisés contiennent d'autres exigences qui devront être mises en œuvre lorsque les entreprises mettront à jour leurs plans d'action positive en faveur des anciens combattants et des personnes handicapées.
L'un des changements les plus importants apportés à la réglementation révisée concerne les enquêtes. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent apporter des modifications majeures à la manière dont ils enquêtent auprès des candidats et des employés pour obtenir des informations sur leur statut d'ancien combattant et leur handicap. Bien que les entreprises puissent apporter ces modifications à compter du 24 mars 2014, elles DOIVENT apporter certaines de ces modifications au plus tard à la date de la prochaine mise à jour des AAP.
Sous-parties du règlement révisé
Il est utile de prendre un moment pour examiner la structure des règlements révisés. Les règlements révisés concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées sont chacun divisés en cinq parties principales.
- La sous-partie A contient la clause d'égalité des chances qui comprend certaines dispositions qui devaient être mises en œuvre avant le 24 mars 2014.
- La sous-partie B contient des informations sur la discrimination et certaines actions interdites par la réglementation. La sous-partie B contient également quelques dispositions qui devaient être mises en œuvre avant le 24 mars.
- La sous-partie C contient des dispositions relatives au programme d'action positive d'une entreprise. La sous-partie C comprend les indicateurs de données, les exigences en matière d'enquête et de nombreuses autres dispositions qui préoccupent particulièrement les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Il s'agit des dispositions qui doivent être mises en œuvre lors de la prochaine mise à jour des plans d'action positive d'une entreprise.
- La sous-partie D contient des informations sur l'application des règlements et sur les procédures de plainte.
- La sous-partie E contient diverses questions annexes, notamment des informations sur la tenue des registres et le droit d'accès de l'OFCCP à ces registres.
Certaines entreprises peuvent être couvertes par les sous-parties A, B, D et E des règlements révisés, mais pas par la sous-partie C. Par exemple, les petites entreprises et celles qui détiennent des contrats fédéraux très modestes peuvent ne pas être couvertes par la sous-partie C. L'article que nous avons rédigé en janvier 2014 pour The OFCCP Digest contient des informations plus complètes sur les seuils associés aux différentes sous-parties des règlements révisés.
Exigences en matière d'enquête pour les nouveaux employés
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus depuis un certain temps déjà d'interroger les nouveaux employés sur leur statut d'ancien combattant et leur handicap. Cette exigence n'a pas changé avec la révision de la réglementation. Toutefois, plusieurs nouvelles exigences ont été ajoutées concernant l'enquête auprès des employés. Ces nouvelles exigences entrent en vigueur à la date prévue pour la mise à jour des plans d'action positive de l'entreprise. Ainsi, si une entreprise a des plans d'action positive qui débutent le 1er janvier, les exigences de la réglementation révisée concernant l'enquête auprès des nouveaux employés doivent être mises en œuvre au plus tard le 1er janvier 2015.
- Enquête auprès des anciens combattants
Le questionnaire destiné aux employés concernant leur statut d'ancien combattant doit comporter certaines mentions. Par exemple, il doit indiquer que l'entreprise applique une politique d'action positive, que le questionnaire est facultatif et que les informations fournies resteront confidentielles. La réglementation révisée relative aux anciens combattants propose un modèle pour ce questionnaire.
La réglementation révisée stipule clairement que les entreprises doivent mener une enquête pour chacune des catégories actuelles de vétérans protégés. Les catégories de vétérans protégés figurant dans la réglementation révisée sont les suivantes :
- Vétéran handicapé
- Vétéran récemment démobilisé (c'est-à-dire une personne démobilisée depuis moins de trois ans)
- Médaille du service des forces armées vétéran
- Vétéran actif en temps de guerre ou ayant reçu un insigne de campagne
La classification « ancien combattant actif en temps de guerre ou décoré pour ses campagnes militaires » est une nouvelle appellation pour la classification « autre ancien combattant protégé ». L'OFCCP a adopté la nomenclature « ancien combattant actif en temps de guerre ou décoré pour ses campagnes militaires » afin d'éviter la confusion qui régnait souvent autour de la définition d'« autre ancien combattant protégé ».
Les entreprises ne sont plus tenues de mener des enquêtes spécifiques pour déterminer le statut d'ancien combattant de la guerre du Vietnam ou d'ancien combattant handicapé spécial. Le terme « ancien combattant handicapé » a essentiellement remplacé celui d'« ancien combattant handicapé spécial », et il n'existe plus de couverture spéciale pour les anciens combattants de la guerre du Vietnam en tant que tels.
Si la plupart des questions du sondage concernant le statut d'ancien combattant doivent être des questions fermées (oui ou non), toute question relative au statut d'ancien combattant récemment démobilisé doit demander la date de démobilisation. Chaque ancien combattant atteindra un moment où il aura passé plus de trois ans depuis sa date de démobilisation. À ce moment-là, il ne devra plus apparaître dans aucun rapport en tant qu'ancien combattant récemment démobilisé.
- Enquête sur le handicap
Les entreprises disposent d'une certaine latitude quant au langage à utiliser dans le questionnaire destiné aux anciens combattants pour les nouveaux employés. Il n'en va pas de même pour le questionnaire sur le handicap. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux DOIVENT utiliser un formulaire élaboré par l'OFCCP pour mener leur enquête sur le handicap. Ce formulaire est disponible sur le site web de l'OFCCP. Le formulaire d'enquête sur le handicap compte deux pages et NE PEUT PAS être modifié de manière significative. Les entreprises peuvent créer une version du formulaire pouvant être remplie électroniquement, mais celle-ci doit conserver tous les termes fournis par l'OFCCP. L'une des FAQ de l'OFCCP stipule que la version électronique du questionnaire sur le handicap doit :
- Afficher le numéro OMB et la date d'expiration ;
- Contiennent le texte du formulaire sans modification ;
- Utilisez une police sans empattement, telle que Calibri ou Arial ; et
- La taille des caractères doit être d'au moins 11 points (à l'exception de la note de bas de page et de l'énoncé de la charge, qui doivent être d'une taille d'au moins 10 points).
Les entreprises sont autorisées à fournir une préface ou d'autres documents explicatifs avec l'enquête sur le handicap, mais l'enquête elle-même ne peut être modifiée.
- Calendrier de l'enquête
L'OFCCP a clairement indiqué que les entreprises sont tenues d'interroger les nouveaux employés au stade « post-offre, pré-embauche » de l'emploi. Dans le passé, de nombreuses entreprises interrogeaient les nouveaux employés sur leur statut d'ancien combattant et leur handicap lors de la séance d'orientation des nouveaux employés. Les entreprises peuvent continuer à mener ces enquêtes tant que l'orientation des nouveaux employés a lieu avant que ceux-ci ne commencent à exercer leurs fonctions. Les entreprises peuvent également interroger les personnes à qui un poste a été proposé avant qu'elles ne deviennent officiellement des employés. Par exemple, cette enquête peut être menée lorsqu'une personne est invitée à remplir un contrat de travail ou à passer une visite médicale préalable à l'embauche.
Exigences en matière d'arpentage pour les candidats
Alors que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus depuis un certain temps déjà de mener des enquêtes auprès des candidats sur leur origine ethnique et leur sexe, ils n'étaient pas tenus de mener des enquêtes auprès des candidats sur leur statut d'ancien combattant ou de personne handicapée jusqu'à l'entrée en vigueur de la réglementation révisée. Les entreprises seront désormais tenues de commencer à mener des enquêtes auprès des candidats sur leur statut d'ancien combattant ou de personne handicapée au plus tard à la date prévue pour la prochaine mise à jour de leurs plans d'action positive (AAP). Pour revenir à notre exemple ci-dessus, si une entreprise a des plans d'action positive qui commencent le 1er janvier, les exigences relatives à l'enquête auprès des candidats doivent être mises en œuvre au plus tard le 1er janvier 2015.
- Enquête auprès des anciens combattants
Les règlements révisés exigent que les questionnaires destinés aux candidats pour déterminer leur statut d'ancien combattant contiennent des formulations similaires à celles utilisées dans les questionnaires destinés aux employés. Une fois encore, le questionnaire doit indiquer que l'entreprise applique une politique d'action positive, que le fait de remplir le questionnaire est volontaire et que les informations recueillies dans le questionnaire resteront confidentielles. Toutefois, les entreprises ne sont PAS tenues de demander aux candidats leur classification spécifique en tant qu'anciens combattants. Les entreprises sont plutôt tenues de décrire les quatre catégories de vétérans protégés, puis de poser aux candidats une question à laquelle ils doivent répondre par « oui » ou par « non » pour savoir s'ils appartiennent à l'une de ces catégories. Les entreprises sont autorisées à mener des enquêtes sur toutes les catégories de vétérans protégés, mais l'exigence formelle est de déterminer si un candidat appartient de manière générale à la catégorie des vétérans protégés.
- Enquête sur le handicap
L'un des changements les plus importants liés à la révision de la réglementation est l'obligation de mener une enquête auprès des candidats sur leur handicap avant de leur faire une offre d'emploi. Depuis des années, les entreprises ont été informées que la loi américaine sur les personnes handicapées (Americans with Disabilities Act) interdit toute enquête sur le handicap des candidats avant de leur faire une offre d'emploi. Cependant, l'OFCCP a reçu des directives de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) stipulant que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux peuvent être tenus de mener une telle enquête.
Comme pour l'enquête auprès des nouveaux employés, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux DOIVENT utiliser le formulaire élaboré par l'OFCCP pour enquêter sur le statut d'invalidité des candidats. Une fois encore, le formulaire NE PEUT PAS être modifié de manière significative. Les entreprises peuvent collecter des informations sur l'invalidité des candidats par voie électronique, mais les exigences mentionnées ci-dessus concernant l'utilisation électronique du formulaire doivent également être respectées dans ce cas.
- Calendrier de l'enquête
Les règlements révisés eux-mêmes ne mentionnent pas le moment où l'enquête sur le statut d'ancien combattant et d'invalidité doit être menée auprès des candidats. Toutefois, le préambule du règlement et plusieurs FAQ de l'OFCCP indiquent que les entreprises peuvent interroger les candidats sur leur statut d'ancien combattant et leur handicap en même temps qu'elles les interrogent sur leur race/sexe et leur origine ethnique. Bien que l'OFCCP n'ait pas entièrement intégré les dispositions de sa règle relative aux candidats sur Internet dans le règlement révisé sur les anciens combattants et les personnes handicapées, l'agence a indiqué qu'elle autoriserait les entreprises à limiter les enquêtes démographiques sur le statut d'ancien combattant et de handicapé aux personnes considérées comme des « candidats sur Internet ».
Nouvelle enquête auprès de l'ensemble du personnel
Outre les enquêtes auprès des candidats et des nouveaux employés, la réglementation révisée impose une exigence supplémentaire en matière d'enquête. Au cours de la première année suivant la mise à jour des plans d'action positive d'une entreprise, celle-ci doit mener une nouvelle enquête auprès de l'ensemble de son personnel afin de recueillir des informations sur le statut d'invalidité. Pour reprendre l'exemple que nous avons utilisé, cela signifie qu'une entreprise dont les plans d'action positive entrent en vigueur le 1er janvier doit mener une nouvelle enquête auprès de l'ensemble de son personnel avant le 31 décembre 2015. Une entreprise dont les plans d'action positive entrent en vigueur le 1er juillet doit mener une nouvelle enquête auprès de l'ensemble de son personnel avant le 30 juin 2015.
Cette nouvelle enquête sur la main-d'œuvre comporte plusieurs caractéristiques importantes. Tout d'abord, l'OFCCP exige uniquement une nouvelle enquête sur la main-d'œuvre pour déterminer le statut d'invalidité. Les entreprises ne sont pas tenues de mener une nouvelle enquête sur le statut d'ancien combattant ou d'autres informations démographiques. Deuxièmement, les entreprises DOIVENT à nouveau utiliser le formulaire d'enquête prescrit par l'OFCCP pour recueillir des informations sur le handicap. Si les entreprises sont autorisées à joindre des documents d'introduction ou d'explication à l'enquête, le formulaire d'enquête doit être utilisé dans son intégralité. Si l'enquête est menée par voie électronique, les dispositions susmentionnées s'appliquent à nouveau.
Après cette première enquête auprès du personnel, les entreprises sont tenues de mener une nouvelle enquête sur le statut d'invalidité de leur personnel au moins une fois tous les cinq ans. Au moins une fois au cours des années intermédiaires, les employés doivent recevoir un rappel officiel leur indiquant qu'ils sont autorisés à mettre à jour les informations relatives à leur statut d'invalidité dans les systèmes RH de l'entreprise.
Préparation aux nouvelles exigences en matière d'enquête
Que doivent faire les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux pour se préparer à toutes les nouvelles enquêtes requises par la réglementation révisée ? Nous avons les suggestions suivantes.
- Élaborez un calendrier. Bien que les exigences prévues dans la réglementation révisée concernant les nouveaux employés et les candidats puissent être mises en œuvre à tout moment, elles DOIVENT l'être avant la date à laquelle les PAE de l'entreprise doivent être mis à jour. Les entreprises doivent établir un calendrier pour la mise en œuvre des mesures qui leur permettront de se conformer aux nouvelles exigences.
- Déterminer les étapes nécessaires à la mise en œuvre des nouvelles exigences. Les entreprises devront mettre à jour les formulaires d'enquête destinés aux candidats et aux employés et trouver un moyen d'intégrer l'enquête sur le handicap de l'OFCCP dans leurs processus.
- Coordonner avec les personnes responsables des systèmes d'information RH et des systèmes de suivi des candidats. Les systèmes d'information RH et les systèmes de suivi des candidats devront être en mesure d'accepter les données provenant des formulaires d'enquête révisés et de générer des rapports sur ces données. Si les entreprises utilisent une enquête électronique pour collecter des données démographiques, les systèmes devront être mis à jour avec l'enquête sur le handicap de l'OFCCP.
- Fournissez des informations aux employés et aux candidats au sujet des nouvelles enquêtes. Les employés doivent être informés de la raison pour laquelle une nouvelle enquête est menée auprès du personnel lorsque cela se produit. Les candidats et les nouveaux employés doivent être informés des raisons pour lesquelles l'entreprise demande des informations sur le handicap et les autres informations démographiques que les entreprises sont tenues de collecter.
- Envisagez de mener une nouvelle enquête démographique plus complète auprès de l'ensemble du personnel. Plutôt que de se contenter d'enquêter sur le statut d'invalidité, les entreprises devraient envisager de recueillir également d'autres informations démographiques. Certaines entreprises disposent actuellement d'informations inexactes sur le statut d'ancien combattant et d'invalidité de leurs employés, et d'autres ont des informations inexactes sur la race, l'origine ethnique et d'autres types d'informations démographiques. Une nouvelle enquête plus complète auprès du personnel permet de moins mettre l'accent sur la demande d'informations relatives à l'invalidité et peut fournir à l'entreprise des informations plus précises dans divers domaines.
L'OFCCP devrait continuer à fournir davantage d'informations sur les enquêtes à mesure que les réglementations révisées entreront pleinement en vigueur. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent consulter régulièrement le site Web de l'OFCCP à l'adresse http://www.dol.gov/ofccp pour obtenir les dernières informations de l'agence. Le formulaire prescrit par l'agence pour la collecte de données sur le handicap est disponible sur le site Web de l'OFCCP.
Pour plus d'informations sur les réglementations révisées de l'OFCCP concernant les vétérans protégés et les personnes handicapées, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
