Quelle est l'importance de votre relation avec l'OFCCP pour déterminer le résultat d'une évaluation de conformité ? Établir une relation avec votre agent de conformité de l'OFCCP, c'est comme jouer aux échecs ou au tir à la corde. Quel jeu a l'impact le plus positif sur le résultat final d'une évaluation ?
| Lutte à la cordeégalement connu sous le nom de lutte à la corde, lutte à la corde, guerre des cordes, le tirage de la corde, ou guerre de tiraillementsest un sport qui oppose directement deux équipes dans une épreuve de force.
La stratégie aux échecs consiste à définir et à obtenir des avantages de positionnement à long terme au cours de la partie. Les objectifs stratégiques sont principalement atteints par le biais de la tactique, tandis que les opportunités tactiques sont basées sur la stratégie de jeu précédente. Bien que l'objectif du jeu soit de mettre l' adversaire échec et mat, les parties d'échecs ne se terminent pas nécessairement par un échec et mat - l'un ou l'autre des joueurs peut démissionner, ce qui constitue une victoire pour l'autre joueur. Il est considéré comme contraire à l'étiquette de continuer à jouer lorsque l'on se trouve dans une position vraiment désespérée. Les parties peuvent également se terminer par un match nul (égalité). Un match nul peut se produire dans plusieurs situations, notamment en cas d'accord, d'impasse ou d'impossibilité d'échec et mat (généralement en raison d'un matériel insuffisant pour l'échec et mat). [Extrait de Wikipédia] |
C'est lundi après-midi et vous avez enfin eu l'occasion de consulter votre courrier. Vous remarquez une enveloppe du ministère du travail et votre cœur s'emballe. C'est votre pire cauchemar lorsque vous sortez la lettre d'ordonnancement de l'OFCCP. Détendez-vous et résignez-vous au fait que vous ne pouvez pas revenir en arrière. Vous vous dites peut-être : "Qui dois-je contacter - mon patron, mon directeur général, mon avocat, mon consultant en AA ? Il est important d'informer toutes les parties impliquées dans le processus de ce que l'entreprise est sur le point d'entreprendre. Il est important d'informer toutes les parties impliquées dans le processus de ce que l'entreprise s'apprête à faire. Cependant, vous devez décider stratégiquement qui doit être directement impliqué avec l'OFCCP.
Vous disposez de 30 jours pour préparer votre rapport d'audit documentaire - alors commencez à travailler ! Avant l'arrivée de Pat Shiu, vous pouviez facilement demander et obtenir un délai supplémentaire, allant presque jusqu'à un mois. Cette époque est révolue depuis longtemps et aujourd'hui, si vous avez de la chance, vous pouvez, pour une bonne raison, obtenir une prolongation d'une semaine. Même si vos chances sont minces, si vous avez besoin d'une prolongation, il n'y a pas de mal à la demander.
C'est le début de votre jeu et il est temps de décider lequel vous voulez jouer - les échecs ou le tir à la corde. Je suis conscient que mes prochaines remarques risquent de ne pas être bien accueillies par nombre de mes amis juristes, mais je suis convaincu qu'elles sont vraies. Je fonde ces sentiments sur ma première expérience à la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) et sur plus de 30 ans d'expérience au sein de l'OFCCP et de l'EEOC. Si vous décidez de demander à un avocat de représenter ou de parler au nom de votre organisation devant l'OFCCP, vous jouerez automatiquement le jeu de la corde raide. Je pense qu'il est important de faire examiner vos plans d'action positive (AAP) et les analyses qui les soutiennent par un avocat afin de créer le privilège avocat-client et de demander conseil à un avocat, mais pas de le faire agir en votre nom dès le début de l'examen. N'oubliez pas que le personnel de l'OFCCP s'est étoffé au cours des dernières années et que bon nombre des agents de conformité (CO) actuels sont nouveaux et débutants dans leur fonction. Le facteur d'intimidation qu'ils peuvent ressentir lorsqu'ils travaillent avec un avocat est naturel, même si l'avocat n'adopte pas une position contradictoire. Comme dans un jeu de tir à la corde, le CO veut montrer qu'il a le contrôle et tendra immédiatement la corde en formulant des exigences, juste pour prouver qu'il a du pouvoir. C'est encore plus vrai lorsqu'un avocat est impliqué. Cela crée automatiquement une relation conflictuelle et il est difficile, mais pas nécessairement impossible, de changer cette situation à un stade ultérieur de l'examen.
Si vous décidez plutôt de jouer aux échecs et que vous souhaitez et/ou devez demander une prolongation, votre jeu commence par un premier appel téléphonique au directeur de district adjoint (ADA) de l'OFCCP, dont les coordonnées figurent généralement sur la lettre de programmation. L'objectif de cet appel est double : (1) il vous permet de vous présenter cordialement à l'ADA et de lui faire savoir que vous souhaitez travailler avec l'OFCCP et tirer des enseignements de cette expérience ; et (2) de demander une prolongation. La première raison est cruciale et donne le ton à l'ensemble de l'examen. Même si vous n'obtenez pas de prolongation, vous avez fait comprendre à l'ADA que vous souhaitiez avoir une relation positive avec l'OFCCP.
Après avoir soumis votre dossier d'audit documentaire, vous serez contacté par l'agent affecté à votre examen. Ce contact peut se faire par courrier électronique ou par téléphone. Quoi qu'il en soit, voici quelques conseils pour développer une relation positive et faire vos premiers pas sur l'échiquier.
- Répondez immédiatement, d'une manière ou d'une autre, à la demande du commandant, même s'il s'agit simplement de vous présenter et de dire que vous allez commencer à travailler sur le dossier immédiatement et que vous le lui transmettrez dès que possible. En règle générale, le commandant demande une réponse dans les cinq jours, mais votre première communication ne donne aucune garantie.
- Tenez le CO informé de vos progrès, surtout si vous ne pouvez pas respecter le délai. Envoyez un courriel de suivi pour l'informer que vous travaillez avec diligence et que vous avez répondu à une partie de la demande, mais que vous avez besoin de plus de temps. Je n'ai jamais vu de CO s'opposer à cette démarche.
- Lorsque vous soumettez la réponse, remerciez le commandant de vous avoir accordé le temps nécessaire pour garantir une réponse complète et précise.
- Si vous parlez au commandant par téléphone, faites-lui la cour. Si vous n'avez pas travaillé avec lui auparavant, ouvrez-lui les yeux en lui disant qu'il s'agit de votre premier [#] examen et que vous voulez apprendre de lui. Parlez-leur un peu de vous et de votre entreprise et posez-leur des questions sur eux. Ce qu'ils vous diront est surprenant. Si vous avez déjà travaillé avec le CO, demandez-lui ce qu'il y a de nouveau depuis la dernière fois que vous avez travaillé ensemble. C'est l'un des mouvements stratégiques les plus importants de votre jeu d'échecs. (schmooze - converser de manière informelle : CHAT ; également: discuter de manière amicale et persuasive, notamment pour obtenir des faveurs, des affaires ou des contacts - Merriam-Webster Dictionary)
- Souvenez-vous de quelque chose de personnel que le CO a partagé avec vous et faites-en le suivi dans votre correspondance future. Par exemple, avez-vous passé de bonnes vacances en rendant visite à vos enfants ?
- Posez des questions. Même si vous connaissez la réponse à la question, cela permet de renvoyer la balle au commandant et de lui donner le sentiment que vous voulez apprendre de lui. Ce changement l'encouragera à s'ouvrir davantage à vous au cours du processus. N'oubliez pas que vous jouez un jeu !
Récemment, un commandant m'a fait part de ses expériences personnelles et de ses difficultés avec l'agence. Je lui ai permis d'exprimer ses frustrations et j'ai compati à sa situation, et elle est immédiatement devenue mon avocate au sein de l'agence. Bien qu'il y ait eu de nombreux indicateurs de problèmes potentiels liés aux pratiques d'embauche et de rémunération de mon client, l'administratrice a fait tout ce qu'elle a pu pour les ignorer et faire en sorte que l'examen soit clos. Lorsque son superviseur a refusé de se plier aux souhaits de l'agent, ce dernier s'est battu en notre nom, ce qui a finalement abouti à une résolution rapide par le biais d'un accord de conciliation mineur (AC).
Une fois que vous avez développé cette relation positive avec votre commandant, vous pouvez prendre du recul et évaluer stratégiquement votre approche des demandes spécifiques. Gardez à l'esprit que même si vous avez l'impression d'avoir un nouvel ami au sein de l'agence, il doit toujours suivre des procédures internes et faire des demandes parfois dictées par son supérieur. C'est pourquoi vous ne devez pas vous laisser faire. À un moment donné, si la demande est excessive ou inappropriée, vous devrez peut-être arrêter de jouer aux échecs et passer temporairement au tir à la corde. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose, car vous avez déjà développé une relation positive avec le commandant, ce qui permet à cette manœuvre d'être couronnée de succès. Pour ne pas saboter votre relation, vous pouvez tester votre force en tirant doucement sur la corde. Par exemple, en disant au commandant que vous comprenez la raison de sa demande, mais que vous estimez qu'elle est excessive ou qu'elle ne peut pas être satisfaite de la manière demandée. Ce type de réponse sera mieux reçu que de dire qu'il ne sera pas préparé et fourni comme demandé.
Pour ceux d'entre vous qui sont là depuis aussi longtemps que moi, vous vous souvenez probablement de l'époque où le commandant passait une à deux semaines sur place. Le fait de s'asseoir face à face avec le commandant facilitait grandement les contacts et le développement d'une relation "personnelle". À l'époque, c'était d'autant plus important que le commandant avait un pouvoir de négociation. Cela dit, ne sous-estimez pas le pouvoir de l'actuel commandant de diriger le processus d'examen et le résultat final. Si vous avez joué à lutte à la cordeSi vous avez mis fin à votre contrat, soit vous avez tiré la corde de votre côté, soit l'OFCCP a pris le contrôle et vous n'êtes pas content. Si vous avez mis fin à votre échecs Il est à espérer qu'il a abouti à un tirage au sort avec un certificat de conformité ou un accord de conciliation. Nous espérons que vous ne vous retrouverez jamais dans une impasse et que vous ne ferez pas traîner l'examen en longueur !
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
