Wie wichtig ist Ihre Beziehung zur OFCCP für das Ergebnis einer Compliance-Bewertung? Der Aufbau einer Beziehung zu Ihrem OFCCP-Compliance-Beauftragten ist wie eine Partie Schach oder Tauziehen. Welches Spiel hat den positivsten Einfluss auf das Endergebnis einer Überprüfung?
| Tauziehen, auch bekannt als Tauziehen, Tauziehen, Seilkrieg, Seilziehen, oder Tauziehenist eine Sportart, bei der zwei Mannschaften direkt gegeneinander antreten, um ihre Stärke zu messen.
Die Schachstrategie besteht darin, während des Spiels langfristige Positionsvorteile zu erzielen und zu sichern. Strategische Ziele werden meist mit taktischen Mitteln erreicht, wobei die taktischen Möglichkeiten auf der zuvor gewählten Spielstrategie basieren. Obwohl das Ziel des Spiels darin besteht, den Gegner schachmatt zu setzen, müssen Schachpartien nicht mit einem Schachmatt enden – jeder Spieler kann aufgeben, was einen Sieg für den anderen Spieler bedeutet. Es gilt als schlechter Stil, in einer wirklich aussichtslosen Position weiterzuspielen. Partien können auch unentschieden enden. Ein Unentschieden kann in verschiedenen Situationen auftreten, darunter ein einvernehmliches Unentschieden, Patt oder ein Unentschieden aufgrund der Unmöglichkeit eines Schachmattes (in der Regel aufgrund unzureichender Materialstärke für ein Schachmatt). [Auszug aus Wikipedia] |
Es ist Montagnachmittag und Sie haben endlich Zeit, Ihre Post durchzugehen. Oh je – Sie entdecken einen Umschlag vom Arbeitsministerium und Ihr Herz beginnt zu rasen. Es ist Ihr schlimmster Albtraum, als Sie den Terminbrief der OFCCP herausnehmen. Entspannen Sie sich und finden Sie sich damit ab, dass Sie nicht mehr zurück können. Vielleicht fragen Sie sich: „An wen soll ich mich wenden – meinen Chef, meinen CEO, meinen Anwalt, meinen AA-Berater?“ Es ist wichtig, alle am Prozess beteiligten Parteien darüber zu informieren, was das Unternehmen vorhat. Sie müssen jedoch strategisch entscheiden, wer direkt mit der OFCCP zu tun haben soll.
Sie haben 30 Tage Zeit, um Ihre Unterlagen für die Schreibtischprüfung vorzubereiten – also legen Sie los! Vor Pat Shiu konnte man problemlos eine Verlängerung von fast einem Monat beantragen und auch bekommen. Diese Zeiten sind längst vorbei, und heute kann man mit etwas Glück und einem guten Grund eine Verlängerung von bis zu einer Woche erhalten. Auch wenn die Chancen gering sind, schadet es nie, nach einer Verlängerung zu fragen, wenn Sie diese gebrauchen können.
Dies ist der Beginn Ihres Spiels, und es ist an der Zeit zu entscheiden, welches Sie spielen möchten – Schach oder Tauziehen. Ich bin mir bewusst, dass meine nächsten Bemerkungen bei vielen meiner Freunde aus der Rechtsbranche möglicherweise nicht gut ankommen werden, aber ich bin überzeugt, dass sie wahr sind. Ich stütze diese Einschätzung auf meine frühen Erfahrungen bei der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) und meine mehr als 30-jährige Tätigkeit bei der OFCCP und der EEOC. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Organisation durch einen Anwalt bei der OFCCP vertreten oder für sie sprechen zu lassen, dann spielen Sie automatisch Tauziehen. Ich halte es für wichtig, dass Sie Ihre Affirmative Action Plans (AAPs) und die dazugehörigen Analysen von einem Anwalt prüfen lassen, um das Anwaltsgeheimnis zu wahren und sich von einem Anwalt beraten zu lassen, aber lassen Sie ihn nicht von Anfang an in Ihrem Namen handeln. Denken Sie daran, dass die OFCCP in den letzten Jahren ihr Personal aufgestockt hat und dass viele der derzeitigen Compliance Officers (CO) neu und unerfahren in ihrer Rolle sind. Es ist nur natürlich, dass sie sich bei der Zusammenarbeit mit einem Anwalt eingeschüchtert fühlen, auch wenn dieser keine gegnerische Haltung einnimmt. Wie beim Tauziehen möchte der CO zeigen, dass er die Kontrolle hat, und wird sofort das Seil straffen, indem er Forderungen stellt, nur um zu beweisen, dass er Macht hat. Dies gilt umso mehr, wenn ein Anwalt beteiligt ist. Dadurch entsteht automatisch eine konfrontative Beziehung, und es ist schwierig, aber nicht unbedingt unmöglich, dies im weiteren Verlauf der Überprüfung zu ändern.
Wenn Sie sich stattdessen für Schach entscheiden und eine Verlängerung beantragen möchten und/oder müssen, beginnt Ihr Spiel mit dem ersten Anruf beim stellvertretenden Bezirksleiter (ADA) der OFCCP, dessen Kontaktdaten in der Regel auf dem Terminbrief angegeben sind. Dieser Anruf hat zwei Zwecke: (1) Er bietet Ihnen die Gelegenheit, sich dem ADA höflich vorzustellen und ihm mitzuteilen, dass Sie mit der OFCCP zusammenarbeiten und aus dieser Erfahrung lernen möchten; und (2) eine Verlängerung zu beantragen. Der erste Grund ist der entscheidende und gibt den Ton für die gesamte Überprüfung an. Selbst wenn Sie keine Verlängerung erhalten, haben Sie dem ADA nun Ihren Wunsch nach einer positiven Beziehung zur OFCCP deutlich gemacht.
Nachdem Sie Ihre Unterlagen für die Schreibtischprüfung eingereicht haben, werden Sie von dem für Ihre Überprüfung zuständigen CO kontaktiert. Diese Kontaktaufnahme kann per E-Mail oder Telefon erfolgen. In jedem Fall finden Sie hier einige Tipps, wie Sie eine positive Beziehung aufbauen und Ihre ersten Schritte auf dem Schachbrett machen können.
- Reagieren Sie unverzüglich auf die Anfrage des CO, auch wenn es nur darum geht, sich vorzustellen und mitzuteilen, dass Sie sich umgehend darum kümmern und die Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten werden. In der Regel verlangt der CO eine Antwort innerhalb von fünf Tagen, aber Ihre erste Mitteilung enthält keine Garantien.
- Halten Sie den CO über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden, insbesondere wenn Sie die Frist nicht einhalten können. Senden Sie eine Folge-E-Mail, in der Sie mitteilen, dass Sie fleißig daran arbeiten und einen Teil der Anfrage bereits erledigt haben, aber mehr Zeit benötigen. Ich habe noch nie erlebt, dass ein CO sich dagegen gewehrt hat.
- Wenn Sie die Antwort einreichen, danken Sie dem CO dafür, dass er Ihnen Zeit gegeben hat, um eine vollständige und korrekte Antwort zu erstellen.
- Wenn Sie mit dem CO telefonieren, unterhalten Sie sich mit ihm. Wenn Sie noch nie mit ihm zusammengearbeitet haben, beginnen Sie das Gespräch, indem Sie ihm mitteilen, dass dies Ihre erste [#] Überprüfung ist und dass Sie von ihm lernen möchten. Erzählen Sie ihm ein wenig über sich selbst und Ihr Unternehmen und fragen Sie ihn nach ihm. Es ist erstaunlich, was er Ihnen erzählen wird. Wenn Sie bereits mit dem CO zusammengearbeitet haben, fragen Sie ihn, was sich seit Ihrer letzten Zusammenarbeit geändert hat. Dies ist einer der wichtigsten strategischen Schritte in Ihrem Schachspiel. (schmooze – sich informell unterhalten: CHAT; auch: sich freundlich und überzeugend unterhalten, insbesondere um Gunst, Geschäfte oder Verbindungen zu gewinnen – Merriam-Webster Dictionary)
- Erinnern Sie sich an etwas Persönliches, das der CO Ihnen erzählt hat, und gehen Sie in zukünftigen Korrespondenzen darauf ein. Hatten Sie beispielsweise einen schönen Urlaub bei Ihren Kindern?
- Stellen Sie Fragen. Selbst wenn Sie die Antwort auf die Frage kennen, gibt dies dem CO das Gefühl, dass Sie von ihm lernen möchten. Diese Veränderung wird ihn dazu ermutigen, sich Ihnen während des Prozesses mehr zu öffnen. Denken Sie daran, dass Sie ein Spiel spielen!
Kürzlich erzählte mir eine CO von ihren persönlichen Erfahrungen und Schwierigkeiten mit der Behörde. Ich ließ die CO ihre Frustrationen äußern, zeigte Verständnis für ihre Lage und sie wurde sofort zu meiner Fürsprecherin innerhalb der Behörde. Obwohl es viele Anzeichen für potenzielle Probleme im Zusammenhang mit den Einstellungs- und Vergütungspraktiken meines Mandanten gab, tat die CO alles in ihrer Macht Stehende, um diese zu übersehen und die Überprüfung abzuschließen. Als ihr Vorgesetzter sich weigerte, den Wünschen der CO nachzugeben, kämpfte die CO für uns, was letztendlich zu einer frühzeitigen Einigung mit einer geringfügigen Schlichtungsvereinbarung (CA) führte.
Sobald Sie diese positive wechselseitige Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten aufgebaut haben, können Sie einen Schritt zurücktreten und Ihre Herangehensweise an bestimmte Anfragen strategisch bewerten. Denken Sie daran, dass Ihr Vorgesetzter, auch wenn Sie das Gefühl haben, einen neuen Freund in der Behörde gefunden zu haben, dennoch interne Verfahren befolgen und manchmal Anfragen stellen muss, die von seinem Vorgesetzten vorgegeben werden. Aus diesem Grund sollten Sie sich nicht alles gefallen lassen. Wenn die Anfrage übertrieben oder unangemessen ist, müssen Sie irgendwann vielleicht aufhören, Schach zu spielen, und vorübergehend zu Tauziehen übergehen. Das ist nicht unbedingt schlecht, da Sie bereits eine positive Beziehung zu Ihrem CO aufgebaut haben, die dieses Manöver erfolgreich macht. Um Ihre Beziehung nicht zu sabotieren, können Sie Ihre Stärke testen, indem Sie vorsichtig am Seil ziehen. Sagen Sie dem CO beispielsweise, dass Sie verstehen, warum er diese Forderung stellt, dass Sie sie jedoch für übertrieben halten oder nicht in der gewünschten Form erfüllen können. Eine solche Antwort wird leichter akzeptiert als die Aussage, dass die Forderung nicht wie gewünscht vorbereitet und erfüllt werden kann.
Diejenigen unter Ihnen, die schon so lange dabei sind wie ich, erinnern sich wahrscheinlich noch an die Zeiten, als der CO ein bis zwei Wochen vor Ort war. Wenn man dem CO gegenüber saß, war es viel einfacher, Small Talk zu machen und eine „persönliche“ Beziehung aufzubauen. Damals war das sogar noch wichtiger, da der CO Verhandlungsmacht hatte. Unterschätzen Sie jedoch nicht die Macht des aktuellen CO, den Überprüfungsprozess und das Endergebnis zu steuern. Wenn Sie bisher Tauziehen, haben Sie entweder das Seil auf Ihre Seite gezogen oder die OFCCP hat die Kontrolle übernommen und Sie sind nicht gerade glücklich darüber. Wenn Sie Ihr Schach Spiel, hoffentlich hat es zu einem Unentschieden mit einer Konformitätsbescheinigung oder einer vereinbarten Schlichtungsvereinbarung geführt. Hoffen wir, dass Sie nie in eine Pattsituation geraten und die Überprüfung endlos in die Länge ziehen!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
