Lorsque le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail entame un examen de conformité en matière d'action positive, il envoie à l'organisation soumise à l'examen une lettre lui demandant divers types d'informations. Cette lettre est appelée « lettre de planification ». La lettre de planification comprend une liste détaillée des informations spécifiques que l'OFCCP attend de recevoir lorsque les informations sont soumises à l'agence. La lettre de planification utilisée pour les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui fournissent des biens ou des services au gouvernement accorde à ces organisations un délai de 30 jours pour soumettre les informations à l'OFCCP.
Le 1er octobre 2014, l'OFCCP a publié une nouvelle version de la lettre de programmation et de la liste détaillée. Si les modifications apportées à la lettre de programmation n'étaient pas particulièrement substantielles, la liste détaillée a quant à elle fait l'objet de révisions importantes. La version précédente de la liste détaillée comportait 11 éléments ; la version révisée en compte désormais 22. Les 11 nouveaux éléments concernent les exigences figurant dans les règlements révisés de l'OFCCP concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées. Plusieurs dispositions qui figuraient auparavant dans la liste détaillée ont également fait l'objet de modifications importantes.
Les modifications apportées à la liste détaillée ont suscité beaucoup d'inquiétude chez les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Certaines modifications semblent très contraignantes, d'autres posent problème car les organisations n'ont pas nécessairement collecté les informations qui semblent être exigées par l'OFCCP.
Il ne fait aucun doute que l'augmentation du nombre et de la nature des éléments figurant dans la liste détaillée peut être contraignante pour les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Toutefois, les organisations soumises à un contrôle de conformité en matière d'action positive doivent lire attentivement la liste détaillée, puis comparer les demandes qui y figurent aux réglementations fédérales qui autorisent la collecte de ces informations. La liste détaillée ne donne pas une image tout à fait claire de ce que l'OFCCP demande ou est autorisé à demander.
Dans cet article et dans un article complémentaire qui paraîtra dans le prochain numéro du OFCCP Digest, nous vous donnerons quelques conseils pour répondre à la nouvelle lettre de programmation et à la liste détaillée. Cet article se concentrera sur les nouvelles demandes de données relatives à la rémunération figurant dans la liste détaillée révisée ; dans le prochain article, nous nous concentrerons sur les demandes révisées de données relatives aux activités du personnel et sur les nouvelles demandes d'informations découlant de la révision des réglementations relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées.
Contexte de la demande d'informations relatives à l'indemnisation
L'un des changements les plus importants apportés à la liste détaillée concerne la demande de données sur les rémunérations formulée par l'OFCCP. Dans la version précédente de la liste détaillée, le point 11 demandait des données récapitulatives sur les rémunérations pour l'établissement faisant l'objet d'un contrôle de conformité. La demande actuelle de données sur les rémunérations, qui figure au point 19, comprend les dispositions suivantes :
- L'OFCCP demande des données individuelles sur la rémunération de tous les employés figurant dans l'analyse de la main-d'œuvre pour le plan d'action positive (AAP) concerné. Les entreprises sont invitées à fournir les informations suivantes pour chaque employé : salaire de base ou taux de rémunération, sexe, origine ethnique, date d'embauche, intitulé du poste, catégorie EEO-1, groupe professionnel et « heures travaillées au cours d'une semaine de travail type ». L'OFCCP ne fournit pas de définition des « heures travaillées au cours d'une semaine de travail type » et n'indique pas non plus comment les heures travaillées doivent être affichées pour les employés exemptés.
- L'OFCCP demande des données sur la rémunération de tous les employés qui font partie du programme d'action positive (AAP) concerné, y compris les employés « à temps plein, à temps partiel, sous contrat, journaliers ou journaliers, [et] temporaires ». L'OFCCP ne fournit aucune définition pour ces termes.
- Le point 19(a) indique que « les ajustements salariaux tels que les primes, les incitations, les commissions, les augmentations au mérite, les indemnités de résidence [et] les heures supplémentaires doivent être indiqués séparément pour chaque employé ».
- Le point 19(b) indique que les sociétés peuvent fournir des informations supplémentaires sur les facteurs utilisés pour déterminer la rémunération des employés.
- Le point 19(c) indique que les entreprises doivent fournir la documentation et les politiques relatives à la rémunération.
- Les données relatives à la rémunération doivent être fournies à l'OFCCP sous forme électronique.
Le libellé du point 19 semble indiquer que l'OFCCP souhaite obtenir des données détaillées sur la rémunération et les politiques de rémunération de tous les types d'employés, y compris ceux qui ne seraient traditionnellement pas inclus dans un plan d'action positive. Toutefois, une lecture plus attentive du point 19 donne aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux une plus grande latitude quant aux informations à fournir à l'OFCCP.
Types d'employés à inclure dans les données soumises à l'OFCCP
Le point 19 stipule que les organisations doivent fournir des données sur la rémunération d'un large échantillon représentatif de leurs employés. Cela inclut les employés « contractuels, journaliers ou temporaires ». L'inclusion des employés contractuels et temporaires dans cette liste a suscité des inquiétudes chez les organisations qui ont largement recours à des travailleurs temporaires rémunérés par une agence externe. Cependant, le mot clé à prendre en compte ici est le mot « employés ». L'OFCCP a traditionnellement défini les « employés » comme les personnes figurant sur la liste des salariés d'une organisation faisant l'objet d'un contrôle de conformité. L'OFCCP ne demande généralement pas de données sur les entrepreneurs indépendants, les intérimaires employés par une agence et les autres travailleurs qui ne figurent pas sur la liste des salariés d'une entreprise.
- Conseil n° 1 : Limitez les données relatives aux employés figurant dans les données sur les rémunérations soumises à l'OFCCP aux personnes qui sont effectivement salariées de l'entreprise.
Mise en correspondance des employés dans l'analyse de la main-d'œuvre avec les données sur la rémunération
Le point 19 indique que les organisations doivent fournir des données sur la rémunération « à la date de l'analyse de la main-d'œuvre » dans le plan d'action positive en faveur des minorités et des femmes soumis à l'OFCCP. Dans le passé, les organisations fournissaient des données récapitulatives sur les employés présents dans l'établissement faisant l'objet de l'examen à la date de soumission du PAP. Il ressort clairement du libellé de la liste détaillée révisée que l'OFCCP s'attend à recevoir des données sur la rémunération de chaque employé figurant dans l'analyse de la main-d'œuvre du plan d'action positif concerné. Ces données sur la rémunération doivent se rapporter à la date de début du plan d'action positif et NON à la date à laquelle les informations sont soumises à l'OFCCP ou à une autre période. Les changements de rémunération intervenus après la préparation du PAA peuvent fausser les données sur la rémunération de diverses manières, ce qui compliquera les analyses de l'OFCCP.
- Conseil n° 2 : assurez-vous que les données relatives à la rémunération ne concernent que les employés figurant dans l'analyse de la main-d'œuvre et qu'elles correspondent à la date à laquelle le plan d'action annuel (AAP) a été préparé. Si des modifications ultérieures apportées à la rémunération de certains employés permettent de présenter une image plus positive à l'OFCCP, ajoutez une annotation au rapport destiné à l'OFCCP afin d'indiquer que ces modifications ont eu lieu.
Soumission des documents et politiques relatifs à la rémunération
Le point 19(c) stipule ce qui suit : « La documentation et les politiques relatives aux pratiques de rémunération [...] doivent également être incluses dans la soumission [...] ». Il convient de noter que le point 19(c) ne stipule pas que ces informations DOIVENT être soumises à l'OFCCP. Bien que l'OFCCP ait le droit de demander ces informations au cours d'un contrôle de conformité, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne sont pas tenus de les soumettre au début d'un contrôle. Il est bien sûr possible que la documentation et les politiques relatives aux pratiques ou aux décisions en matière de rémunération puissent aider une organisation à expliquer certaines données salariales, auquel cas l'organisation peut décider, pour des raisons stratégiques, de soumettre certaines informations.
- Conseil n° 3 : N'envoyez les documents et politiques relatifs à la rémunération avec la soumission initiale à l'OFCCP que lorsque ces informations sont utiles pour expliquer les décisions et les données en matière de rémunération.
Déterminer ce qui constitue une « semaine de travail type »
Le point 19(a) stipule ce qui suit : « Pour tous les employés, la rémunération comprend le salaire de base et/ou le taux horaire, ainsi que les heures travaillées au cours d'une semaine de travail type. » Bien que cette phrase soulève diverses questions, l'OFCCP indique en substance qu'il attend des entreprises qu'elles fournissent des informations à la fois sur la rémunération et sur les heures travaillées.
Il est utile de comprendre ce que l'OFCCP cherche à faire en demandant le nombre d'heures travaillées. L'agence souhaite régulariser les données afin de pouvoir comparer correctement les employés d'un même poste ou d'un même niveau salarial. Elle craint que les employeurs ne soumettent des données salariales annuelles sans tenir compte du fait que les employés à temps partiel gagnent moins que les employés à temps plein occupant des postes comparables. L'agence espère utiliser le nombre d'heures travaillées pour créer un salaire équivalent à temps plein pour les employés à temps partiel. L'agence tente ensuite de comparer ce qui est comparable en examinant les salaires équivalents à temps plein de tous les employés.
Ce que l'OFCCP aurait dû faire dans sa liste détaillée révisée, c'est demander les salaires équivalents à temps plein pour tous les employés. Au lieu de cela, l'agence a demandé le salaire de base ou le taux de rémunération ainsi que le « nombre d'heures travaillées au cours d'une semaine de travail type ». Cette idée du « nombre d'heures travaillées au cours d'une semaine de travail type » pose deux types de problèmes. Premièrement, les heures travaillées au cours d'une semaine de travail type n'ont aucune incidence sur la rémunération d'un employé à temps plein exempté. Un tel employé percevra son salaire pour une semaine donnée, qu'il travaille 35 heures, 45 heures ou 65 heures. Indiquer le nombre moyen d'heures travaillées par les employés à temps plein exemptés peut être trompeur si l'OFCCP divise ce nombre moyen d'heures par le salaire afin d'obtenir un taux horaire pour ces employés.
- Conseil n° 4 : Indiquez « heures travaillées au cours d'une semaine de travail type » pour les employés à temps plein exemptés comme étant 40 heures par semaine. Divers responsables de l'OFCCP ont reconnu que cette disposition relative aux heures travaillées n'avait que peu ou pas d'intérêt pour les employés à temps plein exemptés, et que 40 heures constituaient une substitution appropriée.
Il existe un deuxième problème lié à la notion d'« heures travaillées au cours d'une semaine de travail type ». Certains employés non exemptés n'ont pas de « semaine de travail type » facilement définissable. Une semaine de travail type correspond-elle au nombre moyen d'heures travaillées par un employé au cours de l'année écoulée ? Correspond-elle au nombre d'heures type qu'un employé travaillerait s'il n'y avait ni possibilité ni obligation de faire des heures supplémentaires ? Comment tenir compte des licenciements volontaires ou involontaires ? Quelle est la semaine de travail type d'un employé sur appel ou d'un employé qui alterne entre des semaines de travail plus longues et plus courtes ? Quelle est la semaine de travail type d'un employé qui a un horaire irrégulier et qui n'a jamais de semaine de travail fixe ? Dans ces situations, il est important de comprendre que l'OFCCP cherche à comprendre comment sont rémunérés les employés ayant le même titre et le même grade. La question cruciale n'est donc pas de savoir ce qui constitue une semaine de travail type. La question cruciale est de savoir comment la rémunération doit être affichée. Si la rémunération est affichée sous forme de montant horaire afin de pouvoir être comparée de manière appropriée au montant horaire versé aux autres employés, le fait qu'il n'y ait pas de semaine de travail type devient beaucoup moins important. La seule question qui reste est de savoir quel chiffre utiliser pour indiquer une semaine de travail type pour les employés ayant des horaires inhabituels. Les options pour différents types de situations peuvent inclure les suivantes :
- Indiquer 40 heures pour un employé régulier à temps plein, même si celui-ci effectue souvent des heures supplémentaires.
- Indiquer le nombre moyen d'heures travaillées par les employés à temps partiel ayant des horaires irréguliers, accompagné d'une explication de ces horaires.
- Affichage des heures de travail régulières pour les employés dont les horaires comprennent des mises à pied occasionnelles (ou fréquentes).
- Conseil n° 5 : pour les employés ayant des horaires de travail inhabituels, veillez à indiquer leur rémunération sous forme d'un montant horaire. En ce qui concerne les « heures travaillées au cours d'une semaine de travail type », envisagez d'indiquer à quoi pourrait ressembler une semaine de travail sans heures supplémentaires, licenciements ou autres horaires inhabituels. Si les employés ont vraiment des horaires irréguliers, indiquez le nombre moyen d'heures travaillées par semaine. Envisagez de fournir des annotations sur les heures travaillées si les employés occupant un poste ou un échelon salarial particulier ont des horaires très variables.
À la date de publication de cet article (19 mars 2015), l'OFCCP a rarement demandé des informations supplémentaires détaillées sur la rémunération lors des contrôles de conformité portant sur la nouvelle lettre de planification et la liste détaillée. Fournir des données claires et appropriées sur la rémunération, accompagnées d'explications si nécessaire, peut potentiellement limiter les demandes supplémentaires que l'OFCCP pourrait autrement formuler concernant les pratiques et les décisions en matière de rémunération.
Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2015
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
